ÅRSBERETNING 2012 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Odense - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2013
2 1. Indledning kort præsentation af retten Overordnet har vi på ny grund til at være tilfredse med de resultater, vi opnåede i årets løb, som i oversigtsform kan ses som Årsnøgletal 2012 vedhæftet denne årsberetning som bilag. Vi har gennemgået en markant stigning i produktiviteten, vel at mærke efter en tilsvarende udvikling i 2010 og 2011. Vi har navnlig på retssagsområdet været under pres, blandt andet som følge af en væsentlig stigning i antallet af nævningesager. Det har ført til noget længere sagsbehandlingstider, men der er fortsat tale om gennemløbstider på sagerne, som vi bestemt kan være bekendt. Det relativt lave tal på målopfyldelsen for voldssagerne skyldes i høj grad forhold, som vi ikke har haft indflydelse på, navnlig forsvarere med fyldte kalendere. Uden for retssagsområdet har vi kunnet fastholde niveauet for god sagsbehandlingstid, på fogedrettens område endda med en pæn forbedring. Det har været vigtigt for os, at vi har kunnet fastholde bredden ved at have acceptable sagsbehandlingstider i alle vores fire afdelinger: retssekretariatet, informationen, skifteretten og fogedretten. På rigtigt mange sagsområder fordelt over de fire afdelinger kan vi glæde os over at have gennemløbstider for sagerne, der ligger bedre end det forventelige. Vi har i årets løb som vanligt haft blik for, at vi udfører vores arbejde på et højt fagligt niveau, blandt andet ved at have løbende generelle drøftelser med advokater og andre brugergrupper. Indadtil i vores organisation har vi fortsat været optaget af et godt samarbejdsklima, blandt andet ved at give alle medarbejdere så meget indflydelse på tilrettelæggelsen af eget arbejde som muligt. Det er med til at give trivsel og motivation. Vi har oplevet en stigning i sygefraværet, som navnlig skyldes en stigning i antallet af langtidsfraværende. Det vil være et særligt indsatsområde i 2013 at bringe sygefraværet ned. Udadtil har vi haft fokus på at forbedre vores hjemmeside, blandt andet ved at udsende aktuelle afgørelser. Også i øvrigt har vi forsøgt på passende måde at profilere os i forhold til omverdenen, blandt andet gennem pressekontaktdommeren. I det følgende under afsnit 2 præsenterer vi årets resultater på følgende områder: 1: Effektivitet 2: Sagsbehandlingstider 3: Faglig kvalitet 4: Brugeroplevet kvalitet 5: Trivsel og motivation 6: Omdømme De enkelte resultater vil blive kommenteret og uddybet, hvor der er anledning til det. I beretningens sidste afsnit 3 beskriver vi den indsats, vi har planlagt, og som i øvrigt vil fremgå af vores handlingsplan for 2013.
3 2. Resultater i 2012 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Sagsudviklingen fremgår af tabel 1. Som det ses, er der tale om et meget beskedent fald i den årlige sagstilgang, ca. 1,4 %. Det er fogedretten, der tegner sig for det største fald, som til dels er opvejet af stigningen på straffesagerne. Når den beskedne tilbagegang i sagsantallet sammenholdes med faldet i årsværk fra 2011 til 2012 på 10,5 %, fra ca. 89 årsværk til ca. 79 årsværk, se tabel 5, giver det sig selv, at produktiviteten har været høj. Dette fremgår da også af tabel 2, der viser en markant stigning af produktiviteten fra et indeks på 98,3 til105,3. Stigningen har bragt embedet op i top 5 for alle byretter. Der er grund til at rose embedets medarbejdere for en stor indsats, der har gjort det muligt med væsentligt færre hænder at holde trit med et næsten uforandret sagsantal. At det er lykkedes at fastholde en god sagsbehandlingstid samtidig fremgår af det følgende afsnit om sagsbehandlingstiden.
