Erhvervs- og Vækstministeriet Slotsholmsgade 10-12 1216 København K Sendt til: om2@evm.dk Høringssvar vedrørende forslag til lov om ændring af lov om aktie- og anpartsselskaber og forskellige love (Obligatorisk digital kommunikation) 16. august 2012 Generelle bemærkninger Finansrådet har modtaget ovennævnte lovudkast i høring med anmodning om bemærkninger. Overordnet set er det positivt, at Erhvervs- og Vækstministeriet arbejder for at skabe hjemmel til øget digitalisering og dermed effektivisering af skriftlig kommunikation mellem virksomheder, borgere og det offentlige. Kontakt Jette Signe Kristiansen Direkte 3370 1064 jsk@finansraadet.dk Imidlertid finder Finansrådet det meget betænkeligt, at lovforslaget opstiller så vide rammer for obligatorisk digital kommunikation, at de potentielle virkninger af forslaget først bliver afklaret, når bekendtgørelserne, der skal udmønte lovforslaget, bliver udarbejdet. Det giver virksomheder og borgere en stor usikkerhed om, hvilke krav de kan blive mødt med, da deres retsstilling kun i meget begrænset omfang kan udledes af loven. Det er en vigtig forudsætning for, at lovforslaget og de efterfølgende love og bekendtgørelser udmøntes i brugbare og effektive løsninger, at der indføres passende overgangstider, som kan give virksomhederne den nødvendige tid til at indrette sig på de ændrede forhold. Etablering af enkle og ikke mindst ensartede løsninger er en væsentlig forudsætning for at der kan realiseres besparelser i erhvervslivet. Specifikke bemærkninger Implementering Det fremgår af de almindelige bemærkninger side 64, at overgangsfasen til digital kommunikation skal være så kort som mulig. Jf. ovenfor er det vigtigt at sikre sig, at virksomheder ikke skal implementere og understøtte flere forskellige digitale løsninger end højst nødvendigt, samt at der bliver indarbejdet tid til, at virksomhederne kan indstille sig på ændrede kommunikationsformer. Endvidere fremgår det på side 66 i de almindelige bemærkninger, at kravet om obligatorisk digital kommunikation mellem virksomheder og myndigheder vil blive indført i takt med, at de digitale løsninger er på plads, og den fornødne teknologi er til stede. Bemærkningerne tolkes som, at der her me-
nes, at kravet vil blive indført, når det offentliges digitale løsninger er på plads og ikke virksomhedernes digitale løsninger. Det er på den baggrund vigtigt, at der etableres ensartede digitale løsninger på tværs af det offentlige, og at virksomhederne inddrages i, hvilken teknologi der påtænkes anvendt. Endelig er det vigtigt, at der gives rimelige frister for implementeringen. Side 2 Lovforslagets forhold til anden regulering I relation til lovforslagets forhold til anden regulering er det vigtigt at understrege, at løsninger om obligatorisk digital kommunikation skal tage hensyn til anden lovgivnings krav i forhold til fortrolige oplysninger. Hvis det for eksempel ønskes, at man i bekendtgørelserne kan fravige Datatilsynets fortolkning af lov om behandling af personoplysninger, så bør det fremgå udtrykkeligt af loven. Herudover forudsættes det, at der ved udarbejdelsen af bekendtgørelserne tages behørigt hensyn til for eksempel tavshedspligten i lov om finansiel virksomhed. Ligeledes er det Finansrådets opfattelse, at bemærkningerne i relation til eksempelvis 37 (Lov om værdipapirhandel mv.) om anvendelse af e-mail i forbindelse med behandling af en konkret sag eller henvendelse til Finanstilsynet, jf. side 245 i bemærkningerne, ikke er hjemlet under persondataloven. Modtagelse af digitale meddelelser Finansrådet finder det uhensigtsmæssigt, at undtagelsesmuligheder i forhold til meddelelsers fremkomst synes meget begrænset, jf. afsnit 5.3. I hovedsagen er denne knyttet til, om den manglende adgang til det fremsendte skyldes