Bilag 9.03 til Kasse- og Regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia Trafikselskabet Movia CVR nr.: 29 89 65 69 EAN nr.: 5798000016798 Ressourcecenter Valby august 2012 Retningslinjer for økonomirapportering Indledning Koncept for økonomirapportering til bestyrelsen er en del af kasse- og regnskabsregulativet. Hensigten med økonomirapporten er at give bestyrelsen et aktuelt billede af økonomien i Movia. Økonomirapporten tilgår bestyrelsen tre-fire gange årligt. Der er ikke tale om en fast kvartalsvis rapportering, men en løbende rapportering, som tilpasses processen for budget og årsregnskab. Økonomirapporten angiver det forventede resultat for det pågældende budgetår på baggrund af den faktiske udvikling år til dato og væsentlige ændringer i forudsætningerne på centrale budgetparametre. Økonomirapporten udarbejdes som udgangspunkt på selskabsniveau. Økonomiske effekter ved ændringer i forudsætningerne kan være ujævnt fordelt på regioner og kommuner. Rapportering på regions- og kommuneniveau sker direkte til kommuner og regioner parallelt med bestyrelsens behandling af rapporten. Den systematiske opbygning af økonomirapporten består af en indledning, der giver et samlet overblik over de væsentligste ændringer i forhold til budgettet, efterfulgt af et uddybende afsnit for hvert af forretningsområderne og for fællesudgifterne. Sidst i økonomirapporten orienteres om udviklingen i den likvide beholdning samt om omlægninger i gælds- og obligationsporteføljen. Økonomirapporten kan udvikle sig i takt med, at erfaringer høstes, systemer udvikles og nye rapporteringsbehov og - krav opstår. 1 / 5
Vejledende skabelon for økonomirapportering til bestyrelsen Skabelonen for økonomirapporteringen til bestyrelsen er vejledende. Nedenfor beskrives hvordan økonomirapporten kan opbygges afsnit for afsnit. Økonomirapporten indledes med et hovedafsnit, der giver et samlet overblik over økonomien. Efterfølgende kommer en mere detaljeret gennemgang af de enkelte forretningsområder. Vejledende disposition til økonomirapport 1. Overblik 2. Busdrift 3. Flextrafik 4. Baner 5. Fællesudgifter 6. Likviditet Afsnit 1 - Overblik I økonomirapportens indledning præsenteres et samlet overblik over den forventede udvikling i Movias økonomi. Hovedresultaterne angives for hhv. drift, finansielle poster, finansiering og likviditet. Ændringer i forhold til budgettet angives som forskellen mellem de aktuelle forventninger til budgetåret og budgettet. Væsentlige ændringer og særlige forhold kommenteres kortfattet. Finansieringsbehov Det forventede driftsresultatet præsenteres i tabelform og suppleres med forklaringer på væsentlige budgetændringer. Finansieringsbehovet er opdelt for de enkelte forretningsområder og for fællesudgifterne. Tabel 1, tabel 2, tabel 3 samt tabel 4 er vejledende eksempler på en tabel præsentation af forventningerne til årets Finansieringsbehov. Tabel 1. Udvikling i efterregulering Budget Estimat Ændring Finansieringsbehov i alt a 1 x 1 x 1 a 1 A conto betalinger b 1 y 1 y 1 b 1 Forbrugsafhængige betalinger c 1 z 1 z 1 c 1 Forbrugsafhængige betalinger, anlæg lokalbaner d 1 v 1 v 1 d 1 Tilskudsbetaling i alt B 1 = b 1+c 1+d 1 E 1 =y 1+z 1+v 1 TÆ 1 = E 1 B 1 Efterregulering EB 1=B 1 - a 1 EE 1=E 1-x 1 EÆ 1=EE 1 - EB 1 2 / 5
Tabel 2. Finansieringsbehovet for hhv. Bus, Flextrafik, Lokalbaner og Fællesudgifter. Busdrift Flextrafik Lokalbaner Fællesudgifter I alt Indtægter: Budget 2012 a 2 g 2 m 2 s 2 E 2 = a 2+g 2+m 2+s 2 Estimat 2, 2012 b 2 h 2 n 2 t 2 F 2 = b 2+h 2+n 2+t 2 Ændring, indtægter A 2 = b 2-a 2 Udgifter: B 2 = h 2- g 2 C 2 = n 2- m 2 D 2 = t 2-s 2 E 2 + F 2 = A 2+B 2+C 2+D 2 Budget 2012 c 2 i 2 o 2 u 2 K 2 = c 2+i 2+o 2+u 2 Estimat 2, 2012 d 2 j 2 p 2 v 2 L 2 = d 2+j 2+p 2+q 2 Ændring, Udgifter G 2 = d 2-c 2 Finansieringsbehov: H 2 = j 2- i 2 I 2 = p 2-o 2 J 2 = v 2-u 2 K 2 + L 2 = G 2+H 2+I 2+J 2 Budget 2012 e 2 k 2 q 2 x 2 Q 2 = e 2+k 2+q 2+x 2 Estimat 2, 2012 f 2 l 2 r 2 y 2 R 2 = f 2+l 2+r 2+y 2 Ændring, finansieringsbehov M 2 = f 2- e 2 N 2 = l 2- k 2 O 2 = r 2-q 2 P 2 = y 2-x 2 Q 2 + R 2 = M 2+N 2+O 2+P 2 