STØTTEGUIDE FOLKEOPLYSENDE FORENINGER Foreninger 10. januar 2014
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELT... 3 1.1. Godkendelse af nye foreninger:... 3 1.2. Ændring af vedtægter... 3 1.3. Børneattester... 4 2. ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER... 4 2.1. Gebyr for benyttelse af offentlige lokaler... 5 3. LOKALETILSKUD (Egne og lejede lokaler)... 5 3.1. Lokaletilskud til motionscentre med fleksible åbningstider... 6 4. TILSKUD TIL UDEIDRÆTTERNES BENYTTELSE AF OMKLÆDNINGSRUM I HALLER... 7 5. AKTIVITETSTILSKUD... 8 5.1. Lukkede hold... 8 6. ØVRIGE TILSKUDSORDNINGER... 8 6.1. Tilskud til leder- og instruktøruddannelser... 8 6.2. Tilskud til mål og net m. v... 9 6.3. Tilskud til Ungdomsklubber... 10 6.4. Opkridtning af boldbaner... 11 6.5. Tilskud til tennisbaner... 11 6.6. Lysanlæg på stadions... 12 7. FRADRAG FOR AKTIVITETER SOM ANSES FOR GUDSDYRKELSE... 12 8. REGNSKAB... 12 8.1. Revision... 13 9. GAVER, PRISER, START- OG UDVIKLINGSPULJE M.V... 13 9.1. Jubilæum... 13 9.2. Indvielse af nye bygninger i foreninger... 13 9.3. Præmiering af mesterskaber... 14 9.4. Talentpris... 14 9.5. Udviklingspulje for foreninger... 15 9.6. Udviklingspulje for fritidsområdet (mere motion)... 16 10. CVR og NEMKonto... 17 11. CONVENTUS... 18 2
1. GENERELT 1.1. Godkendelse af nye foreninger: Hvis man ønsker at starte en forening, som skal godkendes som tilskudsberettiget efter folkeoplysningsloven, skal der udarbejdes vedtægter, som skal godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget, og der skal vælges en bestyrelse. En forening under folkeoplysningslovens kap. 5 (Forening) skal opfylde følgende for at blive tilskudsberettiget: 1. Have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som skal fremgå af vedtægten. 2. Udøve folkeoplysende virksomhed. 3. Have en bestyrelse. 4. Være demokratisk opbygget. 5. Bygge på aktivt medlemskab og have mindst 5 betalende medlemmer. 6. Som udgangspunkt være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål. 7. Være hjemmehørende i Ringkøbing-Skjern Kommune. 8. Have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig. En folkeoplysende forenings vedtægt skal indeholde oplysninger om: 1. Foreningens navn og hjemsted (kommune) 2. Foreningens formål 3. Betingelse for medlemskab 4. Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer 5. Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor 6. Hvem der tegner foreningen 7. Procedure for vedtægtsændringer 8. Anvendelse af foreningens eventuelle formue ved ophør Følgende personer kan ikke være medlem af en forenings bestyrelse 1. Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreninger eller kontrollerer udleje af lokaler m.m. til foreninger. 2. Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreninger, eller som kontrollerer udleje af lokaler m.m. til foreninger. 3. Ejere af lokaler m.m. der udlejes til foreninger. NB Punkt 1 og 2 omfatter ikke fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der er almennyttige, og hvis hovedformål er at stille faciliteter til rådighed for børn og unge. 1.2. Ændring af vedtægter Hvis foreningens vedtægter ændres, skal de reviderede vedtægter sendes til godkendelse hos kommunen.
