Håndbog -for trænere/ledere i Ballerup-Skovlunde Fodbold

Håndbog -for trænere/ledere i Ballerup-Skovlunde Fodbold

Indholdsfortegnelse 1. Introduktion... 2 2. Holdninger til børnefodbold... 2 2.1. Selektion / opsplitning / niveaudeling... 2 2.2. Håndtering af de administrative opgaver... 2 3. Roller... 3 3.1. Holdleder... 3 3.2. Årgangskoordinator... 3 3.3. Træner... 3 3.3.1. Cheftrænerens opgaver... 4 3.3.2. Trænerens opgaver... 4 3.3.3. Trænerens ansvar... 4 3.3.4. BSF s ansvar overfor træneren... 5 3.3.5. BSF tilbyder følgende til vores trænere... 5 3.4. Trænerens forventninger til forældrene... 5 3.4.1. Forældre på sidelinjen... 5 4. Administrativ vejledning for trænere... 5 4.1. Dommere til kampe... 5 4.2. Flytning/aflysning af kampe på hjemmebane.... 6 4.3. Flytning af kampe på udebane... 6 4.4. Holdkort... 6 4.5. Turneringer... 6 4.6. Træningskampe... 6 4.7. Tøj til kamp og tøjvask... 7 4.8. Bolddrenge/piger til 1. seniors hjemmekampe... 7 4.9. Nøgler/Nøglebrik... 7 4.10. Ny årgang... 7 5. Medlem... 7 5.1. Indmeldelse... 7 5.2. Kontingent... 8 5.3. Medlemslister... 8 5.4. Udmeldelse... 8 6. Klubben... 8 6.1. Baner... 8 6.2. Hjemmeside... 8 6.3. Omklædningsrum... 8 6.4 Træner leder fest... 9 7. Nyttige links og apps... 9 7.1. Links... 9 7.2 Apps... 10 Bilag 1 - Indmeldelsesblanket... 11 Bilag 2 - Administrationsmodul for Årgangskoordinator/Holdleder... 12 Senest opdateret 17-10-2013 1/24

1. Introduktion Velkommen! Du har sagt ja til at påtage dig en træner/leder opgave i BSF, hvilket vi siger dig tak for. Klubben har udarbejdet denne Håndbog for trænere og ledere, så du kan blive introduceret til dine fremtidige opgaver i klubben. Håndbogen er primært rettet mod de yngste årgange op til 12 år, men de generelle ting er selvfølgelig gældende for alle trænere og ledere i BSF. Vi anbefaler, at du læser håndbogen igennem samt orienterer dig på klubbens hjemmeside www.bsfodbold.dk. Vi opfordrer dig til at tjekke hjemmesiden løbende, da der ofte lægges nyheder på forsiden af generel karakter. Klubben arbejder også med Den røde tråd, som fastlægger holdninger, handlinger, træningsmetoder, spillestile etc. Det er et særskilt dokument, som endnu ikke er færdigt, men forventes implementeret i foråret 2013. 2. Holdninger til børnefodbold Børnefodbold defineres som fodbold for drenge og piger op til ca. 12 år. Denne håndbog er primær målrettet trænere/ledere i BSF, der træner disse aldersklasser. Andre interessenter er velkommen til at læse og bruge håndbogen, da den er et offentligt dokument. Det vigtigste er at skelne børnefodbold fra voksenfodbold (udvikling vs. resultatfodbold ). I voksenfodbold er det ok at vinde 1-0 i en kamp, hvor man spiller rigtigt dårligt. Sådan er det ikke i børnefodbold. Her er processen langt vigtigere end resultatet. Man skal lære så meget som muligt, blive udfordret i mange forskellige situationer og lære at træffe de rigtige valg. Kampene ses som en direkte forlængelse af træningen. Dvs. det er vigtigere, at børene får lov til at spille fodbold for derved at tilegne sig nye færdigheder end at vinde kampe. 2.1. Selektion / opsplitning / niveaudeling Det er vigtigt, at alle kommer til træning uden at skulle præstere ; man lærer bedst i trygge omgivelser. Alle træner det samme i små grupper, som kan være niveauopdelt. Man laver aldrig faste grupper, fordi man derved fravælger nogen. Hvis man gør, vil det altid være den bedste gruppe, der får opmærksomheden, hvilket betyder, at de nuværende næstbedste får dårligere træning, som igen fastholder dem i at være de næstbedste. Det er ikke opmuntrende for motivationen hos børn. Pleje og fastholdelse af børne- og ungdomsspillere er altså ikke at forfordele de bedste, men at motivere og begejstre de fleste. Det er aldrig bevist, at børnestjerner ender som voksenstjerner. 2.2. Håndtering af de administrative opgaver Der vil også i håndbogen blive beskrevet, hvordan man kan håndtere sit hold, og hvordan man skal gøre mht. indmeldelse og betaling af kontingent. Det officielle system til at administrerer et hold i BSF er www.holdsport.dk. Billede af trænere/ledere på holdsport skal være det samme som på BSF s hjemmeside. Senest opdateret 17-10-2013 2/24

