Den 1. januar 2007 trådte den mest omfattende reform på domstolsområdet i 100 år i kraft.

Nye mål for Danmarks Domstole Mål for domstolsreformen (sagsbehandlingstider, kvalitet og service mv.) Januar 2008

2 1. Indledning Den 1. januar 2007 trådte den mest omfattende reform på domstolsområdet i 100 år i kraft. Med reformen skete der en væsentlig reduktion i antallet af retskredse, idet de 82 tidligere byretter blev slået sammen til 24 nye byretter. Samtidig indebærer reformen en række betydelige ændringer i de processuelle regler om behandlingen af navnlig civile sager og straffesager, idet byretterne fremover almindeligvis behandler alle sager som 1. instans. Efter bemærkningerne til lovforslaget om politi- og domstolsreformen 1 er det et centralt mål med domstolsreformen at skabe de bedst mulige rammer for, at domstolenes opgaver kan løses med en ensartet høj faglig kvalitet overalt i landet og med en fleksibel, serviceorienteret og effektiv tilrettelæggelse af arbejdet. Danmarks Domstole finder, at der er behov for at gøre disse mål mere operationelle med henblik på løbende at kunne følge, i hvilken takt succeskriterierne for domstolsreformen realiseres. Dette er baggrunden for udarbejdelsen af dette papir om konkrete mål for domstolsreformen. Ved fastlæggelsen af konkrete mål fokuseres i første række på de forhold, der vurderes at være af størst interesse for offentligheden; først og fremmest sagsbehandlingstider men også kvalitet, service og effektivitet (produktivitet). De opstillede mål suppleres af en årlig handlingsplan for hver enkelt ret, ligesom der årligt udarbejdes en overordnet strategi- og handlingsplan for retterne og Domstolsstyrelsen. Disse handlingsplaner fokuserer navnlig på, hvilke indsatser der skal gøres på områderne ledelse, personale, strategi, arbejdsprocesser, ressourceanvendelse og samarbejdspartnere. Det er også vigtigt, at domstolene kan tilbyde attraktive arbejdspladser, ligesom det er vigtigt at være opmærksom på, at de nye byretter skal være administrativt bæredygtige og derved kunne være med til at sikre en optimal ressourceudnyttelse. Disse forhold vil således skulle bidrage væsentligt til at realisere de opstillede mål, idet attraktive arbejdspladser skal give mulighed for at rekruttere dygtige medarbejde og administrativ bæredygtighed skal sikre en effektiv ressourceudnyttelse. 2. Generelt om forventningerne til fremtiden Sammenlægningen af byretterne samt indkøring af it og nye arbejdsgange for de nye byretter forårsagede en nedgang i sagsbehandlingen i begyndelsen af 2007. Endvidere er mange retter flyttet til nye bygninger i 2007, hvilket også har indvirket på sagsbehandlingen. Fra starten af 2008 har byretterne taget fat på nye opgaver som småsagsproces og nævningesagsbehandling. Samtidig gøres forsøgsordningen med retsmægling permanent fra 1. april 2008. Der vil også være en del retter, der skal flytte til nye bygninger i løbet af 2008. Endelig vil de nye byretter også i 2008 skulle prioritere en stabil tinglysning frem til november 2008, hvor tinglysningsopgaven digitaliseres og flytter til Tinglysningsretten i Hobro. 1 Se lovforslag nr. L 168 af 1. marts 2006 om ændring af retsplejeloven og forskellige andre love (Politi- og domstolsreform)

