Center for HR Driftsmålstyringsrapport august 2015 Udgivet 10. august 2015 af Ledelsessekretariatet, Center for HR
Center for HR Driftsmål juni 2015 Indikator Ambitionsmål Resultat april maj juni juli aug. sep. Tilfredshed Tilfredshed med leverede ydelser (lederudvikling hhv. uddannelse) Tilfredshed med ydelser leveret ved telefonisk henvendelse Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra 1 5 Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra 1 5 IO NA NA NA Fremdrift i Center for HR's strategiske projekter / aktiviteter 90% af mål i kvartalssprint er opnået Levering Rettidig opgaveløsning i forb. med sager til direktørfora, Regionrådsspørgsmål og borgerhenvendelser Alle sager afleveres inden for fastsat tidsfrist Maksimal ventetid i telefonsluse Ventetid er maksimalt 30 sek. Rettidige ansættelsesbreve 95 % af alle nyansatte modtager deres ansættelsesbrev før tiltrædelsesdato IO Kvalitet Læring efter deltagelse i kurser og uddannelse Gennemsnit på minimum 3,8 på en skala fra 1 5 IO Medarbejdere og ledere Sygefravær Maksimalt 2,7 % i gennemsnit for de seneste 12 måneder IO Frafald på erhvervsuddannelser Maksimalt 15 % efter første studieår Produktivitet Afstemning af åbentstående refusionsposter Der er ikke poster, som er over 2-3 måneder gamle uden, at der som minimum er sat en sagsbehandling i gang NA IO Mistede dagpenge refusioner Mistede refusioner i alt maksimalt 2 % IO Pilen angiver retningen i ændring siden sidste opgørelse Farven angiver om resultatet er bedre eller dårligere end målsætningen IO: Ingen opdatering af data i denne måned (data er samme som i sidste måned) NA: Data er pt. ikke til rådighed
Tilfredshed Tilfredshed med leverede ydelser (lederudvikling hhv. uddannelse) Formål: Center for HR måler på tilfredshed for at sikre, at vi altid leverer ydelser, som vore brugere er tilfredse med Definition: Indikator: Deltageres generelle tilfredshed med ydelser inden for lederudvikling hhv. uddannelse leveret af Center for HR Ambitionsmål: Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra 1-5 Ansvar: Målepunkt: De enkelte enheder i Center for HR Rapportering: De enkelte enheder samt Ledelsessekretariatet Rapportering: Målemetode: Resultater fra spørgeskemaer og spørgsmål i Kursusportalen. For uddannelse lyder spm. således: "Hvor tilfreds er du med dit samlede udbytte af kurset?". Fra indkomne spørgeskemaer både fra lederudviklingsprogrammet, fra konsulenttjenesten og fra særlige arrangementer og ydelser Frekvens: Månedligt
Tilfredshed med leverede ydelser Hvor tilfreds var du med det samlede udbytte af aktiviteten? 5 4,5 4 4,04 3,95 4,04 4,10 3,93 3,85 3,92 3,77 4 3,5 3 2,5 Uddannelse Lederudvikling Målsætning 2 1,5 1 0,5 0 Antal besvarelser i ( ) CHR Driftsmålstyring august 2015
Tilfredshed Tilfredshed med ydelser leveret ved telefonisk henvendelse Formål: Center for HR måler på tilfredshed for at sikre, at vi altid leverer ydelser, som vore brugere er tilfredse med Definition: Indikator: Et udvalg af brugere, som henvender sig gennem telefonslusen modtager efter afsluttet samtale med medarbejder i Center for HR et tilbagekald, hvor de spørges om de er tilfredse med betjeningen samt med indholdet i det leverede svar/ydelse Ambitionsmål: Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra 1-5 Ansvar: Målepunkt: De enkelte enheder i Center for HR Rapportering: Ledelsessekretariatet udtrækker og analyserer data Rapportering: Målemetode: Der foretages et randomiseret stikprøveudvalg af brugere, som modtager et tilbagekald, hvor respons på dette registreres. Systemopsætning skal udvikles i samarbejde med CIMT Frekvens: Månedligt
Levering Fremdrift i Center for HR's strategiske projekter / aktiviteter Formål: Center for HR fremstår som en samarbejdspartner, der leverer til tiden Definition: Indikator: Fremdriften i Center for HR's strategiske projekter / aktiviteter Ambitionsmål: 90% af mål i kvartalssprint er opnået Ansvar: Målepunkt: De projektansvarlige i Center for HR Rapportering: Ledelsessekretariatet bistået af Pernille Kreiser Rapportering: Målemetode: Måles i forbindelse med opfølgning på Center for HR's 90 dages sprint projekter Frekvens: Kvartalsvis
