EN TRIN-FOR-TRIN BESKRIVELSE AF, HVORDAN KOMMUNERNE KAN BRUGE NØGLETAL, NÅR DE SKAL BYGGE, OG HVILKE FORDELE DE OPNÅR. FEBRUAR 2009 SÅDAN KOMMER DU GODT I MÅL SOM BYGHERRE TRIN FOR TRIN
Denne brochure er udgivet af Byggeriets Evaluerings Center og er et led i kampagnen Kommunale frontløbere. Idéen med kampagnen er at udbrede kendskabet til nøgletal i den kommunale sektor, herunder også de fordele, der kan være for den enkelte kommune ved at bruge nøgletal. HVORFOR NØGLETAL 3 DINE FORDELE 3 ET EKSEMPEL 4 HVIS DU VÆLGER NØGLETAL 4 NÅR DU HAR VALGT 5 HVAD SKAL DU INDBERETTE 6 DET SIGER LOVEN 7 INGEN PROBLEMER Vi prøvede nøgletalssystemet af for nogle år siden på en servicebygning, der skulle udbygges. Og det skete uden problemer. Kun ved et enkelt spørgsmål på skemaet måtte vi have hjælp fra centret. Ellers var det nemt og smertefrit at medvirke i processen. Jeg kan godt se idéen med nøgletal. Det giver en form for kontrol med de virksomheder og det arbejde, de skal udføre for os. Og vi bliver selv målt som bygherre på sagen. Det kan vi også blive klogere af. BYGNINGSKONSTRUKTØR JOHN O. NIELSEN, EJENDOMSCENTRET, FREDERICIA KOMMUNE HVORFOR NØGLETAL Flere kommuner har allerede gjort deres første erfaringer med at bruge nøgletal i forbindelse med et eller flere af deres byggerier. Nogle har valgt at stille krav til deres samarbejdspartnere om, at de skal vise nøgletal fra deres tidligere byggeprojekter, hvis de vil bygge for kommunen. Andre har valgt at indsamle nøgletal på et konkret byggeri, hvilket betyder, at kommunens samarbejdspartnere bliver evalueret i forbindelse med byggeriet. Andre igen har valgt at anvende begge sider af systemet. ALLE kommuner kan bruge nøgletal, når de bygger. Derved opnår de bl.a.: at motivationen hos både rådgivere og entreprenører til at yde deres bedste styrkes, når de ved, at de bliver afkrævet nøgletal bedre mulighed for at finde de rigtige samarbejdspartnere ved hjælp af deres nøgletal at få stillet et værktøj til rådighed, som de kan bruge til bedre styring og ledelse af kommunens kommende byggerier mulighed for at identificere kommunens stærke og svage sider ved at sammenligne sig med andre bygherrers præstationer DINE FORDELE Nøgletallene kan bruges til at finde de bedste samarbejdspartnere til dit projekt. Og under gennemførelsen af projektet vil indsamlingen af nøgletal betyde, at dine samarbejdspartnere vil anstrenge sig for at opnå gode nøgletal. Når det gælder den enkelte byggesag, kan det være en god idé at foretage en forventningsafstemning med din rådgiver og entreprenør, som skal evalueres. Fx kan man sætte et niveau/interval for, hvilke værdier, nøgletallene skal have, når de beregnes i slutningen af projektet. Lever rådgiveren og entreprenøren op til forventningerne, har de fordelen af gode nøgletal i deres karakterbøger. På det strategiske niveau skal man anvende gennemsnittet af nøgletallene for alle bygherrens evaluerede projekter. Gennemsnittet af nøgletallene viser, hvor du som bygherre gennem din planlægning af byggesagen præsterer godt eller mindre godt. Dermed kan du fokusere på de områder, hvor der er et behov for at forbedre sig. På det grundlag kan du lægge planer for, hvordan du vil opnå forbedringen. Nøgletallene for de efterfølgende projekter vil vise, om strategien virker. Når du som bygherre vælger at indsamle nøgletal på et projekt tilføjes der flere evalueringssager til systemet, som dermed bliver et endnu bedre værktøj, som du og andre bygherrer kan bruge på kommende projekter. Du kan altså som bygherre ikke blot hjælpe dig selv, men også andre bygherrer med at opnå større fordele gennem krav om anvendelse af nøgletal. Ved at bruge nøgletalopnår du: bedre overholdelse af tid bedre kvalitet bedre overholdelse af pris færre arbejdsulykker større tilfredshed 2 3
