Retningslinier for interne og eksterne bevillinger Sygehus Lillebælt attraherer hvert år flere millioner kr. i ekstern støtte til forskning og udvikling. Følgende instruks er udarbejdet med formålet at ensrettet proceduren for sagsbehandling og godkendelse af eksterne bevillinger på samtlige matrikler. Resume: Ved bevillinger fra både private og offentlige fonde skal den respektive afdeling/ den kommende bevillingshavere indsende en kopi og indberetning af bevillingsskrivelsen til Økonomi- og Planlægningsafdelingen. Ønsker en afdelingen at indgå aftale med en medicinalvirksomhed med henblik på afprøvning af et medicinsk præparat eller lign. skal bevillingsmodtageren indsende et oplysningsskema vedrørende projektbevillingen med påtegning fra afdelingsledelsen Økonomi- og Planlægningsafdelingen har ansvaret for at vurdere om ansøgningen skal godkendes administrativt, eller skal forelægges administrationen. Såfremt projektet godkendes opretter Økonomi- og Planlægningsafdelingen efterfølgende en projektkonto samt et projektnummer (rekvirentnummer) til brug for Sygehusstaben og Indkøbsafdelingen af midlerne Udgifter til administrationen af eksterne projektbevillinger dækkes af et administrationsgebyr på 2 % af den samlede projektbevilling. 1/5
1. Retningslinjer for administration af projektbevillinger Midler til forskningsprojekter bliver administreret af Sygehus Lillebælt, Sygehusstaben. Retningslinierne gælder for de bevillingshavere, der modtager midler til forsknings- og udviklingsprojekter i forbindelse med deres virke ved Sygehus Lillebælt. Retningslinierne gælder for alle forskningsprojekter. Der sondres i retningslinjerne mellem hvorvidt der er tale om en intern bevilling eller en ekstern bevilling. Region Syddanmarks regler om Administration af formålsbestemte tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning mv. på Region Syddanmarks sygehuse er ligeledes gældende ift. administrationen af projektmidler på Sygehus Lillebælt. 1.2 Interne bevillinger Forskningsrådet kan indenfor en fastsat ramme bevilge interne midler til forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt. Godkendelsen af projekterne sker i henhold til Politik for Forskning ved Sygehus Lillebælt. Interne bevillinger finansieres af midler fra Forskningsrådet eller fra Regionen. Indberetningen sker på "Oplysningsskema vedrørende projektbevillinger". Oplysningsskemaet skal fremsendes med påtegning fra afdelingsledelsen. Økonomi- og Planlægningsafdelingen registrerer projektet og tildeler det et internt projektnummer (rekvirentnummer), således at bevillingen registreres og kan administreres via i ILS systemet. Økonomi- og Planlægningsafdelingen reducerer Forskningsrådet pulje med det bevilgede projektbeløb. Projektbeløbet overføres samtidigt til en separat projektkonto. Økonomi- og Planlægningsafdelingen orienterer ved behov Sygehusledelsen om bevillinger fra Forskningsrådet. 1.3 Eksterne bevillinger Ved bevillinger fra både private og offentlige fonde skal den respektive afdeling/ den kommende bevillingshavere straks indsende en indberetning samt en kopi af bevillingsskrivelsen til Økonomiog Planlægningsafdelingen. Indberetningen sker på "Oplysningsskema vedrørende projektbevillinger". Oplysningsskemaet skal fremsendes med påtegning fra afdelingsledelsen. Ved eksterne bevillinger forstås projekter som er finansieret af privatpersoner, private virksomheder, organisationer, private institutioner, selvejende institutioner, legater, forskningsråd, programbevillinger, EU-midler e.l. Ønsker en afdeling at indgå aftale med en medicinalvirksomhed med henblik på afprøvning af et medicinsk præparat eller lign. skal afdelingsledelsen indsende et oplysningsskema