19. august 2014 Bilag A. BESTYRELSESPROTOKOL FOR: Mødegruppe: Bestyrelsesmøde for Danmarks Medie- og Journalisthøjskole Mødetid: 24. juni 2014 Mødested: Campus Emdrup Dokument: Beslutningsreferat Til stede: Formand: Næstformand: Lisbeth Knudsen Jesper Jungersen Mona Juul Christian Kierkegaard Lars Werge Medarbejderrepræsentanter: Ole Rode Jensen Karsten Vestergaard Studenterrepræsentanter: Anette Lodahl Andersen Anders Michael Kristensen Ledelse: Jens Otto Kjær Hansen Lars Poulsen Per Linnemann Larsen Crestina Cornett Afbud: Hans Peter Blicher Simon Tøgern Gæster: Tina Christel Kristensen Referent: Jeanne Mørk Hansen
Referat af bestyrelsesmødet den 24. juni 2014 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referatet fra mødet den 25. marts 2014 Referatet godkendt uden bemærkninger. Den lovede status på it-strategien blev givet uddybende på Forretningsudvalgets møde forud for dette bestyrelsesmøde. Bilaget til dette punkt er her medsendt som bilag B. 3. Siden sidst Udmeldinger fra minister og ministerium Der er stadig usikkerhed om, hvorvidt retskravet retten til at gå videre på næste uddannelsestrin bliver afskaffet. Jens Otto Kjær Hansen forventer, at der er en afklaring på dette inden næste bestyrelsesmøde. Rammer for ny udviklingskontrakt på vej Udmeldebrev fra ministeriet kom den 23. juni. Brevet er sendt til bestyrelsen. Der er 5 hovedpunkter: Bedre kvalitet i uddannelserne Større relevans og øget gennemsigtighed Bedre sammenhæng og samarbejde Styrket internationalisering Øget social mobilitet flere talenter i spil Professionshøjskolerne vil samarbejde om en række fælles indikatorer og milepæle. Derudover vil der være nogle, der er specifikke for højskolen. Annette Lodahl Andersen opfordrer til, at de studerende tages med på råd i forhold til ønsker og behov ved udenlandsophold, så de studerende i højere grad søger gennem skolens system. Forslag til ny udviklingskontrakt skal indsendes til ministeriet den 23. september. Forslaget vil blive behandlet på bestyrelsesmødet samme dag. It-strategisk status Princippet om bring your own vil på nogle uddannelser være et stort opgør med hidtidig praksis. Lars Poulsen lover, at det vil få stor opmærksomhed i forhold til konsekvenserne for skolens image og brand. 4. Økonomi Per Linnemann Larsen gennemgik kvartalsregnskabet. I forhold til budgettet er der faldende indtægter på især efter- og videreuddannelsen. 2
Forecast 2014 I forecast er der taget højde for nedgange i efter- og videreuddannelse på især 6- ugers selvvalgt og BA-enkeltfag. Til gengæld forventes bidraget fra diplomuddannelsen at blive større, da der allerede på nuværende tidspunkt er flere aktiviteter her end forventet. Resultatet fastholdes derfor, men med ændrede forudsætninger. Bestyrelsen tager kvartalsregnskabet og forecast til efterretning. 5. Revision af vedtægt for højskolen og forretningsorden for højskolens bestyrelse samt regulativ for Uddannelsesudvalget Bestyrelsen tiltrådte ændringerne. De underskrevne vedtægter sendes til ministeriet til endelig godkendelse. 6. Bygninger status lukket punkt Bestyrelsen tog Rektoratets status til efterretning. Ny status gives på næste bestyrelsesmøde. Hvis der opstår akutte ting, vil disse blive sendt på mail til bestyrelsen. 7. Uddannelsesstrategiske tiltag lukket punkt Bestyrelsen tilsluttede sig rektoratets indstillinger. Status og eventuelle beslutningsoplæg gives på bestyrelsesmødet i september. 8. Journalistuddannelsernes praktiksituation lukket punkt Bestyrelsen tog status til efterretning. Ny status gives på bestyrelsesmødet i september. 9. Kurser og Videreuddannelse lukket punkt Tina Christel Kristensen gennemgik planerne for efter- og videreuddannelse. 10. Eventuelt Intet til punkt. 3
Bilag B IT-strategisk analyse, status Den følgende status på opfølgningen af den IT-strategiske analyse tager udgangspunkt i anbefalingerne fra Rambøll, noterer en kort beskrivelse af igangsatte initiativer samt efterfølgende den forventede effekt eller gevinst. Der er med bistand fra Rambøll iværksat en konkret analyse af potentialet ved yderligere outsourcing, herunder en vurdering af effekten af de nuværende outsourcede porteføljer samt en vurdering af potentialerne ved bring your own, hvor de studerende i højere grad selv medbringer hardware med mulighed for at få programmer, som højskolen har licenser til, stillet til rådighed. Bring your own-princippet vil i givet fald indebære et brud på praksis på flere af højskolens uddannelser, hvor vi traditionelt har stillet computere til rådighed. Samlet set kan der indtil videre identificeres et potentiale på 3,5-4,5 mio. kr. Rektoratet vil anbefale, at FU fremover får en detaljeret status, men at orienteringen til bestyrelsen primært gives i kort form, f.eks. i forbindelse med punktet Siden Sidst.