4
5
6 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Når det tages i betragtning, at embedet i 2012 havde væsentligt færre ressourcer til en næsten uforandret arbejdsbyrde, er det med stolthed, at vi kan præsentere tabel 7 og 8. Overordnet kan det ses på resultaterne, at vi har været presset, idet der er en faldende tendens på målopfyldelsen i forhold til 2011. Her skiller dog resultaterne fra fogedretten sig positivt ud, idet der navnlig for de almindelige fogedsager er tale om en stigning i målopfyldelsen fra 57,1 % til 70,9 %, jf. tabel 7. Det umiddelbart mest urovækkende tal i tabel 7 er en målopfyldelse på kun 37,5 % af voldssagerne indenfor 37 dage et betydeligt fald i forhold til 2011, hvor resultatet var på 60,5 %. Vi har gennemgået alle de sager, hvor afgørelsestiden har overskredet 37 dage. Der er tale om i alt 94 sager. Heraf er det kun i 6 sager, at årsagen til fristoverskridelsen ligger i rettens forhold. Den største enkeltfaktor til overskridelse har været forsvarerens forhold på i alt 30 tilfælde. Udsættelse af sager, herunder med tiltaltes udeblivelse, tegner sig for et tilsvarende antal. Herudover er der forskellige andre enkeltårsager til overskridelsen. Grunden til at vi på trods af lav egen skyld har oplevet så stor en forringelse i 2012 skyldes utvivlsom et generelt stort pres på retssekretariatet, blandt andet som følge af et stort antal nævningesager. Hvor vi f.eks. tidligere har haft flere alternative datoer i berammelsessituationen med forsvarere, der generelt er meget optaget, har vi oftere i 2012 kun kunnet tilbyde én dag inden for fristen. Målopfyldelsen for de civile sager er, som det ses af tabel 7 og 8, særdeles tilfredsstillende.
7
8 Resultat 3: Faglig kvalitet Vi har i alle embedets fire afdelinger fortsat arbejdet med at sikre en god faglig kvalitet af vores arbejde. I retssekrtariatet er projektet med nedbringelse af antallet af omberammelser i straffesager i samarbejde med politiet fortsat og har medført, at antallet af omberammelser har holdt samme, forholdsvis lave niveau som i 2011, nemlig ca. 20 %. Heraf udgør ca. 1/5 sager, der må omberammes pga. manglende forkyndelse, svarende til ca. 4-5 % af de samlede sager, og ca. 1/5 sager, der må omberammes pga. forsvarerskift, også svarende til 4-5 % Juristgruppen har gennemført et evalueringsforløb, hvor øvrige jurister på ca. 3 straffe- og 3 civile sager er blevet evalueret af dommere på retsledelse og domsskrivning. Retssekretærerne har udarbejdet et udkast til retningslinjer for deres medvirken under hovedforhandlingerne, som er godkendt af dommerne og iværksat i forbindelse med, at dommerne fik kapper. Retssekretærerne medvirker nu i øget omfang i forbindelse med hovedforhandlingen, således at denne afvikles roligt og værdigt.
9 Der er indkøbt lydoptagelse til 6 retssale i 2012, og brugen af lydoptagelse er vidt omfang implementeret i de respektive afdelinger. Fuld implementering vil ske i 2013. Der har i 2012 været fokus på sagsbehandlings- og gennemløbstider i civil- og straffesager, og disse er overholdt i tilfredsstillende omfang, idet dog særligt mulighederne for at beramme voldsager indenfor de fastsatte mål har været udfordret af forsvarernes fyldte kalendere. Der har været udarbejdet kvartalsvis statistik for de enkelte afdelinger, som har gjort det muligt i højere grad end tidligere løbende at evaluere afdelingens sagsafvikling i forhold til måltallene. I forberedelsen har der været fokus på at komme videre med i videst muligt omfang at kommunikere med parterne ved e-mail. Afdelingen har dels ved egne tiltag og dels ved at bruge de muligheder, Domsstolsstyrelsen har udviklet, i væsentlig grad øget brugen af digital kommunikation, og brugen vil blive udvidet i takt med, at de tekniske muligheder herfor er til stede. I informationen har arbejdet med at udforme arbejdsinstruktioner været fortsat. Status er nu, at alle arbejdsinstruktioner for betalingspåkrav er udført, og at ca. 25 % af de arbejdsinstruktioner, der skal udarbejdes for de civile sager, er gennemført. Arbejdet med kvalitetsforbedring af telefonmøderne har også været fortsat. Det går blandt andet ud på at udarbejde huskeliste med relevante henvisninger og links til retsbog, der tillige kan anvendes som tjekliste i forbindelse med telefonmøde. Arbejdet tjener også til at sikre ensartethed i kvaliteten af retsbøgerne. Dette arbejde er anslået gennemført for ca. 30-40 %. For så vidt angår fogedretten har der været arbejdet med at sikre god faglig kvalitet, ved at omorganisere tilrettelæggelsen af arbejdet i 2 teams, et arbejde der blev indledt i efteråret 2011. Implementeringen har været vellykket og til medarbejdernes tilfredshed. Det har øget ejerskabet til arbejdsopgaverne, herunder opgaveløsningen. Endvidere har der været arbejdet med at forbedre tilrettelæggelsen af tvangsauktionerne, således at kontormedarbejderne forberedte udkast til auktionsskøde. Det har givet kontormedarbejderne et fagligt løft, og har været med til at højne sikkerheden omkring udarbejdelsen af auktionsskødet. Projektet har således været vellykket, og kontormedarbejdernes medvirken til udarbejdelse af auktionsskøde vil fremover være en fast arbejdsopgave. Den faglige udvikling for retsbetjente og retsbude har i 2012 været indkøring af ny retssal 14 i den nye tilbygning, hvor også landsretten har til huse. Vagterne har fået rutiner vedrørende alarmsystemet og understøttelse af retsmøderne i det omfang, det er muligt. Retsbetjentene har også været med til at installere overvågningskameraer i tilbygningen. Retsbetjentene har endvidere været med til at skabe interesse omkring skoleklassebesøg, blandt andet ved at kunne henvise til den større retssal i den nye tilbygning. Skifteretten er nået over halvvejs med at udarbejde en inspirationsmappe i insolvenssagsbehandlingen. Arbejdet fortsætter i 2013. Der er i skifteretten løbende arbejdet med opdatering og forbedring af hjemmesiden under hensyn til relevans og brugervenlighed.
