Enkelte bestemmelser indeholder indholdsmæssige ændringer. Disse bestemmelser nævnes i det følgende.

Transkript

1 Erhvervsstyrelsen, 18. marts 2014 Grethe Krogh Jensen J.nr Bestemmelser med indholdsmæssige ændringer i udkast til Bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed (indsendelsesbekendtgørelsen) Udkastet til ny indsendelsesbekendtgørelse viderefører i vid udstrækning reglerne i den gældende indsendelsesbekendtgørelse, nr. 837 af 14. august 2012, som er ændret ved bekendtgørelse nr af 12. november 2013 og nr af 12. december 2013, med redaktionelle ændringer. Enkelte bestemmelser indeholder indholdsmæssige ændringer. Disse bestemmelser nævnes i det følgende. Udkastets 6 indeholder som noget nyt nogle generelle bestemmelser om, hvordan regnskabsdokumenter kan underskrives, herunder med digital signatur: 6. Dokumenter, som udarbejdes af virksomheder m.fl. om forhold, der er omfattet af årsregnskabsloven eller forskrifter udstedt i medfør heraf, skal være forsynet med personlig underskrift fra alle de personer, som skal underskrive det pågældende dokument i henhold til årsregnskabsloven eller forskrifter udstedt i medfør heraf. Stk. 2. Underskriften kan påføres som en håndskrevet underskrift, med et facsimilestempel eller i en billedfil eller lignende, der viser den pågældendes personlige underskrift, ligesom dokumentet kan underskrives med digital signatur eller NemID, idet underskriften skal påføres på en måde, der sikrer en entydig identifikation af den person, som har underskrevet dokumentet. Stk. 3. Ved underskrift med digital signatur skal der anvendes en digital signatur med et sikkerhedsniveau svarende til OCES-standarden, kvalificerede certifikater eller højere. Den unikke reference til den digitale dokumentsignering skal fremgå af dokumentet, således at det er muligt at validere den digitale signatur. Stk finder anvendelse på underskriftskrav m.v. til årsrapporter, som indsendes til Erhvervsstyrelsen. Stk finder anvendelse på underskriftskrav m.v. til undtagelseserklæringer m.v., som indsendes til Erhvervsstyrelsen i stedet for årsrapporter. Stk finder anvendelse på underskriftskrav m.v. til halvårsrapporter for statslige aktieselskaber, som indsendes til Erhvervsstyrelsen. Stk , jf. 59, finder anvendelse på underskriftskrav m.v. til delårsrapporter for børsnoterede virksomheder, som indsendes til Erhvervsstyrelsen. 1

2 Udkastets 7 indeholder som noget nyt nogle generelle bestemmelser om, hvilke kanaler Erhvervsstyrelsen kan anvende ved fremsendelse af post på regnskabsområdet til virksomheder og personer. Fra 1. juni 2014 sender Erhvervsstyrelsen påkravsbreve til virksomheder via Digital Post: 7. Erhvervsstyrelsen kan sende breve til virksomheder om forhold, der er omfattet af årsregnskabsloven eller forskrifter udstedt i medfør heraf, på følgende måder: 1) Som digital post til virksomhedens digitale postkasse i Digital Post, tilknyttet virksomhedens CVR-nummer, medmindre virksomheden er fritaget for tilslutning til Digital Post, 2) som papirbaseret post til virksomhedens fysiske adresse og 3) via til en adresse, som virksomheden har oplyst i forbindelse med en konkret sag eller henvendelse. Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan sende breve til personer om forhold, der er omfattet af årsregnskabsloven eller forskrifter udstedt i medfør heraf, på følgende måder: 1) Som papirbaseret post til personens fysiske adresse og 2) via til en adresse, som personen har oplyst i forbindelse med en konkret sag eller henvendelse. Stk. 3. Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på Erhvervsstyrelsens fremsendelse af breve til revisorer for virksomheder, rådgivere, som optræder på en virksomheds eller persons vegne, filialer af udenlandske virksomheder, som driver virksomhed igennem en filial i Danmark, samt filialbestyrerne for disse. Udkastets 28 og 29 viderefører de gældende bestemmelser om clob-opmærkning i 15 og 16 med ændringer: 28. I en overgangsperiode vil indberetning i REGNSKAB BASIS være tilrettelagt således, at visse oplysninger inddateres samlet ( clob-opmærkning ). Det drejer sig om oplysninger på følgende områder: 1) Ledelsespåtegning, jf. stk. 2, 2) en eventuel ledelsesberetning, jf. stk. 3-5, og 3) noteoplysninger, herunder oplysninger om anvendt regnskabspraksis, jf. stk. 6. Stk. 2. Der kan foretages clob-opmærkning af ledelsespåtegningens tekstafsnit. Der skal gives særskilt oplysning om de ansvarlige ledelsesmedlemmers underskrifter, herunder om eventuel uenighed. Stk. 3. Hvis en eventuel ledelsesberetning indeholder en redegørelse for samfundsansvar, skal redegørelsen som minimum inddateres i en særskilt clob-opmærkning. Indeholder ledelsesberetningen henvisning til en hjemmeside, hvor en sådan redegørelse er offentliggjort, skal oplysning herom inddateres i en særskilt clob-opmærkning med angivelse af den internetadresse, der skal benyttes for at komme direkte til redegørelsen. 2

