ROLLEN SOM FACILITATOR Hvad er facilitering? Ordet facilitering kommer af latin facilis og betyder let at gøre. Formålet med facilitering er, at få arbejdsprocesser blandt grupper af fagpersoner til at glide nemmere. Som facilitator er man katalysator for en proces, der skal føre til et mål. 1 En katalysator er karakteriseret ved at igangsætte en proces uden selv at være en del af den eksempelvis som et enzym, der ikke selv indgår i den kemiske proces, men sætter gang i den og påvirker den. En proces er alt hvad der foregår i eksempelvis en workshop fra start til slut. Det vil sige alt fra ideen opstår over planlægning og design, til selve forløbet og afslutningen. Målet er afgørende for facilitators rolle. Et mål kan være mange forskellige ting et konkret handlingsmål, en deadline eller noget helt tredje. Man kan ikke facilitere og lede en proces, hvis man ikke har noget at lede den hen i mod. Der findes et utal af teknikker og procesværktøjer, der gør det lettere at lede processer og de er grundstenene i facilitering. Grundlæggende er facilitering at med styrke og entusiasme kunne gøre brug af procesværktøjer, der kan optimere udbyttet af processen. Dygtige facilitatorer kan accelere deltagernes initiativ og gejst for kreativt samarbejde og derefter skabe et effektivt resultat. Hvorfor facilitering? Facilitering skaber resultater ganske enkelt! Med facilitering som værktøj skabes processer, møder og workshops, hvor effektiviteten er langt større og deltagernes motivation højere. Det betyder at ressourcer og energi udnyttes optimalt. Samtidig elsker de fleste mennesker at deltage i processer, der er meningsfulde og engagerende. En facilitator kan bidrage til at skabe nye og anderledes reaktioner, diskussioner og energi i kraft af sin rolle som udenforstående katalysator. Møder bliver mere meningsfulde og vi træffer bedre beslutninger, fordi vi er motiverede. Facilitatorens grundlæggende leveregler og værdier Som facilitator navigerer man ofte i kaos og i komplekse processer. Derfor er det afgørende at have nogle grundlæggende krav til og retningslinjer for rollen som facilitator, der kan danne rygrad i disse komplekse processer. Nedenstående model over de grundlæggende principper i facilitering danner rammen om tilgangen til rollen som facilitator 2. Det grundlæggende menneskesyn i facilitering er, at alle de 1 Kilde: Weidner, Michael: Møder med mening og mål 2 Kilde: Weidner, Michael: Møder med mening og mål Rollen som facilitator Side 1 af 6
mennesker, man møder er i udgangspunktet spændende og inspirerende. NUPPEmodellen kan med fordel fungere som huskeregel: Neutralitet Undværlighed Påvirkning Proces Ekspertviden Neutralitet Din fornemmeste opgave som facilitator er at være katalysator. I sin rene form er facilitatoren derfor ikke en del af gruppen, men en neutral person, der ikke har interesser i de mål gruppen skal opnå. 3 Fordi facilitatoren er neutral kan han holde fokus på selve diskussionen og hvorvidt indholdet er relevant for processen og det overordnede mål. Facilitatoren fortolker ikke udsagn, men spørger ind til eventuelt upræcise indslag. Sidst men ikke mindst er facilitator bevidst om ikke at fortabe sig i løsninger og indhold. Undværlighed En facilitator bliver som oftest inddraget, fordi gruppen har brug for en, der hjælper dem til at holde fokus på målet og sikrer processen skrider fremad og ikke mindst motivere deltagerne til at deltage aktivt i processen. Når en workshop starter vil facilitator og hans rolle være meget tydelig, men den dygtige facilitator gør sig selv mere og mere undværlig. Han sætter deltagerne i gang så de ved præcist, hvad de skal og instruerer dem så grundigt, at de bliver selvkørende. Deltagerne selv bør blive mere og mere proaktive og selv tage ejerskab til processen og dermed også udfylde facilitators rolle. Jo mere ejerskab og engagement, desto mere energi udvikler gruppen, som facilitator kan trække på! Påvirkning I workshops og andre gruppeprocesser vil der altid opstå situationer, hvor facilitator er nødt til at gribe ind og påvirke gruppen. Facilitator skal kunne intervenere, når der opstår situationer der ikke er hensigtsmæssige for processen. Dit helt klare ansvar er at sikre at gruppen bliver på sporet og at processen bidrager til at nå målet. Proces En facilitator holder hele tiden fokus på processen og målet ikke på indholdet. Facilitatorrollen består i at drive processen og ikke tage stilling til indholdet. Når facilitator bliver spurgt Kan det virkelig være rigtigt, at vi skal nå en omsætning på 20 mio. kr.? går han ikke ind i diskussionen af spørgsmålet, men spiller det videre til 3 For uddybning af diskussionen om neutralitet se side 6 Rollen som facilitator Side 2 af 6
