Bilag A til Aftale 2.08 af 01. april 2009 Retningslinjer for seniorpolitikken I det følgende beskrives mulighederne for seniorordninger for medarbejdere ved Aalborg Universitet samt retningslinjerne herfor. 1. Elementer i seniorpolitikken Efter- og videreuddannelse skal sikre, at ældre medarbejdere forbliver aktive, opkvalificerede og efterspurgte indtil pensionering. Seniormedarbejdere i jobfunktioner, der ikke umiddelbart kan erstattes med ny arbejdskraft, motiveres til at fortsætte så længe som muligt. Seniormedarbejderne sikres mulighed for mindre belastende jobfunktioner og/eller nedsat arbejdstid. Muligheden for frivillig fratræden kan anvendes i forbindelse med personaletilpasninger. Af andre muligheder kan nævnes delpension, førtidspension og efterløn. Reglerne vedrørende muligheden for eventuel førtidspension eller delpension administreres af de enkelte kommuner. Det er det enkelte medlems a-kasse, der i første instans træffer afgørelse om et medlems rettigheder og pligter i henhold til lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., herunder reglerne om efterløn. Herforuden er generelle tiltag gældende for alle medarbejdere jf. Aalborg Universitets fælles personalepolitik: MUS Løbende karriereplanlægning Jobrotation Konkret efteruddannelse Nye funktioner for den enkelte (fx specialistopgaver og konsulentvirksomhed) Aktiviteter, der skal styrke den personlige udvikling 2. Udvikling og oprettelse af seniorordning At betragte seniorpolitikken som en integreret del af den samlede personalepolitik indebærer, at øvrige personalepolitiske elementer må sammentænkes med udviklingsstrategier og initiativer overfor fakultetets og instituttets/afdelingens seniormedarbejdere. Hovedsigtet er, at der i det enkelte fakultet og afdeling/institut udvikles et aktivt seniorberedskab, der sikrer, at der udtrykkelig og konkret tages stilling til seniormedarbejderens behov og ønsker sammenholdt med udviklingsplaner og personalepolitikken i øvrigt. Ledelsen har det overordnede ansvar for at tage initiativ til løbende at sikre og udvikle dette, men det påhviler også den enkelte medarbejder at komme med input og ideer i forhold til instituttets/afdelingens planlægning på personalesiden. At udvikle et seniorberedskab tilpasset det enkelte fakultet og afdeling/institut betyder, at seniorkarrieren skal planlægges i god tid. Der må løbende ske en planlægning og vurdering af alderssammensætningen, fremtidige arbejdsopgaver og tilpasning i forhold til medarbejderens jobfunktioner, ønsker og behov. 2.1 Forudsætninger for udviklingen af en aktiv og fremadrettet seniorpolitik Forudsætningen for en succesfuld implementering af seniorpolitikken er, at denne baseres på gensidighed. Det vil sige:

Åben og tillidsfuld dialog mellem ledelsen og medarbejderen, så tilbud om udarbejdelse af individuelle handlingsplaner kan ske og være et arbejdsredskab. Fakultetet/instituttet/afdelingen må arbejde på at matche ansættelsesstedets behov med medarbejderens ønsker. Medarbejderen må have tillid til, at ledelsen har vilje til og magter at skabe reelle tilbud og trygge vilkår for fortsat kompetenceudvikling. Ledelsen må overveje, hvordan seniormedarbejderens ressourcer anvendes og videreudvikles bedst muligt i forhold til fakultetets og afdelingens/instituttets udviklingsplaner på kort og lang sigt. Krav og forventninger fra henholdsvis ledelsen og medarbejderen udformes så konkret og præcist som muligt. 