1.3. Børneattester Siden 1. juli 2005 har det været lovpligtigt, at alle idrætsforeninger og spejderforeninger indhenter en børneattest, før de ansætter trænere, instruktører og holdledere, som skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Fra 1. januar 2010 er der indføjet en bestemmelse i Folkeoplysningsloven om, at alle foreninger, der modtager tilskud eller får anvist lokale lokaler, har pligt til at indhente børneattester. Èn gang årligt skal alle foreninger underskrive en erklæring om, at de indhenter børneattester. Erklæringen skal underskrives af de tegningsberettigede i foreningen (se vedtægterne). Kommunen skal undlade at yde tilskud og at anvise lokaler, hvis foreningen ikke afgiver erklæring om indhentelse af børneattester. Afgivelse af erklæring sker på skema i forbindelse med ansøgning om aktivitetstilskud. Skema med erklæring skal være sendt retur inden 1. januar. Der udbetales ingen tilskud før erklæringen foreligger. Pligten til at afgive erklæring gælder også, selv om foreningen på tidspunktet for erklæringens afgivelse ikke ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver, skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Dermed pålægges foreningen dog ikke en aktuel forpligtelse til at indhente børneattester, men tilkender alene, at de vil indhente børneattester i det tilfælde, at de i løbet af året måtte ansætte eller beskæftige personer med direkte kontakt til unge under 15 år. 2. ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER Undervisningslokaler Ansøgning om at benytte undervisningslokaler sendes til skolelederen på den skole, hvor lokalet ønskes benyttet. Det er skolelederen, der fordeler timerne. Ansøgningsskema kan fås på skolen eller hos Kultur, Natur og Fritid, Toften 6, 6880 Tarm. Haller og gymnastiksale m.v. Ansøgning om benyttelse af timer i gymnastiksale, minihaller, kommunale idrætshaller og samt aulaer på skoler/institutioner sendes til den pågældende institution. Fordelingen af lokaler sker normalt efter nedennævnte prioritering, jfr. Folkeoplysningsloven: 1. Aktiviteter for børn og unge under 25 år 2. Undervisning inden for voksenundervisningsområdet 3. Aktiviteter for personer over 25 år Skolens/institutionens egen brug af lokalerne kommer dog altid i første række. Der skal benyttes et ansøgningsskema, som kan fås på den enkelte skole/institution eller hos Kultur, Natur og Fritid, Toften 6, 6880 Tarm. Bemærk det er den enkelte skoles/institutions Ordensregler for benyttelse af lokaler, der skal følges.
2.1. Gebyr for benyttelse af offentlige lokaler Der opkræves gebyr for benyttelse af kommunale lokaler og anlæg. I henhold til folkeoplysningsloven er det en betingelse, at gebyret indgår i den pulje, som anvendes til de frivillige lokaletilskud. Der kan således ikke søges lokaletilskud til gebyret. Nedennævnte tal gælder fra 1. januar 2014 og er fastfrosset til og med 2015. Idrætshaller på 800 m 2 115 kr. pr. time Minihaller (500 m 2-799 m 2 ) 90 kr. pr. time Gymnastiksale (op til 500 m 2 ) 60 kr. pr. time Birum/aula 35 kr. pr. time Der afregnes som udgangspunkt i hele og halve timer. Undervisningslokaler stilles gratis til rådighed. Lokaler til overnatning i forbindelse med kurser og stævner Der betales ingen leje, men foreningen skal selv sørge for oprydning og rengøring efter brug, evt. betale skolen for rengøringen alt efter aftale med den enkelte skole. 3. LOKALETILSKUD (Egne og lejede lokaler) Byrådet har for 2014 besluttet, at der max. gives tilskud til følgende timepriser: Idrætshaller på 800 m 2 og derover 530 kr. Idrætshaller på 500 m 2 til 799 m 2 370 kr. Idrætshaller på 300 m 2 499 m 2 250 kr. Svømmehaller med stort bassin + evt. mindre (12 x 25 m) 865 kr. Svømmebassin i halv størrelse 600 kr. Birum 180 kr. Der ydes lokaletilskud i 2014 med følgende procenter: 20 % af lokaleudgiften i tilskud, hvis 75 % af foreningens samlede medlemstal er over 25 år 40 % af lokaleudgiften i tilskud, hvis mellem 75 % og til og med 50 % af foreningens samlede medlemstal er over 25 år 70 % af lokaleudgiften i tilskud, hvis mere end 50 % af foreningens samlede medlemstal er under 25 år. Tilskudsprocenten for 2015 meldes ud til foreningerne medio oktober 2014. Tilskud til bowlinghaller ydes efter birumstaksten. Der fradrages forholdsvis i taksten, hvis nogle af banerne udlejes kommercielt samtidig med at andre baner benyttes af klubberne. En birumstakst svarer til 6-8 baner. Tilskud til ekstraordinære vedligeholdelsesarbejder på egne lokaler skal søges godkendt enten i forbindelse med ansøgning om lokaletilskud for det kommende år eller i løbet af