10 Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Seneste brugerundersøgelse blev gennemført i 2009. Den viste, at der var en generel høj tilfredshed med retten, med vores medarbejdere og med vores sagsbehandling. En ny brugerundersøgelse forventes gennemført inden sommerferien 2013. Det har fortsat været en fast del af rettens aktiviteter at holde kontakt til forskellige brugergrupper, det vil sige Fyns Politi, kredsen af beneficerede advokater, med Advokatforeningen, Statsforvaltningen, Kriminalforsorgen og de familieretlige advokater. På møderne med disse brugergrupper har vi lagt op til drøftelse af en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af sagsbehandlingen og i øvrigt haft mulighed for at tage hensyn til de ønsker og synspunkter, som er blevet fremført. Det er vores indtryk, at der generelt i brugergrupperne er tilfredshed med vores arbejde. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Det er en væsentlig del af arbejdet i embedets fire afdelinger at sikre god trivsel. Der holdes i afdelingerne sociale arrangementer, og der er også på kontormøderne fokus på, at arbejdsklimaet er godt, og at det konkrete samarbejde fungerer. For embedet som helhed er der de faste temadage, hvor der dels er faglige indslag, dels socialt samvær. Endvidere er der månedlige morgensamlinger for hele personalet. Som det fremgår af tabel 9, må vi konstatere en stigning i sygefraværet. Det vil derfor på ny blive et særligt fokusområde for retten at bringe sygefraværet ned til samme niveau eller lavere end i 2011. En stor del af sygefraværet har været knyttet til medarbejdere med lange sygefraværsperioder. De fleste af sådanne lange fraværsperioder er nu afsluttet, men derudover er det vigtigt at være opmærksomme på også de kortere fraværsperioder, som embedet ved den tidligere indsats fra 2010 til 2011 formåede at nedbringe mærkbart. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi har i 2012 haft åbent hus i forbindelse med et kulturnatsarrangement, herunder afvikling af proces - spil. Vi har endvidere forsøgt at løfte hjemmesiden op, ved at lægge flere nyheder ud, herunder domsresuméer. Vi tilbyder fortsat skoleklasser at overvære retssager, idet vi reklamerer herfor på hjemme-
11 siden. Navnlig efter at vi nu disponerer over en ny stor retssal, er mulighederne for at huse skoleklasser markant forbedret. 3. Udviklingsaktiviteter i 2013 Som udviklingsaktiviteter kan nævnes større ensartethed af hensyn til vores brugere og for at vise, at embedet er en enhed. Vi vil have fokus på, at serviceniveauet i rettens afdelinger generelt er ens, uanset hvilken afdeling brugerne henvender sig til. Vi ser også nærmere på de standardbreve, vi udsender i de forskellige afdelinger med henblik på at gøre dem ensartet der, hvor det alene drejer sig om formen. En særlig indsats bliver der gjort for at forbedre medarbejdernes IT-indsigt. Det sker i tilknytning til blandt andet indførelsen af JFS-systemet, som forventes indført her ved retten inden sommerferien. En gennemgang af afdelingernes igangværende aktiviteter viser, at der alle steder arbejdes på ensartethed i det skriftlige materiale, i arbejdsgangene og i forhold til omverdenen i øvrigt. På juristsiden fortsætter kvalitetsprojektet med kollegial evaluering af retsledelse og domme, i 2013 primært med dommerne.