1 Årstema: ENGAGEMENT gør det frivilligt, medmenneskeligt og gør det nu! Motto: at vedkende sig den pligt, der følger med enhver ret
INDHOLD DG MANUAL Indhold DG Manual... 2 Forord:... 3 Organisationsopbygning:... 3 Sektioner:... 3 :... 3 DG - s Guvernør:... 4 smøder:... 5 sledelsesmøder:... 5 sråd/srådsmøde:... 5 Forretningsorden og/eller svedtægter:... 5 Eksempel på dagsorden til et distriktsrådsmøde:... 5 skonference:... 6 Dagsorden skonference:... 7 Regionsråd/Regionsrådsmøde:... 7 Regionsrådsmøderne.... 7 Anden Regionsrådsmøde.... 8 Tredje Regionsrådsmøde... 8 Rapportering:... 8 Klubbesøg:... 8 Træning:... 9 Bilag:... 10 Arkivering:... 11 Hjemmeside:... 11 Kalenderen:... 12 Når manualen anvendes elektronisk kan man, ved hjælp af indholdsfortegnelsen klikke sig frem til det ønskede tekstområde. Brug CTRL + Venstre klik. 2
FORORD: Manualen er et opslagsværk og oplysninger til s Guvernør DG. Denne manual skal betragtes som et hjælpeværktøj til vejledning og inspiration - ikke en færdig opskrift. ORGANISATIONSOPBYGNING: RD, RDE, RDEE, PRD Tjenesteledere - RSD RT - Skatmester RSA Sekretær RSF IT Web - Hjemmeside Sektion Nord 1 Sektion Nord 2 Sektion Midt Sektion Syd Sektion Øst Nordjylland Storå Sydøstjylland Sydjylland Trelleborg/Storstr Himmerland Midtjylland Midtvest Grænselandet Nordsjælland Limfjord Østjylland Vest Randers Djursland Fyn SEKTIONER: Region Danmark er inddelt i 5 sektioner i Danmark, og (1 i Central-Østeuropa) opdelt i henholdsvis 15 og 3 distrikter i alt 18 distrikter. Hver sektion indeholder 2, 3 eller 4 distrikter. DISTRIKT: Et distrikt er et geografisk område indenfor et antal klubber der samarbejder og afholder årlig generalforsamling. et er klubbens nærmeste kontakt til det nationale og internationale fællesskab. DG indgår i samarbejder mellem klubber, sektion og regionsledelsen. 3
DG - s Guvernør: DG tiltræder opgaven efter forudgående valg på den årlige distriktskonference. sledelsen består af DG, DGE og DGEE. Til hjælp i det daglige arbejde har DG mulighed for at udpege en sekretær (DS) og en eller flere distriktsassistenter, så som BF assistenten eller Webmaster. DG's opgaver er: At være leder for distriktet, og derigennem være formidler mellem klub og region At gennemføre besøg hos distriktets klubber mindst én gang om året At have fokus på klubbernes målsætninger og planer At indkalde, distriktsrådet mindst to gange årligt, indsamle punkter til dagsorden, lede distriktsrådsmøderne, og herved medvirke til samarbejdet mellem klubberne. At sikre gennemførelse og lede den årlige distriktskonference. I samråd med DGE, medvirke til planlægning og afvikling af træning af distriktets præsidier og udvalg, herunder: at styrke Y s Mens sagen, værdier og motto, at styrke kammeratskab og lederskab, at styrke personlig udvikling og udsyn, at have forståelse for organisationsstrukturen, at have kendskab og viden om forskellige fonde og programmer, at have fokus på udviklingsplaner/pejlemærker i Region Danmark. At indsende rapporter til regionen forud for hvert rådsmøde. At repræsentere distriktet i regionsrådet samt til regionskonference At have fokus på RD s motto, årstema og planer At lytte til klubberne og formidle videre til regionen (via rapporter) At bidrage med fælles tiltag for distriktets klubber, f.eks. extension, PR, og adm. Adm. At deltage i Region Danmarks årlige præsidentmøde At deltage i træningsseminarer arrangeret af Region Danmark Ledelse bør over for klubberne være inspirerende, vejledende og rådgivende. Ledelse er i denne henseende ikke at være bestemmende eller besluttende. De enkelte klubber er selvstændige enheder. DGE s opgaver: Være stedfortrædende, i DG s fravær. Deltage i distriktsledelsesmøder og distriktsrådsmøder. Indkalde og afholde orienterings og planlægningsmøde for vicepræsidenterne. Sikre at planlægningen sker tidsnok til at klubber kan få programsat emnerne. Forestå planlægningen af det kommende års distriktsprogram. Deltage i regionens træningsprogram. Deltage i det årlige præsidentmøde. Forestå træning af klubbernes præsidier og udvalgsformænd. 4
