KØBENHAVNS UNIVERSITET Københavns Universitets bestyrelse GODKENDT MØDEREFERAT 10. JUNI 2014 Forum Bestyrelsesmøde nr. 72 REKTORSEKRETARIATET Møde afholdt: 29. april 2014 kl.14.00-18.30 NØRREGADE 10 Sted: Udvalgsværelse 1 1017 KØBENHAVN K Referent: Steen Ulrich, Nele Høgsbro DIR 35322602 MOB 29639167 Til stede: Medlemmer: Formand Nils Strandberg Pedersen, Peter Gæmelke, Anja C. Andersen, Jannik Johansen, Gwen Gruner-Widding, Joan Sonne Lykkeaa, Kari Melby, Emilie Nayberg, Sine Sunesen, Leif Søndergaard, Mads Krogsgaard Thomsen. Nele.Hoegsbro@adm.ku.dk REF: NELH Sine Sunesen deltog i mødet fra kl.15.00. Daglig ledelse: Rektor Ralf Hemmingsen, prorektor Thomas Bjørnholm, prorektor Lykke Friis, universitetsdirektør Jørgen Honoré. Sekretariat: Steen Ulrich, Torben Rytter Kristensen, Nele Høgsbro. Gæster: Pkt. 3-5: Partner Poul Madsen og partner Jens Otto Damgaard fra PwC,chefkonsulent Charlotte Ivens de Carvalho og afdelingschef Yvan Pedersen fra Rigsrevisionen, budgetchef Malene Kjærsgaard og vicedirektør Antonino Castrone, Koncern-økonomi. Pkt. 6: Vicedirektør Antonino Castrone, koncernbudgetchef Malene Kjærsgaard, Koncern-økonomi. Pkt.7: Studenterambassadør Tina Kaare.
Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Underskrivelse af referat af bestyrelsens møde den 21. jan. 2014 Bestyrelsen underskrev det godkendte referat. SIDE 2 AF 4 3. Godkendelse og underskrivelse af institutionsrevisors protokollat om udkast til årsrapport for 2013 Bestyrelsesformanden indledte og takkede for det gode samarbejde KU har haft med PwC som institutrevisor, som nu afsluttes idet KU skifter revisor. PwC takkede ligeledes for et godt samarbejde, også med Rigsrevisionen. Indledningsvist fastslog PwC, at der ingen forbehold er i 2013's revisionsprotokollat; der afgives dermed en blank revisionspåtegning på årsrapporten 2013. PwC's overordnede opfattelse inden for den forvaltningsmæssige udvikling er, at KU til stadighed arbejder målrettet med forbedring af kvaliteten af de administrative processer og interne kontroller, hvor en samlet revurdering af områderne har resulteret i implementering af nye instrukser og forretningsgange samt kompetenceudvikling af relevante medarbejdere. I de tilfælde hvor revisionen giver anledning til bemærkninger på specielt projekt- og anlægsområdet, skyldes det som oftest menneskelige fejl. Etableringen af administrative servicecentre på decentralt niveau forventes fortsat at reducere antallet af fejl, ligesom overgangen fra ØSS til Navision Stat vil forbedre styring, effektivisering og kontrol. En overgang til et nyt system kan ikke undgå at påvirke området, også for KU i 2014. Fremtidige forbedringer skal findes i et fortsat detailfokus på de decentrale forretningsgange og etablerede kontroller, helt ude i sidste led. PwC gennemgik derpå de konkrete punkter under Særlige poster i årsrapporten, (pkt.5-10), Eksternt finansierede projekter (pkt.11-13 samt 55-80), Ikke rettede fejl (pkt.14-15) og havde fire øvrige kommentarer til den udførte revision (pkt.16-127). PwC bemærkede særligt, at der kan komme et behov for en revurdering af risikoen ved KU's rolle som koordinator ved meget store eksterne projekter. Overordnet kan det konstateres, at der fortsat
