OS2 organisering. Forslag til governance for OS2

Transkript

1 OS2 organisering Forslag til governance for OS2

2 Governance for OS2 Generalforsamling Bestyrelse Forretningsudvalg Koordinationsudvalg Projekter Projekter Projekter Projekter Projekter Projekter

3 Governance for OS2 Generalforsamlingen; Generalforsamlingen er OS2's øverste besluttende myndighed. Vedtægtsændringer, licensformer mm. træffes af generalforsamlingen.

4 Governance for OS2 Bestyrelsen; Er besluttende organ mellem generalforsamlinger indenfor de strategiske rammer og mål udstukket af generalforsamlingen Godkender indstillinger fra Forretningsudvalget eks. nye projekter (på alle tre niveauer) Definerer retningslinjer for Forretnings- og Koordinationsudvalget Varetager den overordnede porteføljestyring Godkender indstillinger fra Koordinationsudvalget vedr. driftsrelaterede forhold eks. driftskriterier

5 Forretningsudvalg Forretningsudvalget er ansvarlig for: Produktkriterier Portefølje Fælles projektmodel Skabeloner/checklister Kommunikation, nye projekter Samarbejde med eksterne parter/partnere Licensformer, jura mv.

6 Forretningsledelsen Forretningsledelsen har til ansvar at udføre generalforsamlingens og bestyrelsens beslutninger indenfor: Den daglige drift af OS2 organisationen. Community management for offentlige partnere såvel som leverandørpartnere. Kommunikation og koordinering med partnere indenfor og udenfor OS2. Kommunikation, presse og messe deltagelse. Projekterne har nem adgang til fællesskabets vedtagne standarder og formuleringer. Strategisk sparring til de større projekter. Løbende overblik over porteføljen Opfølgning på og afhjælpning af strategiske udfordringer i fællesskabet og i projekterne. Fødselshjælper til projekter (og muligvis projektejer til mindre projekter). Overblik over OS2 porteføljen for bestyrelsen og generalforsamlingen. Udvikling og udbredelse af OS2 metoder, jura, kontrakter og produkter. Bistand til projekterne med at skaffe finansiering. Afrapportering, indstilling samt sekretariatsbistand til bestyrelsen.

7 Koordinationsudvalg Koordinationsudvalget er ansvarlig for: Understøtte og koordinere koordinationsgrupperne (projekterne) Driftskriterier Arkitektur SLA Test Mm. Standardiseret rapportering og vidensdeling fra koordinationsgrupperne (fælles skabeloner qua fælles projektmodel) Sikring af SLA Koordinering af videreudvikling Sikring af processer for løbende vedligehold Standardiserede procedure for test

8 Professionalisering af projekterne Fælles projektmodel skaber: Fælles sprog Ensartethed Bedre læring Projektmodellen indeholder beskrivelse af faser, metoder og værktøjer Fælles skabeloner bidrager til: Ensartede metoder Opsamling af erfaring og læring på tværs projekterne Bedre understøttelse af projekterne og dets deltagere (modellen er kendt på forhånd for alle) Forbedret kommunikation i projekterne Transparent afrapportering Projektmodel i Udviklingsfællesskabet Ringsted & Sorø stilles til rådighed

9 Produktniveauer 3 niveauer af OS2 produkter N1 N2 N3 OS2 blåstempling af et produkt betyder at visse kriterier er garanteret overholdt.

10 Niveau 1 -»tag det som det er«på niveau 1 er der ikke tilknyttet noget specielt organ til overvågning eller fremdrift. Produktet er frit tilgængeligt, men understøttelse er enten kommunens eget ansvar, eller den leverandørs ansvar som kommunen anvender til opgaven.

11 Niveau 1 Men alligevel struktur Bottom up relevans er verificeret (Dok afvigelser) Juridiske parametre (ejerskab mm.) overholdt Skabelon/CheckListe (S/C) (Dok afvigelser) WYSIWYG, men: Dokumentation er lavet - (S/C) Udbuds parametre overholdt (S/C) Uddannelsesmaterialer (S/C)

12 Niveau 2 i brug i flere kommuner På Niveau 2 produkter, at der altid tilknyttet en styregruppe med mindst en deltager fra OS2- bestyrelsen eller udpeget deraf og en koordinationsgruppe, der består af mindst 1 kommune og mindst én leverandør, der mødes efter et fastlagt setup.

13 Niveau 2 Mere struktur Koordinationsgruppe Best practice samles op ift. udrulning og drift (S/C Vedligehold og governance) Kun en version af koden Leverandøren sælger drift, support og vedligehold til den enkelte kommune (bl.a. databehandleraftaler)

14 Niveau 2 koordinationsgruppe Ét kontaktpunkt for leverandører for opgaver der omfatter generelle ønsker (enkeltkommuner $ selv) Samarbejdsform afstemmes med leverandører (struktur, versionering, kommunikation, kadence...) Indsamling af deltagende kommuners tilbagemelding på ønsker Prioritering af ønsker & koordinering med OS2 best. Fundraising på prioriterede ønsker Varetagelse af versionering mv Sikrer at projektet benytter de besluttede licenser, jura og finansieringsmetoder og driftsformer. Fornøden finansiering Afrapportering af projektets fremdrift og status

15 Niveau 3 i brug og vitalt På niveau 3 er der ekstra opmærksomhed, og en løbende overvågning både organisatorisk, operationelt og teknisk af produktet. Det evalueres mindst en gang om året. Styregruppen består af hele OS2 bestyrelsen samt relevante deltagere derudover, og produktet er sat på som selvstændigt punkt på bestyrelsesmøder.

16 Niveau 3 Fuld struktur Styregruppe for produktet nedsat af OS2-best. Koordinationsgruppe deltagelse af OS2- bestyrelsesmedlem "Overdragelse til Drift" parametre overholdt, (S/C)