året. Ansøgning skal altid indsendes inden arbejdet sættes i gang, således administrationen har mulighed for at besigtige forholdene inden der træffes beslutning. Normal praksis er, at ansøger selv skal betale 50 % af udgiften og at der kan ydes lokaletilskud til den sidste halvdel. Foreningerne skal indsende ansøgning inden 1. juni for det kommende kalenderår. Administrationen afsætter en pulje til nye foreninger og nye aktiviteter. Lokaletilskud til nye lokaler skal godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget. Udvalget kan nægte at yde lokaletilskud til nye lokaler, hvis det medfører en væsentlig merudgift for kommunen. Lokaletilskuddet betales til foreningerne. 2/3 af lokaletilskuddet udbetales medio februar måned, og beregnes på baggrund af medlemstallet for det foregående år. Foreningerne kan løbende anmode om at få foretaget regulering for indeværende år, men der udsendes også et skema til alle foreninger i september måned, som dog kun skal returneres hvis foreningen har brug for en regulering. Foreninger der i forbindelse med aflæggelse af regnskab for det foregående år, har fået udbetalt mere end 25 % eller mere end 30.000 kr. dog min. 10 % - for meget i lokaletilskud, får ikke udbetalt den sidste 1/3 af lokaletilskuddet for det indeværende år, før der er afleveret en dokumentation for, at der er behov for det. Se i øvrigt Vejledning lokaletilskud til egne og lejde lokaler Bilag 1. I henhold til Folkeoplysningsloven gives der kun lokaletilskud til lokaler indenfor landets grænser og i Sydslesvig. Offentlige entregivende arrangementer m. v. Byrådet har besluttet, at der gives principiel afslag på ansøgninger om lokaletilskud i forbindelse med offentlige entrégivende arrangementer. Der ydes heller ikke lokaletilskud i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil, herunder andespil, bingo og lignende, hvori indgår økonomisk gevinst for foreningen. Der ydes heller ikke lokaletilskud til lokaler bortset fra svømmehaller og bowlinghaller til hvilke andre samtidig har adgang mod betaling. 3.1. Lokaletilskud til motionscentre med fleksible åbningstider Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet følgende regler for beregning af max. lokaletilskud til motionscentre gældende fra 1. januar 2012. 1. Tilskuddet sammensættes af: 528 kr. pr. m 2 motionslokale, 200 kr. pr. medlem under 25 år og 50 kr. pr. medlem over 25 år. 2. De 528 kr. pr. reguleres med den fremskrivningsprocent, som gælder for timepriserne for haltimer m.v. (KLs fremskrivningsprocent). 3. De 528 kr. tager udgangspunkt i en lokaltilskudsprocent på 70. Hvis denne procent ændres i op- eller nedadgående retning, skal de 517 kr. reguleres forholdsmæssigt. 4. Der foretages en opmåling af antal m 2 i de enkelte tilskudsberettigede motionscentre. Der skal være tale om indvendige mål og kun af de lokaler, hvor der er aktivitet.
Hvis lokaletilskuddet ud fra de almindelige regler (20/40/70 %) vil være mindre end i forhold til ovennævnte beregningsmetode for et max. tilskud, ydes kun lokaletilskud i forhold til den reelle udgift. Det er et krav, at foreningsbaserede motionscentre skal være tilsluttet Antidoping Danmark. Der kan kun opnås tilskud til de medlemmer, der betaler fuldt kontingent til motionscentret. Det betyder, at medlemmer der af én eller anden grund kun betaler et reduceret kontingent i forhold til de kontingentsatser, der er fastsat af bestyrelsen, ikke må tælle med i opgørelsen. *** Kultur- og fritidsudvalget har pr. 10. december 2012 lukket for godkendelse af lokaletilskud til motionscentre og lokaler, hvor aktiviteterne ikke er holdbaserede*** 4. TILSKUD TIL UDEIDRÆTTERNES BENYTTELSE AF OMKLÆDNINGSRUM I HALLER Foreninger, hvor udeidrætterne benytter omklædningsrum i hallerne, kan søge om tilskud til betaling af lejen i forbindelse med benyttelsen. Hallen sender foreningen en regning for den faktiske benyttelse af omklædningsrummene. Foreningerne kan få et tilskud på max. 350 kr. pr. medlem i udeidrætterne, der benytter omklædningsrummene. Følgende udeidrætter kan modtage tilskud til benyttelse af omklædningsrum: Fodbold Udendørs håndbold Løb Cykling Beachvolley Tennis Nye udeidrætter kan ansøge administrationen om godkendelse til tilskud. Der kan ikke samtidig søges om lokaletilskud efter de almindelige lokaletilskudsregler. Tilskuddet udbetales i december måned på baggrund af dokumentation for udgifterne til omklædningsrum og oplysning om hvor mange af medlemmerne i udeidrætterne, der rent faktisk benytter omklædningsrummene. Der udbetales et a contobeløb til foreningerne på 50 % i maj måned.
