ÅRSBERETNING 2015 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem Retten i Svendborg og Domstolsstyrelsen
INDHOLD Indledning kort præsentation af retten... 3 Aktivitet og produktivitet i 2015... 4 Rettens målopfyldelse i 2015... 5 Straffesager... 6 Civile sager... 6 Fogedsager... 7 Skiftesager... 7 HR nøgletal... 8 Kvalitet gennem videndeling... 8 Digitale retsmøder... 8 Digitalisering af kommunikationen med retten... 9 Sikkerhed... 10 Rettens udadvendte aktiviteter... 10 Rettens interne forhold... 10 Udviklingsaktiviteter i 2016... 11 Digitalisering og digital kommunikation... 12 Retsmægling... 12 RETTEN I SVENDBORG 2
Indledning kort præsentation af retten Retten i Svendborg, der har til huse på Tinghuset, Tinghusgade 43 og på adressen Østre Havnevej 16B i Svendborg, betjener Svendborg Retskreds. Svendborg Retskreds består af Ærø, Langeland og Svendborg, Nyborg og Faaborg-Midtfyn kommuner og har ca. 159.000 indbyggere. Ved Retten i Svendborg er der ansat 6 dommere, hvoraf den ene tillige er retspræsident. Der er desuden ansat en administrationschef, 3 retsassessorer og 2 dommerfuldmægtige samt 24 kontorfunktionærer og servicemedarbejdere. Retten har også ansat kontorelever under uddannelse og jurastuderende. Retten er organiseret i afdelinger, der er basis for rettens sagsbehandling. Retsafdelingen behandler civile sager og straffesager. Specialafdelingen består af fogedretten, der behandler fogedsager, tvangsauktioner og betalingspåkrav, og skifteretten, der behandler dødsboer, insolvensskifter og gældssaneringer. De administrative funktioner varetages af rettens administrationsafdeling, der tillige har ansvaret for spørgsmål relateret til rettens sikkerhed. Desuden foretager rettens personale et ikke ubetydeligt antal notarialforretninger. Arbejdet ved retten er til en vis grad præget af, at rettens afdelinger og retssale befinder sig på to adresser på henholdsvis Tinghusgade 43 og Østre Havnevej 16B i Svendborg, men dette ændres der på, når retten i juli måned 2016 flytter ind i en helt ny retsbygning på Christiansvej 41 i Svendborg. RETTEN I SVENDBORG 3
Aktivitet og produktivitet i 2015 Aktiviteten ved retten måles som antallet af sager, der afsluttes. Sagerne vægtes, så der tages højde for deres forskellige kompleksitet. I 2015 afsluttede vi i alt 16.976 sager. I forhold til året før er der sket et fald i sagsantallet på knap 1,2 %. På landsplan faldt sagsantallet lidt mere, nemlig med 1,4 %. Sagsantallet er generelt faldet i den senest 5-årige periode, se figur 1. Fig. 1. Udvikling i antallet af afsluttede sager ved Retten i Svendborg 2010-2015 Sagerne er fordelt på rettens forskellige fagområder, som det fremgår nedenfor af figur 2. Der har været et mindre fald i antallet af straffesager og civile sager, mens øvrige fogedsager (dvs. andre fogedsager end tvangsauktioner) og begge typer skiftesager er steget. Fig. 2. Antal vægtede afsluttede sager fordelt på rettens fagområder i 2014 og 2015 RETTEN I SVENDBORG 4
Selvom sagsantallet er faldet, har vi i flere år kunnet fastholde og forbedre rettens produktivitet. Produktiviteten viser, hvor mange sager, der ekspederes pr. årsværk, beregnet som et indekstal. Se nærmere om beregningen af indekset og om et skift i beregningsgrundlaget fra 2014 i forklaringen til figur 3. Vores samlede produktivitet er generelt steget fra 2011, med et fald i 2013. Fra 2014 til 2015 steg rettens produktivitet med 1 %. Udviklingen i rettens samlede produktivitet ses nedenfor i figur 3. 