3 På den baggrund var et væsentligt fokus for reformarbejdet i 2007 at stabilere driften. Som følge af de store omvæltninger, der også sker i 2008, vil et væsentligt fokus også i dette år være at stabilere driften, da de store forandringer ikke kan implementeres, uden at det berører driften. Fra 2008 ventes reformen at betyde kortere sagsbehandlingstider ved landsretterne. Som det ser ud nu, ventes den samme effekt at nå Højesteret i eller måske lidt tidligere. Det betyder, at sagsbehandlingstiderne for sager, der skal behandles i to instanser, inden for relativt kort tid kan forventes markant reduceret. Landsretterne har allerede påbegyndt en række initiativer, der - som tilsigtet med reformen - skal højne kvaliteten yderligere og tydeliggøre landsretternes placering som endelig ankeinstans i størstedelen af sagerne. Byretterne forventes fra 2009 at kunne nedbringe sagsbehandlingstiderne, men der må forventes lokale forskelle, da omkring en tredjedel af retterne først er endeligt på plads i nye, funktionelle bygninger i årene 2009-2011. Det forventes også, at alle byretter i denne periode dog med tidsmæssig variation betinget af bl.a. tilvejebringelse af varig bygningsløsning - kan vise positive resultater i forhold til reformens mål om højere kvalitet og bedre service. 2.1 Sagsbehandlingstider Domstolsreformen bevirker blandt andet, at alle sager fremover almindeligvis skal behandles af byretten i 1. instans. Derved må det forventes, at der vil være et mindre antal sager, der indbringes for Højesteret. Udgangspunktet vil således være, at landsrettens afgørelse er endelig i sagerne. Højesterets rolle bliver herefter at behandle de mere principielle sager og sager med vidtrækkende betydning. Landsretterne har haft mulighed for at overføre en del af de civile 1. instans sager, der allerede var anlagt ved reformens ikrafttræden, til byretterne. Samtidig forventes ændringerne af instansfølgen at betyde et mindre antal indkomne sager ved de to landsretter. Som følge heraf er det vurderingen, at landsretterne i årene efter reformens ikrafttræden kan nedbringe antallet af verserende sager med den virkning, at berammelsestiderne og derved også sagsbehandlingstiderne reduceres. Højesteret vil formentlig modtage et nogenlunde uændret antal civile ankesager det første stykke tid efter reformen. Det skyldes, at disse sager allerede før reformen var berammet i landsretterne, hvorved reformens effekter forsinkes ved Højesteret. Først når Højesteret har haft mulighed for at behandle disse sager, vil effekterne af domstolsreformen kunne vise sig ved denne ret. Som nævnt oven for er byretterne for tiden midt i implementeringen af domstolsreformen. Det forventes, at 2008 også primært vil være en del af en overgangsperiode. Det skyldes blandt andet de bygningsløsninger, der fortsat mangler, og den forsinkede overgang til digital tinglysning. Det vurderes på baggrund heraf, at det er muligt at stabilisere sagsbehandlingstiderne i 2008 dvs. at komme tilbage på niveauet for 2006 - og at nedbringe disse i 2009 og. Målene for er navnlig for byretterne - de mere langsigtede mål for domstolsreformen, medens målene for 2008 og 2009 er tænkt som delmål på vejen. De opstillede mål for sagsbehandlingstid er et tilstræbt gennemsnit for byretterne set under ét, da lokale bygningsmæssige forhold og aktuelle personalemæssige forhold, herunder eksempelvis rekrutteringsproblemer, kan betyde, at nogle vil få svært ved at leve op til målene. I forhold til opstilling af mål er det i øvrigt vigtigt at være opmærksom på, at processerne på domstolsområdet i høj grad sker i samarbejde med brugerne. Det betyder, at brugernes adfærd i høj