hindringer, som det er op til adressaten at overvinde. Det anføres i bemærkningerne til for eksempel 35 (Lov om finansiel virksomhed), at "det forhold, at en virksomhed eller person oplever, at den pågældendes egen computer ikke fungerer, at den pågældende har mistet koden til sin digitale signatur eller oplever lignende hindringer, som det er op til den pågældende at overvinde, kan ikke føre til fritagelse fra pligten til digital kommunikation. I så fald må den pågældende anvende en computer på et folkebibliotek eller anmode en rådgiver om at varetage kommunikationen på den pågældendes vegne." Tilfælde, hvor hele en virksomheds it-system helt eller delvist bryder ned eller er utilgængeligt, er imidlertid ikke sammenligneligt med de i forarbejderne og ovennævnte situationer, og vil i øvrigt ofte skyldes, at en eller flere underleverandører ikke opfylder sine forpligtelser. Og det er ikke relevant afhjælpning at anvende en computer på et folkebibliotek eller lignende. Sådanne nedbrud og lignende situationer bør i stedet medføre, at meddelelsen først anses for at være kommet frem, når nedbruddet er afhjulpet. Afsnittet i de almindelige bemærkninger om situationer, hvor modtagelsestidspunktet for en digital meddelelse til myndigheden ikke kan fastlægges, jf. bemærkningerne s. 79, kunne med fordel uddybes, således at dette in-
deholder en beskrivelse af potentielle problemer i forbindelse med manglende fastlæggelse af modtagelsestidspunktet, herunder tilfælde hvor det ikke har været muligt for en virksomhed at anvende eksempelvis en selvbetjeningsløsning til indberetning. Side 3 Lovforslaget behandler herudover i de generelle bemærkninger punkt 5.3 og for eksempel i bemærkningerne til 35 spørgsmålet om, hvornår en meddelelse til en myndighed (her Finanstilsynet) anses for at være kommet frem. På side 78 anføres det således: I de foreslåede bestemmelser fastsættes det, at en digital meddelelse anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen. Efter nærværende lovforslag anses en digital meddelelse ligeledes for at være kommet frem, når meddelelsen er tilgængelig digitalt for adressaten. Dette svarer til, at et papirbrev anses for at være kommet frem, når det pågældende brev er lagt i adressatens fysiske postkasse. Det er således uden betydning, om eller hvornår adressaten gør sig bekendt med indholdet af meddelelsen. Dette er efter Finansrådets opfattelse den korrekte forståelse af begrebet komme frem. På side 79 og tilsvarende på for eksempel side 246 modificeres dette dog ved følgende bemærkning: En meddelelse til en myndighed vil normalt være tilgængelig for myndigheden på det tidspunkt, hvor myndigheden kan behandle eller læse meddelelsen. Dette tidspunkt vil normalt blive registreret automatisk i en modtagelsesanordning eller et datasystem. En meddelelse, der først er tilgængelig efter kl. 24.00, anses normalt først for modtaget den dag, meddelelsen er tilgængelig. Det forekommer uheldigt, at der her introduceres et krav om, at myndigheden kan behandle eller læse meddelelsen. Det bør også i denne sammenhæng fastholdes, at det afgørende tidspunkt er modtagelsen i myndighedens systemer. I relation til de tilfælde, hvor det af hensyn til myndighedsudøvelsen er nødvendigt at anvende andre kommunikationskanaler end de digitale, kunne det med fordel i bemærkningerne medtages, at der ligeledes vil være adgang til at anvende telefon i forbindelse med kontakter eller forespørgsler. Underskriftskrav mv. Af de almindelige bemærkninger til lovforslaget fremgår det, at der kan stilles krav til virksomheder, som indsender dokumenter til en myndighed uden personlig underskrift, om, at de opbevarer et eksemplar af det pågældende dokument med originale underskrifter. Myndigheden vil kunne forlange at få forevist sådanne dokumenter i forbindelse med kontroller, jf. side 84 i de almindelige bemærkninger. Samtidig fremgår det af side 64 i bemærkningerne, at "kravet om obligatorisk digital kommunikation er en forudsætning for at få fjernet manuelle ru-