Øvrige aktiviteter/projekter Sikring af medarbejderressource r Fremdrift i Center for HR s strategiske projekter / aktiviteter Mål og tidsplan holdes Ikke kritisk afvigelse Kritisk afvigelse - aktion Aktivitet/projekt Ledelsesreference Status 1. Fokuseret organisations- og ledelsesudvikling Tine Garne Køhler 2. Solidt data- og vidensgrundlag Anne Schultz Pindstrup 3. Professionelt uddannelsessted Jette Steenberg Holtzmann 4. Systematisk evaluering Clea Bach 5. Fremsynet rekruttering Birgitte Andersen 1. Tværsektorielt udviklingsprogram Jette Steenberg Holtzmann 2. E-læring og blended læring Clea Bach 3. Nyt patienttøj i Region Hovedstaden Sven Skovmand Eriksen I bero 4. Servicepartnerfunktion for klinikken Anette Munk Ebbesen 5. Uddannelse i Sundhedsplatformen implementering og drift Clea Bach 6. Teknisk avanceret simulation Torben V. Schroeder 7. Sammenhæng mellem fremmøde, vagtplanlægning og opfølgning Mette Keis Jepsen 8. Ledelsesinformation til ledere med personaleansvar Mette Keis Jepsen 9. Harmonisering af ny lønstruktur for Yngre Læger (YL) Susanne Mourier 10. Dokumentations- og udviklingsprojekt Det samarbejdende hospital Sven Skovmand Eriksen 11. Evaluering af TrivselOP 2014 kombineret med ledelsesevaluering Tine Garne Køhler 12. Dataanalyse og statistisk Martin Magelund Rasmussen 13. Brugertilfredshed Martin Magelund Rasmussen 14. Hospitalsbyggerier Tine Garne Køhler Opnået i alt opgjort i % (mål er 90 % - grønne) 33 % CHR Driftsmålstyring august 2015
Center for HR årsplan 2015 Dokumentation for Øvrige aktiviteter/projekter på V: drev 13.07.2015 Ja Delvis Nej Aktivitet/projekt 1. Tværsektorielt udviklingsprogram 2. E-læring og blended læring Projekt beskrivelse Sprint beskrevet 3. Nyt patienttøj i Region Hovedstaden I bero I bero 4. Servicepartnerfunktion for klinikken 5. Uddannelse i Sundhedsplatformen implementering og drift 6. Teknisk avanceret simulation 7. Sammenhæng mellem fremmøde, vagtplanlægning og opfølgning 8. Ledelsesinformation til ledere med personaleansvar 9. Harmonisering af ny lønstruktur for Yngre Læger (YL) 10. Dokumentations- og udviklingsprojekt Det samarbejdende hospital 11. Evaluering af TrivselOP 2014 kombineret med ledelsesevaluering 12. Dataanalyse og statistisk 13.Brugertilfredshed 14. Hospitalsbyggerier Opnået i alt - opgjort i % (mål er 90 % - grønne) 69 % 46 % CHR Driftsmålstyring august 2015
Levering Rettidig opgaveløsning i forbindelse med sager til direktørfora, Regionsrådsspørgsmål og borgerhenvendelser Formål: Vise, at Region Hovedstaden er en professionel arbejdsplads Definition: Indikator: Sager afleveres rettidigt Ambitionsmål: Alle sager afleveres inden for fastsat tidsfrist ( f.eks. er sagsbehandlingstid maksimalt 5 dg. på forespørgsler fra RR hhv. 10 dg. for borgerhenvendelser) Ansvar: Målepunkt: Ledelsessekretariatet Rapportering: Ledelsessekretariatet Rapportering: Målemetode: Data fremgår af sagslisten, som opdateres løbende Frekvens: Månedligt
v CHR Driftsmålstyring august 2015
Levering Maksimal ventetid i telefonsluse Formål: Sikre, at Center for HR ses som en professionel samarbejdspartner Definition: Indikator: Gennemsnitlig ventetid i telefonslusen inden opkald responderes af medarbejder i Center for HR Ambitionsmål: Ventetid er maksimalt 30 sek. Ansvar: Målepunkt: De enkelte enheder i Center for HR tilsluttet telefonslusen Rapportering: Ledelsessekretariatet Rapportering: Målemetode: Ventetiden måles via udtræk fra telefoni system Cisco Unified Intelligence Center Frekvens: Månedligt
CHR Driftsmålstyring august 2015
