Ny struktur på beredskabet Projektkommissorium Projektleder: Martin Skøtt Revideret: 14. nov. 2014 Version: 06 Politisk styregruppe 1 Administrativ styregruppe Projektgruppe Projektleder Baggrund Baggrundsbeskrivelse for projektet Formand for beredskabskommissionen, Herning Kommune Formand for beredskabskommissionen, Ringkøbing-Skjern Kommune Formand for beredskabskommissionen, Ikast-Brande Kommune Teknisk direktør Eva Kanstrup, Herning Kommune Teknisk direktør Jakob Bisgaard, Ringkøbing-Skjern Kommune Teknisk direktør Hans Jørn Laursen, Ikast-Brande Kommune Fuldmægtig Martin Skøtt, Herning Kommune (projektleder) Beredskabschef Mette Bøgvad, Herning Kommune Beredskabschef Iver Sloth Kristensen, Ringkøbing-Skjern Kommune Beredskabschef Niels Christensen, Ikast-Brande Kommune Økonomimedarbejdere (ad hoc) Juridisk medarbejdere (ad hoc) Fuldmægtig Martin Skøtt, Herning Kommune Redningsberedskabet består i dag af et kommunalt basisberedskab og et statsligt overbygningsberedskab, der tilsammen varetager daglige, lokale opgaver såvel som landsdækkende indsatser. I økonomiaftalen for 2015 er regeringen og KL enige om, at der gennem en forenkling af organiseringen på beredskabsområdet kan opnås betydelige effektiviseringsgevinster, mens der fortsat sikres et højt serviceniveau for borgerne. Det kan bl.a. ske ved at samle de nuværende 87 kommunale enheder i større og mere bæredygtige enheder samt ved at sikre en hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem det kommunale og statslige beredskab. Der er på den baggrund enighed i økonomiaftalen om, at kommunerne senest 1. januar 2016 vil etablere sig i nye, tværkommunale samarbejder i form af op mod 20 beredskabsenheder. Samtidig er der enighed om, at de nye større kommunale enheder betyder, at kommunerne mest hensigtsmæssigt kan varetage nogle af de mere specialiserede beredskabsfunktioner, der i dag varetages af staten. Med udgangspunkt i økonomiaftalen har der været foretaget sonderinger om et fremtidigt beredskabssamarbejde kommunerne imellem. 1 I formandens fravær deltager stedfortræder. Den administrative styregruppe deltager i fornødent omfang i møderne, herunder videreformidler beslutningerne i projektorganisationen. Side 1 5
Formål Afgrænsning og snitflader Hvad er med i og ikke mindst, hvad er ikke en del af projektet? Med baggrund i KKR-mødet afholdt den 12. september 2014, lægges der op til et tværkommunalt samarbejde mellem Herning, Ikast-Brande og Ringkøbing-Skjern Kommuner. Begrundelse for valg af samarbejde inden for disse 3 kommuner er bl.a. geografisk sammenhæng, nuværende samarbejde og brugen af frivillige. Desuden har de 3 kommuner en kombination af egne brandfolk og aftale med Falck. Alle tre kommuner har politisk godkendt, at de har til hensigt at indgå i et tværkommunalt samarbejde om et fremtidigt beredskab samt at administrationerne bemyndiges til at igangsætte udarbejdelse af aftalegrundlag for et fremtidigt tværkommunalt beredskabssamarbejde mellem Herning, Ikast-Brande og Ringkøbing-Skjern Kommuner. Formålet med projektet er, at etablere et tværkommunalt 60-selskab for beredskabet i Herning, Ikast-Brande og Ringkøbing-Skjern Kommuner. Det nye selskab navngives snarest muligt. Det nye selskab vil virke som et samordnet selskab, jf. beredskabslovens 10 og den kommunale styrelseslov 60. Ved samordning forstås, at de deltagende kommunalbestyrelsers kompetence og ansvar med hensyn til de opgaver, der samordnes, henlægges til en fælles beredskabskommission. Det er endvidere formålet, at det samordnede