Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag 11.08.15 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Nordsjælland Anne Mertz (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Centerchef BUC Anne-Rose Wang Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Leder af psykoterapeutisk amb PC Ballerup Ann Colleen Klinikchef PC Hvidovre René Sjælland Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Brugerrepræsentant: Kim Bach Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 11. august 2015 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Leanchef Jens Normand Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Mads Ellegaard Christensen, sekretariatschef, og Lone Tonsgaard, projektleder, Sekretariats- og Kommunikationsafd. (under punkt 2) Berit Schwartz, teamleder, Kvalitets- og Udviklingsafd. (under punkt 4) Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Overlæge PC København Jeanett Østerby Bauer Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) 2. Porteføljestyring v. Mads Ellegaard og Lone Tonsgaard (8.05-8.50) 3. Katalog over generende arbejdsgange og den videre proces (8.50-9.25) 4. Monitoreringsplanen v. Mette Bertelsen (9.25-9.45) 5. Mødeevaluering (9.45-9.55) 6. Evt. (9.55-10.00)
Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra sidste møde (2.juni). Kommentarer Ingen bemærkninger. Referatet godkendes. Referat FSEA 02.06.15 (tilsendt d. 8.6) Punkt 2 Porteføljestyring i forummet (8.05-8.50) Det indstilles, at forummet: drøfter og godkender forummets portefølje Beslutning/Drøftelse Porteføljestyringsmodellen i RHP præsenteres af Mads Ellegaard. Der stilles spørgsmål til hvordan en udviklingsopgave går over til at være en driftsopgave. Her pointeres det, at det er vigtigt at opgaven udvikles til en løbende afrapportering, ved fx at komme op på målstyringstavlerne eller i PLIS. Evaluering af projekter skal ses som del af udviklingsopgaven. Først efter endt evaluering er det muligt at afslutte en udviklingsopgave. Denne model er udelukkende for udviklingsopgaver som er en lille del ift. drift, omstillingsprojekter i resultataftaler og andet. Det bemærkes, at det er godt, hvis dette afløser de forskellige modeller som hvert center har udviklet. Der vil være mulighed for at udpege en administrator/sekretær per center som kan lave udtræk på overbliksbilleder. Målet er at alle centre er oppe at køre hurtigt efter årsskiftet. Forummet kan ca. hver fjerde måned beslutte at flytte forslag fra idekataloget over til porteføljen. Inden skal forslaget beskrives nærmere (i form af en A3 (punkt 1-6)) med henblik på en kvalificeret prioritering. Forummets deltagere opfordres til at byde ind på at skrive/definere indhold af projektbeskrivelserne når nye projekter/events skal fra katalog til porteføljen. Der kan ikke tilføjes til porteføljen i den mellemliggende periode. December-mødet vil være afslutningen på første 120-dages rul og dermed det første prioriteringsmøde i forummet. Der vil være et koordineringsbehov for de ting der ligger under barren for porteføljen. Side 2
Forummets rolle imellem disse prioriteringsmøder vil være at følge status på porteføljen og hvis dele af status er i gul/rød skal forummet tage stilling til hvad der skal gøres. Der vil følge en indstilling med fra projektleder ved en gul/rød-tilbagemelding. Herudover blev der rejst en diskussion af de nye/let reviderede vejledninger. Der er et ønske om at have vejledninger som indeholder en god arbejdsgang. En opgave for forummet er at følge vejledningerne og kvalificere dem med arbejdsgangs-brillerne på. Der er også en kommunikationsopgave omkring hvad der er sket ift. nye/reviderede vejledninger. Overdragelsen fra Kvalitetsråd til dette forum tages op på næste møde. Forummet godkender, at de tre første projekter (Udvikling af patientlogistiksystem