ET EKSEMPEL HVIS DU VÆLGER NØGLETAL Vil du benytte en bygherrerådgiver? NÅR DU HAR VALGT En bygherres nøgletal viser, at scoren for nøgletallene om kvalitet ligger i den dårligste halvdel af samtlige evaluerede bygherrer. Dvs. at der ved afleveringen konstateres flere mangler pr. mio. kr. på bygherrens projekter sammenlignet med andre bygherrer. Derfor vælger bygherren at fokusere på nøgletallene om mangler. Målet er på sigt at opføre byggeprojekter med mangelfri aflevering. Alene det faktum, at bygherren vælger, at et byggeprojekt skal evalueres, vil i sig selv medvirke til, at antallet af mangler ved afleveringen reduceres. Evalueringen vil medføre, at både rådgivere og entreprenører måles på deres evne til at bidrage til mangelfri aflevering. For dem ligger incitamentet i, at en mangelfri aflevering vil medføre gode nøgletal i deres karakterbøger. Som yderligere tiltag sørger bygherren for at kommunikere videre til rådgiverne og entreprenørerne, at antallet af mangler skal reduceres gennem en styrket kvalitetssikring. Det bliver endvidere skrevet ind i kontrakten, at entreprenører senest to uger før afleveringen skal foretage deres egen mangelgennemgang og udbedre de konstaterede mangler, inden de afleverer projektet til bygherren. Efter afleveringen af projektet viser de indsamlede nøgletal, at det går den rigtige vej mht. antallet af mangler. Dermed kan bygherren på de kommende projekter sætte fokus på andre nøgletal, som ønskes forbedret. Som led i beslutningen om anvendelsen af nøgletal, bør du overveje følgende: Ønsker du at anvende nøgletal ved udvælgelsen af mulige samarbejdspartnere, eller i forbindelse med gennemførelsen af det projekt, du skal i gang med? Eller ønsker du at anvende nøgletal i begge tilfælde? Det koster ikke noget at stille krav om nøgletal i forbindelse med udvælgelse, mens indsamlingen af nøgletal for et konkret projekt er forbundet med et evalueringshonorar. Det betales af den virksomhed, der bliver evalueret. Indsamling af nøgletal er en fordel fordi: Rådgivere og entreprenører bliver målt på deres præstationer og vil derfor være ekstra motiveret til at yde deres bedste. Du kan anvende nøgletallene som bl.a. styringsværktøj på både projekt- og strategisk niveau. Der tilføjes flere evalueringssager til systemet, som dermed bliver et endnu bedre værktøj, som du og andre bygherrer kan bruge næste gang. Ønsker du at stille krav til dine samarbejdspartneres opnåede karakterer? I dag vælger kun få at stille krav til selve nøgletallenes værdier. Man kontrollerer blot at nøgletallene eksisterer ikke om de er gode eller dårlige. Aktiv brug af nøgletallenes værdier og virksomhedernes opnåede karakterer kan dog klart anbefales. Evt. kan der fokuseres på udvalgte nøgletal ved udvælgelsen. LETTERE AT MATCHE Det var oprindeligt vores byggeherrerådgiver, der foreslog, at vi skulle stille krav om nøgletal over for de entreprenører, der ville byde på en konkret opgave om ombygning og renovering af en skole. Den