2.2 Seniorplan I forbindelse med den årlige medarbejderudviklingssamtale (MUS) drøftes udviklingsperspektivet for den enkelte og der kan udarbejdes en seniorplan. Alt efter stillingens art og arbejdsmæssige forhold i øvrigt må der i god tid, før man i lovgivningsmæssig forstand taler om seniorer (dvs. fra 55 eller 60 år), tilføres medarbejdersamtalen et seniorperspektiv. Seniorperspektivet kunne typisk omhandle: Ønsker og behov for andre arbejdsopgaver Behov for efter- og videreuddannelse på særlige (nye) opgavefelter Nedtrapning af arbejdsmængde Hvordan disse emner vægtes, vil afhænge af de situationsbestemte behov i det enkelte fakultet og afdeling/institut. Fakultet og instituttet/afdelingen må ikke som udgangspunkt lægge sig fast på, at der er særlige arbejdsopgaver og funktioner, som er reserveret til seniormedarbejdere. Derimod skal udgangspunktet tages i den særlige viden og erfaring hos den enkelte medarbejder, som begge parter anser for værdifuld at gøre brug af og videreudvikle. Såfremt lederen ikke kan imødekomme seniormedarbejderens behov og ønsker, fx på baggrund af institutionshensyn eller medarbejdersammensætningen, må lederen og medarbejderen forsøge at forhandle sig frem til en gensidigt holdbar og acceptabel løsning. 3. Seniorklub Der er oprettet en seniorklub på Aalborg Universitet, hvor den sociale tilknytning til universitetet kan bevares. Medlemmerne er pensionister eller personer, der er overgået til en seniorordning. Seniorklubben danner rammen for egne møder og har til opgave at arrangere kulturelle arrangementer til gavn for seniorerne. 4. Muligheder for seniorordninger Der er mulighed for at indgå aftale om følgende seniorordninger på Aalborg Universitet: 1. Aftrapning i tid (deltidsstilling) 2. Aftrapning i job/charge (retræte) 3. Betalt frihed (fastholdelse) 4. Fastholdelsesbonus 5. Frivillig fratræden (i tilfælde af personaletilpasninger) 4.1 Aftrapning i tid (deltid) Der kan indgås aftale om aftrapning i tid (deltid), hvis følgende betingelser er opfyldt: - Medarbejderen sammenlagt har været ansat inden for staten 10 år. - Medarbejderen skal være fyldt 60 år, når en aftale om deltid træder i kraft. - Arbejdstiden skal mindst udgøre 15 timer pr. uge efter nedsættelsen. - Overenskomsten mv. skal indeholde hjemmel til deltidsansættelse. Side 2 af 7

Der kan til overenskomstansatte bevilges et ekstra pensionsbidrag. Dette kan maksimalt svare til forskellen mellem det aktuelle, samlede pensionsbidrag og det samlede pensionsbidrag ved den hidtidige beskæftigelsesgrad. Tjenestemænd kan bevilges fortsat beregning af pensionen op til den hidtidige beskæftigelsesgrad. 4.2 Aftrapning i job/charge (retræte) Der kan indgås aftale om aftrapning i job/charge (retræte), hvis følgende betingelser er opfyldt: - Medarbejderen har været ansat på fuld tid i de seneste 10 år, i en stilling med ledelsesansvar/arbejdsledelse eller tilsvarende krævende stilling i staten. - Medarbejderen overgår efter ansøgning til en lavere placeret stilling. - Medarbejderen skal være fyldt 55 år, når en aftale om retræte træder i kraft. Tjenestemænd kan bevilges fortsat beregning af pensionen efter den hidtidige pensionsgivende løn. Der kan bevilges overenskomstansatte medarbejdere et forhøjet pensionsbidrag. Dette kan maksimalt svare til forskellen mellem det samlede pensionsbidrag i den nye stilling og det samlede pensionsbidrag i den hidtidige stilling. Der kan også ydes medarbejderen et personligt, ikke-pensionsgivende tillæg. Dette tillæg må højst svare til forskellen mellem lønnen, ekskl. pensionsbidrag, i den hidtidige stilling og lønnen, ekskl. pension, i retrætestillingen på tidspunktet for overgangen. Tillægget skal som hovedregel være aftrappet efter højst 3 år, og aftrapningen skal ske med mindst 1/3 om året. Tillægget bortfalder altid ved udgangen af den måned, hvor den ansatte har opnået den til enhver tid gældende folkepensionsalder. Hvis det indgår i aftalen, at den pågældende fratræder efter en periode på højst 7 år, kan det i særlige tilfælde aftales, at overgangen til den lavere løn i retrætestillingen sker på en gang, eller at aftrapningen sker over 5 år. 4.3 Betalt frihed Der kan indgås aftale om betalt frihed (med henblik på fastholdelse), når