Status Rambøll it strategiske anbefaling Initiativer Gevinst / mål Iværksat - Digitaliserings-strategi og itstrategi IT strategiske analyse og TCO. Perioden frem til medio 2015 definerer rektoratet tre indikatorer, der har afgørende betydning for vores valg og fravalg: Digitalisering Transform (it investeringer) Institutionsakkreditering Færdig It-ledelse Relationship Manager Chester Folming udnævnes til Relationship Manager, hvor han gives større frihed til at understøtte de processer og projekter, der handler om at forbedre højskolens udbytte af IT-investeringer og projekter Efterår Forretnings- og it-arkitektur Oprydning i applikations strukturen- flytter dele af infrastrukturen ud i skyen (SmartCloud) Iværksat - Iværksat - Governancestruktur, porteføljeproces og it-principper Måling, gevinstrealisering og kommunikation Etablering af et Digitaliseringsudvalg, som bistår rektorat, Koordineringsudvalget og Administrationsudvalget med at kvalitetssikre og prioritere it-projekterne. Indtil nu har højskolen haft en buttom up tilgang til IT. Ønsker og ideer, der isoleret set fremstår fornuftige, er fremmet uden tydelig overordnet prioritering og sammenhæng til øvrige projekter, og uden vurdering af rationaler og nødvendigt fokus på forandringer af arbejdsgange, kultur og vaner. Forsætter vi i dette spor vil de i ITanalysen belyste problemstillinger alene blive forværret. Forretnings drevne it investeringer fortaget udenom it og ikke it budgetsat. Her ligger der udgifter på: 2.600.000,00 kr - som ikke hører til kerne it. Udgifter over 15.000 kr. skal rammesættes og prioriteres i digitaliseringsudvalget. Skabe merværdi fokus på investeringers rationaler og sammenhæng til en overordnet strategisk prioritering. Kvalificering af beslutningsprocesserne gennem bedre kobling mellem it og kerneydelserne. 0,2 mio. kr. Implementerer en top down tilgang, som sætter pejlemærkerne for de centrale prioriteringer. 1,1 mio. kr.r Igangværende proces: Top styring af investeringerne For mange it udgifter stammer fra projekter der startes efter budgetplanlægningen, eller som ikke overholder budgetramme. Fra 2013 er det fx PraktikMatch, NOVA, Skema.APP, lynindkøb af projektorer / klassesæt. Computere udskiftningsalder Højskolen bruger forholdsvis mange ressourcer på mobile devices (Bærbare, smartphones, tablets) til ansatte, med en meget kort udskiftnings cyklus 0,5 mio. kr. 0,2 mio. kr.
Færdig Benchmark it-afdelingen start med TCO-analysen Transform Fastholde kravet om investeringer skal have enten et indbygget rationaliserings effekt eller investeringen skal have et transform effekt Speciel fokus ved it udgifterne vedr. Investeringerne i undervisningen og driftsudgifter. Igangsætte sourcing analyse Sommer Sourcing Analyse i samarbejde med Rambøll. Fokus på tre elementer. A) Analysere værdien i de systemer vi allerede har outsourcet B) Outsource dele af infrastrukturen C) Analysere muligheder og omkostninger ved at lease/licenser/it labs (BYOD) Iværksat - Gennemgå applikationsvalgene - Moodle - Notes - Dokumenthåndtering Digitaliseringsudvalget foretager en evaluering af alle it ydelser (i undervisningen og til administrationen). -> se punktet Forretnings og it arkitektur. Færdig Support og interne it-processer Indføre supportledelse. Skærpe krav til support kontrakt og drift (Fokus på undervisningen) 0,9 mio. kr. A) Kan pt. ikke vurderes B) Kan pt. ikke vurderes C) 1,5-2,5 mio. kr. Standardisering og simplificering som afsæt for nye sourcing muligheder. Forstærke it kvaliteten i undervisningen. Efterår Introducer projektmodel for hele højskolen Bringe it tættere på undervisningen Teknik i undervisningen (her indenfor radio, tv og print). Har dannet en enhed der har fokus på alle uddannelserne på tværs af campus og som har de nødvendige kompetencer til at være proaktiv i forhold til bl.a. indførelse af ny medieteknologi i undervisningen, og som kan give en endnu bedre service til brugerne. Indførelse af projektmodel der skal understøtte kravene til styring og kvalitet i it projekterne. Indførelse af projektmodel der skal understøtte kravene til styring og kvalitet i it projekterne.
Status Rambøll TCO analyse Initiativer Gevinst / mål It-omkostninger Investeringer til it labs (it i undervisningen) Vi har fjernet 55 computere i Aarhus (2012-2013). Planen er at fjerne yderligere 40 computere og i stedet lave to rum med supercomputere (computere hvor al software er installeret). Se punktet Sourcing - Leasing (Bring Your Own Device) Alle undersøgelser viser at de studerende alle medbringer deres egen computer. Antallet af brugere på det trådløse er vokset 300% de sidste 2 år (Computer, iphone, ipad). Stille computere og software til rådighed og til nogle uddannelser er det et krav (STÅ). Men udgifterne kunne optimeres så vi kunne få en besparelse og en øget bruger-tilfredshed ved at tilbyde leasing og software til private computere. - Sourcing (Infrastruktur) Flytte dele af infrastrukturen ud i skyen. Vil skabe en øget effektivitet i forhold en opdateret infrastruktur og give adgang til specielle IT færdigheder der ikke findes i nuværende installation - Drift (Servere) lavere løbende investeringer i in-house infrastruktur og styrke innovation i it arkitekturen IT Investeringer Se punktet Måling, gevinstrealisering og kommunikation Fokus på transform investeringer - fokus på investeringer der driver højskolen frem på nye markeder. Sikre at vi holder fokus på den digitale strategi.