DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget SAGSNOTAT 27. OKTOBER 2009 Vedr.: Referat af møde i Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Mødedato 20. oktober 2009 Sagsbehandler: Camilla Jørgensen UNIVERSITETSPARKEN 1 2100 KØBENHAVN Ø Til stede: Martin Zachariasen Steen Georg Brandt (til stede under punkt 1-3) Klaus Hansen Pawel Winter Inge Hviid Jensen John Wrisberg Camilla Jørgensen (referent) TLF 35 32 14 00 DIR 35 32 13 80 MOB 30 58 96 43 schultz@diku.dk www.diku.dk REF: LIIS Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra SU/Amiu-mødet den 29. september 2009 og af referat af ekstraordinært SUmøde den 7. oktober 2009 3. Budgetsituationen (Martin) 4. Meddelelser fra ledelsen (Martin) 5. Meddelelser fra B-siden 6. Gennemgang af opgaveliste 7. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter 8. Evakueringsøvelse (Henrik) 9. Arbejdsmiljøet i NCI (Anya) 10. Reviderede vedtægter og forretningsorden 11. Behov for proceskonsulent, vejledning eller andet i forbindelse med personalepolitiske grundsætninger 12. Organisering af samlet SU-kursus
13. Referater fra LSU og HSU se links 14. Eventuelt SIDE 2 AF 5 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra SU/Amiu-mødet den 29. september og af referat fra ekstraordinært SU-møde den 7. oktober 2009 Referaterne blev godkendt. Martin Zachariasen bemærkede, at han ikke har undersøgt, om puljen til MSK-tillæg er en særlig pulje uden for DIKU s budget. Steen Georg Brandt kontakter Edwin Starup-Jensen med henblik på afklaring af dette. 3. Budgetsituationen Steen Georg Brandt gennemgik budgetopfølgning september 2009. Ifølge prognosen vil DIKU komme ud af 2009 med et underskud på DKK 4 mill., hvilket svarer til det underskud, som DIKU indberettede til Fakultetet i starten af 2009. Martin Zachariasen bemærkede, at der på indtægtssiden af prognosen er indregnet en negativ STÅ-korrektion på DKK 1.9 mill. Eftersom STÅ-korrektionen er baseret på en STÅ-prognose, som er noget lavere end den faktiske STÅ-produktion, vil den faktiske negative STÅ-korrektion være ca. DKK 0.5 mill. Ved gennemgang af budget 2010 bemærkede Steen Georg Brandt, at basisbevillingen er reduceret i forhold til 2009-basisbevillingen, eftersom DIKU ikke længere skal aflønne IT-medarbejdere. STÅ indtægter for Kommunikation og IT er ikke indregnet i basisbevillingen. Der budgetteres med et underskud på DKK 450.000. Budget 2010 er endnu ikke godkendt af Fakultetet. Klaus Hansen undredes over, at man allerede i budgetlægningen regner med et underskud for 2010. Derudover efterlystes mere gennemsigtighed i lønudgifter for 2010. Martin Zachariasen bemærkede, at strategiske ansættelser er inkluderet i lønbudgettet for 2010. Hvis underskuddet ikke godkendes af Fakultetet, vil
opslag af disse ansættelser kunne blive udskudt. Derudover vil underskuddet kunne dækkes af DIKU s opsparing på DKK 5.2 mill. SIDE 3 AF 5 Martin Zachariasen efterspurgte mere IT-indkøb og VIP frikøb over eksterne midler. Fra og med 2010 tilfalder hele overheaden på ekstern virksomhed instituttet, hvorfor der skal gøres en ekstra indsats for at få eksternt finansierede projekter. 4. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen oplyste, at Instituttet p.t. har 2 stillingsopslag: 1 lektorat indenfor HCC og et professorat mso indenfor machine learning. Der er 2 professoropslag på vej at Kim Steenstrup Pedersen er Instituttets nye VILU at der ikke foreligger nye oplysninger om fortætningsplanen. Det er fortsat planen, at DIKU medio 2011 vil skulle flytte til stueetagen af B- bygningen i HCØ at Niels Bohr Science Park vil gå på tværs af Jagtvej, men at bygningen vil skulle fremstå som een bygning højst sandsynligt via en tunnel under Jagtvej. P.t. er Matematik og Datalogi placeret på modsatte side af Jagtvej. Af kravspecifikationen fremgår, at bygningen skal kunne rumme våde og tørre fag på begge sider af Jagtvej at der vil blive gennemført en APV for hele DIKU 5. Meddelelser fra B-siden Inge Hviid Jensen oplyste, at Instituttet har ansat Ann Steendahl som kommunikationsstudentermedarbejder pr. 1. november 2009. Ann har erfaring med artikelskrivning - også på engelsk - samt CMS og vil arbejde på DIKU 2 dage om ugen. Pawel Winter oplyste, at han deltager i SU-møder som TR-suppleant for Klaus Hansen. APL-gruppen har udpeget Pawel Winther som gruppens SUrepræsentant, såfremt samarbejdsudvalget sammensættes af repræsentanter for den enkelte grupper. John Wrisberg oplyste, at 2. sal af Universitetsparken 1 mangler klargøring før IT-afdelingen flytter fra kælderen. Det er usikkert, hvornår Science IT flytter over i den tidligere værkstedsbygning på HCØ."
