Politisk dokument uden resume. 21 Status for it-projekter. Indstilling: Administrationen indstiller,

Transkript

1 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Bestyrelsen 30. april Peter Jensby Lange 21 Status for it-projekter Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen status for it-projekter til efterretning. Beslutning: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Administrationen orienterer hvert halve år om status på it-projektporteføljen. I denne orientering inddrages tillige et relevant ekstrakt af FlexDanmarks statusorientering. Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia 1/5

2 Movias it-projektportefølje, status pr. 16. april Projekt Nr Navn Formål Start Slut Status Godkendte projekter 113 Nyt realtidssystem i Movia 94 Performance management organisatorisk implementering 106 Intranettet som arbejdsplads og vidensportal Etablering af realtidsløsning i Syd og Vest samt vurdering af muligheden for at udskifte nuværende løsning i H med samme løsning, som drives og vedligeholdes af operatørerne. Indførelse af Performance management i administrationen, inkl. ledelsesrapportering og opfølgning, med henblik på prioritering og opfølgning af ressourceforbruget. Indførelse af et effektivt og standardiseret system til kontrol af elektroniske billetter. 86 Nyt ERP system Forenkling af økonomisystemerne samt reduktion i de samlede omkostninger. 116 Sammenlægning af moviatrafik.dk og ekstranettet Etablering af ny hjemmeside i forbindelse med etablering af DOT. Hjemmesiden skal desuden være portal for dialogen med kommuner, regioner og operatører Nyt værktøj til validering af elektroniske billetter Administrativ forenkling og automatisering. Intranettet skal skabe basis for forbedret vidensdeling i administrationen. Forenkling af det administrative HR sy- 121 Brugervenligt MindKey (HR system) stem. 122 Sikker Overholdelse af informationssikkerhedspolitik ved kommunikation med kommuner (Flextrafik) Projektet mangler at indgå aftale med en af to pilotoperatører DSB har meddelt, at system først kan sættes i drift ult. august Statusmarkeringen angiver om projektet forventes at holde sig inden for projekt-trekanten : Tidsplan, Budget og Kvalitet (leverancen bliver som forventet). Hvis ja er status grøn. Hvis ikke-kritisk risiko forefindes, er farven gul (denne risiko håndteres i projektet under tilsyn af den administrative styregruppe). Hvis rød, er noget hændt i projektet eller i projektets kontekst, der kræver direktionens eller bestyrelsens opmærksomhed. Administrationen har valgt at give bestyrelsen en separat og kortfattet status på to it-projekter, der er udvalgt med baggrund i en vurdering af projektets nødvendighed, strategiske vigtighed og samlede risikobillede: 2/5

3 Projekt Nyt Realtidssystem i Movia: Budget Status Aktiviteter næste halve år Risici 4 mio. kr. Leverandør af det it-system, som skal modtage realtidsdata, er valgt og pilotdriften forberedes. Pilotdriften gennemføres for 2 operatører med ca. 60 busser, og implementering af konceptet i Movia Syd og Vest påbegyndes. Samlet implementering af realtid i Syd og Vest forventes gennemført i. Ingen væsentlige Projekt Nyt ERP system (økonomi- HR-, faktura- og lønsystemer) Budget Status Aktiviteter næste halve år 4 mio. kr. (tidligere indrapporteret budget var uden moms på 3,1 mio. kr. Gældende budget på 4 mio. kr. er baseret på afviklet EU udbud med moms). Leverandør af ERP er valgt og analyse- og designfase igangsat. Installation og opsætning af ERP systemet. Ibrugtagning af ERP systemet og udfasning af det gamle system forventes gennemført i. Risici At kunne håndtere implementeringen af nyt system og nye arbejdsgange, samtidig med at det gamle system er i paralleldrift. FlexDanmarks it-programmer Driften og udvikling af Movias systemer til flextrafik varetages af FlexDanmark i Aalborg. Det samlede udviklingsbudget til investeringer for FlexDanmark, inklusiv tilskud fra Trafikstyrelsen til Den samlede rejse er 16 mio. kr. i. Movias andel udgør 4 mio. kr. FlexDanmark arbejder efter fire overordnede strategier: 1. Den samlede rejse skal forbedre den kollektive trafik i de danske yderområder. 2. FlexDanmarks digitaliseringsstrategi skal gøre selvbetjening til en naturlig del af flex-trafikken. 3. FlexDanmarks modulariseringsstrategi skal skabe leverandøruafhængighed og standardiserede snitflader til offentlige systemer. 4. FlexDanmarks optimeringsstrategi skal sikre, at de samlede transportomkostninger altid er på et minimum. Udviklingen af it-systemerne til flextrafik styres af en styregruppe for hver strategi, som består af medlemmer på tværs af trafikselskaberne, og den seneste rapportering blev forelagt FlexDanmarks bestyrelse 19. marts. 3/5

