Selskabsbestyrelsesmøde Parkvænget 25, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 18.00 Vær venligst opmærksom på vi begynder spisning kl. 17.45 og mødet senest kl. 18.30 Deltagere: Selskabsbestyrelsen Afbud: Helene Obel, Lisbeth Blom L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres 1. Opfølgning fra sidste møde Intet 2. o Kommende aktiviteter: 7. & 8. marts konference tilmelding via ekstranettet 10. marts statusmøde med de administrerede selskaber 19. marts Kredsvalgmøde Sjællandskredsen 22. & 23. marts konflikthåndteringskursus. Sonnerupgård, Hvalsø 26. marts Kredsvalgmøde Nordsjælland 3. april cafemøde om CSR Februar/marts Lokale områdemøder se punkt 14. 3. l Revisionsprotokollater 4. 0 Solrød Boligselskab Boligselskabet Sjælland har administreret Solrød Boligselskab ca. 30. år. Allerede før fusionen i 2007 har det været samarbejdsvanskeligheder. Senest lavede vi en ny administrationsaftale i 2011. Ingen tvivl vi har også vores fejl ikke mindst i ældre byggesager. Imidlertid må vi også erkende, at vores ufravigelige krav, som fremgår nedenfor, ofte er genstand til samarbejdsvanskeligheder: Overholdelse af love og bekendtgørelser også selv om de kan opleves indsnævrende for beboerdemokratiets råderum Udbudsregler Overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen ikke mindst en gensidig respekt mellem beboervalgte og ansatte. Ledelsesretten ligger hos BOSJ Ovennævnte bevirker desværre ofte til, at Boligselskab Sjællands intentioner, og dermed de ansattes troværdighed drages i tvivl og giver mistillid i samarbejdet med nogle 1
selskabsbestyrelsesmedlemmer. Solrød Boligselskab har efterfølgende meddelt, DAB er deres fremtidige administrator. Det er vigtigt at notere sig, at der fortsat kommer forskellige meldinger fra selskabet, om hvad de har gjort, hvorfor vi må afvente en endelig udmelding. Solrød Boligselskab har repræsentantskabsmøde i denne uge, hvor der som følge selskabets nye vedtægter skal vælges en ny bestyrelse herunder formand, som trækker sig. Vi har fra beboervalgte fået tilkendegivelser om en meget lukket proces, og ønske om, at det mest optimale for Solrød Boligselskab havde været, at den nye bestyrelse som vælges i denne uge, som skal stå for arbejdet med administrationsskift også stod for beslutningen. Den nuværende administrationsaftale løber til medio 2016 og vi har erfaret, at Solrød Boligselskab har indgået aftale med DAB pr. 1/10 2014. BOSJ har oplyst, at administrationen kan overgår før tid mod økonomisk kompensation. Til drøftelse Bestyrelsen har flere gange drøftet samarbejdet med Solrød Boligselskab og de udfordringer der også var før fusionen -. Roskilde Boligselskabs byggetilsyn på opgaver i Solrød har givet udfordringer i samarbejdet. En udfordring selskabets egne afdelinger desværre også oplever med deraf afsmittende virkning på Boligselskabet Sjælland og dets nuværende medarbejdere. Der var forståelse for frustrationens over fortidens synder, omvendt forstod bestyrelsen ikke, hvordan BL kan rådgive om valg ny administrator, når de nuværende argumenter for samarbejdsvanskeligheder skyldes, overholdelse af gældende regler. Man ønsker Solrød Boligselskab skal dække de økonomiske konsekvenser af et evt. samarbejde ophører. 5. l Solrød Boligselskab 6. o Afd. Svinget/Isefjordsvej På afdelingsmøde den 9. september 2013 har afdelingen behandlet et forslag om opdeling af afdelingen i to selvstændige afdelinger. Referatet vedlægges som bilag 2. Der ønskes en opdeling af afdelingen mellem de boliger, som er istandsat, og de som ikke er. En opdeling bør tage skyldigt hensyn til boligernes stand og henlæggelser. Kompetencen til at opdele en afdeling i to eller flere afdelinger tilkommer repræsentantskabet jf. Driftsbekendtgørelsen 26. Dog skal opdelingen godkendes på afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen har en forventning om, at opdelingen indstilles til repræsentantskabets beslutning på mødet 25. maj 2014. 2
Selskabet tolker referatet således, at afdelingsmødet har besluttet at arbejde videre med opdelingen, men ikke truffet den endelige beslutning herom. Herudover bør de økonomiske konsekvenser ved en opdeling kortlægges, særligt for de af husene, der ikke er istandsat. Til beslutning SB ønsker der afholdes et beboermøde om forholdene. Formålet med opdelingen ønskes belyst nærmere også de økonomiske konsekvenser. 7. o Godkendelse af resultat for fælles drift 2013 og forelæggelse af foreløbigt regnskab for selskabet 2013 Vedlagt som bilag 3 findes endeligt regnskab for den fælles drift (afd. 260+261). Foreløbigt regnskab for Selskabet eftersendes/gennemgås på mødet som bilag 4. Til drøftelse og godkendelse Regnskabet for den fælles drift 260 blev godkendt. Selskabets foreløbige regnskab blev gennemgået. 8. o Ukrudtsbekæmpelse Indstilling vedr. anvendelse af ukrudtsbekæmpelsesmidlet Finalsan Ultima vedlægges som bilag 5 og miljøvurdering som bilag 5a. Til beslutning Godkendt 9. o Redegørelse vedr. helhedsplaner og plan frem til 30. april 2014 Vedlagt bilag 6 Taget til efterretning. Jens Frederiksen oplyste nybyggeri i Præstemarkshusene blev godkendt på et beboermøde. 10. o Indstilling vedr. helhedsplan/renoveringsplan for afd. Kristianslund, Roskilde Indstilling vedlægges som bilag 7. Til beslutning 3