og patientdistribution; Sundhedsplatformen; Implementeringen af ambulante patientforløbsbeskrivelser) indgår i forummets første portefølje. Den fjerde (Ny kvalitetsmodel) er i pipeline, men ikke langt nok til at være del af porteføljen, men kan tilføjes senere. Stamoplysningerne opdateres af Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen. Hospitalsledelsen er i gang med at lave en vejledning om hvordan man forbereder et forslag til at indgå i en prioritering. Den vil komme ud til forummet. Sagsresumé Under brainstorm over generende arbejdsgange på forrige møde blev der nævnt styring af projekter og antallet af projekter, der sættes i søen. I tråd hermed vil sekretariatet præsentere den af Hospitalsledelsen godkendte porteføljeledelsesmodel for RHP, og forummet vil blive introduceret til deres rolle som porteføljeenhed. Porteføljeledelse er et værktøj, der giver en struktureret stillingtagen til hvilke initiativer, der skal prioriteres. RHP har udviklet en model for porteføljeledelse, hvor udviklingsopgaver og projekter prioriteres efter aftalte kriterier, og der etableres tæt opfølgning af initiativer inklusiv ind- og udfasning. Ledere af projekter og opgaver i porteføljerne skal afgive månedlig status på fremdrift. Nye initiativer kan igangsættes hver 120. dag. Alle nuværende tværgående projekter og udviklingsopgaver er blevet gennemgået af Hospitalsledelsen, som anbefaler, at de i bilag 2 nævnte projekter og opgaver hører til i dette forums portefølje, og skal inkluderes i det første rul. Formål: at opnå en optimal fordeling og den bedst mulige timing af de vigtigste og mest værdiskabende elementer af vores arbejde og virksomhedsplan. Side 3
Effekt: flere projekter gennemføres til tiden, i aftalt kvalitet og indenfor budget. Forummets portefølje bliver fremover et fast punkt (5-10 min) på hvert møde i forummet. Form Oplæg fra sekretariatschef Mads Ellegaard Christensen efterfulgt af fælles drøftelse af forummets portefølje 1. Porteføljeledelse i FSEA introduktion (ppt) 2. Portefølje for Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Punkt 3 Katalog over generende arbejdsgange oplæg til videre proces (8.50-9.25) Det indstilles, at forummet: drøfter kataloget beslutter processen fremover jf. forslag nedenfor Beslutning/Drøftelse Kataloget blev gennemgået. Det besluttes, at dette katalog fungerer som forummets huskeliste og som vejen ind for et projekt/event til forummets portefølje. Under Samlet prioritering -kolonnen angives hvor der er igangværende arbejde med forslaget. Det besluttes, at tilføje oplysninger hvis et forslag besluttes udskudt til senere af hensyn til igangværende aktivitet, fx som med Selvmordsrisikovurdering. Her giver det ikke mening at sætte projekt i gang før efter Sundhedsplatformens go-live (maj 2017). Sektorovergange : Bor den også i Forum for Recovery? Kan vi komme til at give vores feedback til de samarbejdsaftaler, der nu skal til at forhandles? Lars tager pointerne med i forhandlingsarbejdet. Liv undersøger med Forum for Recovery. Det besluttes, at følgende punkter fra kataloget ligger højt på prioriteringslisten: - Behandlingsplaner - Retspsykiatrisk visitation - PsykIntra og VIP: hvilke vejledninger og standarder skal ligge hvor? En fælles forståelse/aftale/standard for placeringen. Beslutningsoplæg til forummet til næste møde? Side 4