medarbejderen er fyldt 62 år. Herefter kan medarbejderen bevilges op til 1 dags frihed med løn pr. måned (jobkravene nedsættes tilsvarende). Administration af aftalen foregår decentralt. De aftalte fridage i forbindelse med fastholdelse kan ikke overføres mellem flere år og kan ikke konverteres til udbetaling. Ved tildeling af de op til 12 årlige fridage med løn forudsættes det, at de særlige feriedage afholdes inden medarbejderen påbegynder afholdelsen af de op til 12 årlige fridage med løn. Det er den stedlige leder, der efter drøftelse med medarbejderen fastsætter afviklingsbetingelserne, herunder hvordan de aftalte fridage skal afholdes. 4.4. Fastholdelsesbonus Der kan indgås aftale om, at medarbejderen får udbetalt en fastholdelsesbonus, hvis medarbejderen udskyder sin fratræden til et nærmere aftalt tidspunkt. Aftalen om fastholdelse kan indgås, når medarbejderen er fyldt 62 år. Det kan desuden aftales med medarbejderen, at der udbetales en fastholdelsesbonus, hvis medarbejderen udskyder sin fratræden til et nærmere aftalt tidspunkt. 4.5 Procedure for indgåelse af aftale om aftrapning i tid (deltid), job/charge (retræte) eller fastholdelse Lokalaftale om overgang til aftrapning i tid (deltid), aftrapning i job/charge (retræte) etableres på baggrund af en ansøgning fra medarbejderen, og når lederen anser det for muligt og hensigtsmæssigt at etablere en sådan seniorordning. Side 3 af 7

Lokalaftale om fastholdelsesordning etableres på baggrund af et ønske fra lederen. De økonomiske vilkår aftales med medarbejderen, som omfattes af ordningen, men formaliseres af vedkommende organisationsrepræsentant inden for rammerne af aftalen mellem finansministeriet og centralorganisationerne af 12.12.2008. Hvis en medarbejder har ønsker om en seniorordning, kontaktes HR-afdelingen. HR-afdelingen kan rådgive om mulighederne, udfærdige lokalaftalen samt ekspedere denne til underskrift hos hhv. lederen og organisationen. Lokalaftale om ekstra fridage udfærdiges også af HR-afdelingen, men det enkelte fakultet og afdeling/institut administrerer selv lokalaftalerne. 4.6 Frivillig fratræden Aftaler om frivillig fratrædelse kan kun finde anvendelse i situationer, hvor ledelsen vurderer, at personaletilpasninger er, eller forudses at blive nødvendige, eller i særlige tilfælde, hvor ledelsen vurderer, at personaletilpasninger kan blive nødvendige for at rette op på en skæv aldersfordeling, og hvor det vil være hensigtsmæssigt at fremme den frivillige fratrædelse. Ledelsen skal således ønske at fremme frivillig fratrædelse som et alternativ til, at personaletilpasninger sker på andre måder. Ordningen om frivillig fratrædelse kan anvendes for ansatte som er fyldt 62 år, og er betinget af, at den ansatte i forbindelse med en aftale selv søger sin fratrædelse på grund af alder. I tilfælde hvor der har været tale om særligt belastende arbejde kan ordningen om frivillig fratrædelse anvendes for ansatte som er fyldt 60 år. For tjenestemænds vedkommende kan der bevilges en ekstra ydelse som supplement til pensionen indtil den enhver tid gældende folkepensionsalder. Der kan også tillægges tjenestemanden ekstraordinær pensionsalder på op til maksimalt 37 års pensionsalder og/eller et fratrædelsesbeløb. Overenskomstansatte kan bevilges et fratrædelsesbeløb, såfremt medarbejderen har haft henholdsvis 12, 15 eller 18 års uafbrudt ansættelse i staten. Fratrædelsesbeløbet udgør, alt efter ansættelsestiden, 1, 2 eller 3 måneders løn. I særlige tilfælde kan der dog ske en forhøjelse til 2, 4 eller 6 måneders løn, ligesom der i særlige tilfælde kan ske en nedsættelse af beskæftigelseskravet om 12, 15 eller 18 års uafbrudt ansættelse. Der kan også bevilges den overenskomstansatte en tjenestefrihedsperiode med sædvanlig løn på op til 7 måneders varighed umiddelbart forud for fratrædelsestidspunktet. Som alternativ til fratrædelsesbeløbet kan der indbetales op til 4 års ekstraordinært pensionsbidrag til den overenskomstansattes pensionsordning. 