Bestyrelsesmøde den 20. september 2016

Bestyrelsesmøde den 20. september 2016 Tidspunkt: 20/9 2016 kl. 14:30-16:30. Mødested: Odense Bibliotek. Mødedeltagere: Michel van der Linden, Jens Kjellerup, Henrik Brix og Bo Fristed. Fraværende: Jon Badstue Pedersen, Leon Johansen. Referent: Rasmus Frey. Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning [5 min.] Sidste møde blev afholdt den 16/8 2016 på Skype. Referat findes her: https://os2.eu/dokument/referatfra-bestyrelsesmoede-168-2016. Referat godkendes. Dagsordenpunkt 2, Jon Badstue Pedersen indtræder i bestyrelsen Orientering og beslutning [5 min.] Jons indtræden i bestyrelsen stadfæstes. JonGodkendt Dagsordenpunkt 3, Orientering fra formanden vedr. KOMBIT dialog Orientering [10 min.] Formanden orienterer om igangværende dialog med KOMBIT. Orientering om dialogen med KOMBIT med henblik på et formaliseret samarbejde. Dialogen har været indledt med Jesper Bo Seidler, og skal nu tages videre med anden kontaktperson da Jesper stopper hos KOMBIT. Dialogen er med fokus på at skabe et samarbejde som skal sikre: En koordinering imellem KOMBIT og OS2 så kommunale ønsker/behov der kommer KOMBIT for øre evt. kan forankres i OS2 som projekter. Der sker en løbende koordinering og viden udveksling via en fast møderække. Sikre nem adgang til data. Formand og forretningsleder har en opgave med at bringe dialogen videre. Side: 1

Dagsordenpunkt 4, OS2 handleplan Orientering og drøftelse [15 min.] Forretningsleder fremlægger handleplan og Årshjul for OS2. Der lægges op til efterfølgende dialog. Fremlagte årshjul med aktiviteter er vedhæftet som bilag. Endeligt resultat publiceres på OS2s hjemmeside. Justeringer og kommentarer til oversigten: - Møder med andre fællesskaber skal selvfølgelig kun afholdes når og hvis de giver mening. Laves som en bjæle fremfor skemalagte aktiviteter. - Nævne Koordinationsgrupper, styregrupper og deres handlinger tydeligere så det ikke kun er forretningsledelsen og bestyrelsen der er med i planen. Dagsordenpunkt 5, Betalingsmodeller for bidrag i forbindelse med projekt funding Drøftelse og beslutning [10 min.] Der lægges op til at bestyrelsen drøfter og kommer frem til et oplæg for OS2s officielle holdning til betalingsmodeller og eventuelle rabatter på tilslutning til OS2 projekter. Hvordan forholder vi os f.eks. når andre fællesskaber ønsker rabat på tilslutningen. Emnet er aktuelt i forbindelse med MO projektet. Emnet drøftes af bestyrelsen som fremsætter flere udfordringer og modeller. - Vi har to scenarier o et er hvor kommuner via andre fællesskaber går sammen og ønsker rabat på en tilslutning. o vi har leverandører som bidrager med ydelser og koder. - Vi har rigtig mange betalingsmodeller som kan komme i spil. - Vi kan evt. bruge produktniveauerne og lave inddeling på finansieringsmodeller. - Et princip: Leverandør kan bidrage med en donation, men det må ikke give dem specielle rettigheder eller være behæftet med krav. - Et princip, vi skal ikke have andet end kommunepenge ind i OS2s kasse. Men på projektniveau må der godt være andre modeller. - Donationer er ikke penge som indgår i driften. Kontingent dækker driften. - Donationer er offentlige. Åbenhed om hvor penge kommer fra og hvad de bruges til. - Donationer er hemmelige, da de ikke giver specielle rettigheder er der ikke behov for åbenhed? - Engangsindtægter skal bruges til investeringer. Beslutninger: - Momsudfordring. Kasseren arbejder på en afklaring. - Det besluttes at arbejde videre med tankerne om donationer og mulighed for at yde fælleskabet bidrag fremfor på projekt niveau. - Det besluttes at emnet skal behandles og afsluttes på bestyrelsesseminaret. - Det besluttes at Bo og forretningslederen kontakter Jon med henblik på at arbejde videre med oplæg. Side: 2