4 grad er med til at afgøre, i hvilken grad domstolene er i stand til at realisere fastlagte mål. Der er nedsat et Samarbejdsforum med repræsentanter for de professionelle brugere og samarbejdspartnere, herunder advokater, anklagemyndighed og en række offentlige myndigheder, der bl.a. skal være med til at sikre velfungerende processer ved retternes sagsbehandling. Det vil være en udfordring at fastholde tinglysningspersonalet frem til november 2008, hvor det nye tinglysningssystem er færdigudviklet og kan tages i brug. Det er samtidig meget vigtigt, at ekspeditionstiden på tinglysningsområdet forbliver kort. Store bunker af tinglysningsdokumenter vil således vanskeliggøre overgangen til det nye digitale tinglysningssystem. Der er i første række alene sat mål for tinglysningen i 2008 dvs. frem til, at Tinglysningsretten helt kan overtage tinglysningsopgaven. Umiddelbart herefter vil der i samarbejde med den nye Tinglysningsret blive opstillet relevante mål for 2009 og. 2.2 Kvalitet, service og effektivitet Udover sagsbehandlingstiderne er det vigtigt også at fokusere på kvalitet, service og effektivitet. Det er dog nødvendigt først at formulere relevante indikatorer for kvalitet og service, som gør det muligt at sætte klare mål og følge op med målinger. Domstolene har et relativt detaljeret og velkendt målesystem i forhold til sagsbehandlingstider og produktivitet (effektivitet), hvorfor tilgangen til opstilling af mål på disse områder er noget lettere end i forhold til kvalitet og service. Sagsbehandlingstid og effektivitet kan dog ikke stå alene, idet det af hensyn til retssikkerheden og retsfølelsen - er vigtigt, at domstolenes ydelser til stadighed er af høj kvalitet. Endvidere er det vigtigt, at domstolene følger med tiden og yder en god service, der hele tiden er på højde med forventningerne hos brugere og øvrige interessenter. Det er målet, at der i 2008 etableres kvalitetsprojekter ved alle retter, og at der i et samarbejde mellem Domstolsstyrelsen og retterne identificeres relevante indikatorer og målepunkter for kvalitet af retternes ydelser. Det vil være et mål for 2009 og at der påbegyndes målinger, som kan (være med til) at beskrive udviklingen af kvaliteten. Mulighederne for at yde en god service hænger tæt sammen med den administrative bæredygtighed og sammenhængskraften i den enkelte byrets organisation. I 2008 vil der som følge af nye sagsområder, udskilning af tinglysning og etablering af varige bygningsmæssige løsninger fortsat ske store forandringer i den enkelte byrets organisation. Det må derfor forventes, at der i denne periode kun i et vist omfang vil ske en højnelse af den oplevede brugerservice. Ved de retter, hvor den varige bygningsløsning først er på plads i 2009 eller, vil det formentlig være svært at opnå stor tilfredshed med rettens service. Der vil i 2008 blive gennemført en landsdækkende brugerundersøgelse. På baggrund heraf vil der blive opstillet mål for god service i 2009 og. Det er desuden målet at gøre det enkelt for retterne at foretage supplerende lokale målinger af brugernes oplevelser og reaktioner. Disse målinger kan i et vist omfang danne baggrund for lokale servicemål.

5 3. Mål for sagsbehandlingstid 3.1 Mål for byretterne 2 Tabel 1: Mål for straffesager ved byretterne i perioden 2008- Nævningesager 5.2 Mål for tinglysningen Domsmandssager 5.3 - Mål andel for under landsretterne 3 mdr. Sager uden domsmænd 67 % 92 % 67 % 96 % 97 % Tilståelsessager 62 % 64 % 67 % 92 % Tabel 2: Mål for særlige voldssager og voldtægtssager i perioden 2008- Sager om særlig vold - andel under 37 dg. 54 % 73 % Voldtægtssager - andel under 37 dg. 50 % 2 I forhold til de tidligere fastsatte mål for sagsbehandlingstider adskiller de intervaller, som der skal måles på fremover, sig på visse punkter fra de tidligere anvendte intervaller. Intervallerne er ændret således, at de i højere grad hænger sammen med den faktiske tyngde og kompleksitet af sagerne.

6 Tabel 3: Mål for domsforhandlede civile sager i perioden 2008- Tunge alm. sager* - andel under 12 mdr. 45 % 50 % 55 % - andel under 18 mdr. Øvrige alm. sager - andel under 12 mdr. - andel under 15 mdr. 72 % 76 % Boligretssager - andel under 12 mdr. - andel under 15 mdr. 66 % 78 % 82 % Familieretssager - andel under 3 mdr. 56 % 58 % 83 % 84 % Småsagsproces * Ved tunge alm. sager forstås sager, hvor sagsværdien overstiger 1 mio. DKK, hvor der er tale om en forvaltningssag (markering i felt med forvaltningssag) eller sager, der er behandlet kollegialt. Tabel 4: Mål for fogedsager i perioden 2008- Almindelige sager 72 % 93 % Særlige sager 96 % 82 % 97 % 84 % 98 % Betalingspåkrav 55 % 87 %

7 I forhold til tinglysningsområdet er målet for 2008, at alle dokumenter bliver tinglyst inden for 10- dages-fristen. 3.2 Mål for landsretterne 3 Tabel 5: Mål for civile domssager og civile kæremål ved landsretterne i perioden 2008-1. Instans sager henvist efter reformen - andel under 12 mdr. - andel under 18 mdr. 40 % 50 % 50 % Almindelige ankesager - andel under 9 mdr. - andel under 12 mdr. Familieretssager 55% / 20% 60% / 50% - andel under 3 mdr. Civile kæremål - andel under 6 uger - andel under 3 mdr. 3 Landsretterne har ikke mulighed for på alle områder at opstille et realistisk fællesmål allerede for 2008 og 2009, men der arbejdes frem mod fælles mål i. Når der er forskel på målene er begge mål nævnt således [Østre Landsret] % / [Vestre Landsret] %.