4.7 Procedure for frivillig fratræden En lokalaftale om frivillig fratrædelse aftales med medarbejderen, som omfattes af ordningen, men formaliseres af vedkommende faglige organisation inden for rammerne af aftalen mellem finansministeriet og centralorganisationerne af 12.12.2008. Hvis ledelsen i forbindelse med personaletilpasninger ønsker at anvende muligheden for en frivillig fratrædelse kontaktes HR-afdelingen. Kontaktpersoner i HR-afdelingen: HR-chef Kjeld Lanng # tlf.: 9565 # e-mail: kl@adm.aau.dk Fuldmægtig Anya Høgaard Jensen # tlf.: 9582 # e-mail: ahj@adm.aau.dk Side 4 af 7

Oversigt over seniorordninger i henhold til cirkulære om senior- og fratrædelsesordninger Aftrapning i tid (deltid) Aftrapning i job/charge (retræte) Betalt frihed (fastholdelse)/ fastholdelsesbonus Frivillig fratræden Personkreds Medarbejdere der er fyldt 60 år, når aftale om deltid træder i kraft, og som er omfattet af CFU s forhandlingsområde. Det er en betingelse, at medarbejderen sammenlagt har været ansat i 10 år inden for staten. Arbejdstiden skal efter nedsættelsen udgøre mindst 15 timer pr. uge. Der skal i overenskomst m.v. være hjemmel til deltidsansættelse. Medarbejdere der er fyldt 55 år, når aftale om retræte træder i kraft, og som er omfattet af CFU s forhandlingsområde. Medarbejderen skal efter ansøgning overgå til en lavere placeret stilling og i de seneste 10 år have været ansat på fuld tid i en stilling med ledelsesansvar eller arbejdsledelse eller i en tilsvarende krævende stilling inden for staten. Medarbejderen skal på aftaletidspunktet være fyldt 62 år. Aftaler om frivillig fratrædelse kan kun finde anvendelse i situationer, hvor ledelsen vurderer, at personalereduktioner er, eller forudses nødvendige, eller i særlige tilfælde kan blive nødvendige for at rette op på en skæv aldersfordeling, og hvor det vil være hensigtsmæssigt, at fremme den frivillige fratrædelse. Ledelsen skal således ønske at fremme frivillig fratrædelse som et alternativ til, at personaletilpasninger sker på andre måder. Ordningen om frivillig fratrædelse kan kun anvendes for ansatte, som er fyldt 62 år, og er betinget af, at den ansatte selv søger fratrædelse på grund af alder. I særlige tilfælde kan ordningen anvendes for ansatte, når de fylder 60 år, men det forudsætter, at den ansatte har været beskæftiget med særligt belastende arbejde. Side 5 af 7

Aftrapning i tid (deltid) Aftrapning i job/charge (retræte) Betalt frihed (fastholdelse) og fastholdelsesbonus Frivillig fratræden Vilkår Der kan bevilges overenskomstansatte medarbejdere et ekstra pensionsbidrag. Dette bidrag kan maksimalt svare til forskellen mellem det aktuelle, samlede pensionsbidrag og det samlede pensionsbidrag ved den hidtidige beskæftigelsesgrad. Tjenestemandsansatte medarbejdere kan bevilges fortsat optjening af pensionsalder op til den hidtidige beskæftigelsesgrad. Der kan ydes overenskomstansatte medarbejdere en pensionskompensation i form af et forhøjet pensionsbidrag. Bidraget kan maksimalt svare til forskellen mellem det aktuelle, samlede pensionsbidrag og det samlede pensionsbidrag ved den hidtidige stilling. Tjenestemandsansatte medarbejdere kan bevare retten til at få pension beregnet efter den hidtidige, højere pensionsgivende løn. Der kan også ydes medarbejderen en lønkompensation bestående af et personligt, ikke-pensionsgivende tillæg. Dette tillæg må højst udgøre forskellen mellem lønnen i den hidtidige stilling og lønnen i retrætestillingen. Der kan bevilges den ansatte op til 1 dags frihed med løn pr. måned. Disse kan afvikles som hele eller halve arbejdsdage, enkeltvis eller i sammenhæng, samt som enkelttimer. Der kan bevilges en særlig