Rammeaftale Levering af nødkaldssystemer til Rebild Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Parterne 3 2. Definitioner 3 3. Kontraktgrundlag 4 3.1 Kontrakt og bilag 4 3.2 Ændringer 4 3.3 Underleverandører 4 4. Kontraktperioden 4 5. Kontraktens omfang 5 6. Optioner 6 7. Bestilling og levering 6 8. Afprøvning og overtagelse 6 9. Service 7 10. Brugsret 8 11. Priser og prisregulering 8 11.1 Priser 8 11.2 Regulering for nye eller ændrede skatter og afgifter 8 12. Fakturering 9 13. Betalingsbetingelser 9 14. Produktændringer 9 15. Garanti 10 16. Tredjemandsrettigheder 10 17. Leverandørens misligholdelse 10 17.1 Forsinkelse 10 17.2 Mangler 11 18. Ophævelse af Kontrakten 11 19. Erstatning 11 20. Forsikring 12 21. Etik 12 22. Arbejdsklausul 13 23. Force majeure 13 24. Overdragelse 14 24.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og pligter 14 24.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 14 25. Leverandørens bistand ved ophør 14 26. Ordregivers forbehold 14 27. Tavshedspligt 15 28. Lovvalg og værneting 15 29. Underskrifter 15 Side 2
1. Parterne Mellem Rebild Kommune Hobrovej 110 9530 Støvring (herefter Ordregiver ) Og xxx xxx xxx CVR-nr.: xxxx (herefter Leverandør ) Er der indgået følgende rammeaftale (herefter Kontrakten ) vedrørende levering af nødkaldssystemer til Ordregiver. 2. Definitioner Installationsdag Den dag, hvor Leverandøren over for Ordregiver godtgør, at Nødkaldssystemet er tilsluttet i funktionsdygtig stand hos Ordregiver. Overtagelsesdag Den dag hvor Ordregiver overgiver godkendelse af overtagelsesprøven for Nødkaldssystemet til Leverandøren. Nødkaldssystemet Det enkelte system, der skal leveres i henhold til Kontrakten. Side 3
3. Kontraktgrundlag 3.1 Kontrakt og bilag Kontrakten er indgået på baggrund af Ordregivers udbud af Nødkaldssystemer. Det samlede kontraktgrundlag består af følgende dokumenter: 1. Kontrakten 2. Bilag 1 - Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Bilag 2 Kravspecifikation 4. Bilag 3 - Tilbudsskema (Leverandørens tilbud) 5. Bilag 4 Beskrivelse af kvalitet og service (Leverandørens tilbud) I tilfælde af uoverensstemmelse mellem Kontrakt og Bilag 1, går Bilag 1 forud for Kontrakten, og i tilfælde af uoverensstemmelse mellem Kontrakten og øvrige bilag, går Kontrakten forud for bilagene. 3.2 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til Kontrakten skal aftales skriftligt mellem Ordregiver og Leverandøren og skal vedhæftes Kontrakten som et tillæg. Ændringer kan alene ske i det omfang, det ikke strider mod udbudsreglerne. 3.3 Underleverandører Hvis Leverandøren vil anvende underleverandører til opfyldelsen af Kontrakten, skal Ordregiver orienteres herom på forhånd. Ordregiver kan nægte brug af en bestemt underleverandør, hvis der er en saglig grund herfor. Ansvaret for opfyldelse af Kontrakten påhviler Leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. 4. Kontraktperioden Kontrakten gælder fra den 1. januar 2016 til den 31. december 2018 og er uopsigelig for begge parter. Ordregiver har mulighed for at forlænge Kontrakten i yderligere 1 år. Meddelelse om forlængelse skal være afsendt til Leverandøren senest 3 måneder før Kontraktens udløb. Kontrakten er eksklusiv derved, at plejecentrene i Rebild Kommune skal benytte Kontrakten ved køb af Nødkaldssystemer, medmindre Kontrakten ikke kan dække plejecentrenes behov. Side 4
Ordregiver kan dog opsige Kontrakten, såfremt Klagenævnet for Udbud erklærer Kontrakten for uden virkning, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne. 5. Kontraktens omfang Kontrakten er en rammeaftale om leverance af Nødkaldssystemer som plejecentre i Rebild Kommune kan trække på efter behov. Udstyr og programmel er er specificeret i bilag 2 og 4. Nødkaldssystemet skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af nærværende Kontrakt, herunder bilag 2 og 4. Det er forventningen, at der i Kontraktens første år skal ske levering af Nødkaldssystemer til 4-7 plejecentre. Levering af Nødkaldssystem foretages på et plejecenter ad gangen. Leverandøren skal fungere som projektleder, når et Nødkaldssystem skal etableres på et plejecenter. Ordregiver stiller kontaktperson til rådighed i rimeligt tidsmæssigt omfang i forbindelse med Nødkaldssystemets etablering fra bestilling til Overtagelsesdag. Leverandøren skal forestå uddannelse af relevant personale, jf. bilag 2. Leverandøren skal bortskaffe plejecentrenes gamle systemer, når nye Nødkaldssystemer etableres under Kontrakten. Der ydes alene vederlag som oplistet i bilag 3, hvorfor der ikke ydes særskilt vederlag for andre elementer af leverancen, herunder funktion som projektleder, bortskaffelse af gammelt system, uddannelse eller andre forhold, da pris herfor anses for indeholdt i prisen oplistet i bilag 3. Leverandøren garanterer, at de enkelte dele i det leverede Nødkaldssystem er kompatible samt at der er kompatibilitet mellem den tilbudte nødkaldsløsning og Ordregivers eksisterende it-systemer / alarmsystemer. Side 5