5. AKTIVITETSTILSKUD Der ydes et tilskud pr. aktivitetsmedlem under 25 år. I 2014 er beløbet på 65 kr. dog max. 50 % af kontingentet. Beløbet reguleres hvert år i februar måned. Beløbet udbetales i marts måned på baggrund af indberettet medlemstal for det foregående år. Et aktivitetsmedlem er et medlem, der betaler kontingent til en aktivitet. Et medlem må kun tælles med én gang pr. kalenderår pr. aktivitet. 5.1. Lukkede hold For at tiltrække grupper, der ikke normalt bruger folkeoplysningen, kan der oprettes lukkede hold. F. eks. hold for ikke-etnisk danske kvinder. 6. ØVRIGE TILSKUDSORDNINGER 6.1. Tilskud til leder- og instruktøruddannelser Der ydes tilskud til leder- og instruktørkurser/-uddannelser, herunder unge-uddannelse. Tilskuddet kan max. udgøre 75 % af foreningens udgifter, og max. af en kursusudgift på 5.000 kr. Der ydes ikke tilskud til transportudgifter. Ved sammenhængende kursusforløb kan der max. ydes tilskud af en udgift på 15.000 kr. Der ydes tilskud til de leder- og instruktørkurser, som udbydes af følgende landsorganisationer: Danmarks Idrætsforbund (DIF), herunder forbund under DIF. Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI). De Danske Skytteforeninger (DDS). Dansk Firma Idrætsforbund (DFIF). KFUM Idrætsforbund. KFUM Spejderne. KFUM og KFUK. Danmarks Sportsfiskerforbund. Frivillig Drenge Forbund Det Danske Spejderkorps De Grønne Pigespejdere DUI Leg og Virke godkendt i marts 2010. Indre Missions Ungdom godkendt april 2010 4H godkendt i september 2010 Luthersk Mission landslederkurset. Godkendt i september 2011. Dansk Bridgeforbund Dansk Civil Hundeførerforening (DCH) Danmarks Jægerforbund Landsforeningen for dramatisk virksomhed (DATS)
Leder- og instruktørkurser, der udbydes af andre foreninger/organisationer skal forhåndsgodkendes af Kultur, Natur og Fritid. Der ydes ikke tilskud til leder- og instruktøruddannelser, der har karakter af en erhvervsuddannelse. F. eks. Dansk Rideforbunds elevuddannelse, Dansk Håndboldforbunds Divisionstrænerkursus og Diplomtrænerkursus. Kultur- og Fritidsudvalget har den 20. januar 2009 og 23. april 2009 besluttet, at der ikke længere kan godkendes kurser, som udbydes af private eller private institutioner, hvis hovedorganisationerne udbyder lignende eller tilsvarende kurser. I tvivlstilfælde skal kursusbeskrivelse forelægges for Kultur- og Fritidsudvalget til afgørelse. Kultur- og Fritidsudvalget orienteres i sager, hvor der gives afslag. Til studieture, hvor der er tale om et egentligt kursusindhold, gives tilskud til en max. udgift pr. almindelig kursusdag på 500 kr. med den til enhver tid gældende tilskudsprocent max. 75. Inden 1. december skal foreningerne sende en opgørelse over foreningens udgifter til leder- og instruktøruddannelser for det indeværende år. Der skal benyttes et skema, som sendes til foreningerne primo november. På skemaet skal anføres: Udbyder, kursusemne, deltagers navn samt pris på kurset, og der skal sendes dokumentation i form af kvitteringer og kursusbeskrivelse, hvis kvitteringen ikke indeholder oplysning om kursets navn. Den endelige tilskudsprocent beregnes i forhold til budgetbeløb til området og modtagne ansøgninger. Tilskud udbetales én gang om året inden 31. december. 6.2. Tilskud til mål og net m. v. Foreningerne kan søge om tilskud til kridtmaskiner, mål, net og hjørneflag på de anlæg, som kommunen har stillet til rådighed med pågældende udstyr til fodbold og håndbold. Der ydes et tilskud på max. 75 % af udgiften. I 2014 indhenter Kultur, Natur og Fritid tilbud på fælles indkøb af mål, net m. v. Foreningerne skal inden 15. februar give besked om deres behov. Skema udsendes i god tid forinden. Foreningerne vil blive faktureret med 25 % af udgiften.
