UDKAST Regler for vederlag, økonomiske ydelser mv. for medlemmer af Forberedelsesudvalget for Region Syddanmark. Det følgende regelsæt fastlægger de ydelser, der tilkommer medlemmer af Forberedelsesudvalget for Region Syddanmark m.fl. Reglerne er fastlagt i henhold til lov om kommunernes styrelse (Kstl.), bekendtgørelse og vejledning om vederlæg, diæter, pension m.v. for varetagelsen af kommunale hverv og bekendtgørelse om vederlag og diæter m.v. til medlemmerne af forberedelsesudvalg og sammenlægningsudvalg m.v. Regelsættet er gældende for året 2006, og vil blive revideret til brug fra år 2007 og frem, når Regionsrådet begynder sit virke, idet bl.a. vederlagsreglerne er anderledes. Forberedelsesudvalget for Region Syddanmark (dato) Carl Holst /Niels Højberg
Regler for ydelse af fast vederlag, børnetillæg og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste m.v. for Forberedelsesudvalgets medlemmer. Fast vederlag, jf. 16, stk. 1. i lov om kommunernes styrelse (Kstl.) A.1.1. A.1.2. A.1.3. A.1.4. A.1.5. A.1.6. A.1.7. Der ydes et fast vederlag til Forberedelsesudvalgets medlemmer. Størrelsen af vederlaget er afhængig af, hvorvidt det enkelte medlem af Forberedelsesudvalget vælger at kræve erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Det faste vederlag udgør 60.200,00 kr. årligt hvis medlemmet ikke ønsker erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Vederlaget reguleres efter de for tjenestemænd gældende reguleringssatser. Det anførte beløb anses som grundbeløb pr. 1. oktober 1997. Vederlaget udgør pr. 1. april 2005: 71.227,75 kr. Vederlaget udgør pr. 1. april 2006: 71.887,00 kr. Hvis medlemmet ønsker erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, nedsættes det faste vederlag med 20.000,00 kr. årligt. Det faste vederlag udbetales månedsvis forud og ydes for hvert påbegyndt kalendermåned og ophører med udgangen af den måned, hvor medlemmet fratræder hvervet. Endvidere ophører det faste vederlag når medlemmet i en uafbrudt periode på 3 måneder ikke har varetaget hvervet. Ved fravær på grund af sygdom, graviditet, barsel og adoption er der dog ret til vederlag i indtil 9 måneder. Det enkelte medlem af Forberedelsesudvalget er forpligtet til at modtage det faste vederlag. Valget af at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste sker for et regnskabsår ad gangen og forud. En ændring af det forud foretagne valg kan således ikke ske i regnskabsårets løb. Har et medlem af et forberedelsesudvalg, der samtidig er medlem af et amtsråd, ikke valgt at modtage erstatning for 1
tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med dette hverv, kan vedkommende ikke vælge at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med hvervet som medlem af Forberedelsesudvalget. A.1.8. Har et medlem valgt at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, gælder dette valgperioden ud, medmindre medlemmet ønsker at frasige dette, hvilket så må meddeles ved et regnskabsårs begyndelse til løn- og personaleafdelingen. Administrationen vil rette henvendelse til medlemmerne af Forberedelsesudvalget vedr. dette forhold. A.1.9. Hvis et medlem af Forberedelsesudvalget samtidig er medlem af et amtsråd reduceres det faste vederlag med 75%. Vederlag til formand og næstformænd A.2.1. A.2.2. A.2.3. Formanden for Forberedelsesudvalget oppebærer et vederlag der til enhver tid svarer til den gældende løn til en tjenestemandsstilling i staten i lønramme 40- skalatrin 53. Dette beløb udgør pr. 1. januar 2006: 736.008,21 kr. Hvis formanden for Forberedelsesudvalget samtidig er amtsborgmester reduceres vederlaget med 75 % af det vederlag, som den pågældende modtager for varetagelse af hvervet som amtsborgmester. Næstformændene modtager hver 10 % af vederlaget til formanden for Forberedelsesudvalget jf. beslutning i Forberedelsesudvalget den 5. januar 2006. Børnetillæg, jf. Kstl. 16, stk. 4. A.3.1. Til medlemmer Forberedelsesudvalget der har et barn eller flere børn under 10 år boende i hjemmet ydes et tillægsvederlag på 10.000,00 kr. årligt. Der ydes kun et vederlag, uanset der bor flere børn i hjemmet. Vederlaget reguleres efter de for tjenestemænd gældende reguleringssatser. Det anførte beløb anses som grundbeløb pr. 1. oktober 1997. Dette beløb udgør pr. 1. januar 2006: 11.831,85 kr. 2