6. Optioner Ordregiver har option på at bestille service til vederlag fastsat i bilag 3. Meddelelse om brug af denne option skal gives til Leverandøren med et varsel på 30 kalenderdage til opstart den 1. i måneden. Ordregiver har option på at bestille levering af tovejstaleanlæg som specificeret i bilag 2 og 4 til vederlag fastsat i bilag 3. Ordregiver har option på at bestille levering af sløjfesendere som specificeret i bilag 2 og 4 til vederlag fastsat i bilag 3. 7. Bestilling og levering Leverandøren leverer Nødkaldssystemet på det plejecenter, der har afgivet bestilling i henhold til Kontrakten. Levering anses for sket på Overtagelsesdagen. Leverandøren bærer risikoen for Nødkaldssystemet indtil Overtagelsesdagen, dog bærer Leverandøren kun risikoen for udstyr indtil Installationsdagen. Hvis et plejecenter har behov for at købe enkeltdele i stedet for at etablere et nyt Nødkaldssystem, kan der ske bestilling af enkeltdele til de i bilag 3 anførte enhedspriser. 8. Afprøvning og overtagelse Afprøvning af Nødkaldssystemet sker ved en overtagelsesprøve. Formålet med overtagelsesprøven er primært at konstatere, om den aftalte funktionalitet er til stede. Overtagelsesprøven gennemføres af Leverandøren med Ordregivers aktive deltagelse. Såfremt Ordregiver godkender overtagelsesprøven med konstaterede mangler, skal disse anføres i en mangelliste. Ordregiver er først forpligtet til at godkende overtagelsesprøven, når sådanne mangler i det væsentligste er afhjulpet. Overtagelsesprøve skal finde sted senest 20 arbejdsdage fra bestilling, hvorfor installationsdagen skal ligge tidligere end 20 arbejdsdage efter bestilling. Godkendelse af overtagelsesprøve skal finde sted senest 10 dage fra overtagelsesprøven, dvs. senest 30 dage fra bestilling. Side 6
Ordregiver skal uden ugrundet ophold efter at en overtagelsesprøve er bestået udstede skriftlig godkendelse heraf til Leverandøren. 9. Service Såfremt Ordregiver har valgt at udnytte sin option på at bestille service, skal Leverandøren yde service i henhold til krav i bilag 2 og beskrivelse i bilag 4. Vederlag for service fremgår af bilag 3. 9.1 Vedligehold Leverandøren påtager sig fra Overtagelsesdagen at forestå vedligeholdelse af alle dele af Nødkaldssystemet, herunder fejlretning, opdateringer og versionsændringer samt forebyggende vedligeholdelse af udstyr og reparation af udstyr efter tilkald. Vedligeholdelsesarbejde af løsningen skal udføres af kvalificeret personale, der har kendskab til løsningen og i overensstemmelse med god it-skik. Vedligeholdelsesarbejde skal planlægges og udføres, så det er til mindst mulig gene for Ordregiver. Ved versionsændringer, der i øvrigt uden omkostninger og uden ugrundet ophold skal stilles til disposition for Ordregiver, eller ved opdateringer, skal Ordregiver orienteres i rimelig tid forinden, og det skal angives, hvilket tidsrum systemet er utilgængeligt. Den løbende vedligeholdelse af programmellet skal sikre, at det indkøbte udstyr altid er funktionsdygtigt og opdateret. Leverandøren kan med et skriftligt varsel på 12 måneder til den første i en måned opsige serviceaftalen, dog tidligst til udløb 4 år efter Overtagelsesdagen på det enkelte Nødkaldssystem. Ordregiver kan med et skriftligt varsel på 6 måneder til den første i en måned opsige serviceaftalen. 9.2 Support Leverandøren skal yde support i henhold til bilag 4. Side 7
Der skal være adgang til support pr. mail og telefon minimum alle hverdage fra kl. 9-16. Supportløsningen skal sikre, at den første medarbejder, der kontaktes, har relevant kendskab til og minimum 1 års erfaring med Nødkaldssystemet. Supporten skal ydes på dansk. 10. Brugsret Ordregiver erhverver alene en brugsret til det leverede programmel og dokumentation. Brugsretten er tidsubegrænset og medfører også en ret til at videreudvikle og ændre. Ordregiver er uberettiget til at kopiere programmel og dokumentation i videre omfang end nødvendigt for Nødkaldssystemets drift og sikkerhed. Ordregiver kan overlade driften af Nødkaldssystemet til tredjemand. Ordregiver får tilsvarende brugsret til enhver ændring, herunder opdatering af programmel og dokumentation og versionsændringer, som foretages mens Ordregiver har en serviceaftale med Leverandøren på Nødkaldssystemet. 11. Priser og prisregulering 11.1 Priser Priserne fremgår af Bilag 3. Priserne er eksklusive moms, men inklusive transport, levering, installation, tillægsydelser, alle skatter, tillæg og afgifter. 11.2 Regulering for nye eller ændrede skatter og afgifter I priserne er inkluderet told og øvrige afgifter bortset fra moms. Ved ændring af danske afgifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret. Priserne er faste i Kontraktens løbetid, herunder ved brug af option på forlængelse. Side 8
12. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. Fakturaer sendes elektronisk, og skal indeholde: EAN-nummer Udstedelsesdato (Fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Varenavn og nummer Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Ordregiver Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 13. Betalingsbetingelser Faktura på det enkelte Nødkaldssystem kan tidligst fremsendes på Overtagelsesdagen. Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter modtagelse af korrekt faktura. 14. Produktændringer Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at produkter/ydelser skal ændres, skal Leverandøren informere Ordregiver herom samt omgående ændre produkterne som påkrævet. Leverandøren skal i hele Kontraktens løbetid kunne levere Nødkaldssystemets enkelte dele, jf. bilag 3. De enkelte dele skal i hele Kontraktens løbetid være kompatible med det leverede Nødkaldssystem. Hvis Leverandøren udvikler nye produkter, skal disse på forespørgsel tilbydes Ordregiver ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for Leverandørens tilbud. Side 9
15. Garanti Leverandøren garanterer, at det tilbudte udstyr og programmel opfylder alle de i nærværende Kontrakt stillede krav, herunder kravene i bilag 2 og beskrivelsen i bilag 4. Såfremt det i bilag 3 og 4 specificerede udstyr ikke er tilstrækkeligt for at Nødkaldssystemet fungerer optimalt, påhviler det Leverandøren uden yderligere vederlag at levere sådant andet eller yderligere udstyr, programmel og andre ydelser, som er nødvendige for at opfylde Kontrakten. Udskiftning, reparation og fejlretning af udstyr og programmel sker i garantiperioden for Leverandørens regning. Leverandøren garanterer, at leverede ydelser i garantiperioden opfylder nærværende Kontrakts krav. Garantiperioden er på 2 år, og løber fra Overtagelsesdagen for det enkelte Nødkaldssystem, og omfatter alt leveret udstyr, programmel og dokumentation. Nye dele, der i garantiperioden leveres til udskiftning af mangelbehæftede dele, er undergivet garanti indtil udløbet af den oprindelige garantiperiode, dog mindst 3 måneder regnet fra tidspunktet for udskiftningen. Købelovens 54 er således fraveget. 16. Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Nødkaldssystemet ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod Ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal Ordregiver give Leverandøren meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger samt er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. 17. Leverandørens misligholdelse 17.1 Forsinkelse Enhver forsinkelse er væsentlig. Hvis Leverandøren ikke leverer inden leveringsfristen, er Ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Side 10
Ordregiver er berettiget til at foretage dækningskøb hos tredjepart. Hvis dækningskøbet medfører øgede udgifter for Ordregiver, er Leverandøren forpligtet til at erstatte Ordregiver differencen. 17.2 Mangler Der foreligger en mangel, hvis leverede enheder ikke opfylder de i Kontrakten anførte krav, eller ikke svarer til, hvad Ordregiver med rette kan forvente. 18. Ophævelse af Kontrakten Ordregiver kan ophæve Kontrakten, hvis Leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til helt eller delvist at ophæve Kontrakten med virkning for fremtiden. Forsinkelse med enkeltstående leverance. Mangler ved de leverede enkelte dele eller ved Nødkaldssystemet, jf. kravspecifikationen i bilag 2. Hvis overtagelsesprøven ikke kan godkendes senest 30 dage efter bestilling. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af Kontrakten. Manglende forsikringsdækning. Manglende overholdelse af de etiske krav i punkt 21. Manglende overholdelse af arbejdsklausulen i punkt 22. Hvis Leverandøren ikke længere opfylder betingelser for deltagelse i udbuddet, herunder Leverandørens gæld til det offentlige overstiger kr. 100.000, Leverandøren erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning eller åbner for forhandling af tvangsakkord. Leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde Kontrakten. Opregningen er ikke udtømmende. Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til Leverandøren. 19. Erstatning Leverandøren er erstatningsansvarlig over for Ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning. Side 11