deltagerne. Mødet eller workshoppens emne er underordnet for facilitator han styrer processen mod et mål alle er enige om. Ekspertviden Facilitator ved og er bevidst om, at det er gruppens medlemmer, der er eksperter på området. Facilitators egen viden om feltet er principielt irrelevant i den rolle han varetager. Den dygtige facilitator er spørgende og nysgerrig og gør sit ypperste for at deltagernes viden og kompetencer frem i lyset. Disse fem huskeregler er gode at have med sig, når man udfylder rollen som facilitator. Særligt kravet om neutralitet er dog ofte vanskeligt at overholde, særligt for ledere og projektledere, der bruger facilitering som værktøj. Det betyder på ingen måde at de skal afholde sig fra at være facilitatorer, men det kræver en særlig bevidsthed om og træning i egen rolle, som vil blive diskuteret yderligere på side 6. Kritiske parametre i faciliteringsprocessen 4 Der kan identificeres seks parametre, der er de meste kritiske for faciliteringsprocessens succes. Det er de seks parametre facilitatoren har at skrue på, både når processen planlægges, og når selve workshoppen eller mødet afholdes. De seks parametre er: - Struktur hvor rigidt eller fleksibelt skal processen gennemføres - Hastighed hvor hurtigt eller langsomt skal processen køres? - Interaktion hvordan skal deltagerne arbejde - Fokus hvad er vigtigst: positiv proces eller resultatet? - Behov er vi mest optaget af individets eller gruppens behov - Kontrol hvor skal deltagerne søge råd og vejledning Alle disse parametre kan styres på et kontinuum fra eksempelvis ekstremt struktureret til meget løs struktur eller i forhold til interaktion kan det være fra meget intensivt teamsamarbejde til ekstrem konkurrence. Hvordan der skal skrues på disse parametre afhænger af formålet med workshoppen og processen. Hvis formålet eksempelvis er, at skabe god energi og teamspirit i en ny projektgruppe, vil processen formodentlig være stramt styret, i høj hastighed med fokus på samarbejde og processen. Der vil være fokus på gruppens behov og graden af kontrol udefra (f.eks. projektlederen) vil være minimal. Den gode facilitator At være facilitator kræver mod, elegance og gennemslagskraft. Den gode facilitator tør træde i karakter og gribe ind i processen, når den er på vej af sporet. Og den gode 4 Kollerup, Finn & Thorball, Jørgen: Innovation for ildsjæle og vandbærere. Rollen som facilitator Side 3 af 6
facilitator kan navigere i kaos. I virkeligheden besidder den gode facilitator mange af de samme færdigheder som en dygtig leder. Facilitatoren skal turde styre og lede processen. Kendetegn ved den gode facilitator 5 : Erfaringer og empiriske undersøgelser viser, at den gode facilitator har nogle grundlæggende kendetegn og færdigheder: - Autoritet - Improvisator - Entusiasme og stemingsskaber - Udholde kaos - Konsekvent i sine handlinger - Åben og imødekommende - Lytter aktivt - Fleksibel Facilitatorens personlige stil og personlige præferencer betyder selv sagt at nogle af disse kendetegn vil falde mere naturligt end andre. Her er det vigtigt at kende sine egne styrker som facilitator og være bevidst om, hvad der ikke falder en naturligt. At nogle metoder og færdigheder ikke falder en naturligt, betyder på ingen måde, at man ikke skal bruge dem. Måske skal man netop træne sig selv i at benytte metoder, der er udfordrende for en, for at sikre at man udfylder rollen som facilitator så bredt som muligt. At være lyttende, spørgende og anerkendende Facilitatorens evne til at være lyttende, spørge ind til udfordringer og være anerkendende overfor alle deltageres synspunkter er afgørende for hans succes. Med oprigtig nysgerrighed kommer man langt som facilitator. At stille de rigtige spørgsmål er ganske enkelt facilitatorens vigtigste værktøj. Det er din opgave, at sikre alle bliver hørt og alle meninger gives til kende. Samtidig kan meget modstand håndteres ved at stille nysgerrige, åbne og uddybende spørgsmål. Det handler både om at stille åbne spørgsmål som Hvor er jeres største udfordring?, men ofte kræver rollen også, at der stilles mere lukkede spørgsmål, der bidrager til øget fokus. Det kan eksempelvis være Er alle enige i, at det er jeres største udfordring? Men spørgsmålene gør det ikke alene. Ved at lytte aktivt sikres at deltagerne føler sig mødt og anerkendt og samtidigt, at du får den viden, du har brug for, for at kunne lede processen. Aktiv lytning gøre ved at: 5 Kilde: Krüger, Bo: Mødeledelse og The Human Leadership and Development Division of the American Society for Quality: Basic facilitation skills Rollen som facilitator Side 4 af 6
