Referat. OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab. OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Onsdag den 14. maj 2014 Kl.

Transkript

1 Referat OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Onsdag den 14. maj 2014 Kl. 14:00 Telefonmøde Medlemmer Henrik Brix Jytte Møller Christensen Bjarke Eriksen Jens Kjellerup Leon K. Johansen Fraværende

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Koordinering og korte orienteringer Planlægning af Generalforsamling Governance i OS Deltagelse på Digitaliseringsmessen KITOS APOS - drøftelse af fremtidsscenarier OS2 skoleintra-projekt... 11

3 Side 2 1. Koordinering og korte orienteringer Sagsnr.: Sagen afgøres i: OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Ingen orienteringer

4 Side 3 2. Planlægning af Generalforsamling 2014 Sagsnr.: Sagen afgøres i: Indstilling Indstilles til drøftelse og godkendelse OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Favrskov huser næste generalforsamling den 22. maj, fra kl til Jon laver et udkast til program, der rundsendes til bestyrelsen til kommentarer. På generalforsamlingen skal der etableres en drøftelse vedr. bestyrelsens sammensætning og hvad mål og vision er for OS2. Udkast til dagsprogram: Landing, kaffe og networking Velkomst v. Henrik Brix fra Favrskov Kommune Ordinær generalforsamling 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning 3. Indkomne forslag a. Bestyrelsens sammensætning + mål og vision for OS2 b. Indstilling vedr. licensvalg for OS2-ejet kode c. Vedtægtsændringer, bl.a. vedr. teams d. Medlemsbetaling for community management mm. 4. Valg af formand 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer 6. Valg af bestyrelsessuppleanter 8. Eventuelt Frokost og networking OS2 og licensen MPL 2.0 v. Digitaliseringsstyrelsen OS2 s bud på en support/serviceaftale v. Jytte, Henrik eller Jon Drupal Leverandørforeningen præsenterer sig selv Syddjurs brug af OS2kle på web og i I/(O)-manager SMSbroker (som en del af CPRbroker) pitch af ide Valhalla - rekruttering og styring af valgtilforordnede APOS - Autoritativ Personale og OrganisationsStrategi KITOS - Kommunernes IT OverbliksSystem OS2talk resultat af fase 1 og de videre skridt Skrub af -kaffe og networking

5 Side 4 Indstilling Udkast til dagsprogram indstilles til drøftelse og godkendelse. Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Konstruktive indspark sendes til Jon. Fraværende: Bjarke Eriksen Indlæg fra Jytte Møller Christensen der ikke deltager i selve mødet: Jeg vil gerne bidrage ved punkt om supportaftalen APOS Skal der ikke være et punkt på generalforsamlingen der hedder OS2-Governance indledende drøftelser? Kan der også være et punkt der hedder: Nye initiativer.hvor man kan få 5 min til at præsentere og hverve interessenter? Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Jon laver programmet færdigt og rundsender til bestyrelsen. Jyttes indspark inkluderes. I dagsordenen skal det fremhæves hvem der er på valg, og ikke på valg, og hvorfor. Fraværende: Jytte Møller Christensen, Leon K. Johansen Dagsorden, dagsprogram, indstillinger mm. har været rundsendt til godkendelse senest 9. maj Opstiller alle bestyrelsesmedlemmer der er på valg? Formanden foreslår at bestyrelsen indstiller Flemming Hartwich som dirigent på den ordinære generalforsamling og Jette Brøndum som referent. Formand og bestyrelsesmedlemmer, der er på valg, genopstiller. Bestyrelsen indstiller Flemming Hartwich som dirigent på den ordinære generalforsamling og Jette Brøndum som referent. Henrik inviterer KIT@-magasinet til generalforsamlingen og Jens inviterer Version2 og Danske Kommuner.

6 Side 5 3. Governance i OS2 Sagsnr.: 11/38542 Sagen afgøres i: OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Sagsfremstilling Jytte har som lovet lavet en række overvejelser i punktform til governance i OS2. Der er afsat tid til powerworkshops på generalforsamlingen til yderlige kommentering. Jytte og Jette styrer powerworkshop på generalforsamlingen. Jon sikrer at oplægget til lægges på Bilag 1 Åben Notat vedr. governance i OS /14

7 Side 6 4. Deltagelse på Digitaliseringsmessen14 Sagsnr.: Sagen afgøres i: Sagsfremstilling OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Der er åbnet for standsalget til Digitalisringsmessen14 den 12/ Priser for 2014 er som sidste år - dog med en lille prisregulering. Alle stande sælges efter først-til-mølle princippet. Skal OS2 deltage, og skal vi igen bede KIT@ om en fribillet? Indlæg fra Jytte Møller Christensen der ikke deltager i selve mødet: Ja vi skal bede om støtten fra KIT@. Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den OS2 blev inviteret til at stå på KIT@ s stand på messen som finanseres af KIT@. Bestyrelsen godkendte og accepterede invitationen. Fraværende: Jytte Møller Christensen, Leon K. Johansen Vedtagelse af budget samt dialog vedr. udarbejdelse og køb messemateriale og udstyr. OS2 blev inviteret til at stå på KIT@ s stand på messen som finansieres af KIT@. Bestyrelsen godkendte og accepterede invitationen. Lyngby-Taarbæk tager sig af layout og tryk. Ballerup tilbyder journalistisk hjælp.