"ryddes op" og lukkes gamle sager/projekter og at der overordnet er tilfredsstillende arbejdsgange, samt at de ikke rettede fejl er uvæsenlige i forhold til det samlede regnskab for KU; et regnskab som PwC konstaterede fortsat udføres mere og mere præcist. SIDE 3 AF 4 Universitetsdirektøren uddybede PwC's gennemgang og orienterede bestyrelsen om de tiltag, der sat i værk for at forbedre de interne kontroller og forretningsgange. Bestyrelsen kvitterede for en flot revisionsprotokol og godkendte og underskrev institutrevisors protokollat om udkast til årsrapport 2013. 4. Rigsrevisionens erklæring og revisionsberetning Rigsrevisionen (RR) orienterede indledningsvist om, at der formelt ikke afgives en betænkning mere, men at RR's revision indgår i den samlede rapportering om revisionen af universiteternes årsrapporter for 2013 i RR's beretning om den samlede universitetssektor til den årlige statslige revision. RR orienterede om de områder, der har været undersøgt og konkluderede overordnet at forretningsgange og interne kontroller samlet set er tilfredsstillende, med enkelte kommentarer: KU bør sikre, at der på decentralt niveau er indsigt i optimal udnyttelse af lokalekapacitet og evt. skabe ens principper for lokaleallokering. På området for bibeskæftigelse efterleves reglerne fuldt, og på området for tilskudsfinansieret forskning er der ligeledes sket en positiv udvikling i forretningsgange og kontroller. Der kan forbedres omkring forvaltning og journalisering på forskningsprojekter decentralt, og KU bør indskærpe, at tilskudsfinansieret virksomhed følger gældende retningslinjer. RR orienterede derudover om Statsrevisorernes ønske om undersøgelse af tilskudsfinansieret virksomhed, hvorved KU er blevet benchmarket med RH.
Universitetsdirektøren kommenterede, at KU's retningslinjer i den decentrale projektstyring følges, men at der er plads til forbedringer enkelte steder og især på gamle projekter. SIDE 4 AF 4 Bestyrelsen tog Rigsrevisionens erklæring og revisionsberetning til efterretning. 5. Godkendelse af årsrapport 2013 og orientering om Q4 Rektor indledte og nævnte de væsentligste resultater for KU i 2013, som også fremgår af ledelsesberetningen i ÅR 2013. Prorektor for uddannelse gennemgik afrapportering på den samlede målplan, herunder UK-mål, med særlig vægt på de to ikke opnåede (UK målepkt. 6.1 og 6.2) og det ene delvist opnåede UK-mål (UK målepkt. 1.1): På baggrunden af fakulteternes indmelding tilkendegav prorektor for uddannelse, at minimumstimetallet på 12 timers undervisning om ugen på BA nås på samtlige uddannelser til semesterstart i september 2014, som angivet i udviklingskontrakt og Målplan. KU har ikke nået at opfylde UK-mål 6.1 og 6.2. En lang række initiativer er igangsat for at sikre fremtidig målopfyldelse: bl.a. studiemiljøplanen og 12-mandsudvalgs anbefalinger omkring fx sagsbehandlingstider, og særligt det overordnede, at studiefremdriftsreformens krav fordrer en grundlæggende kulturforandring, både hos de studerende og blandt undervisere og ledelse. En sådan kulturforandring kan på trods af fuldt decentralt og centralt fokus, ikke gennemføres med tilbagevirkende kraft. Hvor den manglende stigning i ECTS på KA vurderes til dels at kunne forklares med at de studerende tager bestik af et arbejdsmarked præget af dimittendledighed, gælder dette ikke i samme grad på BA. Tallene dækker dog over forskelle; BA-stigning ses på SCIENCE og KA-stigning på HUM og TEO. Derudover kan der være forsinkelser på tallene i forhold til opgørelsestidspunkt. Rektor understregede, at det er en væsentlig og omfattende