3. Roller Dette er en beskrivelse af de forskellige arbejdsopgaver på en årgang. Når man når til U8, får hele årgangen den opgave at hjælpe de nye U5/U6 med at komme i gang. Det er både med hensyn til de administrative opgaver, træning, generelt videndeling og introduktion til Holdsport. Så når/hvis U5/U6 skal have hjælp eller har spørgsmål, tager de fat i U8. 3.1. Holdleder Er en person, som hjælper træneren med de opgaver, der er i forbindelse med afvikling af en kamp. Typiske holdlederopgaver kunne være at skrive holdkort, tage imod modstanderen, finde ud af hvilken bane der skal spilles på, sørge for at der er hentet bolde, sørge for at kamptøjet er komplet hver gang, sørge for at tøjet bliver vasket (forældreturnus) sørge for at der er biler nok til kørsel ved udebanekampe. En holdleder kan også hjælpe træneren i den daglige træning. En holdleder er som regel forælder til et barn på holdet. Det er op til træneren at skaffe en holdleder, og det træneren som definerer de opgaver, han gerne vil have en holdleder til at udføre. For de yngre årgange er holdlederen og årgangskoordinatoren en og samme funktion. 3.2. Årgangskoordinator Der skal blandt forældrene findes én, som påtager sig opgaven at styre det administrative i årgangen. Årgangskoordinatoren behøver ikke at være fysisk tilstede på stadion eller på alle træningsaftener. Opgaverne kan nemt løses hjemmefra. Årgangskoordinatoren er trænerens forlænget arm og har dermed en meget vigtig funktion med stor betydning for årgangen. Koordinatoren er den person, som uddelegerer vigtige informationer på årgangen i dagligdagen og derved aflaster trænerens administrative arbejde i en grad så de kan koncentrere sig om at træne. (det fodboldmæssige) Koordinatoren informerer årgangens forældre og spillere via Holdsport.dk (gratis) og personen bør derfor ikke have noget imod at anvende computer og evt. foretage et par opringninger. Opgaverne er bla.: Medvirke ved udarbejdelsen af sæsonplan Administrerer Holdsport.dk Opdatere adresser, mail og telefonnumre Videreformidle holdudtagelser fra træneren Sikre at alle er medlemmer og betaler kontingent. Holde sig opdateret om stævner, ændringer, aflysninger, årgangens hjælp til diverse aktiviteter samt videreformidle det der er relevant til de enkelte trænere, forældre, spillere, klubben. 3.3. Træner BSF er en klub, hvor der tilstræbes, at spillere, trænere, forældre og ledere forbinder deres tid i klubben med positive følelser som fællesskab, glæde og stolthed. Der skabes og opretholdes en klubkultur, en klubidentitet, ikke bare ved, at fodboldfilosofien og organisationen er velfungerende, men også ved at stille krav om opførsel og adfærd i klubben. Klubben ønsker derfor at opretholde en kultur, hvor alle implicerede parter kender til forventningerne om god opførsel. Det er velkendt, at børn ikke altid gør, som de voksne siger, de skal gøre. De gør, som de voksne gør, og derfor er træneren en vigtig del af denne klubopdragelse som kulturformidler. Alle trænere og ledere skal udfylde og aflevere en til kontoret. Senest opdateret 17-10-2013 3/24