8 Side 7 5. KITOS Sagsnr.: 13/45138 Sagen afgøres i: OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Sagsfremstilling KOMBIT skal anskaffe et værktøj, som kan understøtte kommunernes implementering af monopolsystemerne, og som kan give KOMBIT det fornødne overblik til at kunne følge med i og bistå kommunerne med denne implementeringsindsats. KOMBIT undersøger blandt flere muligheder også muligheden for at videreudvikle eller bygge ovenpå KITOS-projektet, da det har potentiale for at give god synergi for sektoren. KOMBIT har i den forbindelse indstationeret Brian Andersen fra Roskilde halv tid i marts og april til at deltage i en foranalyse om hvordan dette kan gribes an. Der skal laves en række juridiske og forretningsmæssige afklaringer, herunder drøftes mulige samarbejdsrelationer ml. KOMBIT og OS2. KOMBIT ønsker at: Henrik Brix (eller anden OS2 bestyrelsesmedlem) gives mandat til at repræsentere OS2 til en sådan dialog og til at kunne indgå en evt. samarbejdsaftale med KOMBIT. Mandatet til aftaleindgåelse kan evt. besluttes til at være med forbehold for OS2-bestyrelsens godkendelse. At bestyrelsen drøfter hvad status er ift hvordan/i hvilken grad OS2 kan indgå i hhv juridiske og økonomiske aftaleforhold herunder vedtage en eller anden proces for hvordan der kan ske en afklaring omkring dette. Til orientering oplyser KOMBIT at Henrik Brix er blevet kontaktet for at høre om han ønsker at blive inddraget i en sådan dialog. Til yderligere orientering er der vedhæftet 2 meget kortfattet dokumenter, så alle kan få lidt historik og kontekst med: 1. En mail fra Brian Andersen til bl.a. Leon, som skulle være rundsendt (eller noget lignende), som et orienteringspunkt ifm. OS2 bestyrelsesmødet den 7. marts. 2. Indstilling og referat fra præsentationen af KITOS på IT arkitekturrådets møde den 25. februar, hvor forvaltningsopgaven og OS2 s rolle ifm hermed blev drøftet. Indlæg fra Jytte Møller Christensen der ikke deltager i selve mødet: Jeg har ikke glemt notat til drøftelsen om OS2 Governance er i fuld gang. Jeg er enig med kommentaren fra KL Arkitekturmødet er KITOS til arkitekturstyring eller til porteføljestyring. Jeg mener helt klart det er arkitekturstyringen vi skal fokusere på. Vores erfaring i Ballerup med opbygningen af Bermuda er at værdien ligger i arkitekturoverblikket. KOMBIT s ønske om at vi får udredt på hvilken måde vi kan eje it-systemer/kode kan være en fælde, men det vil jeg komme tilbage til. Muligvis kan vi i KOMBITs forståelse ikke eje noget uden at vi er et 60 selskab. Det er det jeg er i gang med at undersøge. Men jeg tror som landet ligger lige nu ikke vi skal hoppe på limpinden. Vores jurister vurderede nemlig da vi startede Forsyningen at vi ikke behøvede at være et selskab for at drive forsyning - så måske kan vi snige os udenom. Med hensyn til KITOS og governance: Vi skal drøfte dette både på generalforsamlingen og næste bestyrelsesmøde. Mit forslag er at lægge hovedvægten på OS2-Governance på mødet i Lyngby- Taarbærk, hvor vi også får en drøftelse med A-2. Jeg sender 1. oplæg som er en række temaer til drøftelse i løbet af næste uge. Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Bestyrelsen godkendte:

