C 449/208 DA Den Europæiske Unions Tidende 1.12.2016 BERETNING om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EUmedlemsstaternes Ydre Grænser for regnskabsåret 2015 med agenturets svar (2016/C 449/39) INDLEDNING 1. Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EU-medlemsstaternes Ydre Grænser (herefter»agenturet«eller»frontex«), som ligger i Warszawa, blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004 ( 1 ). Agenturets opgave er at samordne medlemsstaternes aktiviteter hvad angår forvaltning af de ydre grænser (støtte til operativt samarbejde, teknisk og operativ bistand samt risikoanalyse). 2. Tabellen viser agenturets nøgletal ( 2 ). Tabel Agenturets nøgletal 2015 Budget (millioner euro) 86,7 143,3 Ansatte i alt pr. 31. december ( 1 ) 311 309 ( 1 ) Tjenestemænd, midlertidigt ansatte, kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter. Kilde: agenturets data. OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN 3. Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i agenturets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer og en analyse af ledelsens udtalelser. REVISIONSERKLÆRING 4. I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten: a) revideret agenturets årsregnskab, som omfatter årsopgørelsen ( 3 ) og beretningen om budgetgennemførelsen ( 4 ) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2015, og b) efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet. Ledelsens ansvar 5. Ledelsen er ansvarlig for at udarbejde et årsregnskab for agenturet, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige ( 5 ): ( 1 ) EUT L 349 af 25.11.2004, s. 1. ( 2 ) Nærmere oplysninger om agenturets beføjelser og aktiviteter kan findes på dets websted: www.frontex.europa.eu. ( 3 ) Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over ændringer i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger. ( 4 ) Denne omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen. ( 5 ) Artikel 39 og 50 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 (EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42).
1.12.2016 DA Den Europæiske Unions Tidende C 449/209 a) Ledelsens ansvar med hensyn til agenturets årsregnskab omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et internt kontrolsystem, som sikrer, at der udarbejdes en årsopgørelse, som giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udvælgelse og anvendelse af passende regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, Kommissionens regnskabsfører har fastlagt ( 6 ), og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Den administrerende direktør godkender agenturets årsregnskab, efter at agenturets regnskabsfører har udarbejdet det på grundlag af alle tilgængelige oplysninger og skrevet en note, som vedlægges regnskabet, og hvori han bl.a. erklærer, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet i alt væsentligt giver et retvisende billede af agenturets finansielle stilling. b) Ledelsens ansvar med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et effektivt og produktivt internt kontrolsystem, hvori indgår tilstrækkelig overvågning og passende foranstaltninger, som kan forhindre uregelmæssigheder og besvigelser samt, hvis det er nødvendigt, sikre, at der iværksættes retlige procedurer med henblik på at inddrive uberettiget udbetalte eller anvendte midler. Revisors ansvar 6. Det er Rettens ansvar på baggrund af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet ( 7 ) om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten udfører sin revision i overensstemmelse med IFAC's Internationale Standarder om Revision og etiske regler og INTOSAI's internationale standarder for overordnede revisionsorganer (International Standards of Supreme Audit Institutions). Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, om agenturets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og om de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. 7. Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risiciene for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet. Retten tog i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning og revisionserklæring det revisionsarbejde, der er udført af uafhængige eksterne revisorer i relation til agenturets regnskab, med i betragtning som fastsat i artikel 208, stk. 4, i EU's finansforordning ( 8 ). 8. Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for denne revisionserklæring. Grundlag for en erklæring med forbehold om regnskabernes rigtighed 9. Agenturet undervurderede de omkostninger til forfinansierede tjenesteydelser vedrørende farvandsovervågning, der var påløbet i 2015 men endnu ikke faktureret, med 1 723 336 euro. Denne undervurdering påvirkede beregningen af skyldige omkostninger og førte til væsentlig fejlinformation i agenturets balance og resultatopgørelse. Erklæring med forbehold om regnskabernes rigtighed 10. Det er Rettens opfattelse, at agenturets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2015 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med dets finansielle bestemmelser og de regnskabsregler, Kommissionens regnskabsfører har fastlagt, når der ses bort fra virkningerne af det forhold, der er beskrevet i grundlaget for en erklæring med forbehold. ( 6 ) De regnskabsregler, Kommissionens regnskabsfører har fastlagt, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og hvor det er relevant på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board. ( 7 ) Artikel 107 i delegeret forordning (EU) nr. 1271/2013. ( 8 ) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).