Presseomtalen af Kristianslund blev drøftet og man ønsker der rettes henvendelse til SN medier alternativt Pressenævnet om det kritisable i, at selskabet ikke får tid til at undersøge sagen, før den kommer i pressen. Redegørelsen blev taget til efterretning. Proceduren for genhusning ønskes revurderet på baggrund af de oplevelser beboeren beskriver, og at vi dermed skærper reglerne og får afsluttet sagen hurtigere. I den konkrete sag gør beboerens meget specielle krav til sin bolig, at selskabet ikke har, kunne tilbyde en anden bolig. Direktionen undersøger, hvordan selskabet har fulgt op på håndteringen af hotelopholdet og hvilke tiltag, der er gjort for at minimere det økonomiske tab for afdelingen alternativt om afdelingen skal have hjælp. 11. o Afrapportering på LEAN/ESDH Redegørelse om projektets fremdrift vedlægges som bilag 8. Til Godkendelse Godkendt 12. l Salg af institutionen i Viby 13. o Afd. Kappelanvej, Sejerøvej, Anders Larsens Vej, Holbæk Som bilag 9 vedlægges indstilling herom. Skema A vedlægges som bilag 9A. Til godkendelse Godkendt. Bestyrelsen har med glæde noteret, at ønsket om samarbejde med afdelingsbestyrelsen er gensidigt. 14. o Uddannelsesudvalget referat og regnskab til godkendelse Punkt til diskussion. Hvordan hjælper vi med at aktivere menige bestyrelsesmedlemmer, som er underlagt en alt for styrende formand? Referat fra møde den 11. februar 2014 vedlægges som bilag 10. Uddannelsesudvalget årsregnskab 2013 vedlægges som bilag 11 til godkendelse. Tilføjelse til program for weekendkonferencen. Det forsøges at booke en foredragsholder til et afsluttende indlæg på weekendkonferencen den 7.-8. marts 2014. Til godkendelse: 4
Hans Engel kommer på konferencen. Regnskab godkendt og sendes til repræsentantskabets godkendelse. Ad styrende formand: navn til kursus Min rolle, mit ansvar afdelingsbestyrelsen 15. o Lokale områdemøder Som drøftet efter efterårets områdemøder, skal hvert bestyrelsesmedlem i sit område alene eller sammen med de andre SB medlemmer i området indkalde til et lokalt områdemøde. Et af formålene er også at få et lokalt samarbejde op at stå. Hvad er status i dit område (send venligst input inden mødet så det kan sendes ud) Himmelev/ Trekroner: Bodil N Hyrdehøj møde 25/2 Borup Nina Viby Annette Trekanten, Roskilde Anna Holbæk Bodil Roskilde syd møde 17/2 Henriette Ringsted Chris Til drøftelse Jan Rene Petersen oplyste, der var ca. 20 deltagere i et godt fremadrettet møde om aktiviteter. Vi skal have den konstruktive kritik frem, som selskabet kan agere på. Klagesystemet for beboervalgte skal markedsføres hurtigst muligt. Der hvor et SB medlem ikke er medlem af en afdelingsbestyrelse og hvor der er udgifter til mødets afholdelse, kan disse dækkes af selskabet. 16. o Konflikthåndteringskursus 22. og 23. marts Lars Mogensen vil stå for kurset begge dage som foregår på Sonnerupgård, Tølløsevej 53, Hvalsø. Der er bestilt værelse til alle. Er du forhindret eller ønsker du ikke værelse, skal du omgående give besked til dwb@bosj.dk Alle deltager. 5
17. l Orientering fra direktionen 18. o Orientering fra forretningsudvalget Suppleanter til Repræsentantskabsmødet Genopstiller alle nuværende SB medlemmer 24/5 2014? Forslag til maskinfællesskab udskydes til senere på året. Tvivl om interesse og om bestyrelserne har læst materialet på extranetet. Eventuel brug af eksterne medlemmer i SB eller fra selskaber vi måtte ønske at lave administrationssamarbejde med Alle nuværende SB medlemmer genopstiller. Man ønsker at inddrage bestyrelsens suppleanter i cafemøder 19. o Udvælgelse af fokuspunkter på selskabet TV indslag om bestyrelsesmødet Der lægges et offentligt referat på selskabets hjemmeside. Som supplement hertil fokuserer vi efter hvert møde via TV indslag på de væsentligste punkter fra bestyrelsesmødet. Hvilke punkter ønsker bestyrelsen der fokuserer på i TV indslaget fra dette møde? Til drøftelse og beslutning Ukrudt Kristianslund og pressedækning Møder i områderne bed om input. 20. l Orientering fra bestyrelsen 21. O Orientering fra områderne 22. Eventuelt Næste møde afholdes den 18. marts 2014 6