3 Stk. 4. Hvis en eventuel ledelsesberetning indeholder en redegørelse for virksomhedsledelse, eller der i ledelsesberetningen henvises til en hjemmeside, hvor en sådan redegørelse er offentliggjort, finder stk. 3 tilsvarende anvendelse. Stk. 5. Hvis en eventuel ledelsesberetning indeholder en redegørelse for måltal og politikker vedrørende det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelse, eller der i ledelsesberetningen henvises til en hjemmeside, hvor en sådan redegørelse er offentliggjort, finder stk. 3 tilsvarende anvendelse. Stk. 6. Clob-opmærkning af noteoplysninger skal foretages på noteniveau. Der skal dog gives særskilt oplysning om følgende: 1) Virksomhedens regnskabsklasse, 2) om der er foretaget tilvalg af elementer fra regnskabsklasse C eller D, og 3) om der er foretaget ændringer i anvendt regnskabspraksis. Stk. 7. I REGNSKAB SPECIAL vil virksomhederne i en overgangsperiode også kunne anvende clob-opmærkning, jf. stk. 1-6, hvis de ønsker det. 29. I en overgangsperiode kan virksomheder, som udarbejder årsregnskab og/eller koncernregnskab efter de internationale regnskabsstandarder IFRS, vælge i XBRL-filen kun at inddatere visse oplysninger, jf. dog stk. 3. XBRL-filen skal som minimum indeholde: 1) En eventuel erklæring fra revisor, 2) totalindkomstopgørelse, herunder resultatopgørelse, 3) balance, 4) pengestrømsopgørelse, 5) en eventuel redegørelse for samfundsansvar eller oplysning om, hvor på virksomhedens hjemmeside en sådan redegørelse eventuelt er offentliggjort, med angivelse af den internetadresse, der skal benyttes for at komme direkte til redegørelsen, 6) en eventuel redegørelse for virksomhedsledelse eller oplysning om, hvor på virksomhedens hjemmeside en sådan redegørelse eventuelt er offentliggjort, med angivelse af den internetadresse, der skal benyttes for at komme direkte til redegørelsen, og 7) en eventuel redegørelse for måltal og politikker vedrørende det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelse eller oplysning om, hvor på virksomhedens hjemmeside en sådan redegørelse eventuelt er offentliggjort, med angivelse af den internetadresse, der skal benyttes for at komme direkte til redegørelsen. Stk. 2. Vælger virksomheden frivilligt at inddatere yderligere oplysninger i XBRL-filen, kan virksomheden vælge at benytte sig af clob-opmærkning på visse områder, jf. 28, stk Stk. 3. Årsrapporten skal fremgå i sin helhed af pdf-filen, uanset om XBRL-filen indeholder den fuldstændige årsrapport eller blot de i stk. 1 eller 2 nævnte oplysninger. 3