smøder: smøder eller distriktsklubmøder, planlægges internt i distrikt. er vælger mødeaktivitet i klubåret, herunder åbningsmøde, ledelsesoverdragelse, midtvejsmøde og afslutningsmøde. I distriktet er det væsentligt med jævnlige distriktsmøder, fælles engagerende aktiviteter og møder. m.v. sledelsesmøder: DG indkalder efteraftale til distriktsledelsesmøder, hvori distriktsledelsen og distriktsstaben (distriktets: skatmester, sekretær, webmaster og BF assistent) deltager. Sammen med indkaldelsen bør følge en dagsorden. DG leder mødet, og sikrer at sekretæren tager referat, som indgår i distriktsprotokollen. sråd/srådsmøde: srådet består af distriktsledelsen og to medlemmer fra hver klub i distriktet, nemlig klubpræsidenten og et andet præsidiemedlem, eller ét af klubben valgt distriktsrådsmedlem. srådsmøde afholdes to gange om året, fastlagt i samråd med klubber, DG og RLM. srådet træffer beslutning i de tilfælde, hvor regionens love, vedtægter og retningslinjer fastsætter bestemmelser herom, og virker tillige som rådgivende for distriktsledelsen. srådet fastsætter i øvrigt selv sine vedtægter og forretningsorden. Sekretær, BF-assistent og webmaster deltager normalt i distriktsrådets møder, dog uden stemmeret. Forretningsorden og/eller svedtægter: På Region Danmarks hjemmeside www.ysmen.dk for Y s Men Region Danmark, er der link til mange klubber, distrikter m.v., hvor der kan hentes viden og inspiration til alle opgaver. Eksempel på dagsorden til et distriktsrådsmøde: Dagsorden: 1. Velkomst, indledning og præsentation 2. Siden sidst 3. Et aktuelt emne (evt. indlæg af en udefrakommende) 4. Nyt fra klubberne: gerne indlæg fra vicepræsidenterne om deres forventninger til det kommende klubår inkl. forventninger til distriktet (max 3. min./klub) 5. Punkter til debat og evt. beslutning: Skal vi i et have et fælles udvalg til drøftelse af Y s Men s emner vedr. klubbens liv og virke. 5
Hvad skal distriktets hjemmeside indeholde. 6. Nyt fra DGE om kommende arrangementer. 7. Nyt fra BF assistenten 8. Nyt fra webmaster 9. Nyt fra regionen (RLM) 10. smeddelelser 11. Eventuelt. 12. Afslutning. srådet beslutter fællesarrangementer i distriktet. Ud over møder af forskellig art, kan der nedsættes udvalg til at løse opgaver, så som træning, extension i ind-/ udland eller udviklingsprojekter. DISTRIKTSKONFERENCE: DG bærer ansvaret for at der hvert år inden udgangen af april måned afholdes en skonference, hvortil alle klubbers præsidier, er repræsenteret. Konferencen er åben for alle medlemmer, herunder også medlemmer af ikke chartrede klubber. Senest 10. januar sendes oplysning om tid og mødested for skonferencen til Regionssekretæren(RSA). Senest 12 uger før konferencen udsender DG til alle distriktets klubber, og til distriktsledelsen, en forhåndsmeddelelse om tid og mødested for konferencen. Medlemmer og klubber opfordres til at fremsætte forslag til drøftelse og/eller beslutning ved konferencen. Herunder forslag til kandidater til DGEE m. flere. Senest 4 uger før konferencen udsendes til alle klubber i distriktet og til distriktsledelsen en endelig indkaldelse bilagt dagsorden for generalforsamlingen. Afgørelser på konferencens generalforsamling træffes ved almindelig stemmeflerhed. Hver chartret klub i distriktet, der har opfyldt sine forpligtelser over for regionen, har 1 stemme for hver påbegyndt 10 medlemmer, baseret på den sidst afgivne indberetning til regionen over medlemstallet. Medlemmer af distriktsledelsen har hver 1 stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. En repræsenteret klub kan dog altid udøve sin stemmeret fuldt ud, uanset det mødte antal repræsentanter fra klubben. Stemmeberettigede deltagere i en generalforsamling har tillige ret til at stille forslag til dagsordenen. 6