- Være nysgerrig og stille opklarende spørgsmål - Have øjenkontakt - Vise anerkendende kropssprog nik, lyttelyde (mmm, jaahh, aha osv.) - Matche den andens tempo og stemmeleje - Stille åbne spørgsmål - Opsummere, så du sikrer, du har fortolket udsagnet rigtigt Kropssprog, status og personlig stil Enhver facilitator har sin egen personlige stil, og det skal pågældende blive ved med. Man skal ikke forsøge at ændre sig selv, men sin personlige stil og vide, hvilken effekt den har på andre mennesker. Og her er det vigtigt at tænke over blandt andet kropssprog og status i gruppen. Det er vigtigt at facilitator har lidt højere status i gruppen end resten af den gruppe, han skal facilitere processen med. Ellers følger gruppen ganske enkelt ikke hans lederskab. I alle relationer mellem mennesker vil nogle have høj status og andre lavere status. Og det varierer afhængig af, hvilken situation vi er i. Den administrerende direktør vil naturligt have høj status, når han er på arbejde, men kan sagtens have lavere status end konen, når han er hjemme. Nogle mennesker vil i rollen som facilitator naturligt have høj status og autoritet. Når en facilitator med høj status og stor autoritet skal styre processen, skal han bruge væsentlig mindre virkemidler end en facilitator med mindre naturlig autoritet. Vi kender det alle fra de lærere vi havde i skolen. Enkelte af os husker typer, som min gamle matematiklærer der blot behøvede at løfte et øjenbryn, så var hele klassen fuldstændig stille. Hvis en mand som ham havde taget skrappere midler i brug og råbt og hævet stemmen, havde han skræmt os alle fra vid og sans. Mens andre lærere kunne råbe af os i evigheder, uden vi egentlig reagerede og bare forsatte med at larme! Kropssproget har stor betydning for, hvilken status andre oplever vi har. Samtidig betyder vores kropssprog også uendeligt meget for, om andre oplever de bliver hørt, set og anerkendt. Derfor er enhver dygtig facilitator bevidst om sit eget kropssprog. Der findes ingen regler for det gode kropssprog og det vigtigste er at være bevidste om sine egne signaler. Her er lidt inspiration til dele af kropssproget, der har stor effekt: - Vær rank i ryggen det virker selvbevidst og selvsikkert - Forhold dig roligt i kroppen flagrende arme og ben signalerer usikkerhed - Hold god øjenkontakt men stir ikke - Smil men kun når du mener det Rollen som facilitator Side 5 af 6
og benyt i det hele taget enhver lejlighed til at få feedback fra din leder, dine kollegaer eller andre. Lederen og projektlederen som facilitator I facilitering i sin rene form er facilitator som nævnt neutral i forhold til den proces han skal facilitere. I den virkelige verden, vil facilitator ofte have andre roller i gruppen, med mindre man lever af kun at facilitere processer for andre. Ser vi på facilitator rollen i forhold til NUPPE modellen, vil den faciliterende leder eller projektleder ikke være neutral, han vil være dybt involveret i indholdet og derfor ikke have fokus på processen alene og sidst men ikke mindst også være ekspert og dermed en beslutningsdygtig part i processen. Som leder eller projektleder kan facilitering kun bruges i de situationer, hvor beslutninger er til reel diskussion. Det er utroværdigt at bede sit (projekt)team at bidrage med idéer til løsninger, hvor beslutningen allerede er truffet. Men en situation, hvor facilitering ofte anvendes i ledelsesøjemed er der, hvor målet er besluttet, men vejen der til åben og til diskussion. At være faciliterende leder eller projektleder stiller store krav til den enkeltes personlige værdier og integritet. NUPPE modellen kan ikke længere alene bruges at navigere efter, men der kan stadig identificeres nogle grundlæggende værdier eller leveregler, som man kan styre efter. - at du sikrer deltagerne har pålidelig information og kan træffe beslutninger på et oplyst grundlag - at du er oprigtigt interesseret i at høre den viden de andre har og dele din viden med dine medarbejdere - at du tør forholde dig åbent til den viden du får og ikke reagerer defensivt - at du uddelegerer det reelle ansvar for udvalgte opgaver, så du som leder ikke alene sidder med kontrollen - at du skaber engagement hos dine medarbejdere ved at fungere som sparringspartner og coach - At du søger at undgå al vurdering og undersøger bagvedliggende holdninger og bevæggrunde Helt grundlæggende er omdrejningspunktet for både den faciliterende leder og projektleder inddragelse. Den faciliterende leder inddrager sine medarbejdere og skaber dermed øget ejerskab og engagement hos medarbejderne. Rollen som facilitator Side 6 af 6