4 Udkastets viderefører de gældende bestemmelser om underskrifts- og dokumentationskrav til årsrapporter i 26, stk. 5, og 27 med præciseringer og tilføjelser, og 3 år er ændret til 5 år : 41. Virksomheden skal opbevare et underskrevet eksemplar af årsrapporten i læsbar skrift eller i en version, der kan udskrives i læsbar skrift, jf. 43. Underskrifterne kan være påført fysisk eller digitalt, jf. 6. Stk. 2. Hvis et ledelsesmedlem underskriver årsrapporten digitalt, er det uanset årsregnskabslovens 9, stk. 1, tilstrækkeligt, at ledelsesmedlemmets navn er anført maskinelt i tilknytning til ledelsespåtegningen, og at underskriftstidspunktet er anført i tilknytning til oplysningen om, at årsrapporten er underskrevet digitalt af det pågældende ledelsesmedlem, jf Uanset 40, 41 og 43 stilles der ikke krav om gengivelse af underskrifter, når årsrapporten indberettes digitalt til Erhvervsstyrelsen efter reglerne i denne bekendtgørelse. Stk. 2. Hvis årsrapporten indsendes på papir med almindelig post til Erhvervsstyrelsen efter reglerne i denne bekendtgørelse, skal det indsendte eksemplar af årsrapporten som minimum være forsynet med dirigentens og en eventuel revisors underskrift. Underskrifterne kan være påført fysisk eller digitalt, jf. 6. Stk. 3. Den, der indberetter en virksomheds årsrapport digitalt eller indsender den på papir til Erhvervsstyrelsen, indestår over for styrelsen for at have fået forevist årsrapporten i underskrevet stand, jf. 41 og 43. Stk. 4. Hvis årsrapporten, jf. stk. 3, er underskrevet med digital signatur, indestår indsenderen over for Erhvervsstyrelsen for, at det fremgår af årsrapporten, hvem der har underskrevet årsrapporten digitalt og på hvilket tidspunkt. Indsenderen indestår desuden for, at den unikke reference til den digitale dokumentsignering fremgår af årsrapporten, således at det er muligt at validere den digitale signatur. Stk. 5. Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af årsrapporten kræve, at indsenderen sender dokumentation for at have opfyldt sine forpligtelser i henhold til stk. 3 og Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af en årsrapport kræve, at virksomheden indsender bevis for, at årsrapporten, herunder en digitalt indberettet årsrapport, er udarbejdet, eventuelt revideret, og godkendt samt indsendt til styrelsen i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne, jf. årsregnskabslovens 160. Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen kræve, at virksomheden indsender et eksemplar af årsrapporten i læsbar skrift, som er underskrevet af alle medlemmerne af de ledelsesorganer, der er ansvarlige for at aflægge årsrapporten efter årsregnskabslovens kapitel 2, og som er underskrevet af en eventuel revisor og dirigenten for generalforsamlingen, jf. 40, stk. 3 og 4, og 41. 4

