ODDER KOMMUNE Byrådsservice Projektbeskrivelse Brugertilfredshedsundersøgelse i Dagtilbud Indhold 1. Indledning og baggrund... 2 2. Kobling til overordnede politikker/strategier... 2 3. Sammenhæng til andre projekter... 2 4. Projektets formål, fokus og mål... 2 5. Projektets resultat... 3 6. Fordele/ulemper (risikoanalyse)... 3 7. Overordnet projektdesign... 4 8. Overordnet tidsplan... 7 9. Projektorganisering og forankring... 8 10. Ressourceforbrug... 8
1. Indledning og baggrund I økonomiaftalen fra 2011 blev regeringen og KL enige om at anbefale kommunerne hvert andet år at offentliggøre sammenlignelige oplysninger om den brugeroplevede kvalitet for blandt andet dagtilbudsområdet. Der er udviklet et fælleskommunalt koncept med fast spørgeskema. Kommunerne anbefales i økonomiaftalen at benytte dette fælleskommunale koncept. I første halvår af 2012 åbnes et datavarehus, som kommunerne indberetter resultaterne af deres undersøgelser til. Dermed muliggøres sammenligning på tværs af kommunerne. Herfra kan kommunerne automatisk offentliggøre oplysningerne på www.brugerinformation.dk Kommunerne opfordres til at anvende det fælles udviklede koncept. Anvendelsen følges af en gruppe med repræsentanter for Indenrigs-, Social-, Undervisningsog Finansministeriet samt KL. 2. Kobling til overordnede politikker/strategier Gennemførelsen af brugertilfredshedsundersøgelse(btu) indarbejdes som indsatsområde i den reviderede politik for Børn og Unge. Ligeledes vil tilfredshedsmålingen indgå i politikkens resultatmål både som et aktivitetsmål i forhold til selve gennemførelsen af undersøgelsen samt med effektmål, hvor udvalgte spørgsmål fra undersøgelsen indgår med en ønsket score. Undersøgelsen gennemføres via et elektronisk spørgeskema, som distribueres til forældrene via Børneintra. Dette sker i overensstemmelse med Odder Kommunes digitaliseringsstrategi, hvor det fremhæves at Odder Kommune ønsker at kommunikere digitalt med borgerne. 3. Sammenhæng til andre projekter Det forventes at der jf. økonomiaftalen for 2011 mellem KL og regeringen også gennemføres brugertilfredshedsundersøgelse blandt elever og forældre i folkeskolen samt forældre til børn i SFO/fritidshjem. Da brugertilfredshedsundersøgelser blandt elever og forældre i folkeskolen samt forældre til børn i SFO/fritidshjem først forventes at blive gennemført efter undersøgelserne på dagtilbudsområdet vil det være muligt at overføre erfaringer fra undersøgelsen på dagtilbudsområdet til de senere undersøgelser. 4. Projektets formål, fokus og mål Med brugertilfredshedsundersøgelsen for dagtilbud måles der på forældrenes oplevede tilfredshed med dagtilbud i Odder Kommune. Resultaterne fra brugertilfredshedsundersøgelsen skal bruges konstruktivt i forhold til: arbejdet i institutionernes forældrebestyrelser 2
arbejdet internt i den enkelte institution herunder i forhold til institutionens egen kvalitetsrapport udarbejdelsen af ledelsesaftalen for den enkelte institution udarbejdelsen af kvalitetsrapporten for alle dagtilbud i Odder Kommune Afrapporteringen på brugertilfredshedsundersøgelsen vil også give Børn, Unge og Kulturudvalget samt Byrådet en indsigt i forældrenes oplevelse af dagtilbuddene i Odder Kommune. Ved at gennemføre brugertilfredshedsundersøgelsen løbende hvert andet år vil det blive muligt at følge udviklingen i tilfredsheden og dermed i nogen grad kunne aflæse resultater af gennemførte indsatser på dagtilbudsområdet. 5. Projektets resultat Succesmål for brugertilfredsheden: Projektgruppen udvælger de tre vigtigste spørgsmål og fastsætter succesmål for disse. Når succesmålene er fastlagt skrives de ind her. Projektgruppen har fastlagt følgende succesmål: Personalets indsats for at få dit barn til at føle sig tryg og glad? Dialogen og samarbejdet mellem dig /jer som forældre og personalet? Hvor tilfreds er du samler set med dit barns dagtilbud? Disse spørgsmål svarer i det tilrettede spørgeskema til spørgsmålene nummer 5, 11, 18 Succesmålet lægges på 3,5 på skalaen fra 1-5 Succeskriterier for projektet: Høj svarprocent over 70% subsidiært en svarprocent på minimum 60%. At institutionerne anvender resultaterne af tilfredshedsundersøgelsen fremadrettet i deres arbejde. At der generelt opleves en stigning i brugertilfredsheden over tid. At der indberettes data til det fælles kommunale datavarehus At Odder Kommune offentliggøre resultater af brugertilfredshedsundersøgelsen på www.brugerinformation.dk 6. Fordele/ulemper (risikoanalyse) Inden det første møde i projektgruppen udarbejdes der et udkast til risikoanalyse. Risikoanalysen kvalificeres af projektgruppen med henblik på håndtering af de afdækkede risici. Mulige risici kunne være: Risikofaktor For lav svarprocent Problem Hvis svarprocenten er for lav kan resultaterne ikke anvendes. Det kan særligt give problemer for enkelt insti- 3