8 Tabel 6: Mål for straffeankesager og straffekæremål ved landsretterne i perioden 2008- Nævningeankesager - andel under 3 mdr. Øvrige straffe ankesager 55% / 40% 65% / 60% Fængslingskæremål - andel under 1 dag - andel under 1 uge 98 % 98 % 98 % Andre straffekæremål - andel sluttet på modtagelsesdagen 40 %* 40 %* 40 %* - andel under 1 uge - andel under 2 uger 40% / 50% 45% / 50% 70% / 75% 75% / 80% 50 % Note til tabel 6: I forhold til andre straffekæremål er det ikke muligt at opstille et realistisk mål for andelen af sager sluttet på modtagelsesdagen ved Østre Landsret, idet den mere udstrakte brug af kæreskrifter i praksis hindrer, at sagen kan afgøres på den samme dag, som den modtages. Målet om, at 40 % af andre straffekæremål skal sluttes på modtagelsesdagen, gælder derfor kun for Vestre Landsret. 3.3 Mål for Højesteret og Sø- & Handelsretten På grund af sagernes særlige karakter og ofte principielle betydning sammenholdt med det relativt begrænsede antal sager ved Højesteret er det ikke muligt at opstille realistiske mål for sagsbehandlingstider. Dette gælder i hvert fald i den nuværende situation, hvor der er betydelig usikkerhed med hensyn til antallet af civile ankesager og straffesager fremover. Udviklingen ved Højesteret vil blive nøje fulgt, således at der på et senere tidspunkt vil blive opstillet nærmere mål for sagsbehandlingstiderne i det omfang, det er muligt. Der skal samtidig finde en tilpasning sted af Højesteret og Sø- & Handelsrettens statistikmoduler før der kan måles på andelen af sager, der afsluttes inden for bestemte tidsintervaller. Opstilling af mål for sagsbehandlingstiden ved Sø- & Handelsretten afventer denne tilpasning.

9 4. Kvalitetsmål Domstolsstyrelsen vil i 2008 i samarbejde med retterne gennemføre et kvalitetsprojekt, der følger op på den tidligere udarbejdede rapport om dokumentation og måling af kvalitet i arbejdet ved Danmarks Domstole. Det indebærer blandt andet, at der udvikles indikatorer, der kan være med til at belyse kvaliteten af Danmarks Domstoles ydelser. Herudover er det et mål, at retterne i 2008 kommer i gang med et lokalt forankret kvalitetsarbejde. Dette arbejde forventes tilrettelagt ud fra den aktuelle situation ved retten. Arbejdet kan eksempelvis omhandle kollegial feedback om retsledelse, kvaliteten af domme og mere generelt kvaliteten af retsarbejdet, systematisk forbedring af den organisatoriske kvalitet, herunder brug af KVIK-modellen (model for helhedsorienteret kvalitetsudvikling), fastlæggelse af standarder for behandling af sager (eksempelvis delmål for ekspeditionstider), kvalitetssikring af statistikdata mv. Danmarks Domstole deltager samtidig i internationalt arbejde om erfaringsudveksling vedrørende kvalitet. Der vil formentlig også kunne hentes inspiration fra dette arbejde til kvalitetsudvikling ved Danmarks Domstole. Der vil også være spørgsmål i den landsdækkende brugerundersøgelse, der vil være indikatorer for udviklingen i den oplevede kvalitet, jf. neden for under pkt. 7. 5. Mål for service Domstolsstyrelsen forventer sammen med retterne at gennemføre en landsdækkende brugerundersøgelse i 2008. Der vil på baggrund af resultaterne af denne brugerundersøgelse blive opstillet nye mål for god service fra 2009 og frem. Det er også et mål, at der ydes en bedre information, herunder bedre service over for journalister. Som et led heri kan nævnes, at det i 2008 er et mål, at retslisterne bliver mere oplysende og brugervenlige. Samtidig er det et mål, at alle byretter fra 2009 kan tilbyde at foretage notarialforretninger ved personligt fremmøde uden tidsbestilling. Endvidere blev der som led i domstolsreformens tilblivelse udtrykt ønske om, at et vist antal sager (mindre straffesager, fogedsager og dødsboskiftesager) søges behandlet i nærheden af borgerne (borgernært). Danmarks Domstole vil nøje følge udviklingen i antallet af straffesager, fogedsager og skiftesager, der behandles uden for hovedtingstedet og eventuelt opstille et nærmere mål for dette, når de varige bygningsløsninger er på plads ved størstedelen af byretterne. 6. Mål for produktivitet I 2008 vil domstolene fortsat bruge mange ressourcer på at implementere domstolsreformen og indrette sig efter ændringerne i instansfølgen navnlig behandling af nævningesager, småsager og som udgangspunkt alle civile 1. instans sager ved byretten. Endvidere arbejdes der for tiden intenst på at tilvejebringe varige bygningsløsninger for alle byretter.

