Code of Conduct Guide Toyota Material Handling Danmark A/S
Forord Hos Toyota Material Handling Europe (TMHE) vil vi være den foretrukne partner for alle kunder, der søger løsninger på materialehåndteringsområdet. Dette vil vi opnå ved at levere innovative produkter, ydelser og merværdiskabende løsninger af høj kvalitet og samtidig udnytte ressourcerne på en bæredygtig, samfundsmæssig og miljømæssig ansvarlig måde. Som medarbejdere hos TMHE skal vi altid udvise en adfærd, som er udtryk for integritet, samt og sikre, at vi selv og TMHE opfylder kravene i alle relevante love og bestemmelser. I den forbindelse har TMHE ledelse i samarbejde med Toyota Industries Corporation udviklet Code of Conduct for TMHE, som indeholder klare angivelser og definitioner på etiske adfærd, der kræves af alle medarbejdere. TMHE vil drive forretning på fair og ærlig vis og har som mål at blive den partner inden for materialehåndtering i Europa, som nyder størst respekt og tillid. For, at vi kan nå dette mål, må hver enkelt af os være opmærksom på, at vi repræsenterer TMHE, og at vi i arbejdsrelaterede sammenhænge skal udvise en adfærd, som er TMHE værdig. Det betyder, at vi skal være ærlige, pålidelige og grundige, og at vi skal udvise god dømmekraft, når vi træffer beslutninger. Jeg beder om og forventer, at hver enkelt af TMHE s medarbejdere læser denne Code of Conduct Guide for TMHE grundigt igennem i dens helhed og handler i overensstemmelse med dens bestemmelser og dens ånd. Håkan Dahllöf President Toyota Material Handling Europe June 2008
Vores Mission Vi vil være den foretrukne partner for alle kunder, som søger løsninger inden for materialehåndtering - anerkendt og respekteret for vores innovative produkter og service såvel som for vores respekt for samfundet. Vi vil opbygge troværdighed og tillid hos vore kunder ved at levere produkter og ydelser af fremragende kvalitet, som skaber reel værdi i vores kunders virksomheder. Gennem en konstant søgen efter at forbedre os, vil vi indfri vore kunders, medarbejderes, aktionærers og leverandørers ønsker og forventninger til vores virksomhed. Det er vores vision at blive den førende virksomhed inden for materialehåndtering i Danmark, når det gælder kundetilfredshed og markedsandel. Vi vil være anerkendt som den der sætter standarden i markedet. Vi vil være det første valg for alle, der skal have flyttet gods. Vores Kerneværdier Den måde vi agerer i markedet og de værdier, der styrer vores adfærd, er baseret på The Toyota Way. Det er en ledelses filosofi og et sæt principper, som helt overordnet styrer vores forretningspraksis, såvel som vores adfærd i det daglige. Alle medarbejdere forventes at anvende disse værdier i deres daglige arbejde og i deres relationer til andre mennesker.
The Toyota Way Genshi Genbutsu Genchi Genbutsu betyder at gå direkte til kilden for at finde de oplysninger, man skal bruge til at træffe de rette beslutninger, skabe overensstemmelse og opnå mål Kaizen Kaizen betyder konstant forbedring. Ingen proces er perfekt, og derfor er der altid plads til forbedringer Udfordringer Hos Toyota bestræber vi os på at bevare en langsigtet vision og tage imod alle udfordringer med det mod og den kreativitet, der skal til, for at realisere denne vision Respekt Toyota opfordrer til personlig og professionel udvikling, skaber udviklingsmuligheder og optimerer individuelle - samt teampræstationer Teamwork Hos Toyota respekterer vi andre, vi bestræber os på at forstå andre, påtager os ansvar og gør, hvad vi kan, for at skabe gensidig tillid
Vejledning Hvem gælder Code of Conduct for i TMHDK? Code of Conduct for TMHDK gælder for alle virksomheder, der arbejder under TMHDK s ledelse, og deres medarbejdere. Code of conduct for TMHDK gælder også for entreprenører og rådgivere, der engageres af TMHDK. Hvordan skal Code of Conduct for TMHDK anvendes? Som medarbejder hos TMHDK forventes det, at du læser og forstår Code of Conduct for TMHDK, således at du altid kan handle i overensstemmelse med dens krav. Alle ledere hos TMHDK har pligt til at sikre, at Code of Conduct for TMHDK implementeres og følges, og til at fremme en koncernkultur, som er i overensstemmelse med såvel Code of Conducts bestemmelser såvel som dens ånd. Hvem skal man henvende sig til, for at få yderligere oplysninger vedrørende Code of Conduct for TMHDK? Når TMHDK s medarbejdere har brug for afklaring eller yderligere oplysninger vedrørende Code of conduct for TMHDK, eller hvis de er i tvivl om en eller anden adfærd eller praksis, skal de søge råd og vejledning hos deres nærmeste foresatte, den ansvarlige funktionsleder, den lokale ledelse eller virksomhedens Compliance Officer. Brud på Code of Conduct for TMHDK vil blive behandlet af TMHDK på passende vis og kan medføre disciplinære sanktioner. Forpligtelse til at overholde Code of Conduct for TMHDK Inden for TMHDK anser vi et brud på Code of Conducts adfærdkodeks for TM- HDK for at være en alvorlig sag. Som medarbejder hos TMHDK indvilger du i at rette dig efter og opfylde de krav, der er fastsat i Code of Conduct for TMHE og at følge de regler, og der gælder for dit job.