Dagsordenpunkt 6, OS2 APP store Drøftelse og beslutning [15 min.] Vi har modtaget tilbud på etablering og drift af en OS2 APP store. Materiale er vedhæftet. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter tilbuddet og om OS2 skal gå videre med projektet. Oplægget drøftes og i bestyrelsen er der bred enighed om at det er et godt oplæg og en fremragende ide. Der rejses dog en række bekymringer og det besluttes derfor at der skal arbejdes videre med alternative løsningsforslag. Formålet er at understøtte de medlemmer som ikke har det tekniske bagland og dermed oplever en barriere for at komme i gang med OS2 produkter. Udfordringer: - Dyr investering, der kan gå lang tid før den første kommune trykker på knappen. - Hvem skal man kontakte hvis det ikke virker? o Skal være tydeligt i løsningen. - Hvordan får vi produkterne til at hænge sammen med resten af infrastrukturen (login, data osv.) - Afregning? - Kan vi lave en alternativ og billigere løsning? - Problemet med at det er svært at komme i gang kan være en dialog med leverandørerne. Det besluttes at forretningslederen og Bo indleder dialog med Origo med henblik på at finde en alternativ løsning som vil give en blødere opstart. Vi kan eventuelt bruger OS2display som afsæt. Det besluttes endvidere at der skal følges op med en dialog med leverandørerne så OS2 kan tilbyde et overblik over hvem der kan levere hvad. Drøftelsen afføder også et forslag til kommende dagsorden punkt: En OS2 OS2loop installation til viden deling. Dagsordenpunkt 7, OS2 medlem eller ej Drøftelse og beslutning [15 min.] Der lægges op til at bestyrelsen drøfter tiltag som kan øge incitament til at indmelde sig i OS2. Forretningsleder og Formand fremlægger ide til at skrive en kronik som berører emnet og taler til fællesskabsfølelsen. Kronikken tænkes f.eks. bragt i Kit@ Magasinet. Dette som alternativ til krav om medlemskab og for at bibeholde det frivillige fællesskab. Det besluttes at indsende en kronik til november nummer af Kita magasinget og følge op i februar nummer med journalistiske artikler. Dagsordenpunkt 8, Hvordan kan OS2 understøtte arbejdet i f.eks. koordinationsgrupper? Drøftelse [15 min.] Forretningsledelse får løbende feedback i forbindelse med ny struktur. En af bekymringerne er manglende værktøjer og ressourcer i koordinationsgrupper. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter hvilke tiltag OS2 kan igangsætte for at skabe den nødvendige støtte til koordinationsgrupper i Side: 3

forbindelse med governance. Der fremlægges ide til at etablere en slags mentor ordning hvor frivillige stiller Deres viden til rådighed for koordinationsgrupper efter behov. Emnet drøftes af bestyrelsen. - Vi skal bevare vores letbenet hed. o Ingen skabeloner og processer for ingens skyld. For meget kan dræbe lysten. - En løsning: OS2 s egen OS2loop installation og et mentorkorps koblet på som ressourcepersoner. - Bruge vores kontakt ind i medlemskommunerne og ad den vej få skabt noget engagement og adgang til ressourcer. - Skabe muligheder for at udstille resultater både egne og andres. Vi motiveres af at kunne prale lidt. - En Best practice model for hvordan en gruppe arbejde. o En minimumsmodel. o Behov er forskellige fra produktniveau til niveau. - Hjælp til selvhjælp, vi skal sikre at resultater deles. - Bestyrelsen skal også spørge tilbage, hvad har i behov for hjælp til. - Ekstern konsulenter kan evt. benyttes til at faciliteter en proces. Det besluttes at det kræver mere tid at nå frem til en endelig beslutning. Forretningsleder medtager derfor punktet på fremtidigt møde indeholdende konkrete oplæg. Dagsordenpunkt 9, OS2 skabelon for produkttilslutning Drøftelse [15 min.] Flere OS2 produkter står overfor næste bølge og en større udbredelse. Dette medfører et øget behov for en formel tilslutningsaftale som opstiller rammer for hvordan ansvar og økonomi fordeles blandt brugerne af produktet. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter hvordan OS2 skal håndtere dette. Forretningsleder foreslår at der evt. nedsættes et fagudvalg som kan komme med en indstilling og en eventuelt generisk skabelon som kan benyttes til flere scenarier og flere produktniveauer. Punktet udsættes til et kommende bestyrelsesmøde og der skal sættes god tid af. Bestyrelsen opfordres til at vende tilbage til forretningsledelsen med oplæg på mulige samarbejdspartnere som kan komme med sparring til dette punkt. Dagsordenpunkt 10, Når et produkt bliver en K98 løsning Drøftelse [15 min.] Der lægges op til at bestyrelsen drøfter OS2s tilgang når og hvis et produkt når K98 status og måske ikke længere skal bo i OS2 fællesskabet. Punktet ddsættes til kommende bestyrelsesmøde. Side: 4