5 Udkastets viderefører de gældende bestemmelser om undtagelseserklæringer i 29, stk. 2, 3 og 6, med præciseringer og tilføjelser, og 3 år er ændret til 5 år : 47. Virksomheden skal opbevare et underskrevet eksemplar af undtagelseserklæringen i læsbar skrift eller i en version, der kan udskrives i læsbar skrift. Stk. 2. Undtagelseserklæringen, jf. stk. 1, skal være underskrevet af alle medlemmerne af de ledelsesorganer, som er ansvarlige for, at betingelserne for at anvende undtagelsen er opfyldt. Stk.3. Underskrifterne kan være påført fysisk eller digitalt, jf Det eksemplar af undtagelseserklæringen, der indsendes til Erhvervsstyrelsen, skal som minimum være underskrevet af et ledelsesmedlem eller indsenderen. Underskrifterne kan være påført fysisk eller digitalt, jf. 6. Stk. 2. Indsenderen indestår over for Erhvervsstyrelsen for at have fået forevist undtagelseserklæringen i underskrevet stand, jf. 47. Indsenderen indestår endvidere for, at undtagelseserklæringen er bilagt de dokumenter, som fremgår af årsregnskabslovens 146. Stk. 3. Hvis undtagelseserklæringen er underskrevet med digital signatur, indestår indsenderen over for styrelsen for, at det fremgår af undtagelseserklæringen, jf. stk. 2, hvem der har underskrevet undtagelseserklæringen digitalt og på hvilket tidspunkt. Indsenderen indestår desuden for, at den unikke reference til den digitale dokumentsignering fremgår af undtagelseserklæringen, således at det er muligt at validere den digitale signatur. Stk. 4. Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af undtagelseserklæringen kræve, at indsenderen sender dokumentation for at have opfyldt sine forpligtelser i henhold til stk. 2 og Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af undtagelseserklæringen kræve, at virksomheden indsender bevis for, at betingelserne for at anvende undtagelseserklæring er opfyldt, samt at undtagelseserklæringen med eventuelle bilag er udarbejdet, godkendt og indsendt til styrelsen i overensstemmelse med lovgivningen. Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen kræve, at virksomheden indsender et eksemplar af undtagelseserklæringen i læsbar skrift, der er behørigt underskrevet, jf. 47. Udkastets viderefører de gældende bestemmelser om halvårsrapporter for statslige aktieselskaber i 30, stk. 6-8, med præciseringer og tilføjelser, og 3 år er ændret til 5 år : 53. Har en statsautoriseret revisor revideret en halvårsrapport, som er omfattet af 50, stk. 1, eller foretaget en gennemgang (review) af denne, skal det indsendte eksemplar af halvårsrapporten være forsynet med en af revisor underskrevet erklæring. Stk. 2. Underskriften, jf. stk. 1, kan være påført fysisk eller digitalt, jf Selskabet skal opbevare et eksemplar af halvårsrapporten, der er underskrevet af alle medlemmerne af de ledelsesorganer, som er ansvarlige for at aflægge selskabets årsrapport i henhold til årsregnskabslovens kapitel 2, samt revisor, hvis halvårsrapporten er forsynet med en af revisor underskrevet erklæring. Stk. 2. Underskrifterne, jf. stk. 1, kan være påført fysisk eller digitalt, jf. 6. 5

6 Stk. 3. De pågældendes navne og funktioner, jf. stk. 1, skal tydeligt fremgå af halvårsrapporten. 55. Er det eksemplar af halvårsrapporten, som indsendes til Erhvervsstyrelsen, ikke forsynet med fysiske underskrifter, indestår indsenderen over for styrelsen for at have fået forevist halvårsrapporten i underskrevet stand, jf. 54. Stk. 2. Hvis halvårsrapporten, jf. stk. 1, er underskrevet med digital signatur, indestår indsenderen over for Erhvervsstyrelsen for, at det fremgår af halvårsrapporten, hvem der har underskrevet halvårsrapporten digitalt og på hvilket tidspunkt. Indsenderen indestår desuden for, at den unikke reference til den digitale dokumentsignering fremgår af halvårsrapporten, således at det er muligt at validere den digitale signatur. Stk. 3. Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af halvårsrapporten kræve, at indsenderen sender dokumentation for at have opfyldt sine forpligtelser i henhold til stk. 1 og Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af en halvårsrapport kræve, at selskabet indsender bevis for, at halvårsrapporten er udarbejdet og indsendt til styrelsen i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne. Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen kræve, at selskabet indsender et eksemplar af halvårsrapporten i læsbar skrift, der er behørigt underskrevet, jf. 54. Udkastets 53-56, som er gengivet ovenfor, finder også anvendelse på børsnoterede virksomheders delårsrapporter, da bestemmelserne er dækket af henvisningen i 59: finder tilsvarende anvendelse på delårsrapporter med de fornødne tilpasninger. 6