Efterfølgende afsnit (afsnit 2 6) Afsnit 2-6 indeholder en mere deltaljeret gennemgang af de enkelte forretningsområder og for fællesudgifterne. Gennemgangen forholder sig til økonomien og andre centrale nøgletal. Udgangspunktet for gennemgangen af hvert enkelt forretningsområde er udviklingen i økonomien (se tabel 6) understøttet af centrale nøgletal, hvor det er relevant og hensigtsmæssigt. Afsnit 2 - Busdrift Afsnittet indeholder en mere deltaljeret gennemgang af udviklingen i busdrift og forventningerne til årets resultat. De økonomiske forhold kan suppleres med faglige nøgletal, der er beskrivende for udviklingen i busdrift. Det kan for eksempel være udviklingen i buspassagertallet, vogntime produktionen, kvalitetsbrister pr. kontrolleret bus, mv. Gennemgangen præsenteres i tabel form og suppleres med forklaringer, hvor det er hensigtsmæssigt og relevant. Tabel 3. Udvikling i busindtægter Budget Estimat Ændring Linjer i Hovedstaden a 3 x 3 x 3 a 3 Linjer i Syd b 3 y 3 y 3 b 3 Linjer i Vest c 3 z 3 z 3 c 3 Busindtægter i alt B 3 = a 3+b 3+c 3 E 3 =x 3+y 3+z 3 TÆ 3 = E 3 B 3 3 / 5
Tabel 4. Udvikling i busudgifter Budget B 4 Udvikling i køreplantimer a 4 Udvikling i priser b 4 Udvikling i øvrige operatørudgifter c 4 Udvikling i rutespecifikke udgifter d 4 Busindtægter i alt B 4 = a 4+b 4+c 4+d 4 Afsnit 3 - Flextrafik Afsnittet indeholder en mere deltaljeret gennemgang af udviklingen i behovsstyret trafik og forventningerne til årets resultat. De økonomiske forhold kan suppleres med faglige nøgletal, der er væsentlige for udviklingen i behovsstyret trafik. Det kan for eksempel være udviklingen i antallet af ture. Gennemgangen præsenteres grafisk og suppleres med forklaringer, hvor det er hensigtsmæssigt og relevant. Tabel 5. Udvikling i finansieringsbehovet Budget Estimat Ændring Handicap kørsel a 5 f 5 f 5 a 5 Flextur b 5 g 5 g 5 b 5 Kommunale ordninger c 5 h 5 h 5 c 5 Patientbefordring d 5 i 5 i 5 d 5 Rute e 5 j 5 j 5 e 5 Flextrafik i alt B 5 = a 5+b 5+ c 5+d 5+e 5 E 5 = f 5+g 5+ h 5+i 5+j 5 E 5 B 5 Afsnit 4 - Baner Afsnittet indeholder en mere deltaljeret gennemgang af udviklingen indenfor banedrift og forventningerne til årets resultat. De økonomiske forhold kan suppleres med faglige nøgletal, der er beskrivende for udviklingen på de enkelte lokalbaner. Det kan for eksempel være udviklingen i lokalbanepassagertallet, trafikproduktionen, status på anlægsprojekter mv. Gennemgangen præsenteres grafisk og suppleres med forklaringer hvor det er hensigtsmæssigt og relevant. Tabel 6. Udvikling i finansieringsbehovet Lokalbaner Regionstog I alt Indtægter: Budget 2012 m 6 s 6 E 6 = m 6+s 6 Estimat 2, 2012 n 6 t 6 F 6 = n 6+t 6 Ændring, indtægter C 6 = n 6-m 6 D 6 = t 6-s 6 E 6 + F 6 = C 6+D 6 Udgifter: Budget 2012 o 6 u 6 K 6 = o 6+u 6 Estimat 2, 2012 p 6 v 6 L 6 = p 6+q 6 Ændring, Udgifter I 6 = p 6-o 6 J 6 = v 6-u 6 K 6 + L 6 = I 6+J 6 Finansieringsbehov: Budget 2012 q 6 x 6 Q 6 = q 6+x 6 Estimat 2, 2012 r 2 y 2 R 6 = r 6+y 6 Ændring, finansieringsbehov O 2 = r 2-q 2 P 2 = y 2-x 2 Q 2 + R 2 = O 2+P 2 4 / 5
Afsnit 5 - Fællesudgifter Afsnittet forholder sig til udviklingen i fællesudgifterne. Særlige forhold og væsentlige ændringer i forhold til budgettet kommenteres. Gennemgangen præsenteres i tabelform og suppleres med forklaringer, hvor det er hensigtsmæssigt og relevant. Et eksempel er angivet i tabel 7. Tabel 7. Forventede fællesudgifter Budget Estimat Ændring Administration og personale a 7 x 7 x 7 a 7 Pension og erstatning b 7 y 7 y 7 b 7 Renter c 7 z 7 z 7 c 7 Fællesudgifter i alt B 7 = a 7+b 7+c 7 E 7 = x 7+y 7+z 7 E 7 B 7 Afsnit 6 - Likviditet Likviditetsudviklingen præsenteres i en figur med den faktiske udvikling, samt et glidende gennemsnitsudvikling for hhv. 3 og 12 måneder (se figur 1). Figur 1. Likviditetsoversigt 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Faktisk likviditet 12 mdrs Gns. 3 mdrs Gns. Ikrafttræden Retningslinjer for økonomirapportering behandlet og godkendt af bestyrelsen den 07/02 2008. Retningslinjer for økonomirapportering er ajourført og godkendt af bestyrelsen den 13/09 2012. 5 / 5