Dagsordenpunkt 11, Eventuelt og Orienteringer [15 min.] 1. Forretningsleder indtræder i styregruppe for Aarhus Kommunes projekt med GUI til LoRa. 2. Orientering på dialogen med Open Source Gruppen. 3. Medlem som ikke er en kommune, region, styrelse? Holdning og hvordan aktivere vi dem i fællesskabet? Kommer med som et punkt på et seminar. (evt. to type af medlemsskaber) 4. 3. Parts open source produkter som benyttes i OS2 produkter. Skal vi have en portefølje som beskriver disse. Eksempel er Piwik. Udsættes. 5. Aarhus Kommune har overdraget vejledninger for open source kontrakter. Forretningsleder publicere disse på OS2 hjemmesiden. 6. Kort status fra porteføljen. 7. Andet? Punkt 1: Bestyrelsen orienteres om at forretningsleder har takket ja til at deltage i styregruppe for GUI til LoRa projekt i Aarhus Kommune. Dette for at sikre forankring til OS2. Punkt 2: Bestyrelsen orienteres om at OS2s forretningsledelse og Open Source Gruppen har besluttet afprøve samarbejde ved at afholde et eller flere arrangementer i fællesskab. Punkt 3: Det besluttes at punktet skal med på et fremtidigt bestyrelsesmøde da det kræver grundigere drøftelse. Punkt 4 Punktet springes over at medtages senere. Punkt 5: Punktet godkendes. Punkt 6: KITOS har for øjeblikket 71 kommuner som anvender systemet. KITOS Sekretariatet er per 1. September overgået fra Roskilde til Ballerup, og overgangsfasen er gået over al forventning. Sekretariatet er i det store hele på plads. Brian Andersen er ikke længere i Roskilde Kommune og Leif Lodahl fra Ballerup Kommune har overtaget projektledelsen. KITOS 2 er under udvikling af leverandøren Miracle, og vi har besluttet at slå de to planlagte releases (september 16 og februar 17) sammen til en samlet release. Vi følger planen og forventer at frigive KITOS 2 i starten af februar 2017. Om KITOS 2: Brugernes ønsker er blevet hørt Bedre og mere intuitiv og konsistent brugergrænseflade Mere intuitive forretningsregler Mindre komplicerede forretningsregler Selvforklarende og indbygget hjælp Side: 5