106 104 102 100 98 96 94 92 90 Produktivitet 2011 2012 2013 2014 2015 Fig. 3. Udvikling i rettens samlede produktivitet fra 2011 til 2015 indekseret; for perioden 2011 til 2013 er byretternes samlede gennemsnit i 2011 sat til indeks 100. For 2014 og 2015 er byretternes gennemsnit i 2014 sat som indeks 100. Det skyldes, at tal for 2014 er genberegnet med nye årsværksvægte samt nye nøgler for samvejningen af retssager, fogedsager og skiftesager, og kan derfor ikke sammenlignes med nøgletal i rettens tidligere årsberetning. Dette er illustreret ved farveskiftet i kurven i figuren. Retten i Svendborgs kontorpersonale har den 4. højeste produktivitet blandt landets byretter. Den samlede forbedring af produktiviteten i et år med faldende sagstal er desuden sket samtidig med, at vi har brugt en del personaleressourcer på at planlægge indretning og flytning til en ny retsbygning. Den andel af personaleforbruget som går til ledelse og administration, er således også steget og ligger med 18,2 % for 2015, ca. 1 % højere end året før. Rettens forbrug til ledelse og administration ligger dog mindre end 1 % over landsgennemsnittet. Retten i Svendborg har samlet set haft en meget tilfredsstillende produktivitet i 2015. Rettens målopfyldelse i 2015 Rettens handlingsplan for 2015 indeholdt en række målsætninger og konkrete projekter, som alle relaterede sig til Danmarks Domstoles mål om korte sagsbehandlingstider, mere ensartethed i sagsbehandlingen, tidssvarende kommunikation og ønsket om fortsat at være en attraktiv offentlig arbejdsplads. RETTEN I SVENDBORG 5
Straffesager På straffesagsområdet opnåede vi at få afsluttet både domsmandssagerne og nævningesagerne i alt væsentligst indenfor de fastsatte mål. Målopfyldelsen på voldssagerne er væsentlig lavere end sidste år og under landsgennemsnittet. En stor del af den type voldssager, som statistikken tidligere har dækket, afgøres fra maj 2015 med betingede domme og disse sager indgår derfor ikke længere i statistikken, som kun vedrører ubetingede domme. De sager, som herefter indgår i voldsstatistikken, er betydelig færre og har vist sig i 2015 at være væsentlig sværere at få afsluttet indenfor 37 dage. Vi har nøje gennemgået baggrunden for fristoverskridelsen i sagerne, og for alle sager på nær en enkelt, skyldes den længere sagsbehandlingstid grunde, som ikke har noget med rettens forhold at gøre. For voldtægtssagerne gælder, at der er tale om et meget begrænset antal sager med helt konkrete forhold, som har hindret hurtig afslutning. Tilståelsessagerne er i lighed med tidligere år afviklet ganske tilfredsstillende, og retten ligger i år blandt de 5 bedste retter i landet. Se figur 4 nedenfor. Målopfyldelse i straffesager Alle alm. straffesager Nævninge- og domsmandssager (hfh.) Tilståelsessager og sager uden domsmænd (hfh.) Voldssager Voldtægtssager 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 <4 MDR. <3 MDR. <2 MDR. <37 DG. <37 DG. Mål (procent) 80 72 75 Samlet byretterne 79 80 69 66 69 68 48 40 35 33 5. bedste ret 82 83 81 81 87 85 64 56 67 50 Retten i Svendborg 72 79 69 74 80 85 51 22 0 0 Fig. 4. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse på straffesager, målt som hvor mange procent af de afsluttede sager, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. Civile sager Der har været et mindre fald i antallet af sagsgruppen alle civile sager, som afsluttes indenfor 6 måneder. Retten ligger i år således 4 % under målet, mens de hovedforhandlede almindelige borgerlige sager og boligretssagerne er afsluttet indenfor 15 måneder i endnu større omfang end målet på 65 %. Målopfyldelsen for hovedforhandlede småsager er faldet, og vi har iværksat en indsats for at sænke gennemløbstiden på disse sager. Målopfyldelsen på forældreansvars- og ægtefællesager er ikke mindre end 93 % indenfor 6 måneder. Det er landets højeste og en sagstype, vi har prioriteret højt at sikre hurtigt gennemført. Målopfyldelse i civile sager Alle alm. sager, boligsager, småsager og forbud/påbudssager Hfh. almindelige sager og boligsager Hfh. småsager Alle forældreansvarsog ægtefællesager 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 <6 MDR. <15 MDR. <9 MDR. <6 MDR. Mål (procent) 70 62 65 80 Samlet byretterne 67 69 61 62 64 63 78 74 5. bedste ret 74 74 72 70 82 79 89 88 Retten i Svendborg 70 66 67 68 46 35 89 93 Fig. 5. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af civile sager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. RETTEN I SVENDBORG 6
Fogedsager Alle mål på fogedsagsområdet er opfyldt. Der er tilmed sidst i 2015 indført en ny og digitaliseret forkyndelsesform, som vi forventer, vil medføre endnu hurtigere gennemløbstid på en række fogedsager. Se figur 6 i øvrigt nedenfor. Målopfyldelse i fogedsager Alm. fogedsager og betalingspåkrav Særlige fogedsager Tvangsauktion solgt efter 1. Auktion 2014 2015 2014 2015 2014 2015 <3 MDR. <2 MDR. <5 MDR. Mål (procent) 80 80 80 Samlet byretterne 85 82 84 82 84 83 5. bedste ret 92 90 91 89 94 94 Retten i Svendborg 86 88 85 88 88 80 Fig.6. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af fogedsager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. Skiftesager I skiftesagerne opfyldes alle mål og hurtigere end gennemsnittet for byretterne. I dødsboer har vi kunnet udlevere i et tempo, som ligger blandt landets 5 bedste byretter. Se i øvrigt figur 7 nedenfor. Målopfyldelse i skiftesager Udlevering af bo Tvangsopløsningssager (eksklusive likvidation) Gældssanering (dog kun indledte sager) 2014 2015 2014 2015 2014 2015 <2 MDR. <3 MDR. <9 MDR. Mål (procent) 80 70 72 Samlet byretterne 83 81 81 91 75 79 5. bedste ret 88 88 92 97 87 87 Retten i Svendborg 86 88 90 94 87 84 Fig.7. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af skiftesager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. RETTEN I SVENDBORG 7
HR nøgletal Retten har i året beskæftiget gennemsnitligt 36,3 medarbejdere, og personaleomsætningen har været noget mindre i 2015 end året før 7 % udskiftning i 2015 mod 14,5 % i 2014. Sygefraværet er steget ganske lidt i forhold til 2014, men ligger forsat på et lavt niveau, og rettens sygefravær er både under sygefraværet hos retterne samlet og under gennemsnittet for staten som helhed se figur 8 nedenfor. Gennemsnitligt antal sygedage ( egne) 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Udvikling i sygefravær ved retten Retten Hele Staten Retterne samlet 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Fig. 8. Gennemsnitlige sygefravær ved retten sammenholdt med staten og retterne samlet. Sygefraværet måles som egne sygedage dvs. uden barns sygdom. Kvalitet gennem videndeling I begyndelsen af januar 2015 udarbejdede retten i fællesskab en ny opdateret hjemmeside for Retten i Svendborg, og det er vores håb, at vores brugere, både borgerne og de professionelle brugere samt vores samarbejdspartnere, eksempelvis domsmændene, vil bruge vores hjemmeside til at søge information, når juridiske såvel som praktiske spørgsmål opstår. Vi har i årets løb søgt at udbygge og forbedre hjemmesiden til gavn for vores brugere. Alle afdelinger har arbejdet med at udbygge interne arbejdsbeskrivelser. Juristerne