beredskab åbner mulighed for en mere effektiv dimensionering, større og mere velfunderede beredskabsfaglige miljøer og bedre udnyttelse af redningsberedskabets kapaciteter. Myndighedsopgaven omkring den brandtekniske byggesagsbehandling kan bevares i de enkelte kommuner, jf. afgrænsningen nedenfor. Sammenholdt med beredskabsloven indebærer økonomiaftalen efter KLs vurdering 2, at fælleskommunal varetagelse af beredskabsopgaven alene kan organiseres som et kommunalt fællesskab, jf. 60 i lov om kommunernes styrelse. Samordning forudsætter, at der sker en indskrænkning af de deltagende kommuners kompetence samt at kommuners redningsberedskab skal godkendes af den kommunale tilsynsmyndighed, dvs. Statsforvaltningen. Det er således op til kommunerne, hvilke opgaver, der skal indgå i det samordnede beredskab, der etableres som et 60 selskab. Der er derimod ikke hjemmel til, at kommunerne kan samordne beredskaberne ved brug af andre organiseringsformer, fx uformelle samarbejder, aktieselskaber mv. 2 KL-notat af 20. september 2014: Juridiske rammer for etablering af beredskaber Side 2 5
Forventede investeringer, ressourcetræk og gevinster samt projektomkostninger Som en del af økonomiaftalen er det besluttet, at det kommunale bloktilskud nedreguleres med 50 mio. kr. i 2015 og 75 mio. kr. i 2016 og frem. Herudover er regeringen og KL enige om, at det vil være muligt at frigøre yderligere 100 mio. kr. i 2015 og frem. Det er politisk besluttet, at de 3 kommuners andel af økonomiaftalens besparelse i 2015 opnås ved en budgetreduktion i de enkelte kommuner, mens udmøntningen af besparelsen i 2016 sker i form af stordriftsfordele, effektiviseringer og synergieffekter i det nye samarbejde. Muligheder og konsekvenser ved tværkommunalt samarbejde omkring beredskabet afhænger af den valgte samarbejdsform, og vil blive beskrevet i forbindelse med udarbejdelse af det politiske beslutningsgrundlag. For så vidt angår projektets økonomi må der forventes et ressourcetræk på administrationen i de tre kommuner vedrørende afdækningen af økonomien i de nuværende kommunale beredskaber. Derudover forventes en række projektomkostninger til eksterne konsulenter. Det bemærkes, at der på nuværende tidspunkt er tale om estimerede udgifter, der vil blive kvalificeret yderligere. Det drejer sig om følgende estimerede omkostninger: Udarbejdelse af ny samlet risikobaseret dimensionering ved ekstern konsulent: anslået 75.000 100.000 kr. Udarbejdelse af vedtægter til nyt fælleskommunalt 60-selskab med ekstern advokatbistand: anslået 100.000 150.000 kr. Udarbejdelse af åbningsbalance af ekstern revisor: anslået 100.000 150.000 kr. Eventuelle udgifter til rekrutteringsbureau, såfremt nyansættelser skal ske ved ekstern rekruttering. Udarbejdelse af vedtægter til nyt fælleskommunalt 60-selskab med ekstern advokatbistand vedrører fx: o Fastlæggelse af retlige rammer for samarbejdet, herunder forhandling af vedtægter og afklaring af styringsmæssige forhold o Klargøring til at overdrage aktiver og passiver til den nye enhed (aktivoverdragelsesaftaler, overdragelse af kontrakter (samtykke), licensaftaler mv.) o Evt. forhandling af lokalaftaler o Proces ift. Statsforvaltningen o Gennemførelse af stiftelsen Udarbejdelse af åbningsbalance med ekstern revisor vedrører fx: o Udarbejdelse af åbningsbalance for den samlede enhed Side 3 5