4 FlexDanmarks it-programportefølje It-projekt portefølje Tidsplan Program Budget Start Slut Status Digitalisering 3,46 mio. DKK Den samlede rejse 3,90 mio. DKK Modularisering 2,49 mio. DKK Optimering 1,60 mio. DKK Projekter som kræver særlig opmærksomhed FlexDanmarks projekt 150F Kunde- og rejsehåndteringssystem, som er tilknyttet Digitalisering, fremhæves, fordi det inkluderer et stort EU-udbud. FlexDanmark har 19. december indgået kontrakt med den valgte leverandør til det nye kunde- og rejsehåndteringssystem, og udvikling af grundsystemet følger planen. Systemet forventes at være implementeret i FlexDanmark til oktober i år, hvorefter der løbende vil ske udrulning til trafikselskaber, kommuner, institutioner og regioner. I relation til FlexDanmarks andet store projekt, Den samlede rejse, er det på direktørmøde med Rejseplanen i januar konkluderet, at et eventuelt udbud af Rejseplanens it-løsning ikke vil påvirke projektet. Tidsplanen, hvor Den samlede rejse sættes i pilotdrift i 4. kvartal, forventes dermed at holde. Gevinstrealisering IT-projekter igangsættes af administrationen med baggrund i en business case, der redegør for projektets formål, omkostninger og gevinster. Nogle gevinster realiseres i forbindelse med selve projektets gennemførelse, mens andre gevinster først kan realiseres, når it-løsningen er taget i brug. De gevinster, som realiseres i selve projektet, indgår i evalueringen ved projektets afslutning. Gevinster, som skal realiseres efterfølgende, indgår i administrationens opfølgning, herunder med tilpasning af budgetter og årsværk. 4/5

5 Afsluttede projekter siden sidste bestyrelsesrapportering, november Nr 47 Rejsekort v.5.1 Projektnavn 104 Bedre rådgivning via optimerede GIS kort 61 Afregningssystem til operatørafregning 105 Ny telestrategi for Movia 52 Nyt passagertællesystem inklusiv automatisk tælling i Syd og Vest 89 App til registrering af stoppesteder og inventar It-projekt portefølje Realiseret gevinst Bemærkninger Robust platform som er bedre til at håndtere kundestrøm, Forbedret selvbetjening. GIS opgaver sat i drift, så administrationen kan udarbejde bedre analyser om fremkommelighed samt korrekt visning af ruter på Rejseplanen. Gammelt system lukket. Opgaven håndteres i kun ét budgetteringsværktøj og giver derved en administrativ forenkling. Telestrategi og implementeringsplan med tilhørende business cases er leveret og behandles efterfølgende i administrationen. Projektet gennemført, automatiske passagertælledata leveres i H, Syd og Vest. Opgradering af forældet opmålingsudstyr er sat i drift. Økonomiske konsekvenser: Kundemæssige konsekvenser: Miljømæssige konsekvenser: Åbent/lukket punkt: Åbent punkt. Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. 5/5