3.3.1. Cheftrænerens opgaver Cheftræneren er en erfaren og/eller uddannet træner, der har påtaget sig det overordnede fodboldfaglige ansvar for en årgang. Det er cheftræneren, der hele tiden har BSF s målsætninger for øje i det daglige arbejde, og det er derfor ham / hende, der samler op på problemstillinger på hele årgangen i samarbejde med de øvrige trænere, holdledere og årgangskoordinatorer. Ofte optræder en cheftræner først i de større årgange, hvor der nu er mere fokus på resultater og hvor der skal være en ansvarlig for den daglige træning. Det kan være en forælder, der har fulgt holdet og deltaget på trænerkurser, men det kan også være en udefra. Cheftræneren er sig bevidst, at hele årgangsorganisationen er til for at optimere årgangens fodboldhverdag og at et samarbejde med alle parter er en nødvendig forudsætning. Cheftræneren har i øvrigt de samme opgaver som de øvrige trænere. 3.3.2. Trænerens opgaver Cheftræneren (hvis der findes en sådan på årgangen) har det overordnede ansvar for årgangen, mens en træner har ansvaret for et hold i det daglige. Fælles opgaver for alle trænere er: Planlægning og afvikling af kampe Det forventes, at alle trænere arbejder tæt sammen. Der er ingen hold, der lever isoleret i forhold til resten af årgangen. Træneren arbejder til stadighed på at skabe et seriøst og spændende fodboldtilbud med vægt på glæde og positive omgangsformer. Tjekker mail mindst 2 gange om ugen. Forpligtet til at informere årgangskoordinatoren om problemer / episoder, der skønnes at have betydning for årgangen / klubben. Materiel kommer til og fra træningsbanen. At samle de hold som skal spille kamp. Organisere træningen (stationstræning, med hjælp fra forældre) Implementere denne håndbog på årgangen Sørge for at holdene bliver tilmeldt stævner i samarbejde med årgangskoordinatoren, som sørger for at holdene bliver tilmeldt. Sørge for at videregive relevant information / materiale til eksterne og interne interessenter. 3.3.3. Trænerens ansvar Vis respekt for andre. Du er rollemodel for en masse unge mennesker. Kritiser aldrig modstanderen eller dommeren. Vær positiv i din dialog med spillere og andre omkring holdet Mød forberedt og til tiden og vær opmærksom på dit eget og dine spilleres sprogbrug Husk at rose Deltag i klubbens aktiviteter og arbejd med klubkulturen Forslag og kritik formuleres konstruktivt og gennem de rigtige kanaler Sørge for at BSF s holdninger til børnefodbold praktiseres. Se dokumentet Den Røde Tråd Skabe et trygt / sjovt børnefodboldmiljø. Have styr på udleveret materiel. Deltage i kurser afholdt i klubben, DBU Sjælland, DBU o.a., rettet mod årgangen Senest opdateret 17-10-2013 4/24

3.3.4. BSF s ansvar overfor træneren Informationsmateriale til forældre ved træningsbanen, materiel til træning 1 bold pr. spiller, agility stige, hulahopringe, veste, kegler osv. Sparring gennem børnekonsulent Opdateret medlemslister for årgangen og herunder restanceliste. Afholde 1 2 årlige møder med trænere/ledere. Opfølgning på de enkelte træneres uddannelsesstatus. 3.3.5. BSF tilbyder følgende til vores trænere BSF sørger for, at træneren modtager en trænertøjpakke. Mulighed for at uddanne sig gennem BSF, DBU Sjælland, DBU. En masse sjove oplevelser sammen med dit eget barn og andres børn. Gratis adgang til 1. seniors & 1. kvindeseniors hjemmekampe Årlig træner- og lederfest. 3.4. Trænerens forventninger til forældrene En træner er det naturlige holdepunkt for et hold / årgang, men derfor er det ikke ensbetydende med, at det er ham/hende, der skal lave alt det praktiske arbejde. Det er tilladt som træner at have forventninger til, at forældre bidrager. For at uddelegere så meget som muligt af det praktiske arbejde, der er forbundet med et fodboldhold, som senere bliver til måske mange hold, er det hensigtsmæssigt at søge blandt forældrene efter praktiske hjælpere. Hvis forældre involveres i de praktiske, administrative gøremål, frigøres træneren til at gøre det, han er bedst til nemlig at træne. 3.4.1. Forældre på sidelinjen Der er selvfølgeligt også plads til ikke-aktive forældre. Den ideelle tilskuer forældre er engageret og anerkendende omkring sit eget barn / hold / kamp. Dvs. at man roser børnene, når det går godt (også gerne det andet hold) og føler med barnet, når det går skidt. Fordi fodbold er et meget socialt spil, kan det ikke undgås også at have opdragende effekt. Her er det selvfølgeligt rart, hvis forældrene følger op og taler med barnet om de problemstillinger, en træning/kamp har givet. Forældre må gerne være ambitiøse, bare de ikke står på sidelinien og råber. Børnene lærer nemlig meget mere ved selv at prøve. Se politik nr. 15 4. Administrativ vejledning for trænere 4.1. Dommere til kampe Til alle kampe i yngste årgang, 3 & 5 mandskampe, er det holdet, der står først, der skal dømme kampen. Ved 7 mandskampe skal hjemmeholdet selv stå for at dømme kampen, og den træner der står for kampen må skaffe en dommer. Dommeren vælges normalt blandt forældrene. Senest opdateret 17-10-2013 5/24