TMHDK og os TMHDK ønsker at forbedre sine forretningsmæssige resultater med henblik på fortsat at kunne tilbyde beskæftigelse og fair samt stabile arbejdsforhold. Samtidig forsøger TMHDK at skabe et harmonisk og stimulerende arbejdsmiljø. Til gengæld bestræber vi som medarbejdere os på at udvise integritet i udførelsen af vores arbejdsopgaver. Ved at udnytte vores evner fuldt ud og samarbejde med andre søger vi at forbedre TMHDK s forretningsmæssige resultater. Respekt for menneskerettighederne Vi respekterer menneskerettighederne og diskriminerer ikke på grund af race, køn, etnisk baggrund, alder, religiøs eller seksuel orientering, fysiske handicaps, ægteskabelig stilling eller forældreforhold. Chikane eller intimidering på arbejdspladsen vil ikke blive tolereret. TMHDK respekterer for eksempel menneskerettighedskonventionerne, vedrørende afskaffelse af børnearbejde samt tvangs- og pligtarbejde, såvel som konventionerne vedrørende afskaffelse af diskriminering med hensyn til beskæftigelse og erhverv, og vi respekterer foreningsfriheden og den kollektive forhandlingsret. Opnåelse og bevarelse af et sundt arbejdsmiljø TMHDK bestræber sig på at skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø for alle sine medarbejdere. Hvis der opstår et problem eller sker et uheld, vil vi foretage det fornødne og gennemføre en grundig undersøgelse for at finde de eventuelle årsager, således at vi kan træffe foranstaltninger til at forhindre, at det gentager sig. At indtage eller at være påvirket af narkotika og/eller alkohol i arbejdstiden er absolut forbudt.
Eksterne aktiviteter Vi fokuserer på vores arbejde og udviser integritet i udførelsen af vores opgaver. Mens vi er ansat i TMHDK, må vi ikke tage anden beskæftigelse uden forudgående tilladelse eller erhverve interesser eller deltage i aktiviteter uden for TMHDK, som vil kunne skade TMHDK s rygte eller integritet. Forbedring af effektivitet og kvalifikationer Vi bestræber os på at tænke innovativt, konstant gennemføre forbedringer, og vi ønsker at forbedre vores effektivitet. Vi arbejder desuden konstant med personlig vækst og forbedring af vores faglige dygtighed, ved hjælp af uddannelse og alle andre hensigtsmæssige metoder. Personlig vækst har mange aspekter og kan have forskellige betydninger for forskellige mennesker, men hos TMHDK indgår elementer som forøgelse af erfaring og viden samt evnen til at påtage sig nye ansvarsområder.