Dagsorden skonference: Dagsordenen for den årlige distriktskonference skal blandt andet indeholde følgende punkter: A. Valg af dirigent B. Valg af referenter og stemmetællere C. sguvernørens beretning D. Evt. distriktsassistenters beretninger E. Klubpræsidiernes beretninger F. Behandling af indkomne forslag G. Valg af distriktsguvernør/ distriktsguvernør elect elect (DGEE) kommende distriktsguvernør elect (DGE) H. Fastlæggelse af tid og mødested for næste konference I. Eventuelt For at fremme sammenholdet i distriktet samt udvide medlemmernes horisont og kendskabet til andre Y s Men i bevægelsen, er det givende at gøre distriktskonferencen til andet end en generalforsamling. Punkter som et oplysende foredrag, festmiddag med underholdning, alternativt program for ledsagere under generalforsamlingen, kunne være muligheder. Jo bedre program, jo større er muligheden for stor deltager tilslutning. REGIONSRÅD/REGIONSRÅDSMØDE: Regionsrådet består af regionsledelsen og samtlige distriktsguvernører. Regionslederen (RD) indkalder regionsrådet mindst 2 gange årligt. Endvidere mødes regionsrådet umiddelbart før regionskonferencen. Endvidere mødes regionsrådet umiddelbart før regionskonferencen. Forud for hvert regionsrådsmøde indsender DG en rapport med oplysninger om distriktets aktiviteter og planer. Regionleder udsender skema der indsendes til Regionssekretær - RSA DG forventes at bidrage engageret og aktiv medvirkende i alle Regionsrådes områder og gerne kommenter, komme med nye ideer og forslag, beslutninger og andet til behandling i regionsledelsen. Regionsrådsmøderne. Regionledelsen har til formål at koordinere og samle medlemmer, klubber og distrikt i spørgsmål der er af almen karakter på tværs i Region Danmark. Her får man de sidste oplysninger om årets projekter, RD s årstema etc. DG deltager så vidt det er muligt i møderne arrangeret af regionen. 7
DG s rapport omhandler planlagte tiltag i distriktet, samt deltagelse i de af regionsledelsen fremsatte punkter til information, drøftelse, eller beslutning, Endvidere har Regionsrådet kontakt til andre regioner Area og Y s Men International. Anden Regionsrådsmøde. Afholdes i første halvdel af januar, midtvejsmøde, med opfølgning på første halvdel af klubåret. Her afleverer alle deltagere beretning og status på første halvårs forløb og tiltag, orientering, drøftelser og beslutninger i Regionsledelse og Regionsråd. indlæg omhandlende Y s Men International, Area og Regionen Danmark, herunder status over årets regionsprojekt(er). DG s rapport om første halvårs aktiviteter, distriktsrådsmøder, klubbesøg samt opsamlede emner og idéer fra disse. Tredje Regionsrådsmøde Afholdes i juni, i forbindelse med Regionskonferencen. Mødets hovedemne er gennemgang af generalforsamlingsdagsordenen. Indkomne forslag blive forelagt og drøftet og der gøres klar til afvikling af Regionskonferencen. RAPPORTERING: Ud over at indsende egne rapporter i forbindelse med regionsrådsmøderne, påhviler det DG at erindre klubberne om tidsplan for august- og februar- rapporter. August rapporten skal være RSA i hænde omkring den 20. juli. Februar rapporten skal være RSA i hænde omkring den 20. januar. Klubbesøg: DG bør aflægge besøg i alle klubber i distriktet, mindst ét besøg, evt. andet besøg er efter behov og kan erstattes af et møde med præsidierne. DG holder sig orienteret om den enkelte klubs virksomhed og trivsel, og den enkelte klub kan hos DG indhenter råd og vejledning om relevante klubspørgsmål. Gennem DG s kontakt til samarbejdspartere, enkelte klubmedlemmerne og klubbernes præsidier og øvrige samarbejdsparter, bidrager DG med eget engagement til trivslen i de enkelte klubber, distrikter og region. Når indlæg til klubbesøgene planlægges, er det vigtigt at DG holder sig ajour med den informationsstrøm, der allerede er tilflydt medlemmerne, og understøtte dette, frem for blot at komme med det samme som nyhedsbreve og SET & SKET allerede har beskrevet. I god tid før klubbesøget bør DG kontakte præsidenten, for at forhøre sig, om der er særlige forhold klubben ønsker belyst. 8