Risikovurdering o Opstilling af byrdefordelingsmodeller (hvad skal den enkelte kommune betale/bidrage med), herunder input til fordelingsnøgler mv. o Takstmodeller (hvis der eks. kan være forskellige serviceniveauer i de enkelte kommuner) o Eventuelle moms og afgiftsmæssige forhold o Fordelingsregnskaber/ABC for evt. ydelser solgt som indtægtsdækket virksomhed o Rådgivning vedr. selskabsformen (udtrædelse, indtrædelse, ejerandele) o Vurdering af indskudte aktiver o Businesscases/konsekvensberegninger af eventuelle effektiviseringstiltag Anslåede udgifter i alt: 400.000 kr. Heri er ikke indregnet eventuelle udgifter til ekstern rekruttering. Der er heller ikke taget højde for udgifter forbundet med etableringen af det nye selskab inden 1. januar 2016, herunder flytteudgifter, IT, inventar og lign. De samlede omkostninger ved projektet afholdes af de tre deltagene kommuner med 1/3-del hver. Det er forudsat (og aftalt beredskaberne imellem), at der i projektperioden frem mod august 2015 ikke indgås nye forpligtende aftaler i de nuværende beredskaber, ny-ansættelser på ledende stillinger eller større indkøb, som kan have økonomiske, juridiske eller andre konsekvenser for det nye samordnede beredskab. Der udarbejdes ikke en risikovurdering. Tidsplan Med godkendelsen af kommissorium arbejdes der hen imod udarbejdelse af endelig politisk beslutningsgrundlag inden sommeren 2015, således at det nye samarbejde kan iværksættes 1. januar 2016. Der er en række milepæle i projektet, der knytter sig til den politiske godkendelse af delelementerne i etableringen et nyt selskab (dato for endelig godkendelse fremgår af parentes). Godkendelse af hensigtserklæring (byråd uge 41) Politisk godkendelse af hensigtserklæring om tværkommunalt samarbejde. Godkendelse af kommissorium, selskabsmodel og ansættelsesproces (beredskabskommissioner uge 48 / byråd uge 51) Godkendelse af kommissorium og selskabsmodel, herunder beslutning vedr. fælles beredskabskommission, placering af myndighedsopgaver samt overordnet organisation. Side 4 5
Ansættelsesproces (politisk styregruppe uge 9, 2015) Evt. ansættelse af ny beredskabschef / ledelse Godkendelse af oplæg til åbningsbalance, aftalegrundlag samt fælles risikobaseret dimensionering (beredskabskommissioner uge 13, 2015) Godkendelse af ekstern revisors oplæg til åbningsbalance, ekstern advokats oplæg til aftalegrundlag samt ekstern konsulents oplæg til fælles risikobaseret dimensionering før begge oplæg skal sendes til godkendelse hos ekstern myndighed. Endelig politisk godkendelse af aftalegrundlag samt fælles risikobaseret dimensionering efter statslige myndigheders behandling (evt. beredskabskommissioner uge 23 / byråd uge 26). Efter behandling af hhv. Statsforvaltningen og Beredskabsstyrelsen forelægges aftalegrundlaget og den fælles risikobaserede dimensionering til endelig godkendelse. Driftsoverdragelse Kommunikation Ansvaret for driften af det nye selskab påhviler beredskabschefen og den nye ledelse for det samordnede beredskab, der ansættes som led i beslutningen om den nye selskabsmodel. Ligeledes får beredskabschefen for det samordnede beredskab det overordnede ansvar for implementeringen af overgangen fra de tre tidligere kommunale beredskaber til det nye samordnede beredskab. Når den nye beredskabschef er ansat udarbejdes en nærmere plan for driftsoverdragelsen. Der udarbejdes en kommunikationsplan. Sammenhænge Hvilke forbindelser er der til kommunens øvrige strategier. Projektevaluering Der er i alle tre kommuner en politisk fokus på erhvervsvenlighed og god sagsbehandling. Det er derfor centralt, at den brandtekniske byggesagsbehandling samtænkes med den almindelige byggesagsbehandling. Der foretages ikke projektevaluering. Side 5 5