Vores Aktiviteter i TMHDK TMHDK stræber efter at levere produkter og ydelser af høj kvalitet og merværdiskabende løsninger, der imødekommer kundernes behov. TMHDK søger desuden at opretholde en høj standard for sundhed, sikkerhed og miljøstyring og sætter sig ambitiøse mål for alle sine aktiviteter, herunder forskning og udvikling, indkøb, produktion, distribution, salg og ydelser. Det betyder, at TMHDK som virksomhed føler sig forpligtet til at handle som en god borger og respektere reglerne i de samfund, som vi arbejder i. TMHDK ønsker desuden at beskytte sine aktiver og forretningshemmeligheder. Overholdelse af love og bestemmelser Vi vil overholde alle relevante love og bestemmelser i det område, som er relevant for TMHDK, og hvor vi arbejder. Det er vores ansvar at kende de love, der gælder for os i enhver forretningssituation, herunder konkurrencelovgivning og miljølovgivning. Det er vores ansvar i arbejdsrelaterede og andre situationer at udvise en adfærd, som ikke sætter TMHDK i et dårligt lys eller rummer risiko for, at TMHDK s rygte påvirkes i negativ retning. Overholdelse af TMHDK s politikker og interne direktiver Vi skal efterleve alle TMHDK-ledelsens til enhver tid gældende politikker eller interne direktiver.
Forvaltning og anvendelse af aktiver og fortrolige oplysninger TMHDK ejer mange forskellige materielle og immaterielle aktiver (herunder den intellektuelle ejendomsret til for eksempel patenter og design), som er værdifulde og af afgørende betydning for en vellykket drift af TMHDK s forretning. For at TMHDK kan anvende sådanne aktiver effektivt i sine forretningsaktiviteter, skal vi forvalte dets aktiver med den fornødne omhu og professionalisme. Det betyder, at følgende direktiver er gældende inden for TMHDK: Beskyttelse af TMHDK s intellektuelle ejendomsret og andre immaterielle aktiver Vi skal til stadighed beskytte TMHDK s intellektuelle ejendomsret mod enhver krænkelse. Det gælder enhver intellektuel ejendomsret og alle andre immaterielle aktiver, som er direkte eller indirekte skabt af eller for TMHDK.. Beskyttelse af TMHDK s fortrolige oplysninger, forretningshemmeligheder og know-how TMHDK s forretningshemmeligheder og andre fortrolige oplysninger samt knowhow må ikke oplyses til andre end dem, der er bemyndiget til at anvende disse. Vi skal overholde TMHDK s regler for brug af fortrolige og følsomme oplysninger, og vi skal gøre vores yderste for at undgå offentliggørelse eller sivning af forretningshemmeligheder. Heller ikke efter ophør af vores ansættelse (uanset af hvilken grund) eller afslutning af vores opgave i TMHDK er det tilladt, at vi afgiver fortrolige oplysninger, som vi måtte have fået kendskab til under ansættelsen eller udførelsen af vores opgave hos TMHDK. TMHE s Retningslinjer vedrørende fortrolighed (tilgængelige på TMHE s intranet) indeholder detaljerede retningslinjer for omgang med oplysninger og data af fortrolig eller forretningsmæssigt følsom art. Forbud mod insiderhandel Vi har forbud mod at handle en virksomheds aktier eller andre værdipapirer under anvendelse af oplysninger, som ikke er offentligt tilgængelige, men som vi har fået kendskab til i forbindelse med vores forretningsaktiviteter i TMHDK (insiderhandel). Vi skal forstå, at insiderhandel er en forbrydelse i de fleste lande og nedbryder den gensidige tillid mellem virksomheder, investorer og samarbejdspartnere.
Beskyttelse af personlige oplysninger Vi skal behandle personlige data med den nødvendige omhu og i overensstemmelse med relevante love og bestemmelser. Vi må kun indhente og opbevare personlige oplysninger om kunder og samarbejdspartnere ved hjælp af lovlige metoder og skal omhyggeligt forvalte og beskytte sådanne oplysninger, som vi kun må anvende efter hensigten.. Brug af faciliteter til forretningskommunikation Telefon, e-mail, internet og andre kommunikationsfaciliteter, som stilles til rådighed af TMHDK, skal anvendes til forretningsformål og med omhu. TMHDK s IT-politik for slutbrugere (tilgængelig på TMHDK s intranet) indeholder detaljerede regler for omgang med e-mail, internet, IT- og telekommunikationssystemer, hardware, software og anvendelse af adgangskoder på arbejdspladsen. Regnskab og rapportering TMHDK skal vedligeholde nøjagtig og pålidelig økonomisk dokumentation. Alle økonomiske og andre rapporter skal redegøre præcist for TMHDK s forretningstransaktioner.