10 Disse ressourcer er primært en investering i fremtiden, og der er tale om ressourcer, der ikke kan anvendes til direkte sagsbehandling. Som følge heraf er det umiddelbart vurderingen, at der samlet set ikke kan forventes stigninger i produktiviteten i forhold til 2006. Hertil kommer, at der i de senere år generelt er sket en ikke ubetydelig stigning i produktiviteten ved Danmark Domstole. Et ensidigt fokus på yderligere produktivitetsstigninger er derfor ikke ønskeligt, idet der skal være balance mellem kvalitet og produktivitet. Der er med andre ord ikke vundet noget ved øget produktivitet, hvis det sker på bekostning af kvaliteten. Disse forhold er der taget højde for ved fastlæggelsen af produktivitetsmål for byretterne i perioden fra 2008 til. Der er ikke fastsat produktivitetsmål for landsretterne, da instansfølgen bevirker, at der for tiden pågår en tilpasning af aktivitetsniveauet ved landsretterne. Efter udløbet af 2008 vil det i højere grad være muligt at vurdere den forventede fremtidige sagsmængde ved landsretterne. På baggrund heraf kan der eventuelt foretages justeringer af personalefordelingen mellem byretterne og landsretterne og under hensyntagen hertil fastlægges produktivitetsmål for den kommende årrække. Tabel 7: Produktivitetsmål for byretterne i perioden 2008- målt som afsluttede, vægtede sager pr. årsværk Samlet for byretterne - produktivitetsstigning Disse år er således primært en investering, Uændret der skal sikre + 2 % + 2 % Hvad gør vi i forhold ift. 2006 til landsretternes effektivitet? De har formentlig for mange ressourcer p.t. 7. Opfølgning på mål mv. Domstolsstyrelsen vil løbende følge op på de fastsatte mål for domstolsreformen. Der vil være en årlig opfølgning i forbindelse med udarbejdelse af årsrapport for Danmarks Domstole, ligesom det vil kunne være relevant at inddrage opfølgning på målene i den årlige årsberetning fra Domstolsstyrelsen. Endvidere vil der i de såkaldte embedsregnskaber være en opfølgning på målene i forhold til hver enkelt ret. De enkelte retter vil samtidig i den månedlige ledelsesinformation kunne følge udviklingen i målopfyldelsen i forhold til blandt andet sagsbehandlingstider. Som led i den løbende opfølgning vil styrelsen vurdere, om der er behov for at revidere målene. Enten som følge af, at målene realiseres hurtigere end ventet og der derved er mulighed for at opstille mere ambitiøse mål. Omvendt kan det ikke udelukkes, at målene skal revurderes, når der indhøstes erfaringer med behandlingen af de nye sagstyper ved byretterne, ligesom det endnu kan være svært at vurdere, hvordan de nye byretter vil fungere uden en tinglysning. Det vil således være naturligt at vurdere, om der er behov for at justere målene ved udarbejdelsen det kommende års strategi- og handlingsplan i november hvert år. Som det fremgår oven for måles målopfyldelsen for sagsbehandlingstiderne i forhold til, hvor stor en procentdel af sagerne, der afsluttes inden for et bestemt tidsrum. Der udarbejdes dog også

11 statistik om den gennemsnitlige sagsbehandlingstid (dage eller måneder) der således vil være en supplerende indikator for målopfyldelsen. Domstolsstyrelsen er i gang med at udvikle statistik om sagsbehandlingstiden i dødsboskiftesager og insolvensskiftesager. Når disse statistikker er testet og implementeret, vil der også blive fastlagt mål for sagsbehandlingstiden i disse sager.