var vi med på, for det kan ofte være en udfordring at matche de enkelte projekter med de rigtige entreprenører. Netop nøgletalssystemet giver mulighed for at vælge ud fra nogle sammenlignelige tal. Hvis Byggeriets Evaluerings Center vil besøge os som led i en kampagne, skal de være velkommen. Det er altid godt at blive inspireret udefra. AFDELINGSCHEF JESPER STORSKOV, PLAN OG BYG, HERLEV KOMMUNE EN GOD INVESTERING Når vi i sin tid valgte at stille krav om nøgletal i forbindelse med et konkret anlægsprojekt, skyldtes det, at vi som ny storkommune gerne ville være på forkant med udviklingen. Det skylder vi borgerne i kommunen. Projektet er endnu ikke afsluttet, og jeg mangler at finde ud af, hvad vi konkret kan bruge nøgletallene til. Derfor hilser jeg det også velkomment, hvis Byggeriets Evaluerings Center er i gang med en kampagne, der skal udbrede kendskabet til nøgletallene i kommunerne. Men generelt tror jeg, det er en god investering at bruge tid og ressourcer på nøgletal i forbindelse med kommunens byggesager. KONTORCHEF ROLF DYRTING, BYG OG BOLIG, NÆSTVED KOMMUNE Hvis det er tilfældet, bør du i annonceringen gøre opmærksom på, at rådgiveren skal have erfaringer med nøgletal. Du bør også overveje at udpege de opgaver, bygherrerådgiveren skal udføre i forbindelse med anvendelsen af nøgletal. Skal han fx indberette oplysninger til Byggeriets Evaluerings Center på vegne af bygherren? Forslag til, hvordan man formulerer disse krav i annonceringen, udbudsmaterialet og kontrakterne, findes i vejledningerne til bekendtgørelserne. De findes på Byggeriets Evaluerings Centers hjemmeside. Har du bestemt dig for at anvende nøgletal i et eller flere af kommunens byggerier, skal du gøre følgende: oplyse, at reglerne om nøgletal skal følges, når du annoncerer. Det samme gælder i udbudsmaterialet ved udvælgelsen af entreprenørerne skal du kontrollere, at de har indsendt de krævede nøgletal. (Fra 1. okt. 2009 bør dette også gøres ved udvælgelsen af rådgivere) indføre kravet om, at bekendtgørelsens regler skal følges i kontrakterne med rådgivere og entreprenører (Frivilligt) indberette oplysninger til Byggeriets Evaluerings Center ved opstarten af byggeriet, ved afleveringen og i forbindelse med 1-års eftersynet godkende entreprenørens indberetninger Alle indberetninger foretages digitalt via internettet med mindre du som bygherre vælger en anden måde. Når projektets nøgletal er beregnet, modtager du dem fra Byggeriets Evaluerings Center. Hvilken udbuds- og entrepriseform vil du benytte? DET SKAL DU GØRE SOM BYGHERRE - TRIN-FOR-TRIN Beslutningen bør ikke påvirkes af, om du vælger nøgletal eller ikke. Nøgletal kan anvendes, uanset hvilken udbuds- eller entrepriseform, der vælges. STIL KRAV UD VÆLG TIL MELD IND BERET NØG LETAL 4 5
HVAD SKAL DU INDBERETTE DET SIGER LOVEN Når et projekt skal evalueres skal du som bygherre forvente at anvende lidt af din tid til indberetning af oplysninger til Byggeriets Evaluerings Center. Anslået ca. 1-2 timer i alt. Ved opstart af projektet skal du indberette oplysninger om: Tid Økonomi Ved afleveringen af projektet skal du indberette oplysninger om: Tid Økonomi Mangler Arbejdsulykker Kundetilfredshed I mange tilfælde bliver nogle eller samtlige indberetninger foretaget af en bygherrerådgiver. EN AF VEJENE TIL BEDRE KVALITET Vi har i flere år arbejdet med nøgletal på vores større byggeprojekter, fordi