tutioner, som så ikke kan få en individuel rapport. Manglende opbakning fra institutionerne Manglende opfølgning Kritisk modtagelse af resultater Rangordning af institutionerne Personalets frygt for dårligt resultat Hvis institutionerne ikke bakker op om undersøgelsen kan det påvirke forældrenes lyst til at svare på spørgeskemaet. Det kan ligeledes være et problem for anvendelsen af de efterfølgende resultater. Hvis institutionerne og forvaltningen ikke følger op på resultaterne og bruger dem aktivt vil ressourcerne til gennemførelsen af undersøgelsen være spildt. Dette kan frustrerer forældrene, der har medvirket i undersøgelsen samt personalet, der kan opleve resultaterne som en måling af deres arbejde. Det er muligt at resultaterne kan blive overfortolket særligt i pressen. Så snart man begynder at måle og kvantificere vil det være muligt at nogle kan lave en rangordning. Ved kun at offentliggøre kommunens samlede resultater, vil enkelt institutioner ikke være sårbare for dette. Personalet i daginstitutionerne kan være bekymrede for at få et dårligt resultat eksempelvis hvis institutionen i en periode op til undersøgelsen har haft meget udskiftning i personalegruppen, oplevet lederskift eller andet. 7. Overordnet projektdesign Planlægning: Information af daginstitutionsledere(medarbejdere) På daginstitutionsledermødet i uge 8 præsenteres ledergruppen for projektbeskrivelsen. Projektbeskrivelse godkendes i BUK/Byråd 4
Børn, Unge og Kulturudvalget samt Byrådet godkender projektbeskrivelsen og igangsætter dermed projektet. Projektgruppemøde 1 Den overordnede tidsplan Opgavedeling mellem medlemmerne af projektgruppen fastsættelse af succesmål for undersøgelsen Udarbejdelse af endeligt spørgeskema Risikoanalysen Interessentanalyse og kommunikationsstrategi Forankring af undersøgelsen i institutionerne Strategi for løbende opsamling Projektgruppemøde 2 Godkendelse af endeligt spørgeskema Godkendelse af kommunikationsplan Udtræk og håndtering af respondentdata Plan for indsamling af data Informationsmateriale til forældre og institutioner Konkurrence om højest svarprocent Kommunikationsplan for gennemførelsen af undersøgelsen Godkendelse af brev til forældre Godkendelse af information til personalet Information til forældrebestyrelser/medarbejder Der udsendes informationsmateriale til forældrebestyrelser ligesom personalet informeres på personalemøder om undersøgelsen. Forberedelse af dataindsamling: Udtræk og håndtering af respondentlister Der generes en database oversigt over respondenterne, så det sikres en valid gennemførelse af undersøgelsen. Kodning af spørgeskema i defgo.net Spørgeskemaet kodes i defgo.net, så det kan sendes ud til forældrene gennem Børneintra. Udarbejdelse af brev til forældre med kode Der laves et informationsbrev til forældrene, hvori deres individuelle link til undersøgelsen flettes ind. Projektgruppemøde 3 Godkendelse af proces for rapportering Planlægning af kick-off Input til rapportskabelon Proces for rapportering af undersøgelsen Dataindsamling: kick off på undersøgelsen Der afvikles en event i forbindelse med undersøgelsens start for at skabe opmærksomhed Udsendelse af spørgeskema Brevene med linket sendes ud til forældrene via Børneintra 5