4.2. Flytning/aflysning af kampe på hjemmebane. Man skal indberette flytning til DBU Sjælland, hvis ikke, er der bøde på 200-400 kr. som årgangen selv skal betale. Kontakt modstander og aftal ny tid. Ring på Tlf. 46 34 33 66 eller mail til DBU Sjælland og informer om nyt kamptidspunkt på mail info@dbusjaelland.dk Husk at det også skal ændres i kluboffice via ungdomsformanden i BSF. Inden da skal man have fået en ny banetid af baneansvarlig i klubben. Se Politik nr. 14 på BSF s hjemmeside. 4.3. Flytning af kampe på udebane Ønsker man at flytte en udebanekamp, kontakter man træneren for modstanderholdet, som derefter skal sørge for, at kampen bliver flyttet og informerer DBU Sjælland. 4.4. Holdkort Skal bruges fra U10 drenge og U11 piger, og holdkort udleveres på kontoret. Holdkortet udfyldes af både hjemmehold og udehold. Efter kampen udfyldes resultat, og der skrives under fra begge hold af. Der udleveres en kopi til udeholdet. Efter klampen skal resultatet straks indberettes, hvilket skal ske samme dag på tlf. 70 10 05 50 eller via app., og holdkortet afleveres i postkassen ved kontoret og opbevares i en mappe på kontoret. Hvis der opstår tvivlsspørgsmål om kampen, skal holdkortet efter anmodning fra DBU Sjælland straks kunne indsendes. Hvis denne indberetning ikke sker, koster det en bøde til DBU Sjælland på 200-400,- kr. som årgangen skal betale. 4.5. Turneringer Deltagelse i mindre turneringer udendørs eller indendørs i DBU Sjælland regi sker på initiativ fra trænerne efter samråd med årgangskoordinatoren. Udgifter til deltagelse i sådanne turneringer betales i et vist omfang af klubben. Hvis der tilmeldes betalingsstævner, står årgangen selv for betalingen af disse. Det kan derfor være en god ide, at når en spiller deltager i et stævne betales der 20,- kr. til holdkassen, så der er penge til at kunne deltage i betalingsstævner eller bruge dem til sociale arrangementer for årgangen. Der betales til alle stævner også dem, som klubben betaler for. Tag det op på et forældremøde, så der er opbakning til det. Betalingsstævner kan findes på stævner.dk. Disse stævner er nogle af dem, som klubben deltager i årligt. PinseCup, Nykøbing Falster, fra U10 U12 drenge (Drejebog forefindes) Norway Cup, fra U14 Scanlines Cup, Nykøbing Falster 8-15 år, piger 4.6. Træningskampe Hvis man arrangerer en træningskamp, skal den så vidt mulig foregå i ens egen træningstid. Hvis man gerne vil spille på et andet tidspunkt, skal man kigge på klubbens hjemmeside og se, hvem der træner på dette tidspunkt og kontakte dem. På www.bsfodbold.dk findes der op forsiden en pind med titlen Træningstider (http://bsf.klubcms.dbu.dk/page.aspx?id=24258), hvor der er lagt oversigter over træningstider på hhv. græs (forår og efterår), grus (vinterhalvår) og indendørs. Oversigterne opdateres i takt med behov. Senest opdateret 17-10-2013 6/24