fastholdelsesbonus, som kommer til udbetaling, hvis medarbejderen udskyder sin fratræden til et nærmere aftalt tidspunkt. Bonussen bortfalder, hvis ansættelsen ophører før det aftalte tidspunkt. Tjenestemænd kan: - bevilliges ekstra ydelse som supplement til pensionen indtil den enhver tid gældende folkepensionsalder. - tillægges ekstraordinær pensionsalder der maksimalt kan udgøre op til 37 års pensionsalder og/eller et fratrædelsesbeløb. Overenskomstansatte kan bevilges: - fratrædelsesbeløb, efter 12 års uafbrudt ansættelse i staten på 1, 2, 3 måneders løn. I særlige tilfælde 2, 4, 6 måneders løn. - en tjenestefrihedsperiode med sædvanlig løn på op til 7 måneders varighed umiddelbart forud for fratrædelsestidspunktet. - op til 4 års ekstraordinært pensionsbidrag indbetalt til medarbejderens pensionsordning. Procedure Lokalaftale om aftrapning i tid (deltid) etableres på baggrund af en ansøgning fra medarbejderen selv og når AAU finder det muligt og hensigtsmæssigt at etablere en sådan seniorordning. De økonomiske vilkår aftales med den ansatte, som omfattes af ordningen, men formaliseres af vedkommendes organisation inden for rammerne af aftalen mellem finansministeriet og centralorganisationerne af 12.12.2008. Kontakt HR-afdelingen som udfærdiger lokalaftalen, og ekspederer denne til underskrift hos henholdsvis lederen og organisationen. Lokalaftale om aftrapning i job/charge (retræte) etableres på baggrund af en ansøgning fra medarbejderen selv og når AAU finder det muligt og hensigtsmæssigt at etablere en sådan seniorordning. De økonomiske vilkår aftales med den ansatte, som omfattes af ordningen, men formaliseres af vedkommendes organisationen inden for rammerne af aftalen mellem finansministeriet og centralorganisationerne af 12.12.2008. Kontakt HR-afdelingen som udfærdiger lokalaftalen, og ekspederer denne til underskrift hos henholdsvis lederen og organisationen. Lokalaftale om betalt frihed (fastholdelse) eller fastholdelsesbonus etableres på baggrund af et ønske fra AAU. De økonomiske vilkår aftales med den ansatte, som omfattes af ordningen, men formaliseres af vedkommendes organisationen inden for rammerne af aftalen mellem finansministeriet og centralorganisationerne af 12.12.2008. Kontakt HR-afdelingen som udfærdiger lokalaftalen, og ekspederer denne til underskrift hos henholdsvis lederen og organisationen. Fakultet og afdeling/institut administrerer selv lokalaftaler om ekstra fridage. Lokalaftale om frivillig fratræden aftales med den ansatte, som omfattes af ordningen, men formaliseres af vedkommendes organisation inden for rammerne af aftalen mellem finansministeriet og centralorganisationerne af 12.12.2008. Hvis ledelsen i forbindelse med personaletilpasninger ønsker at anvende frivillig fratrædelsesordning kontaktes HRafdelingen. Alle aftaler om senior- og fratrædelsesordninger udmøntes og administreres af HR-afdelingen. Undtaget er fastholdelsesaftaler vedrørende eks fridage, der administreres decentralt. Side 6 af 7

Aftale 1.18 af 9. april 2008 Rygepolitik på Aalborg Universitet Aalborg Universitet ønsker et godt og sundt arbejdsmiljø for alle ansatte. Hovedsikkerhedsudvalget (HSIU) har aftalt, at rygning er forbudt indendørs i samtlige bygninger på AAU. Rygeforbuddet gælder på såvel almindelige arbejdsdage som ved særlige lejligheder som fx i forbindelse med konferencer, møder, receptioner og festlige lejligheder. Overtrædelse af rygepolitikken vil blive betragtet som en tjenesteforsømmelse i henhold til universitetets personalepolitik. Det betyder, at det i første omgang vil medføre en henstilling fra den pågældendes leder. Respekteres henstillingen ikke, indberettes overtrædelse til overordnet leder. Kontinuerlige overtrædelser og en negligering af rygepolitikken kan ultimativt føre til, at der gennemføres en tjenstlig sag mod den ansatte.