6. Gennemgang af opgaveliste Indtil den 21. oktober kl. 11 er det muligt at indsende temaer til drøftelse på strategidag i forbindelse med den attraktive arbejdsplads (pkt. 1). Pkt. 2 og 3 afventer udspil fra HSU. Martin Zachariasen har sendt og fået tilbagemeldinger på mail vedr. kandidater til opgaven som arbejdsmiljørepræsentant (pkt. 4). Pkt. 5 og 6 udskydes til næste møde. Inge Hviid Jensen oplyste, at NBI har udviklet et koncept for infoskærme, som instituttet vil sælge som licens til DIKU (pkt. 7). Når infoskærmene kører på NBI, vil Inge Hviid Jensen arrangere et besøg på instituttet for at se, hvordan infoskærmene virker. SIDE 4 AF 5 Pkt. 8 bliver behandlet under dagsordenspunkt 8. 7. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter Martin Zachariasen har sendt og fået tilbagemeldinger på mail vedr. kandidater til opgaven som arbejdsmiljørepræsentant. 8. Evakueringsøvelse Henrik Ingerslev har udfærdiget et planudkast for evakueringsøvelse. Lisa Schultz, Henrik Ingerslev, Martin Zachariasen og Bent Urban Andersen udfærdiger en endelig plan for evakueringsøvelsen samt udsender en halvvarsling af denne. 9. Arbejdsmiljøet på NCI Anya Kjærsig har oplyst, at flere NCI-ansatte har problemer med hovedpine p.g.a. dårligt indeklima. Pawel Winter informerede om, at der er placeret laboratorier på den modsatte side af NCI s kontorer. Grundet dårlig laboratorieudluftning står dørene til laboratorierne ofte åbne. Dette kan ikke afhjælpes ved at holde kontordørene lukkede, eftersom der ikke findes separate ventilationsanlæg for laboratorier og kontorer. Martin Zachariasen kontakter Henrik Overgaard med henblik på action hurtigst muligt. 10. Reviderede vedtægter og forretningsorden Vedtægter og forretningsorden er ændret eftersom IT-afdelingen ikke længere skal være repræsenteret i SU, når afdelingen bliver en del af Science IT som følge af, at studerende skal være repræsenteret i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget.
Lisa Schultz foreslår, at de reviderede vedtægter og forretningsorden godkendes via mødereferat. SIDE 5 AF 5 Klaus Hansen bemærkede, at han gerne vil undersøge med fagforeningen og cirkulæret, om en aftale kan godkendes via mødereferat studerende skal repræsenteres i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget hvem der kan udpege medarbejdere, der ikke er tillidsrepræsentanter De reviderede vedtægter og forretningsorden tages op på næste møde. Inden da har Klaus Hansen fået afklaret ovenstående spørgsmål. 11. Behov for proceskonsulent, vejledning eller andet i forbindelse med personalepolitiske grundsætninger Der var enighed om at invitere proceskonsulenten med til næste SU-møde. Der vil på mødet blive afsat ½ time til drøftelse af handlingsplanen og for afklaring af, hvad proceskonsulenten kan være behjælpelig med. 12. Organisering af samlet SU-kursus Punktet bliver udsat til det nye samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg er sammensat. 13. Referater fra LSU og HSU Ingen kommentarer. 14. Eventuelt Martin Zachariasen påpegede, at Instituttet mangler ensartede retningslinjer vedr. gaver: Ved hvilke lejligheder giver Instituttet gaver og for hvilke beløb? Punktet sættes på dagordenen for næste møde.