vi synes, at den overordnede idé er god og rigtig. Hvis vi skal opnå en bedre kvalitet i byggeriet, så er nøgletalssystemet en af de veje, vi skal gå. FAGLIG LEDER STINE TARHAN GENTOFTE EJENDOMME GENTOFTE KOMMUNE GODT VÆRKTØJ Jeg er meget positiv over for at bruge nøgletal i kommunen og ser dem som et værktøj, der kan bidrage til at forbedre vores byggerier og måden, vi bygger på. Specielt kniber det for entreprenørerne at overholde tidsfrister og aflevere det færdige byggeri på en ordentlig måde. Og det er jo netop nogle af de områder, som er omfattet af nøgletalssystemet. Så vi vil bruge nøgletal både over for entreprenørerne og rådgiverne, når vi vælger ud til prækvalifikation i nogle af vores kommende byggeprojekter. BYGHERRERÅDGIVER KETTY CHRISTIANSEN INTERN BYG, BYGHERRERÅDGIVNING, VEJLE KOMMUNE Som kommunal bygherre er kommunen ikke underlagt nogen form for lovgivning om brug af Byggeriets Nøgletalssystem. De statslige og de almennyttige bygherrer har derimod gennem længere tid skulle opfylde visse krav på området. Disse krav kan du som kommunal bygherre frit anvende og dermed opnå de samme fordele som de statslige og de almennyttige bygherrer. Kravene er beskrevet i bekendtgørelser om nøgletal, som findes på Byggeriets Evaluerings Centers hjemmeside. Hovedpunkterne i bekendtgørelserne er: Kun statslige og almene byggeprojekter over en vis størrelse er underlagt reglerne om nøgletal: Hvis det samlede honorar til rådgivning på projektet overstiger 500.000 kr. ex. moms, skal reglerne om nøgletal for rådgivere anvendes. Hvis den samlede entreprisesum for projektet overstiger 5 mio. kr. ex. moms, skal reglerne om nøgletal for entreprenører anvendes. Reglerne om nøgletal er inddelt i to områder: brug af nøgletal fra tidligere projekter til udvælgelse indsamling af nøgletal på selve projektet Regler om nøgletal til udvælgelse: Hvis en rådgivers honorar anslås til at overstige 150.000 kr. ex. moms, skal rådgiveren aflevere nøgletal fra tidligere gennemførte rådgivningsopgaver til brug for udvælgelse (gælder først fra 1. okt. 2009). Hvis en entreprenørs entreprisesum anslås at overstige 1,5 mio. kr. ex. moms, skal entreprenøren aflevere nøgletal fra tidligere gennemførte entrepriser til brug for udvælgelse. Har rådgiveren eller entreprenøren nøgletal for mindst tre tidligere gennemførte opgaver, skal der også afleveres et vægtet gennemsnit af nøgletallene. Det kaldes en karakterbog. Nøgletallene må højst være tre år gamle. Regler for indsamling af nøgletal på selve projektet: Hvis en rådgivers honorar anslås at overstige 150.000 kr. ex. moms, skal hans rådgivningsopgave evalueres. Hvis en entreprenørs entreprisesum anslås at overstige 300.000 kr. ex. moms, skal hans entreprise evalueres. Generelle regler: Det er bygherrens pligt at oplyse om reglerne for nøgletal i udbudsannonceringen samt i udbudsmaterialet, når projektets/ rådgivningsopgavens eller entreprisens størrelse overstiger de nævnte beløbsgrænser. Nøgletallene skal offentliggøres fra 1. jan. 2010. Det er naturligvis frivilligt, om man som bygherre vil stille krav om nøgletal på projekter, hvis størrelse ligger under de nævnte beløbsgrænser. 6 7
Simon Mortensen, Byggeriets Evaluerings Center. Redaktion: PeRscript. Design og produktion: Communikanten. Strandgade 27B, plan 5, 1401 København K. Tlf. 32 64 14 40 e-mail: info@byggeevaluering.dk www.byggeevaluering.dk