Rammesystem for rapportgenerering I højere grad gøre det muligt at konfigurere KITOS individuelt per kommune. På mange områder er der tale om at konkrete erfaringer har vist, at KITOS ikke helt har været i stand til at løfte opgaven. F.eks. har det hidtil ikke været muligt at oprette en kontrakt, nær kontrakten er indgået i et fællesskab. Generelt modne KITOS i forhold til Rammearkitekturen m.v., herunder implementering af single sign-on med SAML. CPRbroker Der bliver lavet en løsning der gør at man kan rydde op i gamle data i DPR Brokeren. En antal kommuner har spyttet i kassen for at få løsningen lavet. 12 kommuner benytter CPRbroker Ja der er udfordringer med at få koordinationsgruppen til at fungere. Efter at Marius forlod gruppen er det lidt op til om Steen Deth har ressourcer til at deltage, og det har tilsyneladende ikke været tilfældet. Vi skulle lave en workshop med Magenta og de andre brugere af CPR Broker for at se på hvordan fremtiden skal se ud for løsningen. Dette afventer en tilbagemelding fra Steen. Jeg mener at vi skal sætte os (brugere af CPR Broker) sammen og finde ud af hvordan CPR Brokeren skal have en rolle fremadrettet og hvorfor. LOOP Udskiftning af søgemotor fra Solr til Elastic Search (inkl. Search Node overbygning) er i codereview hos Magenta. Det forventes at gå igennem codereview i dag. Aarhus kommune, 3 magistratsafdelinger Syddjurs kommune Aarhus Universitetshospital (stadig i test) Der er måske nogle kommuner på Sjælland, der også anvender Loop, men jeg ved ikke med sikkerhed, hvor langt de er i processen. Gruppen er stadig lille, og det meste af finansieringen af ny udvikling ligger på få eller ét sæt skuldre. Der er et ønske om at få flere medlemmer af gruppen, så der kan skabes en bredere samarbejde og samfinansiering af eventuelle nye udviklingsopgaver. Andet nyt Side: 6

Der er flere nye udviklingsprojekter undervejs Blandt andet et nyt modul til at lave søgbare vejledninger direkte i Loop samt en løsning til bedre at kunne spænde over mange ikke-relaterede emner (Loops i Loop). Indberetning Det har taget meget lang tid at få Miracle på løsningen, samt få lavet et reelt testmiljø. Derfor skal vi først i denne uge til for alvor at teste Apps inkl. 4 km reglen for medarbejdere på FOAoverenskomst, nyt rapportmodul, integration til SD-Løn for Ballerups vedkommende, samt nogle andre mindre ændringer. Forventningen er, at Miracle og IT Minds får merget det Ferie-indberetningsmodul, som Skanderborg har fået udviklet, ind i OS2Indberetning omkring uge 40-42. Du kan evt. kontakte Karsten Karlsen om Ferieindberetning; karsten.karlsen@skanderborg.dk eller se en kort demo her; https://dreambroker.com/channel/9y44jsuo/dgm3w7be Når alt det nye er i drift regner vi med at holde en stand-stilll periode i forhold til udviklingen, hvor nye kommuner kan få ro til at komme på. Det bliver forventeligt omkring november-december. Jeg ved ikke, om vi når at få udviklet 60-dages reglen (det er skattepligtigt at køre fra sit hjem til samme destination mere end 60 gange på et år, når det ikke er arbejdsadressen) inden stand-still, men ellers bliver det noget vi ser på umiddelbart efter. Endvidere afventer vi et tilbud på udvikling af en SAML2 komponent til OS2Indberetning. Dagsorden Syddjurs Kommune har gennemført to sprints med omkring 50 brugerønsker omkring sommeren 2016, efter lokal politikerdialog og usability-test. OS2dagsorden er nu også SAML-kompatibel og kører i Syddjurs via Netscaler og ADFS. 4 kommuner anvender OS2dagsorden i drift: Syddjurs, Ringsted, Ballerup og Ishøj Løsningen er moden og kan integrerer til alle kendte dagsordensproduktionssystemer. Den er fuldt på højde med Ditmers First Agenda, men det er svært at bryde Ditmers de facto monopol på trods af en fremragende BC (både lokalt og nationalt). Over 20 kommuner har vist interesse, bl.a. Aalborg og Aarhus. En fremtidig overvejelse at om der skal satses på at finde en hostet centralt drevet model, samt om OS2dagsorden skal wrappes til Native App på ios. Andet nyt OS2dagsordensdag afholdt den 13. sep. i Ringsted med ca. 20 deltagere. Næste OS2dagsordensdag er den 28. feb. 2017 i Ballerup. Display Afholdt opstartsevent 7. september med 25 deltagere kommuner + leverandører Koordinationsgruppe etableret med deltagelse af Københavns Biblioteker og Aarhus Kommune. Ballerup og Vejle overvejer deltagelse. Side: 7