vedrørende projektbevillingen med godkendelse af en lægelig direktør. Endvidere skal der foreligge en projektbeskrivelse med en godkendt forsøgsprotokol, konsekvensskema samt en redegørelse for de økonomiske aspekter, herunder et budget for forskningsprojektet. Økonomi- og Planlægningsafdelingen har ansvaret for at vurdere om ansøgningen kan godkendes af Forskningsrådet. Ansøgningerne vurderes ud fra etik, relevans samt økonomi. I tilfælde hvor ansøgningen er af principiel betydning, skal ansøgningen forelægges Direktionen på et Direktionsmøde. Godkendte ansøgninger skal endvidere efterleve den til en hver tids gældende forskningspolitik samt Regions Syddanmarks regler om Administration af formålsbestemte 2/5
tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning mv. på Region Syddanmarks sygehuse. Såfremt projektet godkendes orienteres de øvrige funktionsområder i Sygehusstaben og bevillingshaveren modtager praktiske oplysninger om overførsel og brug af bevilling. Såfremt projektet godkendes opretter Økonomi- og Planlægningsafdelingen efterfølgende en projektkonto samt et projektnummer (rekvirentnummer) til brug for Sygehusstaben og Indkøbsafdelingen af midlerne. Rekvirentnummeret skal oplyses ved alle henvendelser til Sygehusstaben og Indkøbsafdelingen angående projektet. Endvidere orienteres de øvrige funktionsområder i Sygehusstaben, Indkøbsafdelingen og bevillingshaveren modtager praktiske oplysninger om overførsel og brug af bevilling. Projektbevillingen overføres i videst muligt omfang inden projektets opstart. Overførelsen kan ske ved indbetaling til sygehusets bankforbindelse efter nærmere aftale med Økonomi-. og Planlægningsafdelingen. Udgifter til administrationen af eksterne projektbevillinger dækkes af et administrationsgebyr på 2 % af den samlede projektbevilling. 2 Ansvar, betingelser og ejerskab Bevillingshaveren har ansvaret knyttet til de betingelser, der er bundet til bevillingen i forhold til formål, disposition, rapportering og regnskabsaflæggelse. Som udgangspunkt forudsættes det, at projektet som minimum er udgiftsneutralt for Sygehus Lillebælt. Sker der på trods heraf en overskridelse af budgettet forelægges sagen for Direktionen og den respektive afdelingsledelse, og konsekvensen kan være, at afdelingsbudgettet bliver reduceret svarende til overskridelsen. Endelig forudsættes det, at der forinden opstarten af projektet foreligger en klar aftale om ejerskabet af forskningsresultatet mellem Sygehus Lillebælt og projektdeltagerne og med bevillingsgiveren. Originale data skal forblive på sygehuset. Det konkrete samarbejde om forskerservice er dog under afklaring, herunder ift. patentrettigheden. Det skal orienteres, at midler som administreres af Sygehus Lillebælt altid anses for at tilhøre Region Syddanmark og ikke den enkelte medarbejder, jf. Region Syddanmarks Regler for økonomistyring og registreringspraksis. Som følge heraf vil det ofte ikke være muligt at overføre midler til en person i forbindelse med et ansættelsesophør. 2.1 Ansvar for den enkelte konto ejer og den respektive afdelingsledelse: - Bevillingshaver/ kontoejer har ansvaret for kontoen, revision og skat. - En projektkonti må ikke være negativ (kontrolleres en gang årligt), - medmindre (1) at der tages skriftlig henvendelse til Økonomi- og planlægningsafdelingen ift. fremtidige tilførte midler (via mail), - eller (2) hvis den negative konto kan dækkes af andre konti ejet af samme kontoejer, og hvis vilkårne for bevillingerne tillader det.. - Afdelingsledelsen hæfter for underskud, og sørger selv for intern revision. 2.2 Overdragelse af konti ved ansættelses ophør - Forskningsmidler optjent, overskud, ved deltagelse i kliniske forsøg på SLB kan administrativt ikke flyttes til andre institutioner, men skal tilføres afdelingen eller SLBs forskningsfond. - Bevillingshaveren kan ikke overflytte midler til andre konti medmindre bevillingen/tilsagnet tillader det. 3/5