9 Side 8 At Jens Kjellerup (Henrik Brix understøtter) gives mandat til at repræsentere OS2 i dialog med KOMBIT om en samarbejdsaftale. Mandatet til aftaleindgåelse er med forbehold for OS2-bestyrelsens godkendelse. At bestyrelsen skal arbejde med en indstilling vedr. fast bidrag/kontingent til generalforsamlingen. Fraværende: Jytte Møller Christensen, Leon K. Johansen Status på dialog med KOMBIT om en samarbejdsaftale. Seneste status på udviklingen af KITOS (mail fra Brian Andersen): Ifølge vores aftale af den 5. februar skulle løsningen leveres klar til driftsprøve den 8. maj og med endelig overtagelse den 4. juni. Der har været nogle ting, der har krævet flere ressourcer (og som for IT minds vedkommende har været mere kompliceret) end først antaget, hvilket først og fremmest har handlet om brugerrettighedsmodellen og noget omkring konfiguration. Det har som betydet, at vi har været nødt til at justere tidsplanen! For ca. 3 uger, da det første gang blev tydeligt at de ville bruge mere end de timer, som opgaven er estimeret til i aftalen, valgte jeg af hensyn til Sorø/Ringsteds ønske om at få løsningen til brug primo maj - at nøjes med at skubbe driftsovertagelsesprøven med nogle få dage (den 12. maj). Til gengæld lavede jeg en aftale med IT Minds om at de skulle stoppe med at tælle timer og i stedet lagde jeg (endnu) flere deadlines ind, som havde til formål at presse flere overarbejdstimer ind i den eksisterende tidsramme. Det fungerede også efter hensigten og de fik lidt større fremdrift på leverancerne, men fredag den 4. april måtte jeg erkende, at de ikke kan udvikle med en hastighed der gør at vi kan få en løsning der er tilfredsstillende ift vores scope, hvis vi holder fast i den 12. maj - hverken ift kvalitet eller omfang! Derfor satte jeg projektet i rødt overfor IT Minds og kom med et nyt oplæg der denne gang udvider tidsrammen med henblik på at få en løsning, der i højere grad tilfredsstiller vores behov for en god løsning end en løsning til tiden. Jeg har således vægtet økonomi og løsning (funktionalitet og kvalitet) højere end at holde fast i den oprindelige tidsplan. Det betyder, at driftsprøven aktuelt forventes at kunne igangsættes den 2. juni (men kan blive senere) og den endelige overtagelse er sat til den 12. juni jf. nedenstående grovskitse af den nye tidsplan. IT Minds er med på at de yderligere ekstratimer står for deres regning, men da de jo ikke kan udvikle fra nu og i en evighed har vi aftalt at holde fast i den 12. juni, som endelig overtagelse (naturligvis med evt. forbehold for fejl og mangler), og dertil har jeg lovet at finde nogle rimelige kompromisser ift. løsningen, der gør at vi kan komme i mål indenfor denne tidsramme. Brian fra Roskilde giver et oplæg vedr. KITOS på generalforsamlingen den 22. maj. Jon tager en dialog med Brian vedr. oplæggets indhold. Governance på KITOS samt videreudvikling er et punkt på bestyrelsesmødet den 16. juni i Lyngby. Jens Kjellerup har haft en løs dialog med KOMBIT om en samarbejdsaftale vedr. KITOS.

10 Side 9 Bilag 1 Åben Orienteringspunkt ifm OS2 bestyrelsesmøde den 7 marts 56389/14 2 Åben KITOS på IT arkitekturrådsmødet den 25 februar /14

11 Side APOS - drøftelse af fremtidsscenarier Sagsnr.: Sagen afgøres i: OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab 2013 Sagsfremstilling Jytte Møller Christensen fremlægger på dagen. Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Drøftet. APOS-brugerklubben er velkommen. KMD har købt Axapoint og dermed også APOS-kildekoden - Dette rejser to problemstillinger: Hvem tager hånd om at skaffe en kopi af den del af APOS koden der er open source? Skal OS2 fællesskabet igangsætte en proces med at købe den ikke fri del af APOS koden ud af KMD? Hvis KMD ikke vil sælge er spørgsmålet om OS2 skal igangsætte udviklingen af en alternativ APOS-kode i open source? Sagen er på generalforsamlingen. Efter KMDs køb mener formanden at punktet kræver et anderledes og grundigere oplæg samt en fælles holdning fra bestyrelsen. Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Udskydes til næste møde. Fraværende: Bjarke Eriksen Indlæg fra Jytte Møller Christensen der ikke deltager i selve mødet: Det er afklaret at vi ikke ejer noget som helst af koden i brugerklubben De kontraktuelle forhold er udredt i et notat fra A-2 (præsenteres i juni bestyrelsesmødet + på generalforsamlingen) Vi er til møde i Odense i kommende uge for at drøfte med Odense om vi skal bygge en OS2-APOS det er der nok en ret stor stemning for. Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Udskudt til næste møde. Fraværende: Jytte Møller Christensen, Leon K. Johansen Jytte fortæller APOS-historien på generalforsamlingen. Horisonten for nybyggeri er udskudt et stykke tid.

12 Side OS2 skoleintra-projekt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Sagsfremstilling Jytte fremlægger på mødet. OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab Indlæg fra Jytte Møller Christensen der ikke deltager i selve mødet: Initivtagerne, som er skolefolket i Egedal, Furesø og Ballerup er i fuld gang (mødtes d. 26. ) med at skrive på en serviet hvad det er vi skal med i dette projekt. Vi har interessetilkendegivelser fra Ishøj, Favrskov og vist også en del andre i OS2 så li så snart skrivet kommer lægges det synligt for tilstrømning Jeg har kontakt med KL s skolekontor som leverer principper til byggeriet (udover arkitektur). Beslutning i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab den Udskudt til næste møde. Fraværende: Jytte Møller Christensen, Leon K. Johansen Skriv fra Ballerup Kommune vedlagt. Jytte pitcher på generalforsamlingen. Bilag 1 Åben Brugernet 0-18 årige (nyt skole og børne intra) - Sammenskriv af projekt docx 85433/14

13 Side 12 Underskriftsside Henrik Brix Jens Kjellerup Jytte Møller Christensen Leon K. Johansen Bjarke Eriksen