Udarbejdelse af rapportskabelon Skabelon for institutions- og kommunerapporterne udarbejdes. Nyheder på nettet/status på svarprocent Mens undersøgelsen gennemføres sendes der løbende nyheder ud på nettet og igennem Børneintra om svarprocenterne. Projektgruppemøde 4 Opfølgning på undersøgelsen Input til nyheder om undersøgelsen Godkendelse af rapportskabeloner for institutions- og kommunerapporter Præmieuddeling Når undersøgelsen er afsluttet uddeles præmien til den institution med højest svarprocent. Der laves nyhed om dette til nettet. Rapportering: Udtræk af institutionsrapporter og kommunerapport Der laves udtræk af rapporterne for de enkelte institutioner samt for Odder Kommune som helhed. Analyse kommunerapport Den samlede kommune rapport analyseres Projektgruppemøde 5 Opfølgning på de fastsatte mål for undersøgelsen Den samlede kommune rapport og analysen af denne Konklusioner til Byråd anbefalinger om nye succesmål Rapportering af resultaterne til forældre i de enkelte institutioner Det videre arbejde med resultaterne i de enkelte institutioner Sagsfremstilling til BUK/Byråd Den samlede kommunerapport fremstilles med analyse og konklusion for BUK og Byråd. Frigivelse af individuelle institutions rapporter Rapporterne for de enkelte institutioner sendes ud til institutionerne til videre bearbejdning. Opfølgning: Kommunerapport behandles i BUK/Byråd Børn, Unge og Kulturudvalget samt Byrådet behandler den samlede kommunerapport med analyse og konklusioner. Projektgruppemøde 6 Evaluering af projektet Kobling til ledelsesaftaler Input til kvalitetsrapporten for kommune samt de enkelte institutioner 6
8. Overordnet tidsplan Tidsplanen er dynamisk og derfor hverken fuldstændig eller udtømmende Opgaver uge 8 uge 9 uge 10 Uge 11 Uge 12 Uge 13 Uge 14 Uge 15 Uge 16 uge 17 Uge 18 Uge 19 uge 20 Uge 21 Uge 22 Uge 23 Uge 24 uge 25 Uge 26 Uge 33 Fase 1/ planlægning Projektbeskrivelse godkendt i BUK info daginst. Leder(medarbejdere) Projektgruppemøde 1 Info til forældrebestyrelser/medarbejder projektgruppemøde 2 Fase 2/forberedselse af dataindsamling Udtræk og håndtering af respondentlister kodning af spørgeskema i defgo.net udarbejdelse af brev til forældre med kode projektgruppemøde 3 Fase 3/Dataindsamling kick off på undersøgelsen info om til forældre Udsendelse af spørgeskema Gennemførelse af undersøgelsen udarbejdelse af rapportskabelon nyheder på nettet/syatus på svarprocent projektgruppemøde 4 nyheder på nettet/syatus på svarprocent nyheder på nettet - sidste udkald Afslutning af undersøgelsen præmieuddeling Fase 4/rapportering udtræk af inst. Rapoprter udtræk af kommune rapport analyse kommunerapport projektgruppemøde 5 Deadlline sagsfremstilling BUK/Byråd Frigivelse af inst. Rapporter Fase 5/opfølgning og anvendelse Kommunerapport behandles i BUK Kommune rapport sendes til Byråd
9. Projektorganisering og forankring Roller Deltagere Opgaver Politisk forankring Byrådet Byrådet igangsætter tilfredshedsundersøgelsen og er den endelige modtager af resultatet. Styregruppe Børn, Unge og Kulturudvalget BUK Udvalget orienteres om undersøgelsens gennemførelse og inddrages, hvis der er behov for politisk stillingtagen. Projektansvarlig chef Kulturdirektør Gerda Pedersen Kulturdirektøren orienteres løbende om projektets fremdrift og inddrages i løbende i beslutningsprocessen. Projektleder Mette Lunau Larsen Projektlederen tilrettelægger projektet gennemførelse og rammesætter arbejdet i projektgruppen. Projektlederen sikrer koordineringen af projektet og har overordnet ansvaret for projektets gennemførelse. Projektgruppe Mette Lunau Larsen(Byrådsservice) Kristian Bech Pedersen(Byrådsservice) Annette Dam Andersen(Daginstitutionsleder) Pia Hammershøj(Daginstitutionsleder) Annette Warnich (Daginstitutionsleder) Projektgruppen bidrager i arbejdet med til arbejdet med projektets gennemførelse. Der arbejdes ud fra udsendte dagsordner til projektgruppemøder. Det forventes at arbejdsbyrden mellem møderne primært løftes af deltagerne fra Byrådsservice. 10. Ressourceforbrug Projektgruppen forventes at afholde 6 møder af 2-3 timers varighed. Ud over mødedeltagelse og forberedelse til møderne kan det forventes at daginstitutionslederne i projektgruppen skal bruge op til 20 timer på projektet. Projektleder samt deltager fra Byrådsservice forventes ud over mødedeltagelse og forberedelse til disse at bruge sammenlagt ca. 600 timer på projektet.
Internt tidsforbrug Mødedeltagelse/forberedelse I alt Daginstitutionsleder 60 timer 64 timer 124 timer Byrådsservice 300 timer 48 timer 348 timer Total 472 timer Ud over det interne tidsforbrug vil der være udgift til en præmie af en væsentlig størrelse til den institution, der får den højeste svarprocent. Da der i Odder Kommune er en vis mængde forældre, der kan have vanskeligt ved at svare på spørgeskemaet på dansk kan der også komme udgifter til at få spørgeskemaet oversat til relevante fremmedsprog. 9