- HR/HRU/centre-arbejdsdelingen ved ansættelser/afskedigelser (en beskrivelse af hvordan det fungerer nu og hvilke mulige løsninger, der kan ses). Jens kan bidrage med udkast fra PC Ballerup. Denne skal måske gives til Forum for Administrationschefer. En række revideringer kan ses af opdateret katalog (medsendes referatet). Det blev besluttet, at forummet på næste møde drøfter hvordan forummet løfter opgaven fra det gamle Kvalitetsråd. Sagsresumé På sidste møde d.2.juni identificerede forummet en række arbejdsgange, der er generende. Disse blev præsenteret for hele forummet, der stemte på de arbejdsgange hver især mener, er vigtigst at arbejde videre med. Disse arbejdsgange er nu blevet tematiseret og udgør forummets katalog over generende arbejdsgange. Med hensyn til processen er oplægget, at dette katalog løbende skal udvides og at forummet på hvert møde tager en ny arbejdsgang op til drøftelse og finder tovholdere, der står for at forberede punktet i samarbejde med sekretariatet. I kataloget fremgår to punkter, der er udvalgt til at blive drøftet først. Det ene er Behandlingsplan og det andet Specialvisitation (både retspsykiatri og spiseforstyrrelser). Begge er sat på til forummødet i september. Der arbejdes på oplæg til forummet frem mod mødet. Form Kort præsentation af katalogets opbygning. Drøftelse af kataloget, herunder gennemgå om punkter er korrekt gengivet, behandle forslag om at tage enkelte arbejdsgange/punkter ud af dette katalog og beslutte om der på nuværende tidspunkt er andre arbejdsgange/punkter, der skal tilføjes. 3. Katalog Generende arbejdsgange Punkt 4 Monitoreringsplanen (9.25-9.45) Det indstilles, at man fortsat anvender monitoreringsplanen som redskab til kvalitetsovervågning indtil videre året ud at monitoreringsplanen tages op igen i forum for standardiserede og effektive arbejdsgange i januar 2016, hvor den justeres i overensstemmelse med den nye kvalitetsmodel at resultaterne fra journalaudit i 2015 indføjes i monitoreringspla- Side 5
nen og at man aktuelt beslutter sig for en procedure, der beskriver hvordan vi følger op på de auditresultater der ligger under de konkrete mål. Beslutning/Drøftelse Forummet godkender indstillingen om at fortsætte med denne monitoreringsplan indtil videre, og drøfter den igen i januar 2016. Her forventer vi at vide mere om den nye kvalitetsmodel og bør gå efter en så forenklet monitorering som muligt. Der foreslås kommunikation til centrene om processen ift. den nye kvalitetsmodel og forløbet indtil den kommer. KUA sender en opdateret monitoreringsplan (inkl. nyeste audits) ud til centrenes fællespostkasser. Sagsresumé Det er et krav i henhold til DDKM (Den Danske Kvalitetsmodel) at man dokumenterer og overvåger kvalitet og patientsikkerhed i overensstemmelse med nationale, regionale og lokalt fastsatte krav. Som et led i kvalitetsovervågning har RHP anvendt monitoreringsplanen centralt og de enkelte centre har understøttet denne af planer på afdelingsniveau tilføjet yderligere lokale mål. DDKM udfases i løbet af året og herefter kommer der nationale kvalitetskrav Derfor skal vi fortsat leve op til en række krav som dels udspringer af lovgivning og dels af kliniske retningslinjer. Disse krav er angivet i monitoreringsplanen. Monitoreringsplanen er i den vedlagte udgave blevet forenklet og indeholder lovgivning og øvrige kliniske retningslinjer af betydning for RHP og patientsikkerheden. Form Oplæg fra Kvalitets og Udviklingsafdelingen og herefter drøftelse 4. Monitoreringsplan Punkt 5 Mødeevaluering (9.45-9.55) Side 6
Hvordan fungerede dette møde? Forberedelsen? Afholdelsen? Vi foreslår at have en kort mødeevaluering til sidst på hvert møde. - Generel tilfredshed. Alle glæder sig til at arbejde mere konkret - Sagsfremstillingerne skal være tydelige på forventninger til forummets medlemmer omkring stillingtagen/forberedelse. - Formandsskabet opfordres til at tænke i aktivering af hele forummet under møderne og sikre at alle kommer til orde. - Vigtigt med overblik over hvem der gør hvad fra møde til møde - Forslag om et fast punkt på hvert møde: Dele en god standard. - Forslag om at bruge film i stedet for papir til mødematerialet op til møder. Punkt 6 Eventuelt (9.55-10.00) Ingen punkter Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 7