Q&A rektors delegationsinstruks:

Transkript

1 Q&A rektors delegationsinstruks: Senest opdateret den Find inspiration til din søgning ved hjælp af emneordene og brug control/f til at fremsøge ordet i teksten. Du kan kun søge på et ord ad gangen. Emneord: Betroede, bygninger, faglig, forskningsbevillinger, ledelseskompetence, lokaler, personaleledelse, samarbejdsaftaler, uopsigelighed, videredelegation, ferie, eksterne konsulenter Indhold 1. Overordnede bestemmelser Økonomisk ledelseskompetence Bygninger og lokaler Personaleledelse Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler Faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet Regler for videredelegation...3 Bilag 1: Økonomisk ledelseskompetence...3 Bilag 2: Bygninger og lokaler...4 Bilag 3: Personaleledelse...4 Bilag 4: Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler...5 Bilag 5: Faglig ledelse Overordnede bestemmelser 2. Økonomisk ledelseskompetence

2 Skal der udarbejdes en delegationserklæring til hver enkelt lektor og professor (ordinær, MSO og klinisk) vedr. dispositionskompetence over eget annuum, eller kan der laves en generel delegationserklæring til personer, som er ansat som lektorer eller professorer? En leder har mulighed for at fastlægge retningslinjer for disponeringskompetence gældende for en større gruppe medarbejdere. I de tilfælde hvor videnskabelige medarbejdere får tildelt et annuum til anvendelse til faglige aktiviteter, er det ikke nødvendigt at udarbejde delegationserklæringer for de enkelte medarbejdere. Det er tilstrækkeligt, at den overordnede leder fastlægger skriftlige generelle retningslinjer for dispositionskompetencen over medarbejdernes annuum gældende for en samlet gruppe medarbejdere. (BT) Kan alle lektorer og professorer disponere over egen projektbevilling? Når en medarbejder har egen projektbevilling, er vedkommende pr. definition leder af et forskningsprojekt og dermed leder på niveau 5. Lederen af et forskningsprojekt kan disponere over egen bevilling inden for tærskelværdien i instruksens bilag 1 dvs. dispositioner under kr., der kan afholdes indenfor et godkendt budget. Ønsker en leder af et forskningsprojekt at foretage en enkeltstående disposition på kr. eller derover, skal denne godkendes af institutlederen. (BT) Kan der delegeres økonomisk dispositionskompetence til en ekstern samarbejdspartner, fx en konsulent eller en person, der er frikøbt fra anden institution for at løse en konkret opgave for AAU? Nej, der kan ikke delegeres økonomisk dispositionskompetence (eller anden kompetence iflg. delegationsinstruksen) til en person, der ikke er ansat på AAU. Rektors delegationsinstruks gælder kun delegation af kompetence til ledere og medarbejdere på AAU (SHE). 3. Bygninger og lokaler 4. Personaleledelse 4.1. Personaleledelse (Pkt. 4.1, 4.9): Ansættelse, opsigelse, sanktioner kan kun delegeres til niveau 3 og ikke længere. Er det således rigtigt forstået, at påtaler og planlægning af arbejde og vilkår for ansættelsen (Fx nedsat tid) kan delegeres til niveau 4 eller niveau 5? 2

3 Nej, det er ikke helt rigtigt forstået. Det er rigtigt, at påtaler og planlægning af arbejde kan delegeres til niveau 4 og 5, men vilkår for ansættelsen (fx nedsat tid) kan ikke delegeres længere ned end niveau 3. Det skyldes, at et vilkår om ændring af timetal anses for at være en væsentlig ændring i selve ansættelsen og dermed hører ind under kompetencen til at ansætte (SHE) Kan en niveau 4-leder bemyndiges til at ansætte personale? Nej, det fremgår af punkt 4.9., at en niveau 3 leder kan delegere personaleledelse af TAP og VIP til ledere på niveau 4 og lavere niveauer, men ikke kompetencen til at ansætte, afskedige og sanktionere (undtagen kompetencen til at tildele påtaler). Niveau 3 lederen vil dog kunne aftale med niveau 4 ledere eller ledere/medarbejdere på lavere niveauer, at de som en del af deres job-funktion varetager sagsbehandling i forbindelse med ansættelse, afskedigelse eller sanktionering, men altså ikke egentlig beslutningstagen (SHE). Af blanketten Aftale om overførsel af ferie i AAU håndbogen fremgår det, at blanketten skal skrives under af lederen af tjenestestedet. Kan kompetencen til at træffe afgørelse om overførsel af ferie delegeres videre til en niveau 5 teamleder, eller skal afgørelsen træffes af lederen af tjenestestedet? Jf. delegationsinstruksens punkt 4.9 kan niveau 3 lederen delegere personaleledelsen af både tekniskadministrativt personale og videnskabeligt personale, til ledere på niveau 4 eller lavere niveau. Planlægning af ferie og andre afgørelser herom er omfattet af begrebet personaleledelse, og dermed vil kompetencen til at træffe afgørelse om overførsel af ferie også kunne tillægges en teamleder på niveau 5 ved delegation. Delegationen skal være fastlagt i en af niveau 3 lederen godkendt delegationserklæring. HR-afdelingen er i færd med at konsekvensrette skemaer og blanketter i henhold til ny delegationsinstruks og vil også rette den omtalte blanket om overførsel af ferie, så det tydeligt kommer til at fremgå, at det er lederen af tjenestestedet eller den bemyndigede leder, der kan underskrive blanketten (SHE). 5. Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler 5. Skal aftaler med eksterne, der ikke er i overensstemmelse med kompetencerne i den nye instruks, siges op og indgås af de nu bemyndigede? 3