6.3. Tilskud til Ungdomsklubber Der er en særlig tilskudsordning til ungdomsklubber under forudsætning af, at følgende krav opfyldes: Ungdomsklubberne skal være for aldersgruppen fra og med 13 og til og med 17 år. Der ydes ikke tilskud til medlemmer der er yngre eller ældre end denne aldersgruppe. Der skal betales kontingent til ungdomsklubben Ungdomsklubberne skal tilbyde sig som værested for de unge og at der skal være tilbud om forskellige klubaktiviteter Der skal altid som min. være en voksen medarbejder over 18 år tilstede i alle åbningstimer Der skal som min. være åbent 1 aften om ugen i min. 2 timer Ungdomsklubberne skal sammen med regnskabsaflæggelsen aflægge beretning om deres aktiviteter Fra 1. januar 2012 ydes der tilskud til Ungdomsklubberne efter følgende retningslinjer: Tilskud til lønudgifter eller omkostningsgodtgørelse ***Kultur og Fritidsudvalget besluttede på mødet den 17. december 2013 at pr. den 1. August 2014, udgår tilskuddet til lønudgifter og omkostningsgodtgørelse.*** Der ydes tilskud til 85 % af lønudgift således: Medlemmer mellem fra 13 og til og med 17 år 1-20 medlemmer 21-40 medlemmer 41-80 medlemmer over 80 medlemmer Åbningstid 2 dage/uge max. 7 timer/uge max. 10,5 timer/uge max. 18 timer/uge max. 19 timer/uge Åbningstid 1 dag/uge max. 3,5 time/uge max. 5,5 timer/uge max. 9 timer/uge max. 10 timer/uge Ungdomsklubberne afgør selv, hvilke medarbejdere de vil have ansat i klubben. Klubberne må gerne ansætte 16 og 17-årige som medhjælpere, men disse medhjælpere må aldrig være alene i klubben, men skal altid være sammen med en medarbejder i klubben, som er over 18 år. Der kan max. ydes tilskud til følgende lønsatser, som gælder fra 1. oktober 2012: Medarbejdere Timeløn ekskl. feriepenge Timeløn inkl. feriepenge Ledere 155,25 kr. 174,65 kr. Uddannede assistenter 145,34 kr. 163,51 kr. Ikke uddannede assistenter (aften) 182,73 kr. 205,57 kr. Ikke uddannede assistenter (dag) 126,22 kr. 141,99 kr.
Derudover er der udgifter til bl.a. ATP. Hvis der ikke udbetales løn, men derimod omkostningsgodtgørelse til medarbejdere i ungdomsklubben - kan der ydes tilskud på 85 % af denne godtgørelse. Grundtilskud Grundtilskud ved 1 ugentlige åbningsdage Grundtilskud ved 2 ugentlige åbningsdage 7.500 kr. 15.000 kr. Øvrigt tilskud Ungdomsklubberne modtager aktivitetstilskud til medlemmer under 25 år på lige fod med øvrige foreninger. 1. rate af det ansøgte tilskud udbetales 1. februar og 2. rate udbetales 15. november. Ungdomsklubberne skal hvert år inden 1. november søge om tilskud (løntilskud) for det kommende budgetår = kalenderår. Ungdomsklubberne skal indsende specificeret regnskab for de tilskudsberettigede udgifter inden 1. april for det foregående kalenderår sammen med beretningen om årets aktiviteter. Endelig afregning vil ske ved regnskabsaflæggelsen. Kultur- og Fritidsudvalget kan beslutte at udsætte eller afslå at yde tilskud for en nærmere angiven periode, hvis en klub ikke overholder loven eller de kommunale regler, herunder regnskabsaflæggelse. 6.4. Opkridtning af boldbaner Foreninger kan gratis afhente maling til opstribning af baner på én af kommunens 3 driftscentre. Følgende kan kontaktes: Driftscenter Vest, Ringkøbing: Jacob Flye, tlf. 23 39 78 10 Driftscenter Øst, Videbæk: Bo Nielsen, tlf. 20 34 38 80 Driftscenter Syd, Tarm: Bo Nielsen, tlf. 20 34 38 80 I maj måned udbetales til fodboldforeninger et grundtilskud på 2.000 kr. + 48 kr. pr. udefodboldmedlem til dækning af udgifter til opstribning af baner. Medlemstallet hentes fra ansøgningen om aktivitetstilskud, som indsendes af foreningerne i december måned. 6.5. Tilskud til tennisbaner Tennisklubberne skal selv sørge for og afholde udgifter til vedligeholdelse, pasning og klargøring af tennisbanerne, herunder også sørge for vedligeholdelse af hegn m. v. Kommunen passer de grønne områder. Tennisklubber/-afdelinger, der har min. 10 medlemmer, får et årligt tilskud. Tilskuddet beregnes ud fra en samlet ramme på 291.000 kr. og fordeles til klubberne i forhold til antal