og rettens øvrige personale har aktivt arbejdet med videndeling på de interne møder, hvilket alt sammen medvirker til at sikre kvaliteten i rettens arbejde. Det samme har gennemførelsen af lean-projekter i retsafdelingen og skifte- og fogedretten. De to sidste er blevet sammenlagt til én afdeling, Specialafdelingen. Ved at arbejde med bedste praksis og lean-tankegangen fremmer vi ensartetheden samtidig med, at vi effektiviserer retsplejen. Digitale retsmøder Selvom retten ikke for alvor kom i gang med at afvikle straffesagerne digitalt, så har det digitale udstyr i retssalene været brugt flittigt. Vi fik nemlig gang i afviklingen af retsmøder via rettens sikre videoforbindelser. Stort set alle retsmøder om forlængelse af fængslingsfrister afvikles på den måde, at sigtede og hans eller hendes forsvarer sidder i arresten, hvortil retten har videoforbindelse. Anklageren er også med pr. video fra politigården, så dommeren sidder alene i retssalen og styrer retsmødet via video, og alle kan se med på, hvad der sker. Det er tidsbesparende for politiet, der ikke RETTEN I SVENDBORG 8
skal transportere den varetægtsfængslede, og for anklageren, der sparer turen til retten, mens det koster retten og ikke mindst forsvareren lidt ekstra tid. Retten fik også med velvillig hjælp fra Ærø Kommune opsat videoudstyr på Ærø Rådhus. Udstyret benyttes af langt de fleste ærøboere, der er indkaldt til retten, enten som vidne eller for at møde i fogedretten. I de mindre straffesager er der også mulighed for, at den tiltalte kan møde pr. video. Det er rettens bestemte indtryk, at ærøboerne opfatter muligheden for at møde i retten uden at skulle tage færgen til Svendborg som en rigtig god service. Når borgere i Svendborg Retskreds indkaldes som vidne til retter andre steder i Danmark, sker det oftere og oftere, at enten retterne eller advokaterne er opmærksomme på, at vidnerne kan spare rejsen, hvis de møder op hos os og afgiver deres vidneforklaringer pr. video, der så er koblet op til den ret, der har indkaldt dem. Det sparer både tid og udgifter til rejseudgifter og tabt arbejdsfortjeneste. Vores videoudstyr er i årets løb også blev brugt til opkobling til eller fra retsmøder eller vidner så fjerne steder fra som Grønland og Serbien. Digitalisering af kommunikationen med retten Danmarks Domstole kommunikerer i stigende grad digitalt med vores brugere. Vi modtager en stor del af vores nye civile sager digitalt, mens vores sagsbehandlingssystem endnu ikke er i stand til at håndtere digital modtagelse af de mange fogedsager. Retten kommunikerer med såvel borgere som advokater og inkassobureauer via e-boks, som sikrer, at følsomme data kan udveksles på en sikker måde. Retten i Svendborg går mere og mere over til også at forkynde indkaldelser for tiltalte, vidner og fogedkunder via telefon og e-boks, så borgerne i videst muligt omfang kan undgå det besøg af stævningsmanden, som ikke ret mange bryder sig om. Digitalisering er i det hele taget et indsatsområde for retten, idet vi også på denne måde gerne vil leve op til målet om tidssvarende kommunikation. Vi er derfor fortsat med den digitale opkvalificering, som vi for alvor tog fat på i 2014, og vi forventer, at digitalisering også i 2016 vil blive overskriften for vores kompetenceudviklingsindsats. RETTEN I SVENDBORG 9