C 449/210 DA Den Europæiske Unions Tidende 1.12.2016 Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet 11. Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for agenturets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2015, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige. 12. Bemærkningerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl. BEMÆRKNINGER OM TRANSAKTIONERNES LOVLIGHED OG FORMELLE RIGTIGHED 13. Ved den efterfølgende revision, som agenturet foretog i Island i oktober 2015, blev der konstateret regelstridige betalinger på i alt 1,4 millioner euro vedrørende afskrivninger på et fartøj, der havde deltaget i syv fælles operationer fra 2011 til 2015. Den islandske kystvagt havde anmodet om godtgørelse for afskrivninger på dette fartøj, selv om det havde overskredet den levetid, som er fastsat i agenturets retningslinjer. Agenturet har ret til at inddrive uretmæssige betalinger fra de sidste fem år, men agtede kun at inddrive de betalinger, der var afholdt siden januar 2015, i alt 0,6 millioner euro. 14. Fonden for Intern Sikkerhed (ISF) er oprettet for perioden -2020. Den består af to instrumenter,»isf Borders and Visa«og»ISF Police«, som stiller henholdsvis 2,8 milliarder euro og 1 milliard euro til rådighed til finansiering af aktioner. Under»ISF Borders and Visa«godtgør Kommissionen medlemsstaternes indkøb af udstyr såsom køretøjer eller fartøjer samt driftsomkostninger såsom brændstof- eller vedligeholdelsesudgifter. Agenturet godtgør også sådanne omkostninger for deltagerne i fælles operationer. Der er således en risiko for dobbeltfinansiering, som der ikke er taget højde for ( 9 ). BEMÆRKNINGER OM BUDGETFORVALTNINGEN 15. Der blev fremført et stort beløb i forpligtede bevillinger under afsnit II (administrationsudgifter), nemlig 3,2 millioner euro eller 38 % (: 4,5 millioner euro eller 36 %), og under afsnit III (aktionsudgifter), nemlig 40,2 millioner euro eller 35 % (: 28,4 millioner euro eller 44 %). Den store fremførsel under afsnit II skyldes primært IT-kontrakter, der strakte sig ud over årets udgang, hvorimod fremførslen under afsnit III primært skyldes, at agenturets aktioner er flerårige. ANDRE BEMÆRKNINGER 16. Stater, der deltager i grænseoperationer, anmelder deres omkostninger ved hjælp af særlige skemaer til anmeldelse af løbende udgifter, som omfatter faste omkostninger (afskrivning og vedligeholdelse), variable omkostninger (primært brændstof) og tjenesterejseudgifter (primært tillæg og andre udgifter til besætningen). De anmeldte omkostninger er baseret på faktiske værdier og nationale standarder, hvilket betyder, at de deltagende stater bruger forskellige tilgange. Dette system er derfor meget besværligt for alle de involverede parter. For at undgå ineffektivitet anbefalede Retten i sin særberetning nr. 12/2016, at agenturerne benytter sig af forenklede omkostningsmuligheder, når det er relevant ( 10 ). OPFØLGNING PÅ DE SENESTE ÅRS BEMÆRKNINGER 17. En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på de bemærkninger, Retten har fremsat de seneste år, vises i bilaget. Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Baudilio TOMÉ MUGURUZA, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 4. oktober 2016. På Revisionsrettens vegne Klaus-Heiner LEHNE Formand ( 9 ) Retten omtalte denne risiko i punkt 39 og anbefaling 4 i sin særberetning nr. 15/»Fonden for De Ydre Grænser har fremmet finansiel solidaritet, men der er behov for bedre resultatmåling og yderligere EU-merværdi«. ( 10 ) Anbefaling 1 i Rettens særberetning nr. 12/2016»Agenturernes anvendelse af tilskud: ikke altid hensigtsmæssig eller bevisligt effektiv«.
1.12.2016 DA Den Europæiske Unions Tidende C 449/211 BILAG Opfølgning på de seneste års bemærkninger År Rettens bemærkning Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/i gang/ikke igangsat/ikke relevant) 2012 De ansættelsesprocedurer, som Retten gennemgik, afslørede en række væsentlige mangler med hensyn til gennemsigtighed og ligebehandling af ansøgere: Spørgsmålene til de skriftlige prøver og samtalerne blev fastlagt, efter at udvælgelseskomitéen havde gennemgået ansøgningerne, det var ikke fastsat, hvor mange point der mindst skulle til for at få adgang til de skriftlige prøver, komme til en samtale og blive opført på listen over egnede ansøgere, og udvælgelseskomitéen dokumenterede ikke alle sine møder og beslutninger. 2013 Det var temmelig vanskeligt at afstemme leverandørernes angivelser ved årets udgang. Leverandørsaldiene bør overvåges mere regelmæssigt, og forskellene bør analyseres hurtigere. 