opgave at implementere 12 timers kravet på alle BA-studier, og at hele KU er fuldt og helt indstillet på målopfyldelse. SIDE 5 AF 4 På forespørgsel vedr. målepkt.13 forklarede ledelsen, at der er markant fokus på at sikre og styrke sammenhængen mellem forskning og undervisning vedr. eksternt finansierede forskere. Der findes ikke en entydig måde at måle graden af dette på, men i år har man for første gang fået tal ind, der på baggrund af svar fra PI's på grundforskningscentre vedr. undervisningsaktiviteter, giver et brugbart billede af dette og denne baseline skal følges fremadrettet. Et bestyrelsesmedlem understregede, at ledelsen fortsat bør melde klart ud, at 12-timers kravet kan og skal nås inden for kontraktperioden. Rektor pointerede, at indførelsen af et minimumstimetal på 8 timers undervisning om ugen på første år af KA, vil give mere struktur på kandidatdelen, samtidig med at aspirationsniveau for både undervisere og studerende skal op. Universitetsdirektøren gennemgik årsrapportens finansielle resultater og orienterede om en mindre rettelse i selve ledelsesberetningen, s.29, som bestyrelsen godkendte, samt at orienteringen om Q4 indgik i denne gennemgang. Det samlede resultat for året på minus 23 mio. kr. ligger en smule under det forventede underskud, selvom omsætningen i 2013 er steget med 3 % (8.263 mio. kr.). Omsætningen på projekter er fortsat stigende, om end på lidt lavere niveau end tidligere års pæne stigning. Uddannelsesindtægter er ligeledes steget med 3,5 %. Når man betragter forskningstilskud og basistilskud som et samlet tal, er der tale om et mindre fald. Udgifter til VIP-løn er steget, men ikke så markant som ønsket. Ordinære driftsomkostninger er samlet set steget fra 7.842 mio.kr. i 2012 til 8.312 mio.kr. i 2013. KU har samlet set en fornuftig balance samt pæn likviditet. Forskydningen fra 2012 til 2013 i de
forudbetalte tilskud, skyldes at KU endnu ikke har videreført donationerne til Mærskbygningen til BYGST når disse i 2015 er betalt, erstattes disse af et gældsbrev, der tæller som egenkapital på balancen. Vedr. egenkapitalopgørelse, er der ikke sket den store forskydning. KU har i lighed med 2012 anlagt forsigtighed omkring værdipapirer og gældsbreve. Arealfortætningen forfølges fortsat. SIDE 6 AF 4 Vedr. udformning af ny Udviklingskontrakt 2015-2017 i sommeren 2014 afventes ministerens udspil. Bestyrelsen vil få forelagt sagen, når der foreligger et udspil fra ministeriet. Med udgangspunkt i årsrapporten og et udleveret notat omkring udviklingen i årsværk 2012-2013 redegjorde universitetsdirektøren på fremsat ønske fra enkelte bestyrelsesmedlemmer for forskydningen i perioden. Samlet set er ansat ca. 120 flere VIP'ere (eksl. ph.d.ere) fra 2012-13 og udgifter til VIPløn er steget med 5,5 %. Bestyrelsens ønske og krav om, at der både centralt og decentralt bestandigt er fokus på at udnytte mulighederne for ansættelse af VIP, særligt med de nuværende økonomiske forudsætninger til stede, er i tråd med ledelsens holdning og ønske. Universitetsdirektøren forklarede, at ansættelserne havde taget længere tid end forventet, blandt andet fordi VIP-ansættelsesprocessen er ganske lang og fordi ledelsen har haft fuld fokus på også at få rekrutteret de rigtige og dermed de dygtigste. Bestyrelsen noterede sig dette og udtrykte forventning om, at stigningen vil vise sig fortsætte i 2014. Ledelsen understregede, at der arbejdes videre med alle mål inden for den fastsatte kontraktperiode, også de, der er grønne, som eksempelvis målepunkt 10. Bestyrelsen kvitterede for en flot årsrapport og regnskab og godkendte og underskrev årsrapporten 2013.