4.7. Tøj til kamp og tøjvask I de forskellige afdelinger 3:3 / 5:5 / 7:7 vil årgangskoordinatoren inden sæsonen starter, sikre at alle hold har et sæt spillertøj. Spillertøj og til taske afleveres ved sæson afslutningen til årgangen yngre. Årgangskoordinatoren/holdleder tager fat i årgangen yngre end deres egen for at aftale aflevering af tøj. Tag eventuelt fat i årgangen over for modtagelse af tøj. Tøjvask går på skift mellem forældrene efter hver kamp/stævne. Tøjet tages med til næste træning. Der kan f.eks. laves en turnusordning, som indebærer, at der hver gang er nogen, som tager frugt / kage med, nogen som stiller med bil, hvis det er på udebane og nogen, som klarer tøjvasken. 4.8. Bolddrenge/piger til 1. seniors hjemmekampe Når 1. senior spiller hjemmekampe, skal der stilles bolddrenge til disse kampe. Dette starter fra U9 og til og med U11. Der skal bruges 8 drenge/piger pr. gang, og der er en sodavand i pausen og en pølse efter kampen som tak for hjælpen. Familien til bolddrenge/boldpiger der er med, kommer også gratis ind til kampen. Man vil som udgangspunkt have 2 kampe pr. halvsæson. Der vil også være mulighed for at spille opvisningskamp inden hovedkampen mod udeholdet. Dette skal arrangeres med modstanderholdet. Herefter vil børnene have mulighed for at løbe på banen sammen med 1. senior. 4.9. Nøgler/Nøglebrik Nøgle til klubhus, omklædningsrum og post- og møderum udleveres mod underskrift hos kontoret. Den skal afleveres tilbage, så snart man ophører som træner. Nøglebrikken bestilles af årgangskoordinator hos den administrative medarbejder på mail info@bsfodbold.dk. Til indendørstræning om vinteren bestilles nøglebrik ligeledes hos den administrative medarbejder på mail info@bsfodbold.dk. Disse nøglebrikker skal afhentes ved personlig fremmøde på kommunen mod underskrift. Den administrative medarbejde giver besked, når nøglebrikken er klar til afhentning. 4.10. Ny årgang Hvert år efter sommerferien starter der en ny årgang med nye trænere/ledere. Disse trænere/ledere skal have hjælp til at komme i gang. Det er derfor altid dem der er U8 der skal hjælpe denne nye årgang U6 med at komme i gang, få oprettet Holdsport.dk og hjælpe dem med de administrative opgaver i starten. Det er også U8, som U6 kontakter, hvis der er spørgsmål. 5. Medlem 5.1. Indmeldelse Sker ved udfyldelse af indmeldelsesblanketten allerede ved den første træning. Indmeldelsesblanketten bruges i første omgang til Holdsport, og når spilleren så efter 3-4 gange prøvetræning gerne vil spille, mailes på (kontingent@bsfodbold.dk) eller afleveres indmeldelsesblanketten til kontoret (Bilag 2). Man vil så efterfølgende modtage medlemsnummer til brug på Holdsport, samt være med på CC når der udsendes en mail med kontingentopkrævning fra Senest opdateret 17-10-2013 7/24

kontoret af. Nye spillere må principielt ikke spille kampe, før de har afleveret indmeldelsesoplysninger. 5.2. Kontingent Opkræves to gange årligt af klubben. Girokort udsendes i december og juni måned: Vi opfordrer alle medlemmer til at benytte betalingsservice, da det sikrer, at klubben modtager kontingent fra alle til tiden. Sker indmeldelsen efter dette tidspunkt, udsendes opkrævning manuelt. Det er en forudsætning for at træne og spille kampe i en halvsæson, at der er betalt kontingent. Sker indmeldelsen i slutningen af en halvsæson, vil kontingent dog først blive opkrævet for den følgende halvsæson. For nye medlemmer er det kontoret der sender en velkomstmail med kontingentopkrævning. Årgangskoordinatoren er med på mailen som CC. 5.3. Medlemslister Føres og udarbejdes i Kluboffice af medlemsadministratoren. Medlems- og restancelisten udsendes 2-3 gange i en halvsæson, men kan altid rekvireres efter behov på kontingent@bsfodbold.dk, hvorefter listerne fremsendes på mail. 5.4. Udmeldelse Årgangskoordinatoren mailer navn og medlemsnummer på den spiller, der er stoppet med at spille fodbold, til kontingent@bsfodbold.dk, hvorefter spilleren bliver meldt ud. 6. Klubben 6.1. Baner Der udarbejdes bane-/hal- fordeling 2 gange om året. Der prøves at bibeholde de samme træningsdage, som man havde sidste periode. Den baneansvarlige udarbejder forslag til fordeling af træningstider på baggrund af tidligere tider. Dette forslag sendes til høring hos alle årgangskoordinatorer, som inden en angiven deadline siger ok eller kommer med andre forslag. Efterfølgende udarbejdes den endelige fordeling. 6.2. Hjemmeside Via BSFs hjemmeside www.bsfodbold.dk kan man følge med i klubbens kampresultater, og herudover findes en række administrative og informative meddelelser. Det er vigtigt, at trænere/ledere tjekker hjemmesiden jævnligt, minimum en gang om ugen. På hjemmesiden kan man også se en oversigt over kampe og banefordeling for indeværende uge. 6.3. Omklædningsrum Omklædningsrum tildeles hjemme- og udehold i forbindelse med kamp og træning. Opslag med fordelingen kan ses i glasskabet uden for klubhuset. Husk at feje og efterlade omklædningsrummet i samme stand, som I ønsker at overtage det. Der ligeledes rygeforbud i omklædningsrummene. Senest opdateret 17-10-2013 8/24