medlemmer, hvilket skal svare til de medlemmer der oplyses i forbindelse med medlemsopgørelsen i december måned. Der skal være tale om personlige medlemskaber. Tilskuddet udbetales i april måned. Kultur- og Fritidsudvalget kan tage tilskudsordningen op til fornyet behandling, hvis det viser sig, at medlemstallet ændrer sig drastisk. Dette med hensyn til om det skal have indflydelse på den pulje, der er til rådighed. 6.6. Lysanlæg på stadions Lysanlæggene på stadion er foreningernes ejendom, og det er foreningerne der har ansvar for drift og vedligeholdelse. Kommunen foranstalter og betaler, at der hvert år i december måned foretages et lovpligtigt eftersyn på lysanlæggene. Foreningen modtager en rapport og er ansvarlig for, at evt. mangler udbedres. Efterfølgende skal dokumentationen for gennemført udbedring af mangler skal sendes til Kultur, Natur og Fritid. Foreningerne skal selv betale for elforbruget med mindre der er indgået anden aftale med hal eller skole (hvis forbruget går på deres målere). Der kan ikke søges tilskud til udgiften, dvs. den må ikke indgå i lokaletilskudsregnskabet. 7. FRADRAG FOR AKTIVITETER SOM ANSES FOR GUDSDYRKELSE Der gives ikke tilskud til aktiviteter med karakter af gudsdyrkelse, dvs. egentlige kirkelige handlinger, som f. eks. afholdelse af gudstjeneste, dåb, konfirmation eller konfirmationsforberedelse. Foreninger, hvor disse aktiviteter indgår, skal indsende aktivitetsplan i forbindelse med ansøgningen om udbetaling af tilskud, hvoraf det tydeligt fremgår, hvilke aktiviteter, der hører under folkeoplysende aktivitet, og hvilke, der hører under gudsdyrkelse, jf. ovenfor. Kun aktiviteter af folkeoplysende karakter kan indgå i ansøgningen 8. REGNSKAB Foreningerne har pligt til at aflægge regnskab for det modtagne lokaletilskud og dokumentere at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med reglerne efter folkeoplysningsloven. Foreningen skal også dokumentere medlemmernes samlede egenbetaling. Lokaletilskudsregnskabet for kalenderåret skal indsendes til Kultur, Natur og Fritid senest 1. april.
Der skal ikke indsendes bilag med mindre I får besked fra Kultur, Natur og Fritid. Der udtages hvert år 10 % af foreningerne til kontrol. Derudover indkaldes bilag fra foreninger, som er godkendt i løbet af regnskabsåret. De pågældende foreninger får besked i forbindelse med udsendelse af regnskabsskemaet. Derudover indkaldes bilag fra de foreninger, hvor det endelige regnskab viser store afvigelser i forhold til tidligere års regnskaber. Regnskabet skal være underskrevet af hele bestyrelsen. Regnskabet gennemgås administrativt i Kultur, Natur og Fritid og forelægges for Kultur- og Fritidsudvalget, hvis regnskabet giver anledning til bemærkninger eller tvivl. På baggrund af regnskabet foretages en endelig regulering af mer- eller mindreforbrug. 8.1. Revision Lokaletilskudsregnskabet skal revideres i henhold til Revisionsinstruks for foreninger. Instruksen kan fås i Kultur, Natur og Fritid en og findes også på kommunens hjemmeside: www.rksk.dk I henhold til Folkeoplysningsloven kan Kultur- og Fritidsudvalget kræve, at en forening aflægger regnskab, der er revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor. Hvis der bliver pålagt revision, vil dette blive oplyst sammen med bevillingen af tilskud. Kultur, Natur og Fritid foretager stikprøvekontrol. Hvis tilskudsbetingelserne ikke er opfyldt, kan Kultur- og Fritidsudvalget fratage foreningen støtteberettigelsen for en given periode. 9. GAVER, PRISER, START- OG UDVIKLINGSPULJE M.V. 9.1. Jubilæum Kultur- og Fritidsudvalget giver et tilskud på 1.000 kr. i anledning af foreningsjubilæer på 25 år, 50, 75, 100, 125 år osv. Foreningen skal selv give besked til Kultur, Natur og Fritid når den fejrer jubilæum. 9.2. Indvielse af nye bygninger i foreninger
Ved indvielse af nye bygninger f. eks. klubhuse, idrætshaller og lignende aktivitetsbygninger gives der en gavecheck på 1.000 kr., som overrækkes af formanden for Kultur- og Fritidsudvalget eller et andet medlem af Udvalget. Borgmesteren skal orienteres. 9.3. Præmiering af mesterskaber Modtagelse af sportsfolk der har fået medaljer ved DM eller lignende. Kommunen giver en buket blomster. Sportsfolkene modtages af borgmester, viceborgmester eller et andet byrådsmedlem. Foreningen skal selv give besked til Kultur, Natur og Fritid. 