A.3.2. A.3.3. A.3.4. A.3.5. Vederlaget ydes, hvis medlemmet af Forberedelsesudvalget, dennes ægtefælle eller samlever har forældremyndighed over barnet eller har barnet i privat familiepleje. I tilfælde af fælles forældremyndighed, hvor forældrene ikke bor sammen, ydes vederlaget kun, hvis barnet bor hos medlemmet af Forberedelsesudvalget. Hvis barnet bor lige meget hos begge forældremyndighedens indehavere, ydes vederlaget kun, hvis barnet er tilmeldt samme folkeregisteradresse som medlemmet. Vederlaget ydes med virkning fra den måned, hvor barnet fødes, eller hvor ovennævnte betingelser i øvrigt er opfyldt. Vederlaget ophører med udgangen af den måned, hvor medlemmet fratræder hvervet, eller hvor medlemmet er forhindret i at varetage hvervet. Vederlaget ophører endvidere med udgangen af den måned, hvor barnet fylder 10 år, eller hvor ovennævnte betingelser for at modtage vederlaget ikke længere er til stede. Godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, jf. Kstl. 16, stk. 5. A.4.1. Har et medlem af Forberedelsesudvalget valgt erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan dette ydes for varetagelse af nærmere angivne hverv efter valg af Forberedelsesudvalget. Erstatning kan ydes for deltagelse i: a) Møder i Forberedelsesudvalget b) Møder i forbindelse med varetagelse af hverv, der udføres efter valg af Forberedelsesudvalget, medmindre der er fastsat bestemmelser om særskilt vederlæggelse. c) Kurser og kursuslignende arrangementer der af Forberedelsesudvalget anses for at have betydning for varetagelsen af de under punkt a og b nævnte hverv. I bilag 1 er redegjort for hvilke kurser mv., som Forberedelsesudvalget finder er omfattet af denne bestemmelse. 3
d) Seminarer for Forberedelsesudvalgets medlemmer, jf 9a i Kstl. e) deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger f) Varetagelse af andre nærmere angivne hverv efter anmodning fra Forberedelsesudvalget. Der kan være tale om følgende hverv, som skal udføres efter anmodning fra Forberedelsesudvalget: Forelæggelse af en sag for en statslig myndighed, forhandling med andre regioner eller kommuner, besigtigelser i en bestemt sag, deltagelse i borgermøder eller besøg i venskabsbyer og generelle orienteringsmøder af betydning for hvervet som medlem af Forberedelsesudvalget. A.4.2. A.4.3. For udførelse af andre aktiviteter der er forbundet med de under A.4.1. punkterne a - f nævnte møder m.v. - kan der ikke ydes tabt arbejdsfortjeneste. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan pr. dag højst udgøre det femdobbelte af det diætbeløb, som af Indenrigsministeriet er fastsat for møder af ikke over 4 timers varighed. Det maksimale erstatningsbeløb udgør pr. 1. januar 2006 således 1.800,00 kr. Det maksimale erstatningsbeløb forhøjes hvert år den 1. januar med 25,00 kr. Ved opgørelsen af den tid der skal ydes erstatning for medtages den medgående rejsetid til og fra mødet/aktiviteten. A.4.4. Forberedelsesudvalget afgør om erstatningskravet kan anses for dokumenteret. For lønmodtagere vil en skriftlig erklæring fra medlemmets arbejdsgiver om den tabte arbejdsfortjeneste være tilstrækkelig. Erklæringen skal indeholde dato for fraværet til i forbindelse med arbejdet i regi af Forberedelsesudvalget, antallet af mistede timer og medlemmets timesats. Tab 4