4 Nej, aftalerne er fortsat gyldige og skal ikke siges op og indgås på ny. Når aftalerne udløber eller skal genforhandles, skal de indgås i overensstemmelse med den nye instruks (SHE). 6. Faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet 7. Regler for videredelegation Bilag 1: Økonomisk ledelseskompetence Under kolonnen Kontrakter : Skal skemaet forstås sådan, at det gælder for aftaler med en uopsigelighed på 12 mdr. eller mere, at økonomidirektøren skal godkende alle aftaler op til kr., og at aftaler op til 1 mkr. skal godkendes af universitetsdirektøren? Ja, det er sådan skemaet skal forstås (SHE). Under kolonnen Drift : Skal alle køb over kr. godkendes af universitetsdirektøren? Ja, universitetsdirektøren (eller prorektor, innovationsdirektør eller dekan)(she). Under kolonnen Delegationsniveau, hvem : Særligt betroede medarbejdere: Dette forstår jeg, kan være medarbejdere, der ikke nødvendigvis har en lederstilling. Men de vil økonomisk have mulighed for at godkende køb op til kr. Er det rigtigt? Ja, det er rigtigt. Særligt betroede medarbejdere kan få delegeret kompetencen til at disponere (godkende) køb op til kr. Delegationen forudsætter en delegationserklæring fra niveau 3 lederen til den særligt betroede medarbejder (SHE). Bilag 2: Bygninger og lokaler Bilag 3: Personaleledelse Til bilag 3: Hvilke muligheder er der for at delegere TAP-lønforhandling fra institutleder til sekretariatsleder? Lønforhandlinger som vedrører allerede ansat personale hører ind under personaleledelse, og lønforhandlinger for TAP kan delegeres fra niveau 3 til niveau 4. Niveau 3-lederen afsætter en ramme til TAP-lønforhandlinger, som niveau 4-lederen dermed skal holde sig indenfor. I delegationserklæringen kan 4

5 den enkelte niveau 3-leder bestemme, om et planlagt forhandlingsresultat skal drøftes eller forelægges til godkendelse inden det udmøntes. En niveau 4-leder, der har personaleledelse, dvs. ansvaret for at lede og fordele opgaver, sygefravær, trivsel, kompetenceudvikling og faglig ledelse, vil sandsynligvis være den, der kender de pågældende medarbejdere bedst. I mange tilfælde vil det være sådan, at niveau 3-lederen sidder på en anden lokation, måske også på et andet campus. Med andre ord skal det være muligt for niveau 4- lederen at varetage lønforhandlingerne med medarbejdere og TR. Når det gælder lønforhandlinger der skal gennemføres som led i ansættelse af en ny medarbejder, følger kompetence til at forhandle løn med kompetencen til at ansætte, dvs. ligger kompetencen på niveau 3. (NS). Bilag 4: Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler I bilag 4 under forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler, niveau 4, er viceinstitutledere og sektionsledere nævnt, men sekretariatsledere ved institutter er ikke nævnt. Betyder det, at man som sekretariatsleder/administrationschef ikke har kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler? Forhandling handler om i alt 3 forhold: 1) det faglige indhold, som kan delegeres til faglige sektionsledere (kan ikke varetages af TAP), økonomiske forpligtelser, som følger de dispositionskompetencer, der er opstillet (niveau 3 og højere) og de juridiske vilkår, hvor kompetencen til at godkende og underskrive forbliver på niveau 3. Institutlederens kompetence er betinget af, at Kontraktenheden også godkender. Til en niveau 4-leder, kan institutlederen delegere sagsforberedelse, dvs. hele den proces, der ligger forud for godkendelse fra institutlederens side, herunder koordinering/afklaring af projektets faglige indhold i samarbejde med de involverede forskere, opstilling af budget, herunder hvilke krav instituttet stiller til omkostningsdækning i den forbindelse, koordinering med Kontraktenheden om udarbejdelse af samarbejdsaftale etc. Dette kan fremgå af delegationserklæringen (NS). Til bilag 4: betyder reglerne i den nye delegationsinstruks, at viceinstitutleder og sekretariatsleder ikke kan godkende afsendelse af ansøgninger om eksterne forskningsbevillinger uanset beløbsgrænse? Ja, viceinstitutledere og sekretariatsledere er ledere på niveau 4 og kan ikke godkende afsendelse af ansøgninger om eksterne forskningsbevillinger. En ansøgning om eksterne forskningsmidler skal godkendes og underskrives på niveau 3, som råder over enhedens budget. Det fremgår ikke af delegationsinstruksen og endnu ikke i andre regelsæt, hvordan forskningsansøgninger skal behandles. Der er ingen beløbsgrænser, der forudsætter godkendelse på et højere niveau disse gælder kun for accept af bevillinger og for samarbejdsaftaler om forskning. Denne kompetence kan ikke delegeres til niveau 4 der er ingen hjemmel til videredelegation. Det er bevidst, at delegationsinstruksen ikke behandler ansøgninger om eksterne forskningsmidler. Der er en proces i gang med Deloitte og der er et igangværende arbejde om samme i regi af AdmForskPro. Derfor 5

6 står der i bestemmelsen i pkt 5.7 at universitetsdirektøren kan fastsætte nærmere regler, blandt andet om ansøgninger vedrørende eksterne forskningsmidler. Disse regler er således på vej, men indtil da ligger godkendelse og underskrift af ansøgninger om eksterne forskningsmidler på niveau 3 (NS). Bilag 5: Faglig ledelse 6