SKABELON TIL RISIKOANALYSE

Transkript

1 <En risikofaktor er et forhold der kan hindre/hæmme projektets gennemførelse. Denne beskrives i dette felt> For lav svarprocent To sprogede børn forældre der ikke taler dansk <Her beskrives de konsekvenser den pågældende risiko vil have for projektet.> Hvis svarprocenten er for lav kan resultaterne ikke anvendes. Det kan særligt give problemer for enkelt institutioner, som så ikke kan få en individuel rapport. problemer med at forstå spørgeskemaet. 1=Meget lille 2=Mindre 3=Stor 4=Meget stor 4 - Kan få ødelæggende følger for projektet 3 - Kan få alvorlige følger for projektet 2 Kan gribe forstyrrende ind i projektet 1 Kan genere projektets fremdrift, men ikke på afgørende måde Resultatet i dette Her opstilles hvilke der felt beregnes som iværksættes for, at risikoen ikke skal sandsynlighed * opstå, og hvilke der skal konsekvens iværksættes hvis risikoen opstår. 12 <Navn på risikoejer> Der laves en konkurrence for at få Daginstitutionslederne, Forvaltningen forældrene til at svare. Det sikres at alle institutioner/personalet bakker op om undersøgelsen og påvirker forældrene I løbet af undersøgelsen kommer der nyheder ud om svarprocenten Udvalgspolitikkerne kan komme på banen med opfordring til deltagelse - generel pressestrategi Forældrebestyrelserne kan indtænkes i forhold til at ville vinde konkurrencen. 12 Undersøge hvor stor en gruppe er der forvaltningen tale om hvor mange sprog er der tale om 1

2 Manglende opbakning fra institutionerne Hvis institutionerne ikke bakker op om undersøgelsen kan det påvirke forældrenes lyst til at svare på spørgeskemaet. Det kan ligeledes være et problem for anvendelsen af de efterfølgende resultater Det sikres at medarbejderne i Projektgruppen/Dagin institutionerne informeres tidligt i stitutionslederne, processen, så usikkerheder og Forvaltningen spørgsmål kan afklares. Det er vigtigt at daginstitutionslederne er klædt godt på med information, så de kan fortælle fyldestgørende og besvare spørgsmål samt være med til at sætte stemningen om undersøgelsen i institutionen. Der skal ligeledes informeres løbende til ledergruppen og personalet. Manglende brug af Børneintra To institutioner bruger slet ikke børneintra endnu. Her skal man kunne komme på børneintra for at kunne svare på undersøgelsen. 6 Direktøren indskærper for institutionerne at de skal sørge for at få det til at køre inden undersøgelsen. Der kan opnås support fra Pia, hvis der er problemer med at komme i gang. 3 2 Der afholdes erfamøde for alle institutioner d. 13/3, hvor det indskærpes at man skal komme i gang Hvis alt andet skrider, kan problemet løses ved at der i stedet uddeles et udskrevet brev til forældrene med koden. Kritisk modtagelse af resultater Det er muligt at resultaterne kan blive overfortolket særligt i pressen Det er udelukkende den overordnende Forvaltningen, kommunerapport, der direkte Kulturdirektøren offentliggøres til pressen. Det er vigtigt at sikre at pressematerialet 2

3 Rangordning af institutionerne Så snart man begynder at måle og kvantificere vil det være muligt at nogle kan lave en rangordning i forbindelse med offentliggørelsen samt det politiske materiale til Byrådet er tydeligt i forhold til tolkningen af resultaterne. Institutionerne skal lægge deres rapporter ud på deres hjemmesider når de er behandlet i forældrebestyrelserne og personalegruppen. Pressekommunikation samles i Byrådsservice Ved kun at udsende kommunens samlede resultater til pressen, vil enkelt institutioner ikke være så sårbare for dette. Institutionerne lægger først deres resultater ud på deres hjemmeside når de er behandlet i personalegruppen og forældrebestyrelsen. Forvaltningen Personalets frygt for dårligt resultat Personalet i daginstitutionerne kan være bekymrede for at få et dårligt resultat eksempelvis hvis institutionen i en periode op til undersøgelsen har haft meget udskiftning i personalegruppen, oplevet lederskift eller andet Det er vigtigt at daginstitutionslederne drøfter undersøgelsen med medarbejderne på personalemøder og der afklarer usikkerheder og spørgsmål. Input kan sendes videre til projektgruppen. Daginstitutionslederne kan på ledermøde drøfte eventuelle problemstillinger. Daginstitutionslederne, projektgruppen Der laves kriseplan for institutioner der har meget dårlige resultater, så lederen 3

4 Forældere kan få indtryk af at der er direkte politisk indflydelse 2 2 Manglende opfølgning Hvis institutionerne og forvaltningen ikke følger op på resultaterne og bruger dem aktivt vil ressourcerne til gennemførelsen af undersøgelsen være spildt. Dette kan frustrere forældrene, der har medvirket i undersøgelsen samt personalet, der kan opleve resultaterne som en måling af deres arbejde kan håndteres inden resultaterne kommer ud og institutionen kan få hjælp til at arbejde videre med at løfte resultaterne evt. med konsulenthjælp udefra Der informeres tydeligt om at resultaterne ikke direkte udmønter sig i politiske beslutninger. Informationsmaterialet skal forventningsafstemme med forældrene så de ved hvad undersøgelsen skal bruges til Der laves en samlet kommunerapport, som behandles politisk. Dette giver noget synlighed på undersøgelsens samlede resultat. De enkelte institutionsrapporter sendes ud til lederen af institutionen samt til forældrebestyrelserne med en følgeskrivelse, som kort beskriver hvordan resultaterne skal læses samt hvordan de kan arbejdes videre med. Der laves værktøj til handleplan for de tre successpørgsmål eller tre dårligste tre bedste. På daginstitutionsledermødet drøfter ledergruppen hvordan man i de forskellige institutioner vil arbejde Forvaltningen, Kulturdirektøren, daginstitutionslederne, forældrebestyrelserne 4

5 Personalet kommer til at ændre adfærd i forbindelse med undersøgelsen Hvis personalet ændrer deres adfærd i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen fordi de er blevet opmærksomme på de parametre, der måles på kan dette skævvride resultatet, så det ikke giver et retvisende billede af tilfredsheden videre med resultaterne. I forbindelse med indgåelse af ledelsesaftaler drøfter Kulturdirektøren og daginstitutionslederen undersøgelsens resultat samt indsatsområder til næste undersøgelse. Der laves kriseplan for institutioner der har meget dårlige resultater, så lederen kan håndteres inden resultaterne kommer ud og institutionen kan evt. få hjælp til at arbejde videre med at løfte resultaterne evt. med konsulenthjælp udefra Lederen i daginstitutionen orienterer igennem informationsmaterialet om at man som personale blot skal arbejde som hidtil. Lederen har mulighed for at observere om der sker ændringer i personalets adfærd. Forældrene vil oftest svare ud fra en samlet også historisk oplevelse af daginstitutionen. Deres svar formodes derfor ikke i væsentlig grad at kunne påvirkes af en mulig kortvarig adfærdsændring. Daginstitutionslederne 5

6 6