2013 Frontex blev operationelt i 2005 og har hidtil fungeret på basis af korrespondance og udveksling med værtsmedlemsstaten. Der er imidlertid ikke indgået en dækkende hjemstedsaftale mellem agenturet og medlemsstaten. En sådan aftale ville gøre de vilkår, som agenturet og dets ansatte arbejder under, mere gennemsigtige. Der blev konstateret betydelige forbedringer i såvel den forudgående som den efterfølgende kontrol af de udgifter, som samarbejdslandene havde anmeldt i henhold til tilskudsaftaler. Samarbejdslandenes dokumentation for de anmeldte udgifter er imidlertid ikke altid fyldestgørende. Der blev heller ikke anmodet om revisionsattester, selv om gennemførelsesbestemmelserne til EU s finansforordning anbefaler det for tilskud over bestemte beløbsgrænser ( 1 ). Revisionsattester ville give yderligere sikkerhed for transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed. Der blev fremført et stort beløb i forpligtede bevillinger under afsnit II (administrationsudgifter), nemlig 4,5 millioner euro eller 36 % (2013: 2,4 millioner euro eller 27 %), og under afsnit III (aktionsudgifter), nemlig 28,4 millioner euro eller 44 % (2013: 29,2 millioner euro eller 47 %). For afsnit II's vedkommende vedrørte fremførslerne primært indkøb foretaget ved årets udgang i forbindelse med flytningen til agenturets nye bygning i december. For så vidt angår afsnit III skyldtes det store beløb i fremførsler primært, at agenturets aktioner er flerårige, og at der i oktober blev godkendt en supplerende budgetbevilling på 4,2 millioner euro. Ikke relevant Det store og stadigt stigende antal tilskudsaftaler og omfanget af de dertil knyttede udgifter, som Frontex skal kontrollere og godtgøre, rejser spørgsmålet om, hvorvidt der kan anvendes mere effektive og omkostningseffektive alternative finansieringsmekanismer. Ikke igangsat ( 2 )
C 449/212 DA Den Europæiske Unions Tidende 1.12.2016 År Rettens bemærkning Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/i gang/ikke igangsat/ikke relevant) Beregningen af bidrag fra associerede Schengenlande (Schweiz, Liechtenstein, Island og Norge) skal forbedres for bedre at afspejle de dertil knyttede retlige bestemmelser ( 3 ). For eksempel bør beregningen baseres på det endelige og ikke det budgetterede årlige tilskud fra Kommissionen. Bidragene til agenturets budget fra Det Forenede Kongerige og Irland (som er lande uden for Schengen) har ligget stabilt i mange år på trods af, at viften af aktiviteter, som de deltager i, er blevet udvidet betydeligt. Deres bidrag bør derfor tages op til revision. Afsluttet ( 1 ) Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (EUT L 362 af 31.12., s. 1). ( 2 ) Artikel 3, stk. 4, i Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004 (EUT L 349 af 25.11.2004, s. 1) fastsætter, at agenturet kun kan medfinansiere fælles operationer med tilskud. ( 3 ) Aftale mellem Det Europæiske Fællesskab på den ene side og Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein på den anden side om vilkårene for disse staters deltagelse i Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EUmedlemsstaternes Ydre Grænser (EUT L 243 af 16.9.2010, s. 4), aftale mellem Det Europæiske Fællesskab og Republikken Island og Kongeriget Norge om vilkårene for disse staters deltagelse i Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EU-medlemsstaternes Ydre Grænser (EUT L 188 af 20.7.2007, s. 19).
1.12.2016 DA Den Europæiske Unions Tidende C 449/213 AGENTURETS SVAR 9. Agenturet vil yderligere forbedre sin procedure til at estimere de påløbne omkostninger. 13. I henhold til gennemførelsesbestemmelserne til Frontex' finansforordning kan den anvisningsberettigede afstå fra at inddrive en fastlagt fordring, når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet. I overensstemmelse med dette princip og efter at have modtaget ekstern juridisk rådgivning meddelte den anvisningsberettigede, at der skulle inddrives 0,6 mio. EUR. Inddrivelsen dækker tilskud tildelt siden. Af samme grund meddelte han endvidere, at godtgørelser på 0,2 mio. EUR, der skulle forfalde i 2016, ikke skulle betales. 14. De afbødende foranstaltninger, der hidtil i 2016 er indført i samarbejde med GD for Migration og Indre Anliggender, er adgang til ISF's database, hvor alle modtagernes planer og rapporter gøres tilgængelige. GD for Migration og Indre Anliggender planlægger også at invitere Frontex til udvalget vedrørende Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og Fonden for Intern Sikkerhed i efteråret 2016 med henblik på at redegøre for situationen fra agenturets perspektiv og drøfte den med medlemsstaterne. 15. Frontex anerkender Rettens forklaringer med hensyn til de fremførte beløb. Agenturet vil fortsætte sine bestræbelser på at nedbringe omfanget af fremførsler med henblik på i højere grad at overholde princippet om etårighed. 16. Systemet til godtgørelse af omkostninger har til formål at sikre lige behandling af modtagerne, idet de samme omkostningskategorier kan finansieres for enhver af dem. Agenturet er dog enigt med Retten i, at godtgørelse af omkostninger baseret på faktiske værdier er besværligt, og indførelsen af enhedsomkostninger er en mulig løsning, som agenturet vil forfølge. Endvidere kan forslaget om Agenturet for Grænseog Kystbevogtning meget vel fjerne forpligtelsen til at anvende tilskud, hvilket baner vejen for nye finansieringsmekanismer for agenturet ud over tilskud.