Omgang med leverandører, kunder og andre Tredjeparter TMHDK stræber efter at være den foretrukne partner for alle kunder, som søger løsninger inden for materialehåndtering samt at være almindeligt anerkendt for vores innovative produkter og ydelser såvel som for vores respekt for samfundet. TMHDK ønsker at opbygge tillid og tryghed hos kunderne ved at levere produkter og ydelser af fremragende kvalitet, som skaber merværdi for deres virksomheder. Kontrakter og andre forpligtelser TMHDK går ind for det princip, at aftaler og andre forpligtelser skal overholdes, og skal bestræbe sig på at efterleve det. God forretningsskik TMHDK skal deltage i hæderlige transaktioner og er forpligtet til at overholde reglerne for fair konkurrence. Interessekonflikt Personlige relationer til leverandører, kunder og andre tredjeparter kan medføre, at der opstår en - virkelig eller tilsyneladende - interessekonflikt. Vi bør derfor til enhver tid sikre, at vi forbliver uafhængige af enhver tredjepart, som vi har et kontraktligt forhold til (og at det er tydeligt, at det forholder sig sådan).
Krav om og modtagelse af fordele En interessekonflikt kan opstå, når en TMHDK-medarbejder får tilbudt gaver, mad og husly eller andre fordele, som kunne påvirke hans/hendes dømmekraft med hensyn til forretningstransaktioner som for eksempel afgivelse af ordrer og indgåelse af kontrakter. Ingen TMHDK-medarbejder må direkte eller indirekte kræve eller tage imod nogen form for uberettigede gaver eller andre uberettigede fordele fra nogen leverandør, kunde eller anden tredjepart (herunder offentlige institutioner, myndigheder og lignende organer) i forbindelse med forretningstransaktioner eller ved andre lejligheder. Tilbud om og tildeling af fordele TMHDK konkurrerer ved at tilbyde produkter, ydelser og merværdiskabende løsninger af høj kvalitet. Ingen TMHDK-medarbejder må direkte eller indirekte tilbyde eller tildele nogen form for uberettigede gaver eller andre uberettigede fordele til leverandører, kunder eller andre tredjeparter (herunder offentlige institutioner, myndigheder og lignende organer) eller deres repræsentanter i forbindelse med forretningstransaktioner eller ved andre lejligheder. TMHDK-medarbejdere må ikke deltage i transaktioner, som svarer til udbyttedeling, eller ulovlige politiske donationer til regeringer og regerings- eller politiske organisationer og deres repræsentanter.
TMHDK og Samfundet TMHDK opretholder en tæt tilknytning til de samfund, som vi arbejder i, og bestræber os altid på som koncern at handle som en god borger. TMHDK bestræber sig på at kommunikere åbent og ærligt med interessenterne og deltager i aktiviteter, der bidrager til en bæredygtig udvikling af lokalsamfund og samfundet som helhed. Miljøbevarelse TMHDK tror på, at økonomisk vækst og bevarelse af det naturlige miljø er forenelige størrelser. TMHDK bestræber sig på at tilbyde produkter, ydelser og merværdiskabende løsninger, som er rene, sikre og af høj kvalitet. På produktudviklingsstadiet skal TMHE bestræbe sig på at udvikle produkter, som vil bidrage til at reducere udstødnings- og støjemissioner og forbedre energi-udnyttelsen og genvindingsprocenten. På produktions- og distributionsstadiet skal TMHE bestræbe sig på at reducere energiforbrug og anvendelse af skadelige kemikalier samt reducere affald og emissioner og således bidrage til at mindske den negative påvirkning af miljøet. Forholdet til lokalsamfundene TMHDK bestræber sig på at forbedre sit rygte og vinde lokalsamfundenes tillid ved at deltage i lokale begivenheder og programmer. Koncernkommunikation Vi skal være opmærksomme på, at hver enkelt af os som TMHDK-medarbejdere har en public relations-rolle at udfylde. Vi skal derfor udvise en adfærd, der understøtter samfundets tillid til TMHDK ved at give korrekte oplysninger. TMHDK er en del af Toyota Industries Corporation. Ukorrekte eller negative oplysninger kan påvirke Toyota Industries Corporation som børsnoteret virksomhed. Vi skal følge TMHE s politik for koncernkommunikation. Kun medlemmer af TMHDK s seniorledelse må udtale sig på vegne af TMHDK.
