Bygherreorganisation. Bygherreorganisationen, generelt

Transkript

1 Bygherreorganisationen, generelt Et anlægsprojekt, som samling af administrationen i et renoveret Frederikshavn rådhus og en nybygning på Værkergrunden, omfatter en lang række aktører, der i større eller mindre omfang involveres i byggesagen. Det er væsentligt for en vellykket byggesag, at der gives information til alle parter. Men det er også særdeles vigtigt, at der gives korrekt information til de relevante aktører på det rigtige tidspunkt. For at give et overblik over hvem der er involveret, og hvilken information de bør have for at kunne deltage aktivt og konstruktivt i sagens fremdrift, er der udarbejdet en organisationsplan for Bygherreorganisationen. De enkelte aktørers rolle er beskrevet på efterfølgende sider! Side 1 af 7 Peter Munk, Dec. 2007

2 Kommunalbestyrelsen i Frederikshavn Kommune er øverste beslutningsmyndighed for projektet og har nedsat Økonomiudvalget som politisk byggeudvalg. Byggeudvalgets hovedopgave er at følge og sikre de politiske og økonomiske vedtagne retningslinier for byggeprojektet. Projektet har en overordnet beslutningsproces: Projektets enkelte faser skal, for alle segmenter og før igangsætning af efterfølgende fase, godkendes i byggeudvalg. Det gælder bl.a. Strategi - og helhedsplan Byggeprogram Udbudsform Valg af totalentreprenør ved forudgående prækvalifikation Økonomisk grundlag Byggeorganisationen kan indenfor disse godkendelser/ rammer træffe de fornødne dispositioner. Side 2 af 7

3 Direktion s hovedopgaver i forbindelse med renoveringen er at godkende strategiplanen og dens løbende justeringer. Strategiplanen er grundlaget for byggeprogrammets udformning og indeholder de overordnede Værdier, visioner og mål for etablering af det administrative centrum i Frederikshavn Rådhus. Direktørgruppen skal desuden sikre det finansielle grundlag for renoveringsprojektet. Direktøren for Centralforvaltningen deltager endvidere som formand i følgegruppen. Den interne projektleder deltager Ad-hoc på direktionsmøder og i følgegruppen, hvor Rådhusrenoveringen behandles. Side 3 af 7

4 , MED-Administration For at sikre optimal udformning af projektet er desuden nedsat en følgegruppe til at varetage de administrative medarbejderes interesser. ns hovedopgaver er at følge projektet og processer frem til indflytningen, herunder rådgive om hvordan medarbejdernes og ledelsesgruppens viden bedst udnyttes til fremme af renoveringsplanens mål og kvalitet, hvordan planlagte og besluttede forandringer bedst forankres blandt medarbejdere og chefer og endelig hvilke initiativer der i øvrigt vil være hensigtsmæssige til understøttelse af Kommunens strategiplan, for samling af det administrative centrum i Frederikshavn Rådhus. Side 4 af 7

5 , For at sikre varetagelse af de respektive forvaltninger, afdelinger og brugergruppers interesser skal der nedsættes en lang række projektarbejdsgrupper rundt i organisationen, samt igangsættelse af en proces i MED- organisationen for Frederikshavn. Disse processer og arbejdsgrupper ledes af en byggekoordineringsgruppe, hvis hovedopgave er koordinering og varetagelse af de forskellige funktionsområders interesser i projektet, samt udarbejde indstillinger omkring programmets udformning, indehold i byggeprogram og lignende. Det er afgørende for projektets succes, at få fastlagt nogle principper for en velfungerende information og kommunikation både internt og eksternt. For at sikre rettidig information internt og eksternt anbefales det at tilknytte en kommunikationsmedarbejder til processen. Teknisk Service (TS) fungerer som intern projektleder og udarbejder beskrivelse og udbud på rådgiverydelse med henblik på kontraktindgåelse med ekstern. en indgår ligeledes som koordinator i og deltager Ad-hoc på Direktionsmøder, hvor Rådhusrenoveringen behandles. en tildeles den bevilligede budgetramme, og har således projektleder ansvaret for hele processen med reference til Kommunaldirektøren. Side 5 af 7

6 Der vælges en, der med reference til udarbejder et samlet program for centralisering af de administrative arbejdspladser i Frederikshavn. Det samlede program vil indeholde: Behovsanalyse Byggeprogram, udbudsmateriale samt udvælgelse af totalentreprenør Deltagelse i dommerkomite ved valg af projekt Bygherre rådgivning under udførelse af byggeri Procesrådgiver ved indflytning og indretning af de nye fysiske rammer. Kommunens interne projektleder er ens direkte kontaktperson. Projektet udbydes i EU udbud med prækvalificering af 5 totalentreprenører. Kommunen som bygherre skriver kontrakt med den vindende totalentreprenør. en udarbejder kontraktforslag og varetager bygherre rådgivningen under udførelsen af byggeriet. Side 6 af 7

7 Overordnet procestidsplan sep 07 - dec 07 Initiativfasen - Beslutningsfasen dec 07 - mar 08 Programfasen mar 08 - jun 08 Forslagsfasen jun 08 - sep 08 sep 08 - dec 09 Udbud - projekteringsfasen Byggefase okt 07 nov 07 dec 07 jan 08 feb 08 mar 08 apr 08 maj 08 jun 08 jul 08 aug 08 sep 08 Trin 1 - Initiativfasen Beslutningsfasen Der arbejdes med forskellige rådhusmodeller Den Store Plan besluttes Trin 2 - Programfasen Forudsætninger Etablering af Bygherreorganisation Udarbejdelse af nærværende Programoplæg Overordnede funktionskrav Udbud på ydelsen (EU udbud med prækvalifikation) Trin 3 Forslagsfasen Byggesagens aktører Behovsafklaring (afdelings workshops) Arbejdet i projektgrupper Byggeprogram Samarbejds- og entrepriseform Byggesagsbehandling Trin 4 - Udbud Projekteringsfasen E.U annoncering (Begrænset udbud) Prækvalifikation af 5 totalentreprenører (37 dage) Udarbejdelse af udbudsmateriale. Udsendelse af udbudsmateriale tilbudsperiode. (min 40 dage). Bedømmelsesudvalg - Indstilling til politisk beslutning Kontraktunderskrivning, detailprojektering, myndighedsbehandling. Start byggeriet. Trin 5 Byggefase Byggeledelse Byggeperioden Brugerinddragelse, Indretning Trin 6 - Byggeriets afslutning Afleveringsforretningen Indflytning og Ibrugtagning 1-års og 5 års eftersyn Drifts- og vedligeholdsinstruktioner Evaluering og erfaringsformidling Side 7 af 7