Det er meget væsentligt, at DG ved sit besøg i klubben får lejlighed til at bidrage med de indlæg som er aftalt forud mellem Præsidium og DG. Før eller efter klubmødet afholder DG møde med klubbens præsidium. Med fastlagt dagsorden, er det muligt for begge parter at få mest muligt ud af den fastsatte tid. Dagsordenen kan indeholde aktuelle spørgsmål, opgaver og Y s Men s bevægelsen aktuelle situation i almindelighed. DG bør efter mødet være i besiddelse af aktuel status for klubben. Men ikke mindst, lytte sig frem til medlemmernes ønsker og krav til regionen, for derefter at give dem videre ved rapporteringen til regionsledelsen. DG må altid være parat til at støtte klubberne samt formidle den assistance, der kan være nødvendig eller der bliver bedt om. Finder DG at klubben er nødlidende, er det vigtigt at der stilles hjælp og rådgivning til rådighed. I sådanne situationer kan DG søge støtte hos sektionens RLM og evt. tjenestelederen på området RSD- EMC. Succesraten for møder stiger i takt med forberedelse og planlægning, jo bedre et indlæg er forberedt, jo større udbytte får alle deltagerne. Træning: Formålet er; gennem træning at styrke klubbens liv og virke samt skabe udvikling i bevægelsen. At have fokus på at danne grobund for et godt lederskab, samt bidrage til medlemmernes personlige udvikling og oplysning. et og dermed DG og DGE, kan i samråd med RLM/RLME forestå træningen af præsidiemedlemmer, og udvalgsformænd, så disse får forståelse for godt lederskab, samt bidrage aktivt til udviklingen af klubberne. Træningen af vicepræsidenter: Træningen af vicepræsidenter bør påbegyndes senest i januar måned i det år, hvor de skal være præsident fra den 1/7 og næste gang i april eller maj måned. Det er vigtigt at præsidenterne er klædt på til at tage opgaven som præsident, for at det skal blive en god oplevelse. Regionens mål bliver kun ført ud i livet, hvis der er sat klare mål i klubben. Første træning i januar kunne indeholde følgende: 1. Nedsættelse af udvalg internt i klubben 2. Vision 2022-plan for Y s Men Region Danmark! 3. Øvrige udvalg tværgående i distrikter og distrikter indbyrdes! 4. Valg/udpegning af formand og næstformand for de enkelte udvalg (formand bør have været med i udvalget året før). 9
5. Fordeling af øvrige medlemmer i udvalg med hensigtsmæssig rokering fra år til år. 6. Målsætning og Arbejdsbeskrivelse for hvert udvalg 7. Mål for bidrag til fonde og programmer: Regionsprojekt, BF, TOF, ASF, EF og YES 8. Mål, middel og metoder for tilgang af nye medlemmer i klubben 9. Y s Men Region Danmark - kommunikation Ifølge den vedtagne Vision 2022-plan for Y s Men Region Danmark er en de 7 målsætninger for Y s Men s arbejde, at sikre en Optimal kommunikation. Denne målsætning hænger desuden tæt sammen med de 2 øvrige målsætninger om at Y s Men har et ønske om at være Kendt i offentligheden og opnå en Dynamisk medlemsudvikling. Et arbejde hen imod en optimal kommunikation for Y s Men kræver en øget professionalisering af kommunikationen. Det er således nødvendigt at Y s Men går sammen om at løfte kvalitativt og opnå en større gennemslagskraft af det arbejde, der udføres. Bilag: Lovgrundlaget Artikel V - Sektioner og distrikter 18 Regionen inddeles i sektioner og distrikter. Hver sektion består af et antal distrikter, hvert omfattende et geografisk område. Et distrikt bør omfatte mindst 3 klubber. 19 Sektionernes og distrikternes antal og område fastsættes af regionsrådet efter indstilling af regionsledelsen. (VR 500). Hvis en klub ønsker at blive henført til et andet distrikt, kan klubben skriftligt over for regionslederen fremsætte ønske herom. Et sådant ønske skal derefter imødekommes, medmindre dette nægtes med to tredjedels flertal af regionsrådet. 20 Inden for hver sektions område vælges et regionsledelsesmedlem (RLM). Medlemmet vælges af sektionens klubber ved en brevafstemning 2 år før vedkommende tiltræder, og virker indtil sin tiltræden som stedfortræder for sektionens RLM og benævnes i denne periode som RLM-elect (RLME) (VR 501). Regionsledelsesmedlemmernes valgperiode følger regionslederens valgperiode, dog således at funktionstiden er 2 perioder. Genvalg for en ny 2-års periode kan undtagelsesvis finde sted én gang (VR 502-503). Regionsledelsesmedlemmerne deltager som repræsentant for regionsledelsen (dog uden stemmeret) i de distriktsrådsmøder, der afholdes af distrikterne inden for egen sektions område (VR 504). 21 Hvert distrikt ledes af en distriktsguvernør (DG), som 2 år før sin tiltræden vælges til distriktsguvernør elect elect (DGEE) (VR 703 og 705) på den årlige distriktskonference. Næste år rykker vedkommende op som distriktsguvernør elect (DGE). sguvernørernes valgperiode følger regionslederens valgperiode. sguvernørerne fungerer normalt i ét år. Undtagelsesvis kan genvalg finde sted én gang (VR 506-507). 22 10