Sikkerhed I årets løb har vi talt en del om sikkerhed og om forebyggelse af eller håndtering af konfliktsituationer. Alle medarbejdere har været på et udbytterigt 2-dages kursus i konflikthåndtering, og vi har udviklet en model for, hvordan vi håndterer mulige sikkerhedshændelser og uddrager læring af dem med henblik på at forebygge, at noget lignende opstår igen. Rettens udadvendte aktiviteter Vi har det fortsat som et vigtigt indsatsområde at gøre rettens arbejde synligt. Derfor deltager vi i en række aktiviteter, som kan være med til at opfylde det mål. I årets løb har vi i samarbejde med Faaborg og Svendborg Gymnasier gennemført et undervisningsforløb for elever med samfundsfag på højt niveau, hvor de arbejder med domstolene som den tredje statsmagt og kommer ind og overværer retssager, ligesom rettens dommere tager ud og fortæller eleverne om arbejdet i retten og hjælper eleverne med at gennemføre en retssag som rollespil. Vi har også til stadighed skoleklasser på besøg, ligesom flere skoleklasser har haft besøg af en af rettens jurister, der har været ude og fortælle om sit arbejde. Foredrag, rundvisning i rettens bygning og samarbejde med TV-selskaber, der ønsker at filme rettens hverdag, er også en del af de ting, vi prioriterer at bruge ressourcer på. Desuden følger de lokale medier, navnlig Fyns Amts Avis, aktivt med i de retssager, vi behandler, ligesom de med interesse har fulgt opførelsen af vores nye retsbygning. Retspræsident Anni Højmark fungerer som rettens pressekontaktdommer og besvarer i den sammenhæng henvendelser fra pressen. Rettens interne forhold Retten afholdt i november måned et stormøde, hvor vi sagde velkommen til vores nye lægdommere. Retten i Svendborg har tilknyttet ca. 240 lægdommere, der fungerer som domsmænd og nævninger i vores straffesager. En lægdommer udpeges for 4 år ad gangen, og denne gruppes periode begyndte den 1. januar 2016. Vi sagde farvel til en række domsmænd, som ikke fik en periode mere, enten fordi de faldt for aldersgrænsen eller ikke længere stod på kommunernes grundlister eller blev udtrukket ved landsrettens lodtrækning blandt interesserede fra retskredsen. Flere af de afgåede lægdommere har givet udtryk for, at de stopper med vemod. Mange havde indtrykket af, at de fortsatte automatisk og var derfor ikke opmærksomme på at søge på ny. Retten modtog mange positive tilbagemeldinger fra domsmændene: RETTEN I SVENDBORG 10
Det har været en utrolig lærerig oplevelse at blive domsmand, og har sat mange ting i perspektiv for mig! Jeg har oplevet Retten i Svendborg som et rart og serviceorienteret sted at komme. Jeg har kun godt at sige om hele systemet vedr. domsmænd. Det har været en kæmpe oplevelse. Dommerne, der er i huset, er virkelig gode til at sætte én ind i tingene, så man forstår, hvad der sker og hvad man skal. Alle er flinke og rare, og man føler sig virkelig godt tilpas. Har kun positive ting at sige om de 4 år, jeg har været hos jer. Retten har ved årsskiftet indledt et samarbejde med en gruppe faste børnesagkyndige psykologer. Det er sket som et led i at udvikle vores faglighed og metoder i børnesagerne, både når det gælder retsmæglingerne, forældreansvarssagerne og samværssagerne, alt sammen som led i vores mål om at levere arbejde af højeste kvalitet. En opgave, der har fyldt meget i årets løb, har været forberedelserne til, at retten i sommeren 2016 skal flytte i en helt ny retsbygning. Der har løbende hen over året været afholdt utallige byggemøder og møder med leverandører samt interne møder med fokus på den fremtidige organisering af arbejdet. Det har været meget spændende at få lov til i samarbejde med KPF Arkitekter, entreprenøren CASA A/S, Bygningsstyrelsen, Domstolsstyrelsen og de pensionskasser (repræsenteret af DEAS), der ejer bygningen, at