af arbejdsløshedsdagpenge, sygedagpenge og afspadsering kan sidestilles med mistet arbejdsfortjeneste. Hvis en arbejdsgiver finder det uhensigtsmæssigt, at et medlem af Forberedelsesudvalget genoptager sit daglige arbejde efter en mødeaktivitet i regi af Forberedelsesudvalget eller lignende, kan erstatningen for den tabte arbejdsfortjeneste udgøre flere timer end der direkte er medgået til mødet og rejsen. Det konstituerende møde. A.5.1. A.5.2. Der ydes mødediæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til alle medlemmer af Forberedelsesudvalget som deltager i det konstituerende møde. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste ydes også til et medlem af Forberedelsesudvalget, der (endnu) ikke har valgt eller agter at vælge en sådan erstatning. Diætsatsen udgør pr. 1. januar 2006 360,00 kr. pr. dag. Hvor hvervet beslaglægger mere end 4 timer, ydes 720,00 kr. Diætsatsen for møder under 4,00 timers varighed hæves med 5,00 kr. hver 1. januar. 5
Diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste m.v. til andre end valgte medlem af Forberedelsesudvalget. Andre af regionens beboere, som af Forberedelsesudvalget vælges til at bestride et hverv. A.6.1. A.6.2. A.6.3. A.6.4. A.6.5. Forberedelsesudvalget har besluttet, at der ydes diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til den, der uden at være medlem af Forberedelsesudvalget for Region Syddanmark deltager i de under punkt A.4.1., litra a-f nævnte møder m.v. Diætsatsen udgør pr. 1. januar 2006 360,00 kr. pr. dag. Hvor hvervet beslaglægger mere end 4 timer, ydes 720,00 kr. Diætsatsen for møder under 4,00 timers varighed hæves med 5,00 kr. hver 1. januar. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan pr. dag højst udgøre det femdobbelte af diætbeløbet for møder under 4 timers varighed. Den maksimale sats er pr. 1. januar 2006 således 1.800,00 kr. pr. dag. Det maksimale godtgørelsesbeløb forhøjes med 25,00 kr. hver 1. januar. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste ydes efter samme regler som er gældende for medlemmer af Forberedelsesudvalget - dog således at der i forbindelse med lønmodtagerforhold skal ske dokumentation for løntab i form af en lønspecifikation, hvoraf tabet fremgår. Enhver er forpligtet til at modtage de ydelser, der tilkommer den pågældende efter reglerne. Stedfortrædere i Forberedelsesudvalget. A.7.1. Der ydes vederlag og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste efter samme regler som til Forberedelsesudvalgets medlemmer. Vederlaget ydes dog kun forholdsmæssigt for den periode, hvor den pågældende midlertidigt er medlem af Forberedelsesudvalget. A.7.2. For deltagelse i enkelte møder i Forberedelsesudvalget ydes alene diæter og erstatning for dokumenteret tabt ar- 6
bejdsfortjeneste, jf. satserne under A.6.2 og A.6.3. 7
Befordringsudgifter, jf. Kstl. 16, stk. 10. B.1.1. Befordringsgodtgørelse udbetales efter ligningsrådets regler og satser. Erhvervsmæssig befordring er fri for beskatning. Anden befordring anses for privat og skal beskattes. Følgende anses for erhvervsmæssig befordring: Befordring mellem mødepunkter, hvor sædvanlig bopæl eller egentlig arbejdsplads ikke indgår. Befordring mellem sædvanlig bopæl/egentlig arbejdsplads og et mødepunkt i indtil 60 mødedage inden for en periode på 24 måneder. Administrationen opgør løbende, hvornår denne grænse passeres. Befordring mellem sædvanlig bopæl/egentlig arbejdsplads og Regionens hovedsæde vil derefter være skattepligtig. B.1.2. Der ydes befordringsgodtgørelse til de i Kstl. 16, stk. 1, litra a-g nævnte aktiviteter. Der ydes således befordringsgodtgørelse til aktiviteter, der ikke ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for, hvis disse aktiviteter er omfattet af Kstl. 16, stk. 1, litra g. Det drejer sig om fx formaliserede formøder, generelle besigtigelser og deltagelse i repræsentativt arbejde mv., der ikke finder sted efter anmodning fra Forberedelsesudvalget. B.1.3 Befordring dækkes med ligningsrådets store sats pr. kørt kilometer indtil 20.000 km. pr. regnskabsår og med den lille sats for befordring udover 20.000 km. pr. regnskabsår. Hvis der ydes befordringsgodtgørelse fra flere offentlige myndigheder, kan godtgørelse med den høje sats udbetales for i alt 20.000 km. i et regnskabsår indenfor det enkelte myndighedsområde. Der kan kun ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med faktisk benyttelse af eget befordringsmiddel 8