6. KU s estimerede indtægter 2015-2018 og budgetforudsætninger Universitetsdirektøren gennemgik punktet. Samlet set forventes det, at KU's indtægter 2015-2018 vil stige to procent årligt i perioden (ca. 300 mio. kr. i 2014-priser). Forventningen til denne udvikling er baseret på dels den relative ro omkring universiteternes tilskudsøkonomi med de treårige udmøntninger af hhv. basisforskningsmidlerne og takst 1-løftet, men også mere politisk betingede usikkerheder som studiefremdriftsreformens effekt på uddannelsesindtægterne, samt en mulig taxameterreform. KU har en forventning til let øget STÅ-produktion, (hvor optaget stadig ikke kommer under 7000 dygtige og målrettede studerende) større andel af færdiggørelsesbonus og flere indtægter fra eksterne midler hvorunder der budgetteres med en fire procents stigning. I budget 2014 forventes forbrug af egenkapitalen på 200 mio.kr. og denne udvikling i egenkapitalen forventes videreført til 2017, idet trækket i 2013 ikke var så stort som forventet, således at der forventes et træk på 200 mio. kr. i 2014, 15, 16 og 17 og så 100 mio. i 2018. Rektor føjede til, at KU fortsætter samme høje aktivitetsniveau i 2015, særligt i forhold til VIP-ansættelser, men også i forhold til STÅ-produktion. Vurderingen er, at KU med 2013's maksimale/rekordoptag der blev optaget på universiteterne sidste år, i kombination med studiefremdriftsreformen kan skabe gunstige vilkår for at universitetet får de dygtigste og mest målrettede studerende, med en øget STÅ-produktion til følge. Dette er drøftet i KU's samarbejdsudvalg, der støtter denne linje, der ønskes fortsat i 2015. SIDE 7 AF 4 Der påbegyndes nu udarbejdelse af forslag til budget 2015 på ovenstående grundlag. Bestyrelsen tilsluttede sig ledelsens vurdering af de foreløbige budgetforudsætninger samt aktivitetsniveau og gav på den baggrund den daglige ledelse mandat til at arbejde videre med planlægning af budget 2015. 7. Studenterambassadørens Årsberetning 2013
Formanden indledte og orienterede om sit møde med studenterambassadøren forud for årsberetningen. Formanden mindede om, at funktionen blev oprettet som led i opfølgningen på Penkowasagen, men at den selvfølgelig har det langt bredere formål helt generelt at give studerende mulighed for at søge hjælp og råd. Studenterambassadøren (SA) takkede for invitationen og gennemgik hovedlinjerne i den udsendte årsberetning. SA stadig den eneste af sin slags på et dansk universitet understregede indledningsvist, at SA ikke repræsenterer den studerende, men kan vejlede og visitere i forhold til eventuelle klagemuligheder. SA fungerer uafhængigt af KU; studerende, medarbejdere, daglig ledelse og bestyrelsen. Den væsentligste anbefaling SA drog frem, er, at universitetet med fordel kan være mere moderne og dialogbaseret i sit møde med den studerende. For de enkelte eksempler på ph.d. området, hvor forholdet til vejlederen kan være problematisk, oplever SA at de berørte ph.d.ere ikke foretager sig yderligere og evt. følger de anviste klagemuligheder. SA understregede, at hun ikke tager yderligere skridt uden den studerendes accept. I 2014 vil SA arbejde videre med udvikling af funktionen og øge synligheden af, og kendskabet til, SA. De studerende, der allerede kender funktionen og de, der har benyttet denne, udtrykker stor tilfredshed med SA-ordningen. SIDE 8 AF 4 På forespørgsel forklarede SA, at hun endnu ikke har oplevet henvendelser vedr. forfatterskaber (på ph.d.-området). Anbefalinger til hvordan snyd omtales på KU s uddannelsessider og i skriftlige henvendelser er generelt modtaget positivt. Halvdelen af sagerne afklares i samarbejde med fakulteterne. SA planlægger besøg i KU s studienævn i løbet af det kommende år, men understregede, at hun i alle henvendelser går ad fordøren, til studielederen og evt. dekanen. Studiefremdriftsreformen kan sandsynligvis i fremtiden øge SA s sagsmængde, selvom KU har igangsat mange tiltag som bl.a. studiemiljøplanen, og studie- og karrierevejledningsplanen for at styrke de studerende til de nye