tilpasse byggeprojektet, så der skabes de bedst mulige rammer for vores vision om, at den nye retsbygning skal være BRUGERNES TINGHUS. Samtidig skal bygningen give de ansatte og brugerne gode arbejdsvilkår og dermed bidrage til, at vi fortsat kan være en attraktiv offentlig arbejdsplads. Udviklingsaktiviteter i 2016 Den helt store opgave for retten i 2016 er i samarbejde med vores brugere at få Retten i Svendborg til at fungere så godt som overhovedet muligt. Vi får mange nye muligheder i én samlet retsbygning på Christiansvej, og dem skal vi lære at bruge. De langt bedre lokaleforhold giver os mulighed for at RETTEN I SVENDBORG 11
tilgodese anklageres og advokaters behov for at kunne arbejde i pauser og skabe bedre arbejdsvilkår for pressen, ligesom vi nu kan afvikle alle retsmæglinger i vores egen bygning, både retsmæglinger, der afvikles af advokatretsmæglerne og af vores dommerretsmæglere. Samtidig får vi gode og trygge ventefaciliteter for de børn, der skal til samtale i retten. Retten i Svendborg har endvidere med udgangspunkt i den overordnede målsætning for Danmarks Domstole for 2016 fastlagt følgende fokusområder for rettens arbejde i 2016: Digitalisering og digital kommunikation Danmarks Domstole har udviklet nye digitale sagsbehandlingssystemer, som implementeres i 2016. Der kommer nyt system, der vil smidiggøre kommunikationen i og behandlingen af dødsboskiftesagerne. Digital kommunikation med de øvrige myndigheder, der er involveret i straffesagers behandling, kommer også på plads omkring sommeren 2016. Sidst på året eller i begyndelsen af 2017 kommer der et helt nyt system til behandlingen af civile sager, hvor parterne selv skal uploade sagen til en portal, og hvor al sagsbehandling foregår rent digitalt. Disse projekter og andre digitale tiltag stiller i stigende grad krav til medarbejdernes IT-kunnen og rettens ITorganisering. Det er derfor en del af rettens handlingsplan, at der skal sættes ressourcer af til udvikling af de digitale kompetencer. Det er også forventningen, at et stigende antal retssager vil blive afviklet digitalt i løbet af 2016, ligesom brugen af videoudstyret forventes at blive mere og mere udbredt. Retsmægling Retsmægling er en frivillig måde at løse konflikter på, hvor en retsmægler hjælper parterne i en civil sag med selv at finde en løsning, så det ikke er dommeren, der afgør sagen. Retsmæglerne ved Retten i Svendborg er enten en dommer eller en advokat, der er antaget af Domstolsstyrelsen til at fungere som retsmægler. Retten i Svendborg har igennem en årrække haft et højt antal retsmæglinger, og vi får positive tilbagemeldinger fra både de deltagende parter og deres advokater om, at det er en meget tilfredsstillende måde at få løst deres konflikt på. Antal retsmæglinger 74 55 77 Svendborg 919 812 931 Landsplan 2013 2014 2015 Fig. 9: Antallet af civile sager overgået til retsmægling hos retsmæglingsdommer eller retsmæglingsadvokat ved retten og på landsplan. RETTEN I SVENDBORG 12
Danmarks Domstole ønsker at udbrede brugen af rets- og forligsmægling, og Retten i Svendborg vil i den forbindelse stille vores positive erfaringer til rådighed for det landsdækkende projekt herom, hvilket vi blandt andet gør ved, at en af vores dommere fungerer som retsmæglingsambassadør. Vi har i 2015 udbredt retsmæglingenn til også at blive brugt som en alternativ løsning i forbindelse med ægtefælleskifter, umiddelbare fogedforretninger og visse skiftesager. Denne udvikling vil vi fortsætte i 2016. DANMARKS DOMSTOLE FOR RET OG RETFÆRDIGHED RETTEN I SVENDBORG 13