Behandling af brud på Code of Conduct for TMHDK Visse forseelser (med hensyn til adfærd eller praksis), der begås af en TMHDK-medarbejder, kan udgøre brud på Code of conduct for TMHDK. Hvordan skal en forseelse rapporteres til TMHDK? Når TMHDK-medarbejdere har brug for klarlæggelse eller yderligere oplysninger vedrørende Code of conduct for TMHDK, eller hvis de er i tvivl med hensyn til visse former for adfærd og praksis, skal de søge råd og vejledning hos deres nærmeste foresatte, den ansvarlige funktionsleder, den lokale ledelse eller hos virksomhedens Compliance Officer. Falsk eller ondskabsfuld rapportering Enhver rapportering, som foretages af en medarbejder, og som viser sig at skyldes ondskabsfuldhed, eller som den person, der foretager indberetningen, ved er falsk, vil blive betragtet som en alvorlig forseelse. Derudover kan i sådanne tilfælde identiteten af den person, som har foretaget den ondskabsfulde rapportering, oplyses på anmodning fra den eller de personer, der har været offer for en sådan ondskabsfuld påstand. TMHDK s undersøgelses- og beslutningsproces Rapportering af faktiske eller formodede forseelser vil altid blive taget alvorligt af TMHDK s ledelse. Sådanne rapporterede faktiske eller formodede forseelser vil blive grundigt og upartisk undersøgt og behandlet på passende vis. Efter verificering kan alvorlige forseelser medføre disciplinære sanktioner i overensstemmelse med arbejdsrettens bestemmelser over for den medarbejder, som har gjort sig skyldig i forseelsen. Undersøgelses- og beslutningsprocessen er beskrevet under HR på TMHDK s intranet.
Beskyttelse mod straf eller diskriminering af den TMHDKmedarbejder, har rapporteret forseelsen I nogle tilfælde kan der være en tendens til, at TMHDK-medarbejdere ignorerer forseelser, som de har været vidne til, eller at de afskrækkes fra at rapportere forseelser af frygt for at blive betragtet som illoyale eller blive diskrimineret eller straffet. TMHDK s ledelse har forståelse for en sådan frygt: TMHDK vil ikke foretage nogen disciplinær sanktion mod eller straffe nogen, som har rapporteret alvorlige og ægte bekymringer eller mistanker angående alvorlige forseelser, som påstås begået af en eller flere andre TMHDK-medarbejdere; og TMHDK vil ikke tolerere noget forsøg fra nogen TMHDK-medarbejders side på at straffe (under nogen form), chikanere, diskriminere, forfordele eller på anden måde ramme nogen anden person, som har rapporteret alvorlige og ægte bekymringer eller mistanker vedrørende en tilsyneladende forseelse til TMHDK. Fortrolig behandling af de rapporterede oplysninger og den rapporterende persons identitet TMHDK vil behandle enhver rapport, dens indhold og den rapporterende TM- HDK-medarbejders identitet fortroligt. TMHDK vil kun afgive sådanne oplysninger til den eller de personer i TMHDK, som er ansvarlig(e) for rapportering, undersøgelses- og beslutningsproces (som beskrevet på TMHDK s intranet) og da kun i det omfang, det er nødvendigt for at gennemføre processen.
Definitioner Nedenstående betegnelser er anvendt i Code of conduct for TMHDK med den angivne betydning: TMHE betyder al virksomhed, som beskæftiger sig med materialehåndtering og support til materialehåndtering, er beliggende inden for TMHE s område og er ejet eller kontrolleret direkte eller indirekte af Toyota Industries Corporation. TMHDK betyder al virksomhed, som beskæftiger sig med materialehåndtering og support til materialehåndtering, er beliggende inden for TMHDK s område og er ejet eller kontrolleret direkte eller indirekte af Toyota Industries Corporation. TMHDK s ledelse betyder direktionen i Toyota Material Handling Danmark. TMHDK s Compliance Officer betyder den funktionær, der er af TMHDK s ledelse har fået til opgave at gennemføre Code of conduct for TMHDK i TMHDK. TMHDK-medarbejder betyder enhver, der permanent eller midlertidigt er ansat i TMHDK.