Det er det pågældende hjemmeholds træner/holdleder, som sørger for, at alle omklædningsrum efterlades i ordentlig stand, og at lyset er slukket og døren lukket og låst. 6.4 Træner leder fest Som tak for hjælpen og den store indsats, der ydes som frivillig i BSF, afholdes der årligt en træner/leder fest. Den ligger som regel i november. 7. Nyttige links og apps Her er nyttige links og apps, man som træner/leder kan få brug for i forbindelse med ens årgang. 7.1. Links Ballerup Skovlunde Fodbold: www.bsfodbold.dk Holdsport: www.holdsport.dk Betalingsstævner: www.staevner.dk DBU Sjælland, BSF holdtilmeldinger: http://www.dbusjaelland.dk/turneringer_og_resultater/resultatsoegning/clubteam.aspx?clubid=213 1 DBU Sjælland, diverse oplysninger om stævner: http://www.dbusjaelland.dk/turneringer_og_resultater/dbu_sjaelland_turneringer/boern.aspx Haloversigt, Ballerup Kommune (aflysninger): http://www.ballerup.dk/get/47081.html Børneattest for nyt trænere/ledere: http://www.politi.dk/nr/rdonlyres/d45547e8-5df6-4b39-b33f- 7DE6BEDF84E8/0/P274_0712.pdf Facebook, Pigefodbold i BSF: http://www.facebook.com/pigefodboldbsf Senest opdateret 17-10-2013 9/24

7.2 Apps Android Holdsport: Få de vigtigste funktioner på mobilen. DBU kampprogram: Her kan man se, når DBU Sjælland har lagt stævnerne op. Soccer Exercises For Kids: Her kan man se, når DBU Sjælland har lagt stævnerne op. IOS Holdsport: Få de vigtigste funktioner på mobilen. DBU kampprogram: Her kan man se, når DBU Sjælland har lagt stævnerne op. Technica Football: Her kan man se, få inspiration til fodboldøvelser. Der er masser at video med øvelser. Senest opdateret 17-10-2013 10/24

Bilag 1 - Indmeldelsesblanket Indmeldelsesblanket Indmeldelsesblanket til Ballerup-Skovlunde Fodbold. Såfremt du er under 18 år, skal der påføres mindst én forælder, og vedkommende skal underskrive indmeldelsen. E-mail vil kun blive brugt til relevant information fra BSF til dig. Ved udfyldelse og indmeldelse accepteres, at BSF må bruge billeder af spilleren på deres hjemmeside og holdets administrationsside. Medlem: Dato: Navn: Adresse: Post nr: Mobiltlf: Fødselsdato: Forældre: Navn: Adresse: Post nr: Telefon: E-mail: Underskrift: Forældre: Navn: Adresse: Post nr: Telefon: E-mail: Underskrift: Notater: By: By: By: Mobiltlf: Mobiltlf: Senest opdateret 17-10-2013 11/24