krav og dæmme op for forsinkende og hæmmende elementer som f.eks. for lange sagsbehandlingstider. SIDE 9 AF 4 Ledelsen gav udtryk for at den grundlæggende er enig i, at den studerende skal mere i centrum, hvorfor KU da også i sommers indledte en strategi med det navn. Samtidig nævnte rektor, at det i forbindelse med studiemiljøstrategien netop er besluttet at fastlægge maksimumtider for sagsbehandlingstid i merit- og dispensationssager. Ledelsen påpegede den enkelte studerendes eget ansvar for at sætte sig ind i reglerne vedr. snyd, mulighed for bisidder mv. på de opdaterede og informative uddannelsessider I forlængelse af bestyrelsens drøftelse af ph.d.-området, oplyste ledelsen, at der eksisterer en ph.d.-skoleleder på alle fakulteter, at rektoratet mødes hver 2-3 måned med ph.d. repræsentanter fra alle fakulteter, samt at disse ligeledes mødes med forskningsprodekanerne. Derudover etableres som bekendt en namedperson-ordning på alle fakulteter. Bestyrelsen kvitterede for en god årsberetning og takkede for orienteringen. 8. Orientering om Udvalget for Kvalitet og Relevans i de Videregående Uddannelsers rapport Prorektor for uddannelse orienterede på baggrund af kvalitetsudvalgets 1. delrapport og KU's holdninger og ageren hertil. KU var allerede forud for kvalitetsudvalgets rapport i gang med interne drøftelser og havde på den baggrund besluttet og også kommunikeret eksternt om den såkaldte fempunktsplan, ligesom Rektorkollegiet tidligt åbnede for endnu mere dimensionering, der samtidig skal være sektorkoordineret. KU har gjort opmærksom på, at man ikke kan se rationalet bag en ændring i selve uddannelsesstrukturen fra det nuværende 3 + 2 til en 4 + 1. KU har også gjort opmærksom på, at universitetet med en nettotilvækst på 7 uddannelser ikke har haft massiv
vækst i uddannelserne; men at der er satset på bedre kvalitet. Spørgsmålet er nu blandt andet om der kommer en ministerielt styret dimensionering af optaget og herunder hvordan blandt andet de små uddannelser vil stå i dette. Desuden er det ikke utænkeligt, at retskravet for studerende på at blive optaget på den kandidatuddannelse, der er den naturlige overbygning på bacheloruddannelsens fagområde, vil blive afskaffet. KU har i stedet for en afskaffelse af retskravet foreslået at retskravet udvides. Samtidig vil universiteternes rammevilkår på ny komme til diskussion i forbindelse med en taxameterreform. Faren for, at disse tiltag bliver en spareøvelse i stedet for et kvalitetsløft, er til stede. KU vil forfølge det spor, der peger mod høj og øget kvalitet vi skal være ambitiøse og signalere det udadtil, at det skal være udfordrende at læse på KU. Det er KU s holdning, at arbejdsdelingen mellem universiteter og professionshøjskoler skal bibeholdes sideløbende med endnu bedre samarbejde med sidstnævnte. SIDE 10 AF 4 Rektor understregede KU's grundværdi som et internationalt topuniversitet med frontforskning, hvor kandidaterne er i stand til at identificere det, der ikke er oplagt og det, der skal kunne løfte (samfunds-) udviklingen. Mht. dimensionering, må KU justere på de områder, hvor optaget er for stort i forhold til aftagere. Processen omkring dette er i gang, dels internt og dels i regi af Danske Universiteter. Et medlem pointerede, at drøftelserne om KA og nedskalering kan vende tilbage i debatten. Det er vigtigt at holde fast i småfagene! Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med ledelsens - og sektorens grundige forberedelse og hurtige reaktion på rapportens konklusioner og enighed i de fremsatte holdninger. Bestyrelsen tog på den baggrund orienteringen til efterretning. 9. Bestyrelsens studietur til München