tiner og papirhåndtering, så der frigives tid og ressourcer hos virksomhederne og det offentlige." Side 4 Det virker uhensigtsmæssigt og imod lovens formål om effektivisering, at virksomheder skal opretholde et fysisk arkiv, og at fuld digitalisering dermed i praksis kun gælder for offentlige myndigheder. Det gælder navnlig i de situationer, hvor dokumenter ellers fremsendes med for eksempel digital signatur og således i udgangspunktet ikke foreligger som et underskrevet papirdokument. I nogle tilfælde kræver lovgivningen, at flere personer (og for finansielle virksomheder i visse tilfælde mange personer) underskriver et dokument. Det bør overvejes i bemærkningerne at præcisere, hvordan det påtænkes håndteret i forhold til digital kommunikation. Desuden har rækkevidden af formuleringerne i afsnit seks i punkt 5.5.2 i de almindelige bemærkninger vedrørende den pågældende minister eller styrelses adgang til at fastsætte nærmere regler om, hvordan kravet om personlig underskrift kan fraviges, reelt den virkning, at det kan udelukkes, at der kan underskrives digitalt. Det er ligeledes vigtigt, at arbejdet med digital kommunikation sammentænkes med udkastet til forordning om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked, således at der ikke udvikles proprietære løsninger på området. Offentlig Digital Post I forbindelse med arbejdet med implementeringen af lov om Offentlig Digital Post vil Digitaliseringsstyrelsen udvikle en system-til-system løsning, som påtænkes at kunne anvendes af større virksomheder. Det er p.t. uafklaret, hvordan løsningen kommer til at fungere, og hvordan designet af denne bliver, hvilket giver yderligere usikkerhed om konsekvenserne af nærværende lovforslag i relation til anvendelsen af Offentlig Digital Post. Klageadgang Det fremgår flere steder i lovforslaget, at der kan fastsættes regler om, at der ikke er adgang til at indbringe afgørelser truffet efter forskrifter udstedt i medfør af reglerne om skriftlig kommunikation for anden administrativ myndighed, jf. eksempelvis 1, 5, 6, 7, 68. Finansrådet forudsætter, at bestemmelserne sigter mod, at der ikke er adgang til at klage over formen anvendt ved fremsendelse af afgørelser og ikke selve indholdet af afgørelsen. Dette bør tydeliggøres i bemærkningerne. Modtager af digital kommunikation Generelt set er der i lovforslaget udfordringer i forhold til at fastslå, hvem der er modtager af digital kommunikation. I størstedelen af lovene omfattet af lovforslaget, eksempelvis 1, 5, 35, 37, 38, 39, 40, 43, 48, 52 og 67,
er myndigheden adressat for meddelelser, der sendes til myndigheden, og for meddelelser, som myndigheden sender, er den pågældende virksomhed adressat for meddelelsen, jf. eksempelvis bemærkningerne s. 237. Det er nødvendigt, at det af bekendtgørelserne fremgår, at meddelelser skal sendes mere specifikt end blot til "virksomheden." Side 5 Kommentarer til de enkelte omfattede love Særligt i relation til 1 (Selskabsloven) er det i bemærkningerne til lovforslagets enkelte bestemmelser til nr. 4 angivet, at Erhvervsstyrelsen efter den nye foreslåede affattelse af 12, stk. 4, som hidtil kan fastsætte regler om betaling af et årligt gebyr for administration af de selskabsretlige regler og for ikke særligt prissatte ydelser. Finansrådet forudsætter, at bestemmelsen, eller bestemmelserne i øvrigt, ikke vil kunne blive anvendt således, at eksempelvis gebyrer vil kunne udløses ved anvendelse af de digitale kommunikationsløsninger. Med venlig hilsen Thomas Nørby Dahl og Jette Signe Kristiansen