Referat Tirsdag den 13. januar 2015, kl. 16.00 Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 20
Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol...2 2.Efterretningssager...3 3.Landsbyggefondsmidler...4 4.Renoverings-/Byggeskadesager...5 5.Nybyggeri...8 6.Foreningsanliggender...8 7.Bestyrelsesanliggender...10 8.Medlemsanliggender LUKKET PUNKT...13 9.Love og cirkulærer...13 10.Orientering fra nedsatte udvalg...15 11.Beboeranliggender...17 12.Personaleforhold LUKKET PUNKT...17 13.Håndværkergården...19 14.Afdelingsanliggender...19 15.Eventuelt...20 16.Næste møde...20 Tilstede: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Brian L. Hansen og Helmuth Misch Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Kristine Asmussen 1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 4. november 2014 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet. Side 2 af 20
2. Efterretningssager 2.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 2.2. Udlejning pr. måned 2.3. Regulær tomgang 2014 2.4. Restanceliste 2014 2.5. Restance i procent 2.6. Totalt anvist husleje 2014 2.7. Totalt anvist husleje 2015 2.8. Rykker 2014 2.9. Udsættelser 2014 2.10. Venteliste 2014 2.11. Statistik over opsigelser 2.12. Oversigt over Intrum Justitia Afdeling 12 - oversigt over udlejninger 2014, familiesammensætning? Side 3 af 20
3. Landsbyggefondsmidler 3.1. Ansøgning afdeling 6 Granvænget 7 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr. 411.000 20-årigt realkreditlån kr. 220.000 Henlæggelser kr. 157.000 Godkendt som indstillet. 3.2. Ansøgning afdeling 10 Havretoften 18 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr. 274.000 20-årigt realkreditlån kr. 393.000 Henlæggelser kr. 148.000 Godkendt som indstillet. 3.3. Ansøgning afdeling 10 Rugtoften 14 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr. 185.000 20-årigt realkreditlån kr. 216.000 Henlæggelser kr. 157.000 Godkendt som indstillet. Side 4 af 20
3.4. Ansøgning afdeling 12 Hasseltoften 12 - se bilag. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr. 197.000 20-årigt realkreditlån kr. 265.000 Henlæggelser kr. 139.000 Godkendt som indstillet. 3.5. Ansøgning afdeling 33 Jørgensgård 1-85 se bilag Udskiftning af gamle varmvandsbeholdere til nye units. Til godkendelse. Tilskud fra egen trækningsret kr. 850.000 Henlæggelser kr. 1.200.000 Godkendt som indstillet. 4. Renoverings-/Byggeskadesager 4.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Endelig afklaring med Landsbyggefonden afventes. Side 5 af 20
4.2. Afd. 22 - Kløver-/Hvedemarken Tal: Budget - 238 mill. Regnskab - 233 mill. Med forbehold for revisors godkendelse. Skema C er fremsendt til kommunen. Afventer kommunal godkendelse. 4.3. Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Der er nu aftalt erhvervelse af den tilstødende P-plads fra Sønderborg Kommune og der arbejdes nu videre med projektering til totalentrepriseudbud. Udarbejdelse af udbudsmateriale er igang. Der er indkaldt til byggeudvalgsmøde den 20. januar 2015. Side 6 af 20
4.4. Afd. 33 - Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Der er indkaldt til byggeudvalgsmøde den 26. januar 2015. Vivian Engelbredt orienterede om CSR indsatserne. 4.5. Afd. 35 - Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Der har været afholdt møde med Sønderborg Kommune den 18. december 2014. Der har været afholdt møde med embedsmænd fra Sønderborg kommune, det blev aftalt at sagen drøftes med Landsbyggefonden. Side 7 af 20
5. Nybyggeri Intet at referere. 6. Foreningsanliggender 6.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt Intet at referere. 6.2. 8. kreds Der har været afholdt repræsentantskabsmøde i København i december 2014. Side 8 af 20
6.3. Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde hos NAB den 3. december 2014, kl. 16.30 VE kort orientering. 6.4. Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt. FN orienterede om, at der arbejdes med årsregnskab - afregningsmetoder 6.5. Syd Energi Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Intet nyt. Side 9 af 20
6.6. Sønderborg Forsyning Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Intet nyt. 7. Bestyrelsesanliggender 7.1. Evaluering af målsætninger Markedsføring Image Forretningsførelse Forsikringer Indkøbspolitik Arbejdsmiljøpolitik se bilag Håndværkere Teknisk rådgivning se bilag Forsyningsvirksomhed Målsætning for gennemgang af råderet ændres fra hvert år til hvert femte år. Første gang i 2015. De konkrete målsætninger (bilag) bedes vedlagt som bilag. (GP) Bilag "Indkøbspolitik"?? "Håndværkere" - har møderne været afholdt.(bbm) "Teknisk rådgivning" - har rådgiverne på de valgte opgaver været indstillet til organisationsbestyrelsen.? (BBM) Side 10 af 20
7.2. Handlingsplan Handlingsplan for 2014-2015: * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne 7.3. Budget 2016 Der er i udkastet taget hensyn til reduktion af boliger i Jørgensgård m.m. - netto reduktion i alt 80 lejemålsenheder. Det indstilles at bestyrelsen godkender en forhøjelse af administrationsbidraget på 2,68 % - svarende til kr. 4.068 pr. lejemålsenhed. Godkendt til indstillet. 7.4. Sponsorat Der er fra fodboldklubben Sønderborg Inter fremsendt ønske om sponsorat til opsætning af reklameskilt på Ulkebøl Stadion (kr. 4.500 for en to-årig periode) eller virksomhedslogo på spillertrøjer (ej prissat) - se bilag. Drøftes. Ansøgningen kunne ikke imødekommes. Side 11 af 20