- Konti kan som hovedregel ikke flyttes til andet ansættelsessted, jf. Region Syddanmarks Regler for økonomistyring og registreringspraksis. Hvis der ansøges om flytning af midler, skal det godkendes af Direktionen ved ansøgning. - Konti kan overdrages til anden forsker eller afdeling ansat under Sygehus Lillebælt, hvis tilsagnet tillader det ved skriftlig henvendelse til Økonomi- og planlægningsafdelingen - Hvis konti ikke overdrages eller medtages, overføres midlerne til Sygehus Lillebælts fælles forskningsfond. Proces: Kontoejer skal skrive indstilling herfor til Økonomi- og Planlægningsafdelingen, som tager indstillingen til Direktionen til endelig afgørelse. Konti under kr. 50.000 kan evt. afklares administrativt. - Overordnet er det vilkårerne for bevillingen/ tilsagnet, som afgør om ovenstående flytninger mm tillades. 2.3 Overdragelse af konti til forskningsfonden rekvirent nr. 50000 - En bevillingshaver kan overdrages eksterne forskningsmidler til den fælles forskningsfond, hvis bevillingen/tilsagnet tillader det. - Ubrugte eksterne projektmidler inddrages til den fælles forskningsfond efter 3 år eller tilbage betales til bevillingsgiveren. Dette er ligeledes gældende for de afdelinger, som har forskningsmidler, der ikke benyttes - Ved et eventuelt overskud kan afdelingen ved Direktionens godkendelse tilføres 50 pct. af overskuddet til deres afdelingskonto, som kan anvendes til uddannelse af personalet, anskaffelse af udstyr, faglitteratur e.l. i den udstrækning bevillingen giver mulighed herfor. De resterende 50 pct. overføres til den fælles forskningsfond. - Hvis forskningsprojekter ikke afsluttes, tilfalder ubrugte eksterne midler den fælles forskningsfond - Ubrugte midler bevilget af Sygehus Lillebælts Forskningsråd, tilføres løbende Forskningsrådets budget 3. Generelle retningslinjer - Indkøb af apparatur, udstyr, skaffevarer o.l. Indkøb af apparatur, udstyr, skaffevarer o.l. skal foretages via Facility og IKT afdelingen i samråd med bevillingshaveren. Alle indkøbsordrer skal være påført projektnummer (rekvirentnummeret) og være underskrevet af den projektansvarlige. EDB-udstyr indkøbes i samarbejde med IT-afdelingen og det forudsættes, at IT-afdelingens standarder på området følges. Med mindre andet er aftalt tilhører udstyret sygehuset efter projektets afslutning også ved projektleders eller deltagers stillingsskift. Udstyr kan således ikke medtages af bevillingshavers eller- givers, uden aftale med sygehuset. 4. Ansættelse af personale Ansættelse af personale sker gennem sygehusets HR-afdeling. På indstillingen til HR-afdelingen anføres, projektnummer (rekvirentnummer), ansættelsesperioden, hvorvidt aflønningen sker over forskningsmidler og om aflønningen sker fra flere forskellige projektbevillinger. Indstillingen skal fremsendes gennem afdelingsledelsen. Ansættelsen sker på gældende løn-, ansættelses-, og pensionsmæssige vilkår. Forskerne er ligeledes omfattet af sygehusets arbejdsskadeforsikring. Alle udgifter hertil afholdes af forskningsbevillingen herunder også feriepengeforpligtelser. Såvel overenskomstansatte som tjenestemænd kan deltage i forskningen. 4/5
5. Øvrige udgifter Udgiftsbilag, som ikke vedrører varekøb og løn fremsendes til økonomi- og Planlægningsafdelingen. Bilagene skal påføres projektnummer (rekvirentnummer) og attesteres af den projektansvarlige. Godkendelsesdato:26/5-2010 Godkendt af: Direktionen Efterfølgende administrativt revideret d. 15/8-2011. 5/5