Første møde i koordinationsgruppe afholdes 7. oktober. OS2display starter på produktniveau 1 og arbejder henimod produktniveau 2 inden årets udgang. Bellcom udformer udkast til driftsaftale og Origo arbejder på en OS2display cloud app Produktside bliver lanceret på OS2 site snarest derudover arbejdes på kommunikationsmateriale Derudover henvendelse fra Silkeborg Kommune og Aarhus Produktionshøjskole, som har interesse i produktet Udfordringer: Forretningsmodel for organisering og produktudvikling Klargøring af bagvedliggende kode, så andre leverandører nemmere kan udvikle nye moduler m.v BorgerPC Web Ny driftsaftale + SLA ved at være på plads. Aftale indgås mellem leverandøren (Magenta) og den enkelte kunde/bruger af løsningen. Etablering af koordinationsgruppe forventes at falde på plads inden længe. Rødovre vil gerne deltage afventer Silkeborgs svar. Planlægger en OS2borgerPC briefing den 7. november. Præsentation af produkt, backlog m.v. Nyt sikkerhedssystem implementeret og i drift fungerer tilfredsstillende (Aarhus) Planlægger at opgradere fra Ubuntu 12.04 til 16.04 i løbet af efteråret kræver lidt udviklingstimer ift. lokale tilpasninger Der er ikke længere en tværkommunal styring, da det i fordums vist sig svært at holde kommuner og leverandører på sporet. Den eneste leverandør der var loyal overfor OS2Web-tanken var Bellcom (Propeople var med på nogle få moduler men kører sin egen distribution). Enden blev af der satsedes på nogle fælles kernekomponenter, OS2Webcore (https://github.com/os2webcore), men i realiteten tror jeg kun det er Bellcom der er med på den. Jeg er usikker på hvad der bør ske her, men en mand med dit domænekendskab kan nok finde en vej. Hvad udbredelsen angår skal du have fat i Skifter eller Linda Skov fra Bellcom, da det må være deres kommunale kunder der er på OS2Web. Produktet har stor udbredelse i forskellige leverandørvariationer. Webscanner Syddjurs har haft kommune-lead på nogle sprints, men det er et meget snævert produkt at have governance/interesse omkring. I dag er det nok primært Magenta der må siges at være drivende på udbredelsen. Her bør der etableres en tværkommunal koordinationsgruppe og Syddjurs skal nok tage en plads der. Hvad udbredelsen angår skal du have fat i Morten Kjærsgaard fra Magenta. Webscanner benyttes af 12 kommuner Valghalla Der arbejdes på etablering af koordineringsgruppe. Valgrygterne kan gøre dette nemmere da der så er lidt fokus på løsningen ude i kommunerne. Pt. er der 25 kommuner som benytter valghalla. Side: 8

KLE ingen ny udvikling af funktionalitet. De to årlige opgraderinger, som Taxon gennemfører, vil fremover en oprydning og gennemgang af udvalgte term-korpi, foruden den sædvanlige tilføjelse af termer fra lokale OS2Kle-termer (Ishøj og Syddjurs). Aktive brugere er Syddjurs, Lyngby-Taarbæk, Ishøj og Vesthimmerland, og Ballerup og Horsens er på vej. Fredericia, Vallensbæk og Skanderborg bruger den muligvis + øvrige vi ikke har hørt om. Herudover er potentielt 30+ brugere på vej med SBSip-modulet ifbm. SBSys nej Andet nyt se OS2Opgavefordeler mht. Koordinationsgruppe Opgavefordeler OS2Opgavefordeleren er tæt på at kunne erklæres færdig. Vi afventer udvikling/fastsættelse af en procedure for kommunespecifik restore hos Miracle. Syddjurs er i produktion, Horsens migrerer data og Skanderborg forventes at underskrive en driftsaftale hos Miracle d. 1 november. Herudover kan den være i drift andre steder, som vi ikke kender til. nej Andet nyt Koordinationsgruppen er ved en workshop i Horsens blevet udvidet med Skanderborg Kommune og Taxon. Herudover deltager foruden KL også Ishøj, Horsens og Syddjurs Kommune i gruppen. Side: 9