Levering Rettidige ansættelsesbreve Formål: Vise, at Region Hovedstaden er en professionel arbejdsplads Definition: Indikator: a) Nyansatte modtager deres ansættelsesbrev før tiltrædelsesdato b) Antal dage, som Center for HR anvender til at skrive et ansættelsesbrev, når alle relevante oplysninger forefindes Ambitionsmål: 95 % af alle nyansatte modtager deres ansættelsesbrev før tiltrædelsesdato Delambitionsmål: Løn og Personale sender ansættelsesbrev senest 5 hverdage efter modtagelse af fyldestgørende informationer fra hospitalet / virksomheden i PW Ansvar: Målepunkt: Center for HR, Løn og Personale, enhedschef Rapportering: Ledelsessekretariatet ansvarer for udtræk og præsentation af data Rapportering: Målemetode: Data opgøres hospitalsvis og afdelingsvis. Der rapporteres på, hvor mange der har fået deres ansættelsesbrev inden tiltræden og hvor mange forsinkelser, der skyldes hospitalet henholdsvis Center for HR. Data udtrækkes fra SD og der foretages en relativ manuel optælling suppleret med opslag i p-sagerne. De færdige data sendes til hvert hospital Frekvens: Månedligt
CHR Driftsmålstyring august 2015
CHR Driftsmålstyring august 2015
Kvalitet Læring efter deltagelse i kurser og uddannelse Formål: Sikre, at deltagere i udbudte kurser og uddannelse har lært noget, der kan omsættes til praksis Definition: Indikator: I Kursusportalen evaluerer deltagere deres faglige udbytte af kurser/uddannelse Ambitionsmål: Gennemsnit på minimum 3,8 på en skala fra 1-5 Ansvar: Målepunkt: Center for HR, Uddannelsesenheden hhv. Organisation og Ledelse Rapportering: De enkelte enheder samt Ledelsessekretariatet Rapportering: Målemetode: Tilfredsheden opgøres i Kursusportalen (spm lyder således: "Kan du omsætte det, du har lært, til din daglige praksis?) samt når vi umiddelbart i forlængelse af en leverance spørger vores kunder i hvor høj grad de har lært noget, der kan omsættes til praksis Frekvens: Månedligt
Læring efter deltagelse i kurser og uddannelse Kan du omsætte det, du har lært til din daglige praksis? 5 4,5 4 3,83 3,85 4,07 3,93 3,98 3,78 3,82 3,86 3,74 3,5 3 2,5 Uddannelse Lederudvikling Målsætning 2 1,5 1 0,5 0 Antal besvarelser i ( ) CHR Driftsmålstyring august 2015
Medarbejdere og ledere Sygefravær Formål: Sikre fokus på tilstedeværelse og trivsel Definition: Indikator: Sygefraværet for medarbejdere i Center for HR målt løbende 12 måneder bagud Sygefraværsprocenten beregnes som summen af sygefraværstimer * 100 divideret med summen af normtimer. Sygefraværsprocenten viser dermed, hvor stor en andel af de tidsmæssige ressourcer, der anvendes på sygefravær. Almindelig sygdom, tilskadekomst i tjenesten, 56 fravær, samt delvis uarbejdsdygtig, indgår i sygefraværsdefinitionen. Ambitionsmål: Maksimalt 2,7 % for de seneste 12 måneder Ansvar: Målepunkt: Center for HR enheder og sektioner har ansvar for opfølgning på sygefravær Rapportering: Ledelsessekretariatet ansvarer for udtræk og præsentation af data Rapportering: Målemetode: Opgørelse af sygefravær foretages for center for HR, enheder og sektioner og sammenholdes med Koncerncentre og regionen i alt Frekvens: Månedligt
6,0% Sygefravær - seneste 12 måneder SENESTE 12 MDR. (JUN 2014 til MAJ 2015) MÅL = 2,7 % (regionsmål = 4,5 %) 5,0% 5,0% 4,7% 4,0% 4,2% 3,9% 3,7% 3,1% 3,2% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% Center for HR Direktion og Sekretariat Løn og Forhandling Organisation og Ledelse Uddannelse Koncerncentre i alt Region H i alt CHR Driftsmålstyring august 2015
Sygefravær - udvikling (Center og enheder) 9,0% Center for HR Direktion og Sekretariat Løn og Forhandling Organisation og Ledelse Uddannelse 8,0% 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% JUN 2014 JUL 2014 AUG 2014 SEP 2014 OKT 2014 NOV 2014 DEC 2014 JAN 2015 FEB 2015 MAR 2015 APR 2015 MAJ 2015 CHR Driftsmålstyring august 2015