Hvis et produkt udgår, og der ikke som krævet i Kontrakten kan leveres et nyt kompatibelt produkt, skal Leverandøren udskifte de nødvendige dele med andre produkter uden meromkostninger for Ordregiver for at sikre kompatibilitet i den samlede løsning. 20. Forsikring Leverandøren er forpligtet til at have tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring og til at opretholde en sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal have en dækningssum for tingsskade på minimum 2 mio. kr. årligt og af personskade på minimum 5 mio. kr. årligt. Leverandørens erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. 21. Etik Ordregiver forudsætter, at Leverandøren og eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 94, 98 og 135), indenfor rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til de nævnte bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde Kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle Kontraktens krav til ydelse. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Side 12
22. Arbejdsklausul Ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten i Danmark, skal være sikret løn, (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige den dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsenterede arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. 23. Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af Kontrakten på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af Kontrakten er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig og usædvanlige naturbegivenheder. Strejker og lockouts kan anses for force majeure, hvis de ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af Kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 kalenderdage eller i mere end 50 kalenderdage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan Ordregiver vælge at ophæve Kontrakten. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt Kontrakten ophæves på grund af force majeure. Side 13
24. Overdragelse 24.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og pligter Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne Kontrakt uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod gældende udbudsret. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer, efter Kontrakten i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter Kontrakten må dog ikke hindre Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, eller besværliggøre Ordregivers betaling i henhold til Kontrakten. 24.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 25. Leverandørens bistand ved ophør Ophæver Ordregiver Kontrakten, er Leverandøren i en periode på op til 6 måneder - forpligtet til at fortsætte med at vedligeholde udstyr, programmel og dokumentation. Dette forudsætter, at Ordregiver fortsat erlægger det aftalte vederlag for serviceaftalen. Leverandøren er i forbindelse med Kontraktens ophør, uanset ophørsgrund, forpligtet til vederlagsfrit at overdrage Ordregiver eller en af Ordregiver udpeget tredjemand alt nødvendigt materiale, oplysninger mv., der er nødvendige for, at Ordregiver kan fortsætte med at benytte de leverede Nødkaldssystemer, herunder også stille nødvendige oplysninger til rådighed i forbindelse med genudbud. 26. Ordregivers forbehold Kontrakten er under forbehold for Kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område. Ligeledes tages der forbehold for ændringer som følger af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. De angivne oplysninger omkring indkøbets omfang er vejledende og er under forbehold for ændringer. Der tages forbehold for ændringer i lovgivning, myndighedskrav, mv., der påvirker den udbudte ydelse og/eller de udbudte produkter. Side 14
Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et/en af Kontrakten omfattet produkt/ydelse ikke kan dække et særligt behov hos Ordregiver. 27. Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. Leverandøren må bruge Ordregiver som almindelig reference, men ikke i reklamemæssig sammenhæng. 28. Lovvalg og værneting Kontrakten er underlagt dansk ret. Uoverensstemmelser om Kontrakten søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved Ordregivers værneting. 29. Underskrifter For Ordregiver For Leverandøren Underskrift Underskrift Side 15