Prorektor for forskning og innovation orienterede om det fremlagte forslag til bestyrelsens studietur til München. Bestyrelsen skal med baggrund i KU s arbejde med at sætte viden i spil og skabe frugtbart samarbejde mellem forskning, uddannelse og erhvervsliv, hvor der fokuseres på et løft af de villige de, der kan se mulighederne i fx virksomhedsopstart ned til München og lade sig inspirere af deres ØKO-systemer inden for samme. Det er ideen at benytte turen til at lade sig inspirere af både et sammenligneligt universitet som Ludwig-Maximilian Universitetet, af små og store virksomheder der samarbejder med universiteterne samt den stærke sydtyske klynge- og netværksdannelse inden for særligt biotek. Bestyrelsen takkede for forslaget og havde kun den tilføjelse, at man i programmet ønsker indlagt lidt åndehuller af mere uformel karakter. Sekretariatet udsender forslag til flyafgange og går videre med planlægning af studieturen ud fra det fremlagte forslag. SIDE 11 AF 4 Bestyrelsen godkendte forslag til program for studietur. 10. Orientering om KU's Boligfond Universitetsdirektøren orienterede om status på KU s Boligfond, der etableredes efter bestyrelsens godkendelse i marts 2013. Sekretariatet er flyttet i egne lokaler på Frederiksberg og er godt i gang med arbejdet med at formidle boliger til, i første omgang, internationale studerende. Hensigten er, at formidlingen på længere sigt også skal omfatte nationale studerende, ligesom man også ønsker at kunne servicere udenlandske forskere i fremtiden. Foreløbig er der lagt op til en fordobling af sovepladser. Udfordringen er stedse at vurdere og holde balancen mellem udgifter og indtægter for hhv. lejer og udlejer. Bestyrelsens kvitterede for arbejdet og tog orienteringen til efterretning.
Lukket møde: 11. Mundtlig orientering: Status på bygningsselveje - FORTRO- LIGT Åbent møde: 12. Meddelelser Mundtlig orientering om fratrædelsesgodtgørelse ved udløb af åremålsansættelse På baggrund af bestyrelsens beslutning d. 28. maj 2013 om at KU s praksis vedrørende udbetaling af fratrædelsesgodtgørelse skal være således at den åremålsansatte kan vælge enten tilbagegangsstilling eller fratrædelsesgodtgørelse, orienterede rektor om nuværende status på dette samt opfølgning på bestyrelsens beslutning om, at KU skulle opfordre overenskomstparterne til at ændre aftalen, så udbetaling af fratrædelsesgodtgørelse udskydes til reel fratrædelse i de tilfælde, hvor kandidaten ansættes på ny og på åremål, efter opslag, men i samme stilling som hidtil. Der er nu kommet en afgørelse fra ministeriet på rektors henvendelse af 28. juni 2013 og ministeriet finder, at det ikke er hensigtsmæssigt at anmode Moderniseringsstyrelsen om at optage forhandlinger med overenskomstparterne om at udskyde udbetaling af fratrædelsesbeløb til det reelle fratrædelsestidspunkt. Da KU ikke ønsker at have en praksis, der adskiller sig fra den, der anvendes i sektoren eller i øvrigt i staten, er rektors indstilling derfor, at KU viderefører den hidtidige praksis og udbetaler fratrædelsesbeløb ved den aktuelle åremålsansættelse ophør eller efter forlængelsesperioden også i tilfælde hvor den pågældende ansættes på ny i stillingen efter genopslag. Det akkumulerede beløb bliver det samme. Et bestyrelsesmedlem udtrykte sin uenighed i ministeriets afgørelse, men tog den til efterretning SIDE 12 AF 4 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Arrangementer Bestyrelsesformanden orienterede i henhold til udsendt arrangementsliste.
13. Evt. Rektor orienterede om det nyligt afholdte IARU- Presidents Meeting i Zürich, hvor rektor blev udpeget til at indtage formandsposten for IARU for perioden 1. jan. 2015 til 1. jan. 2017. Bestyrelsen ønskede rektor tillykke og takkede for orienteringen. SIDE 13 AF 4 Bestyrelsen inviteres til efterårets IARU Sustainability Science Congress. Mødet sluttede kl.18.35. Næste ordinære møde afholdes d.10. juni 2014. Nils Strandberg Pedersen Peter Gæmelke Emilie Nayberg Jannik Johansen Gwen Gruner-Widding Anja C. Andersen Joan Sonne Lykkeaa Kari Melby Sine Sunesen Leif Søndergaard Mads Krogsgaard Thomsen