Bilag 2 - Administrationsmodul for Årgangskoordinator/Holdleder Her er en vejledning til, hvordan man kan få overblikket uden at skulle bruge for meget tid som Årgangskoordinator/Holdleder. Denne er lavet for at kunne styre en hel årgang og få overblikket over, hvem der har betalt kontingent, tilmelding og afmelding til træning, kampe, stævner osv. Dette system er også en let måde at kommunikere ud til spillerne (forældrene) på. Både med SMS og mail. Det er vigtigt, at hver træner selv har et login, og trænerens barn også har. Programmer og blanketter der skal bruges: Holdsport (Gratis) www.holdsport.dk Indmeldelsesblanket Velkomstbrev Indholdsfortegnelse 1: Håndtering af nye spillere der kommer til træning... 13 2: Opret årgangen på www.holdsport.dk... 14 3: Oprettelse af spillere/trænere... 16 4: Tilknytning til klub... 18 5: Opret aktivitet... 19 6: Tilmeld til SMS-Service... 21 7: Aktivering af OK Benzin aftale for BSF på Holdsport... 22 8: Betaling af kontingent for nye medlemmer... 23 9: Betaling af kontingent/restanceliste for eksisterende medlemmer... 24 Senest opdateret 17-10-2013 12/24

1. Håndtering af nye spillere der kommer til træning Når der kommer nye spillere til træning, skal børnene og forældrene bydes velkommen. Man kan prøve træningen 3-4 gange, og så skal spilleren meldes ind, hvis han/hun stadig vil gå til fodbold. Forklar at Holdsport.dk bruges af holdet, og det er her man tilmelder og afmelder sig til træning og denne vej, man kommunikerer igennem, hvis der er aflysninger m.m. Indmeldelsesblanketten udfyldes med det samme af forælderen. Den skal bruges til oprettelse af holdsport, med det samme. Når de 3-4 gange er gået, og barnet gerne vil gå til fodbold, afleveres eller mailes på (kontingent@bsfodbold.dk) indmeldelsesblanketten til kontoret og man beder om et medlemsnummer retur. Herefter sender holdleder/årgangskoordinator en mail til forældrene med information om betaling af kontingent. Senest opdateret 17-10-2013 13/24

2. Opret årgangen på www.holdsport.dk Vælg Opret hold: Indtast oplysninger: Navnet skal være: Årgang, køn 2008D Holdforkortelse og adgangskode skal være det samme som navn ovenfor. Senest opdateret 17-10-2013 14/24

Opret træner/holdleder: Efter fornavn skrives beskrivelse ved træner eller holdleder. (Holdleder), (Træner), (Årgangsk.) Så er man i gang: Senest opdateret 17-10-2013 15/24

3. Oprettelse af spillere/trænere: Medlemsnummer fås af Dorthe når indmeldelsesblanketten er afleveret. Adgangskode er lige med fødselsdato: 010108 Der bliver sendt en mail til spilleren/træneren med log-in oplysninger. Dem, der ikke er medlemsnummer på, skal man følge op på, om de gerne vil gå til fodbold, og så skal de meldes ind. (Prøvetræning 3-4 gange) Ved trænere/holdleder skrives der 0000 i medlemsnummer. Senest opdateret 17-10-2013 16/24

Når man har oprettet en spiller/træner, logger man ud og logger ind som den spiller/træner, man lige har oprettet. Her tilmelder man spilleren/træneren til SMS-Servicen. Enten ved at acceptere det popup vindue der kommer eller ved at gøre det under profil. SMS-Service er vigtig, for ellers kan man ikke sende SMS-reminders på de aktiviteter, man har oprettet. Herefter logger man ud igen. VIGTIGT: Det er vigtigt, at man som træner/holdleder selv har et log-in, og at ens barn også har. Derved kan de andre forældre se, hvem der er trænere, og det er lettere at se, hvilke børn og trænere der kommer til træning. (Man kan fra sit træner log-in sagtens tilmelde sit egent barn, så man kun skal logge ind en gang) Senest opdateret 17-10-2013 17/24

4. Tilknytning til Klub: I BSF er der oprettet en klub på holdsport. Denne klub er til at, Ungdomsformanden, den kontoransatte og Formanden kan se de samlede aktiviteter for holdene og har mulighed for at sende en samlet mail ud til alle medlemmerne. Du tilknytter dig klubben på denne måde. Tryk på klub I bunden kan du søge om optagelse i klub. I klub skrives: BSF, Ungdom Tryk send Når din anmodning er accepterer er du med i klubben Senest opdateret 17-10-2013 18/24