Anvendes offentlige transportmidler dækkes transportudgifter efter regning mod aflevering af behørig dokumentation. Udgangspunktet er, at billigste offentlige transportmiddel skal benyttes, medmindre dette giver væsentlige ulemper - eksempelvis hvis transporttiden bliver uforholdsmæssig lang. Kun i sådanne situationer kan taxa benyttes. 9
Rejsegodtgørelse. B.2.1. Møder, herunder kurser, seminarer og konferencer, der indebærer overnatning. Ved rejser udover 24 timer forbundet med overnatning uden for egen sædvanlig bopæl ydes der dagpenge og timepenge for tilstødende rejsedag. Dagpenge udbetales for hver fulde 24 timer rejsen varer fra rejsens starttidspunkt. Derefter udbetales timepenge pr. påbegyndt time for den tilstødende rejsedag. Den tilstødende rejsedag er således altid rejsens sidste dag. Tjenesterejsens varighed beregnes fra tidspunktet hvor medlemmet af Forberedelsesudvalget forlader bopælen til medlemmet er tilbage på bopælen. B.2.2. B.2.3. I stedet for udbetaling af dagpenge og timepenge kan rimelige udgifter til fortæring refunderes efter regning, hvilket vil sige medlemmet af Forberedelsesudvalgets eget udlæg under hele opholdet. Reduktion for fri kost. Hvis medlemmet af Forberedelsesudvalget modtager fri kost (gratis morgenmåltid, frokost og aftensmåltid) under rejsen modregnes dette i dagpenge/timepenge. Morgenmad fradrages med 15% af dagpengesatsen. Frokost og aftensmåltid fradrages hver især med 30% af dagpengesatsen. Det vil sige at gratis måltider for hele dagen fradrages med 75% af dagpengesatsen. Hvis morgenmåltid er inkluderet i overnatningsprisen på hotellet eller lignende, modregnes morgenmåltidet i rejsegodtgørelsen med 15% af dagpengesatsen. Modregning for gratis hovedmåltider skal finde sted, uanset hvem der har finansieret måltidet. B.2.4. Rejsegodtgørelse er oplysningspligtig overfor Told- og Skat. Derfor skal sådanne ydelser altid enten udbetales af løn- og personaleafdelingen. 10
B.2.5. B.2.6. B.2.7 For borgere der ikke er medlem af Forberedelsesudvalget, men som varetager hverv, efter valg af Forberedelsesudvalget, kan der ydes godtgørelse for rejser efter samme retningslinier som nævnt til medlemmet af Forberedelsesudvalget. Godtgørelses- og fradragssatserne følger de generelle satser der udsendes af ligningsrådet hver den 1. januar. Rimelige udgifter til logi godtgøres efter regning. Udgangspunkter er, at det altid er regionen, der på forhånd sørger for bestilling og betaling af logi. Til logi uden dokumentation kan der udbetales 179,00 kr. pr. døgn. 11
Øvrige ydelser til medlemmer af Forberedelsesudvalget Telefon og bredbåndsforbindelse (Pc-udstyr). B.3.1. B.3.2. Regionen sørger for at der stilles Pc-udstyr og bredbåndsforbindelse (ADSL multichannel SpeedStream modem) gratis til rådighed for det enkelte medlem af Forberedelsesudvalget. Til Forberedelsesudvalgets medlemmer ydes tilskud til fastnet-telefon i form af betaling af abonnement (som del af arbejdspladsen i hjemmet). Medlemmerne kan endvidere 1 gang pr. valgperiode få udgiften til en mobiltelefon dækket op til en indkøbspris af 2000,00 kr. Hvis medlemmet ønsker en dyrere model kan der ydes et tilsvarende tilskud. Derudover ydes der et tilskud på i alt max. 1000,00 kr. i kvartalet samlet til udgifter til følgende telefoniydelser: a. abonnement til mobiltelefon b. samtaler vedr. fastnettelefon c. samtaler vedr. mobiltelefon. Som dokumentation for udgiften, skal medlemmet af Forberedelsesudvalget i forbindelse med den løbende anmodning om dækning af telefonudgifter vedlægge en kopi e.l. af den betalte telefonregning. B.3.3. B.3.4. Til formanden for Forberedelsesudvalget ydes fri telefon. Hvor et medlem af Forberedelsesudvalget samtidig er berettiget til fri telefon eller til at oppebære telefongodtgørelse fra anden side end regionen forelægges sagen Forberedelsesudvalget. Det påhviler det enkelte medlem af Forberedelsesudvalget at rette henvendelse herom til Forberedelsesudvalget. B.3.5 Er et medlem af Forberedelsesudvalget samtidig medlem af et amtsråd, og i den forbindelse får telefongodtgørelse 12