7.5. Strategi for opfølgning af tomgangsboliger Idet der henvises til bestyrelsens drøftelse/beslutning i møde den 4. november 2014 (punkt 8.4.) ønskes en stillingtagen til - hvilke arbejder, der vil være omfattet af "mindre renovering", herunder beløbsramme pr. bolig - forsøgsperiodens varighed Det vurderes, at medarbejderen der forestår fremvisningen, skal have mulighed for under fremvisningen eller umiddelbart efter, at give tilsagn på den mindre renovering for derved at øge muligheden for udlejning. Drøftes. Der bevilges tilskud fra foreningen på kr. 50.000 til fem boliger - i alt kr. 250.000. Forudsætninger der skal opfyldes: - boliger med lejetab - boliger før år 2000 - ikke afdelinger med totalrenoveringer. - boligen må ikke ligge i en afdeling som er renoveret inden for de sidste 20 år Efter disse fem boliger, skal tiltaget evalueres, og afrapporteres til organisationsbestyrelsen. 7.6. Nyt tilbud om biografreklamer Hovedbestyrelsen besluttede i mødet den 4. november 2014, at godkende tilbud om biografreklame.tilbudet er sendt til alle organisationer i Salus og prisen er fastlagt ud fra tilsagn fra alle organisationer. Bestyrelserne i Skærbæk og Toftlund har besluttet ikke at benytte tilbudet og på den baggrund er der indhentet fornyet tilbud fra reklameproducenten omhandlende biografen i Sønderborg, Aabenraa og Tønder - se bilag. Prisen i det nye tilbud udgør 18.255,- kr. pr. afdeling (biograf), hvilket er en stigning på 2.214,- kr. pr. afdeling. Anbefales, forudsat godkendelse i AAAB, KB og TAB. Side 12 af 20
Godkendt som indstillet. 7.7. Afdeling 40 - Bevoksning Er den omkringliggende bevoksning kommunens? - Hækkene 1,80 m. (VE) Afdelingsinspektøren bedes rette henvendelse til kommunen for at få hegnet/træerne skåret ned (BA) 8. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT 9. Love og cirkulærer 9.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 4314 - Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4414 - Beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr - regulering af satserne 4514 - Råderetsbeløb og aftrapning af rentesikring - regulering af satserne for 2015 4614 - Foldere om digital post til udenlandske beboere 4714 - Status på solcellelovgivningen 4814 - Medlemskontingent 2015 4914 - Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr. 1.1.2015 og Ungdomsboligbidrag i 2015 5014 - Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL Side 13 af 20
2015 0115 - Oversigt over udsendte BL Informerer i 2014 0215 - Ny målerbekendtgørelse 9.2. Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 653 - Indberetning af ledige boliger pr. 1. december 2014 654 - Ny hjemmeside 655 - NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk 656 - Erhvervs Ph. D.-pulje 657 - Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar 2015 2015 658 - Beboere i den almene boligsektor 2014 Side 14 af 20
9.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 4. november 2014. 10. Orientering fra nedsatte udvalg 10.1. Bladudvalg Lydpotten 01/2015 udleveres til beboerne i weekenden den 21. - 22. februar 2015. Deadline for Lydpotten 02/2015-1.maj 2015. Lone Lønholm godkender Lydpotten inden den går i trykken. Ved genbrugsmateriale skal det lige luses ud for konkret henvisninger.(gp) En artikel om DOAs egen kanal og SMS / Email service.(gp/bbm) 10.2. Kursusudvalg Side 15 af 20
Intet at referere. 10.3. Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. Intet nyt. 10.4. DOA Generel orientering. Intet at referere. 10.5. SAB's Antenneforening Intet at referere. Side 16 af 20
11. Beboeranliggender Intet at referere. 12. Personaleforhold LUKKET PUNKT 12.1. Administration 12.2. Teknisk afdeling 12.3. Ejendomsfunktionærer 12.4. SU-administration 12.5. Sikkerhedsudvalg 12.6. HSU Side 17 af 20
13. Håndværkergården 13.1. Administration LUKKET PUNKT 13.2. Forretningsudvalget Intet at referere. 14. Afdelingsanliggender Intet at referere. 15. Eventuelt Sønderborg Kommune - Almene Boligstrategi. Side 18 af 20
16. Næste møde 2015: Tirsdag, den 10. marts 2015 Onsdag, den 6. maj 2015 Revisormøde Tirsdag, den 9. juni 2015 Konstituerende møde. 1- dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2015: Lørdag den 10. oktober 2015 Scandic, Sønderborg. SAB Besigtigelsestur 2015: Fredag den 19. juni 2015 Fælleskurser i SALUS: Budgetkursus Torsdag, den 5. marts 2015, kl. 19.00 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag, den 17. september 2015, kl. 19.00 Folkehjem, Aabenraa Introduktion for nyvalgte Torsdag, den 1. oktober 2015, kl. 19.00 Scandic Sønderborg Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg Sønderborg, den Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Lone Lønholm Side 19 af 20
Hermann Jørgensen Helmuth Misch Kristine Asmussen Brian List Hansen Side 20 af 20