9.4. Talentpris Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker at øge og stimulere interessen for idræt ved at påskønne unge talenter, der kan udvikle sig til at gøre sig gældende på national og international plan. Prisen og uddeling Prisen er på 10.000 kr., og den uddeles af Kultur- og Fritidsudvalget i februar måned på Stormødet med foreningsrepræsentanter. Indstillinger Unge idrætstalenter under 23 år kan indstilles til prisen. Der kan både være tale om idrætsudøvere indenfor holdidrætter og individuelle idrætter. Den pågældende idrætsudøvers klub foretager indstilling til Foreningssamvirket. Foreningssamvirket nominerer 3 kandidater til Kultur- og Fritidsudvalget, som træffer den endelige afgørelse om, hvem der skal have prisen. De 3 nominerede præsenteres i pressen og først ved overrækkelsen af prisen offentliggøres det, hvem der er modtager af prisen. De 2 øvrige nominerede modtager en buket blomster. Det er ikke et krav, at den indstillede bor i Ringkøbing-Skjern Kommune, men den indstillede skal dyrke sin idræt i kommunen. Indstillingen skal udover navn, alder og adresse på den indstillede, indeholde en begrundelse i form af en beskrivelse af: Opnåede resultater/udtagelser til dato. Træningsindsats. Perspektiver og planer for fremtiden. Involvering og engagement i foreningen. Tidsfrister
Hvert år primo december måned får alle foreninger brev om Talentprisen, og der indrykkes en annonce i dagbladene, hvor der annonceres efter kandidater. Krav til indstilling samt frist for indsendelse af forslag oplyses i brev og annonce. 9.5. Udviklingspulje for foreninger Puljen afsættes hvert år på kommunens budget. Der afsættes 50.000 kr. Hvad kan der søges til? Puljen kan søges af godkendte foreninger under folkeoplysningslovens kap. 5 samt af selvorganiserede. Puljen kan f. eks. anvendes til hjælp til: Opstart af nye aktiviteter eller nye foreninger. Særlige temaer, som Foreningssamvirket kan udmelde for ét år ad gangen. Aktiviteter med fokus på særlige målgrupper, f. eks. integration, livsstilssygdomme, handicappede, børn og unge med særlige problemer. Aktivitetsudvikling af eksisterende aktiviteter. Foreningsudvikling og nye organisationsformer. Sammenslutning af grupper, der potentielt kan udvikle sig til at blive foreninger. For selvorganiserede kan udgift til lokaleleje indgå i ansøgningen. Selvorganiserede, der modtager tilskud fra Udviklingspuljen, er omfattet af de almindelige lokaleanvisningsregler. Hvordan søges der? Ansøger skal sende en kort beskrivelse af det, der søges om tilskud til. Beskrivelsen skal bestå af følgende punkter: Formål Begrundelse Handlingsplan herunder tidsplan Budget Finansiering herunder en beskrivelse af, hvad foreningen selv bidrager med Hvordan skal der følges op Kontaktperson Hvornår søges der? Ringkøbing-Skjern Kommune sender besked til alle foreninger om ansøgningsfrister samt indrykker annonce i dagspressen. Evt. tema udmeldes i den forbindelse. Der kan indsendes ansøgning 2 gange om året således: 1. februar 1. september Ansøgning sendes til: Land, By og Kultur, Toften 6, 6880 Tarm mrk. Udviklingspulje for foreninger. Ansøgningerne behandles af Foreningssamvirket i løbet af henholdsvis februar og september måned.
I forbindelse med tilsagnet vil der blive fastsat frister for indsendelse af regnskab og evt. stillet krav om en evalueringsrapport. Hvornår og hvordan udbetales tilskuddet? Tilskuddet kan søges udbetalt når projektet er afsluttet. For at få tilskuddet udbetalt skal der indsendes et regnskab over det projekt, der er søgt tilskud til. Regnskabet skal kunne godkendes af administrationen. Tilskuddet udbetales til ansøgers CVR-konto. 9.6. Udviklingspulje for fritidsområdet (mere motion) Udfordringen En stor gruppe af børn og unge dyrker ikke nok idræt og motion. Særligt i forhold til teenagere, er der en markant lavere deltagelse i idræt og motion. Samtidig dyrker socialt udsatte grupper fortsat mindre idræt end resten af befolkningen. Netop disse grupper kan have fordel af at høste væsentlige kulturelle, sociale og sundhedsmæssige gevinster, som idrætsdeltagelsen kan give. Udviklingen i befolkningens idrætsvaner med bla. stigende antal selvorganiserede idrætsudøvere, stiller også nye krav til fleksible aktivitetstilbud. Og endelig er der også en del inaktive voksne. Mål Målet er, at foreningslivet og evt. idrætshallerne gerne i et samarbejde Udvikler nye tilbud, der kan tiltrække de grupper af børn og unge, der ikke i dag dyrker idræt og motion Udvikler tilbud, der imødekommer borgernes ønsker om fleksible aktivitetstilbud Udvikler aktivitetstilbud til særlige målgrupper af inaktive