4,0% 3,5% Kort- og langtidssygefravær - seneste 12 måneder KORTTIDSSYGEFRAVÆR SENESTE 12 MDR. (JUN 2014 til MAJ 2015) 3,5% LANGTIDSSYGEFRAVÆR SENESTE 12 MDR. (JUN 2014 til MAJ 2015) 3,0% 2,9% 2,7% 2,5% 2,3% 2,4% 2,0% 1,5% 1,3% 1,5% 1,4% 1,0% 0,9% 0,5% 0,4% 0,0% Center for HR Direktion og Sekretariat Løn og Forhandling Organisation og Ledelse Uddannelse CHR Driftsmålstyring august 2015
Produktivitet Frafald på erhvervsuddannelser Formål: Regionen skal have mindst mulig frafald af personligt og fagligt kvalificerede elever på erhvervsuddannelser Definition: Indikator: Elevers frafald på erhvervsuddannelser efter det første år Ambitionsmål: Maksimalt 15 % Ansvar: Målepunkt: Center for HR, Uddannelse Rapportering: Ledelsessekretariatet Rapportering: Målemetode: Data trækkes fra elevdatabase Frekvens: Kvartalsvis
Opgjort juli 2015 CHR Driftsmålstyring august 2015
CHR Driftsmålstyring august 2015
Produktivitet Afstemning af åbentstående refusionsposter Formål: For at sikre at hospitalerne / virksomhederne har så korrekte regnskaber som muligt i forhold til lønproduktionen Definition: Indikator: For åbentstående poster påbegyndes sagsbehandling når de opstår, og senest 2 måneder efter at de er opstået. Dette for at sikre, at hospitalerne ikke belastes unødigt med åbentstående poster. Vedr. a conto refusioner er fristen 3 måneder, grundet sagsbehandlingstiden i kommunerne/udbetaling Danmark Ambitionsmål: Der er ikke poster, som er over 2-3 måneder gamle uden, at der som minimum er sat en sagsbehandling i gang Ansvar: Målepunkt: Center for HR, HR Controlling (skyldig løn og a conto refusioner Center for HR Løn og personale) Rapportering: Center for HR, HR Controlling Rapportering: Målemetode: Alle konti gennemgås ved review og poster ældre end 2-3 måneder noteres og gennemgås ved reviewsamtale og på kvartalsvise statusmøder med ledelsessekretariatet. Vedr. skyldig løn og a conto refusioner sendes der løbende hver måned nye link til LOP af de opdaterede afstemninger, så der kan følges op på nye og gamle sager Frekvens: Reviews kvartalsvis. Skyldig løn og a conto refusioner - månedligt
Opgjort juli 2015 CHR Driftsmålstyring august 2015
Produktivitet Mistede dagpengerefusioner Formål: Sikre at de enkelte afdelinger får størst mulig økonomisk dækning i form af refusion i forbindelse med medarbejderes sygefravær Definition: Indikator: Mistede refusioner, pga.: For sen eller forkert indtastning i SD Tjenestetid Sagsbehandling i Løn og Personale Medarbejderes manglende medvirken Ambitionsmål: Mistede refusioner i alt - maksimalt 2 % Ansvar: Målepunkt: Center for HR, Løn og Personale Rapportering: Refusionsmedarbejdere i Løn og Personale (ind til videre assisteret af Ledelsessekretariatet) Rapportering: Målemetode: Mistede refusioner opgøres som afslag på refusioner (årsag, antal og i kr.) - opgjort i forhold til modtagne refusioner (i kr.) Frekvens: Månedligt
4,5% 4,0% 3,5% 3,0% Mistede dagpengerefusioner 01.01.15-30.06.15 (i % af mulig refusion) 3,4% 4,0% Mål: Mistede refusioner i alt maksimalt 2 % 2,8% 2,5% 2,0% 1,5% 2,1% 1,8% 1,3% 1,2% 1,6% 1,8% 2,1% 1,0% 0,7% 0,5% 0,0% 0,1% Samlet refusion i alt kr. 160.867.185 Mistet refusion i alt kr. 3.345.077 = 2,1% CHR årsag til mistet refusion kr. 1.005.167 = 0,6% CHR Driftsmålstyring august 2015
4,50% Mistede dagpengerefusioner - fordelt på afslagstyper 01.01.15-30.06.15 (i % af mulig refusion) Mål: Mistede refiusioner i alt maksimalt 2 % 4,00% 3,50% 1,2% 3,00% 2,50% 2,2% 0,1% 0,8% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% 0,2% 0,7% 1,2% 0,3% 0,1% 0,7% 0,6% 0,1% 1,3% 2,4% 0,6% 0,4% 0,2% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% 0,4% 0,2% 0,1% 0,6% 0,7% 0,3% 0,4% 0,1% 0,7% 1,2% 0,5% 0,1% 0,7% 0,5% 0,6% 0,2% 0,7% 0,6% CHR anmelder for sent/forkert For sen/forkert indtastning i Tjenestetid Besk. kr. - mgl. dok. Medarbejders mgl. medvirken Mål - max. CHR Driftsmålstyring august 2015
Opfølgning fra sidste tavlemøde Målepunkt Årsag Aktivitet Ansvarlig Deadline Tilfredshed Levering Kvalitet Medarbejdere og ledere Produktivitet