eller refunderet telefonudgifter gælder følgende: Betales telefonabonnementet af amtet, betales ikke abonnement fra regionen. Er der fra amtets side ydet tilskud til dækning af køb af mobiltelefon, ydes der ikke samtidig tilskud til køb af mobiltelefon fra regionen. Tilskuddet under pkt. B.3.2 på max. 1000,00 kr. i kvartalet til dokumenterede udgifter til samtaler mv. kan ydes fra regionen i det omfang udgifterne ikke er betalt af amtet. Godtgørelse for avisabonnement: B.4. Udgifter til abonnement på indtil to aviser godtgøres efter regning. Herudover kan medlemmer af Forberedelsesudvalget få refunderet udgiften til abonnement på indtil to blade eller tidsskrifter om aktuelle og almene samfundsforhold m.v. B.5 Det enkelte medlem af Forberedelsesudvalget skal være opmærksom på de skattemæssige konsekvenser af modtagelsen af ovennævnte ydelser. 13
Anden godtgørelse til medlemmer af Forberedelsesudvalget: B.6.1. B.6.2. B.6.3. I forbindelse med deltagelse i møder m.v. kan der til medlemmer af Forberedelsesudvalget ydes godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter forbundet med fysisk handicap. Endvidere kan der til medlemmer af Forberedelsesudvalget i forbindelse med deltagelse i møder m.v. ydes godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter til pasning af syge nære pårørende. Til medlemmerne af Forberedelsesudvalget ydes i forbindelse med møder (uden for bopælskommunen) i Regionsrådet, nævn, råd mv. godtgørelse for fraværet fra hjemstedet, jfr. Kstl. 16, stk. 10. Beløbet udgør 160 kr. pr. dag. Uanset hvor mange møder der afholdes pr. dag ydes der kun én fraværsgodtgørelse. 14
Bilag 1 Forberedelsesudvalgets beslutning vedr. forberedelsesudvalgesmedlemmernes deltagelse i kurser og kursuslignende arrangementer. Forberedelsesudvalget for Region Syddanmark fastlægger hermed rammerne for, hvilke kurser og kursuslignende arrangementer, Forberedelsesudvalget finder omfattet af bestemmelsen i lov om kommunernes styrelse 16, stk. 1, litra c. Forberedelsesudvalget finder at følgende kurser mv., som afholdes i Danmark, er omfattet af denne bestemmelse: arrangementer af orienterende karakter, hvori der som en ikke uvæsentlig bestanddel indgår egentlig undervisningsvirksomhed. Kursuslignende arrangementer som seminarer, konferencer, årsmøder, orienteringsmøder mv. anses tillige som kurser. Kurset skal normalt være uden direkte sammenhæng med verserende sager i Forberedelsesudvalget/regionen Kurser, der henvender sig til regionspolitikere, og som i væsentligt omfang vedrører - regionens styrelse - lovgivning og aftaler mv. på det regionale område - regionens budgetlægning og økonomistyring - regionens planlægning, prioritering mv. inden for regi onens kompetenceområde. - udvikling af ydelser og arbejdsmetoder inden for regionens kompetenceområde Kurser, der henvender sig til regionspolitikere, og er udbudt af: - Region Syddanmark - Amtsrådsforeningen - Den Kommunale Højskole 15
Et kursus, der i væsentligt omfang vedrører områder, inden for hvilket et medlem er udpeget til varetagelse af et hverv, jfr. kstl. 16, stk. 1, litra b. Deltagelse i ovennævnte kurser og kursuslignende arrangementer er omfattet af forberedelsesudvalgsmedlemmernes faste vederlag, jf. kstl. 16, stk. 1. For medlemmer af Forberedelsesudvalget, som har valgt at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, jfr. kstl. 16, stk. 5, ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i ovennævnte kurser og kursuslignende arrangementer. Der udbetales godtgørelser, jfr. kstl. 16, stk. 10 i forbindelse med ovennævnte kurser mv. Kursustilbud som ikke umiddelbart er omfattet af denne beslutning forelægges Forberedelsesudvalget, som vurderer, om kurset er omfattet af kstl. 16, stk. 1, litra c. 16