voksne Indhold Aktiviteten skal opfylde følgende én eller flere af følgende kriterier: Børn og unge 1. Tilbuddet skal være med til at fastholde børn og unge i foreningsidrætten 2. Tilbuddet skal målrettes børn og unge, som ikke i dag benytter sig af foreningsidrætten med henblik på indslusning 3. Aktiviteten skal være ny i foreningssammenhænge Voksne 1. Tilbuddet skal målrettes voksne, som ikke i dag benytter sig af foreningernes aktivitetstilbud 2. Tilbuddet kan rette sig mod bestemte målgrupper, f. eks. overvægtige, eller voksne, der behøver en særlig hensyntagende aktivitet 3. Tilbuddet skal leve op til kravet om fleksible aktivitetstilbud
Tilskud Kultur- og Fritidsudvalget afsætter en pulje på 100.000 kr. pr. år, hvorfra folkeoplysende foreninger og idrætshaller kan søge om tilskud til udviklingsprojekter. Tilskuddet ydes primært som et igangsætningstilskud, men der kan i særlige tilfælde ydes projektstøtte over 2 år. Ansøgning Ansøgning skal indsendes til Kultur, Natur og Fritid og skal indeholde oplysninger om følgende: Formål Målgruppe Begrundelse Handlingsplan herunder tidsplan Budget Finansiering herunder en beskrivelse af, hvad foreningen selv bidrager med Hvordan skal der følges op Kontaktperson Ansøgningsfrist Ansøgninger behandles 2 gange om året. Første ansøgningsfrist er 1. februar og 2. ansøgningsfrist er 15. juni. Bevillingerne sker administrativt ud fra dette kommissorium. Kultur- og Fritidsudvalget orienteres én gang årligt om bevillinger og rapporter. 10. CVR og NEMKonto Frivillige foreninger skal fra den 1. juli 2006 have et CVR-nummer og en NEMKonto for at kunne modtage tilskud. CVR-nummeret benyttes som identifikation af foreningen, og alle tilskud udbetales til den NemKonto, som er knyttet til CVR-nummeret. Registrering af CVR-nummeret er gratis og sker online på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside. For at blive registreret, skal der anvendes en digital signatur, som ikke behøver at være tilknyttet foreningen. Sådan gør du: Bestil digital signatur Digitalsignatur.dk Registrer foreningen her Erhvervs- og Selskabsstyrelsen oplyser foreningens CVR-nummer. Hvis I er en forening, som skal registreres med moms, a-skat eller andet, foregår registreringen på en lidt anden måde. I skal bruge Startblanketten, som kan hentes på webreg.dk. Blanketten kan med fordel udfyldes på skærmen og herefter printes ud. Startblanketten skal vedlægges foreningens vedtægter samt referat fra den seneste generalforsamling, og sendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Generelt for alle:
Bed foreningens pengeinstitut om at indberette foreningskontoen som en NemKonto vent mindst 2 dage med at kontakte banken efter at CVR-nummeret er oprettet. Send oplysninger om foreningens CVR-nummer og NemKonto nummer til Kultur, Natur og Fritid, Toften 6, 6880 Tarm. Hvis I ønsker hjælp, kan I kontakte Kultur, Natur og Fritid. Gode råd: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen vil hvert år gerne via mail have bekræftet, at foreningen stadig eksisterer. Derfor er det vigtigt, at I registrerer flere mailadresser, så I er sikre på at modtage mailen. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal også have besked, hvis foreningen modtager tilskud fra andre offentlige myndigheder. Inden I beder pengeinstituttet om at indberette NEM kontoen, så spørg til gebyrpolitikken. Bliver I pålagt gebyr kan det i mange tilfælde betale sig at fortælle, at der er tale om en frivillig forening og ikke erhvervsdrivende virksomhed, samt at oprettelse af Nem konto er et lovkrav fra den 1. juli 2006. 11. CONVENTUS Alle foreninger skal oprettes i Conventus, som er et forenings administrationssystem. Foreninger skal som min. oprettes med formand og kasserer, men der ikke krav om, at foreningerne skal benytte de faciliteter, der i øvrigt er i systemet. Der er forskellige pakker, som foreningerne kan vælge efter behov. Free Basis Pro Se mere på www.conventus.dk om priser m.v. VIGTIGT! Alle henvendelser fra Kultur, Natur og Fritid sker via de adressedata, som findes i Conventus. Foreningerne er ansvarlige for at adressedata altid er korrekte, og at formand og kasserer er defineret med titler. Det er KUN foreningerne selv, der kan rette adressedata. LAND, BY OG KULTUR Kultur, Natur og Fritid Toften 6 6880 Tarm
www.rksk.dk Tlf. 99 74 24 24