5. Opret aktivitet Udfyld de enkelte felter på de forskellige faneblade. Udvælgelsestype: Normal = Alle kan tilmelde sig. Udvælgelse = Her kan man selv udvælge dem, der skal have mulighed for at tilmelde sig. Til rådighed = Her skal spillerne tilkendegive, om de er til rådighed, hvorefter træneren sætter holdet. Hvis man bare vil informere om, at der kommer en aktivitet, og man ikke skal have mulighed for at tilmelde sig, så sætter man Maks. antal deltagere til Ingen tilmelding Har man valgt udvælgelsestype, udvælgelse skal man vælge aktiviteten. Herefter skal man nederst i venstre hjørne vælge Tilmeldinger Senest opdateret 17-10-2013 19/24

1 Nu kan man så vælge de spillere, man gerne vil have, der skal kunne tilmelde sig denne aktivitet. Når man så er færdig med at vælge spillerne, skal man huske at trykke GEM Der er hjælpevideoer på YouTube. Til rådighed: http://www.youtube.com/watch?v=hji3gcmrhc8&feature=plcp Udvælgelse: http://www.youtube.com/watch?v=civqanzlooq&feature=plcp Har man brug for flere og andre hjælpevideoer, kan de finde via dette link: http://www.youtube.com/user/holdsporthelp Senest opdateret 17-10-2013 20/24

6. Tilmelding til SMS-Service A. Log in på www.holdsport.dk 1 2 3 Indtast Brugernavn(1) og Adgangskode(2), herefter log på(3). B. Tryk på profil(4) 4 C. Vælg forny(5) 5 Der vil herefter stå, at du kan modtage SMS er fra din træner 90 dage på nedennævnte mobilnummer. Senest opdateret 17-10-2013 21/24

7. Aktivering af OK Benzin aftale for BSF på Holdsport Log ind på Holdsport. Vælg punktet Støt dig hold I bunden af skærmen er trænerfunktionen. Vælg Ansøg om OK-aftale Indtast sponsornummeret som BSF har hos OK Benzin. Der er: 558342 Tryk på Gem og du kommer tilbage til dette skærmbillede. Her kan man oprette nye aftaler og dem, der allerede har en aftale, skal bare logge ind på Min OK via linket og tilføje sponsornummeret. Senest opdateret 17-10-2013 22/24

8. Betaling af kontingent for nye medlemmer Dette er et eksempel. Du har modtaget 2 Word filer en til sommer og en til vinter. Det der skal udfyldes er prisen på kontingent, navnet på spilleren og medlemsnummer, og hvis der kommer ændringer i løbet af perioden. Det kan være en fordel at gemme filen som en PDF inden udsendelse. Senest opdateret 17-10-2013 23/24

9. Betaling af kontingent/restanceliste for eksisterende medlemmer Det er holdlederens/årgangskoordinatorens opgave at opkræve og sørge for, at alle spillere har betalt kontingent. Alle skal betale kontingent. Når du 2 gange om året, eller efter behov, modtager en restanceliste fra kontoret, skal du kontakte de spillere, der ikke har betalt. Det kan gøres via en mail igennem holdsport. Brug nedenstående mail skabelon. Når tidsfristen er udløbet, kontakter du kontoret og beder om en ny restanceliste. Ca. 2 dage efter sidste betalingsfrist. Er der stadig ikke betalt, tager man fat i forældrene til spilleren til træning og fortæller dem, at de ikke har betalt. De skal så ved næste træning tage en kvittering med, så man kan se, at der er betalt, ellers skal de ikke komme mere. Der er nu gået ca. 1 måned fra den rettidige betaling. Disse regler er ens for alle, og alle skal betale kontingent, hvis de vil spille fodbold i BSF. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Hej Jeg har modtaget en restanceliste fra klubben, og der er I på. Hvis I har betalt, og det er en fejl, skal I sende en mail med en kvittering på betalingen til mig. Hvis I ikke har betalt, skal I betale med en bankoverførsel. I tekstfeltet skal I skrive barnets navn og medlemsnummer. Medlemsnummeret kan I finde på holdsport under Spillere. Betalingen skal ske inden fredag den 31. august 2012, hvis jeres barn skal blive ved med at spille fodbold i BSF. Hvis jeres barn ikke skal spille fodbold mere, så send lige en mail så jeg kan få meldt ham ud. Nordea, Reg.nr. 2279, kontonr. 3210 137 709 - skriv navn og medlemsnummer Med venlig hilsen Kasper Sandris BSF, Drenge, U9 Holdleder ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Betalingsfristen skal maksimal være 7 dage efter man sender mailen. Senest opdateret 17-10-2013 24/24