sguvernøren er dels regionens repræsentant over for klubberne og dels klubbernes talsmand over for regionen. 23 sguvernøren leder distriktet i samarbejde med distriktsledelsen og distriktsrådet (VR 508). 24 sledelsen består af distriktsguvernøren (DG), distriktsguvernør elect (DGE) og distriktsguvernør elect elect (DGEE). sledelsen holder møde efter behov. 25 srådet består af distriktsledelsen og 2 medlemmer fra hver klub i distriktet, nemlig klubpræsidenten og et andet præsidiemedlem eller et af klubben valgt distriktsrådsmedlem (VR 509). sguvernøren skal indkalde til distriktsrådsmøde mindst 2 gange årligt. 26 Til bistand i det daglige arbejde kan distriktsguvernøren udpege en sekretær og en eller flere distriktsassistenter (VR 510). 27 Samtlige ledere skal være medlem af en lokal klub inden for sektionens eller distriktets område. Arkivering: Det påhviler DG at sørge for at det materiale, der fremkomme inden for funktionsåret, bliver afleveret til Regionsarkivet i Holstebro se kontaktadresse i Informations- og adressebogen. Nedenstående liste angiver det materiale som skal arkiveres: 510 sledelsesmøde 511 Indkaldelser/dagsorden DG 512 Rapporter DG 513 Bilag i øvrigt DG 514 Mødereferater DG 530 skonference 531 Indbydelse DG 532 Generalforsamlings indkaldelse/ program inkl. bilag fra forslag DG 533 Generalforsamlingsreferat DG 550 PR, information og ekstension 551 Ekstensionsmateriale DG 552 smeddelelser DG 570 Historie 571 Jubilæumsskrifter DG 572 Historier DG 520 srådsmøder 521 Indkaldelser/dagsorden DG 522 Rapporter DG 523 Bilag i øvrigt DG 524 Mødereferater DG 540 Træning i distrikt 541 Præsidietræning indkaldelser/ program med bilag DG 542 Udvalgstræning indkaldelser/program med bilag DG 560 s økonomi 561 Budget DG 562 Perioderegnskab DG 563 Årsrapport DG Hjemmeside: En velopdateret hjemmeside er et godt værktøj henholdsvis for ledelser og brugere. Størstedelen af regionens distrikter har en hjemmeside. sledelsen og dermed DG bærer ansvaret for, at det indhold og de retningslinjer, som et ønsker, er på hjemmesiden. Ansæt en webmasteren til at udfører arbejdet. 11
Brug Regionens hjemmeside: Brug Regionens hjemmeside her kan du finde næsten enhver information du måtte stå og mangle som DG. Kalenderen: Et typisk år i Region Danmark forløber som anført i nedenstående kalender, med særlig hensyn til de tiltag og arrangementer DG samt DGE skal være opmærksom på. Herudover findes der på Region Danmarks hjemmeside en Planlægningskalender som dækker: Region, Sektion, og Klub. (her indsættes link når kalenderen er på plads) August. Deltage og aflægge rapport til regionsrådsmøde srådsmøde Præsidentmøde September Klubbesøg 1. runde med præsidiemøde sledelsesmøder planlægges Sektionsledelsesmøde Oktober Evt. distriktsmeddelelse udsendes November DGE træning Januar Evt. klubbesøg 2. runde Evt. distriktsrådsmøde afholdes Evt. distriktsledelsesmøde Indvarsle forårets distriktskonference og indkalde evt. forslag til behandling på generalforsamlingen Medlemsrapporterne Deltage samt aflægge rapport ved regionrådsmøde. DGE og DGEE træning Træning af vicepræsidenter Februar srådsmøde Marts Sektionsledelsesmøde Udsende endelig dagsorden for generalforsamlingen/distriktskonferencen DGE skal have kontakt til vicepræsidenter April Evt. distriktsmeddelelse udsendes Afholde distriktskonferencen senest udgangen af april Træning af præsidiemedlemmer og udvalgsformænd Juni Regionsrådsmøde Regionskonference soverdragelse Juli/August Area- eller International Convention Revideret oktober 2016 af Christian Frovin Lorentzen og Kristen Grysbæk 12