26. september 2015/ver. 1.0 Praktiske retningslinjer for fristforlængelsessager for sigtede i varetægtssurrogat på sikrede institutioner og retspsykiatriske afdelinger Retningslinjerne er til brug for retterne, anklagemyndigheden og de sikrede institutioner/retspsykiatriske afdelinger Indledning Det er mulig at fristforlænge en arrestant på 3 måder: 1. Frivilligt (på skrift) 2. Personligt i retten 3. Via videolink Hvis fristforlængelse ikke kan ske frivilligt, er det helt klare udgangspunkt, at retsmødet vedrørende fristforlængelsen skal foregå via videolink. Udgangspunktet kan fraviges af juridiske eller praktiske grunde. Det er anklagemyndigheden, der som altovervejende hovedregel skal anmode om fremstilling via videolink, men dommeren kan også af egen drift beslutte, at fremstillingen skal foregå via videolink. I de praktiske retningslinjer for fristforlængelsessager er ansvarsfordelingen og de enkelte procestrin skitseret for hver myndighed.
Indholdsfortegnelse Praktiske retningslinjer for fristforlængelsessager... 1 I. Under og umiddelbart efter grundlovsforhør... 3 A. Anklagemyndigheden... 3 C. Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling... 4 II. Før (ny) fristforlængelse... 5 A. Anklagemyndigheden... 5 Fremgangsmåden ved frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag... 5 Fremgangsmåden ved retsmøde... 5 Fremgangsmåden ved begæring omvideofremstilling... 5 Fremgangsmåden ved begæring om personlig fremstilling i retten... 6 B. Retten... 6 Fremgangsmåden ved frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag... 6 (Re)vurdering af om fristforlængelsen skal afholdes over videolink... 6 Fremgangsmåden ved beslutning omvideofremstilling... 7 Fremgangsmåden ved beslutning ompersonlig fremstilling i retten... 7 C. Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling... 8 Fremgangsmåden ved frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag... 8 Fremgangsmåden ved videofremstilling... 8 Fremgangsmåde ved personlig fremstilling... 8 III. Under og umiddelbart efter fristforlængelse... 9 A. Anklagemyndigheden... 9 Hvis fortsat fængsling ny fristforlængelse... 9 Ved løsladelse... 9 B. Retten... 10 Hvis fortsat fængsling ny fristforlængelse... 10 Ved løsladelse... 10 C. Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling... 11 Ved fortsat fængsling ny fristforlængelse... 11 Ved løsladelse... 11 IV. Under videofremstillingen... 12 A. Retten... 12 Sikrer, at der er tale om de rigtige videolokaler, præsentation, identifikation mv.... 12 Vejledning ommulighed for fortrolig samtale mellem forsvarer og arrestant... 12 God retsledelse ved brug af video... 12 V. Andet, herunder særligt forhold, der vedrører booking af videolokaler og ændringer undervejs i forbindelse hermed... 13 Den sigtede i varetægtssurrogat flyttes til en anden sikret institution/retspsykiatrisk afdeling/arrest... 13 Hvis det ikke er muligt at booke et ledigt videolokale på den nye sikrede institution/retspsykiatriske afdeling/arrest, kan anklagemyndigheden overveje to alternativer... 13 2
I. Under og umiddelbart efter grundlovsforhør A. Anklagemyndigheden 1) Ved varetægtssurrogat anmoder anklagemyndigheden om, at den kommende fristforlængelse foregår via videolink, og mødende anklager undersøger, hvornår anklagemyndighedens videolokaler er ledige på dagen for den fastsatte fristforlængelse 2) Anmodningen om at foretage fristforlængelsen via videolink, skal indeholde oplysninger om: a. Hvorvidt anklagemyndigheden forventer at deltage over videolink eller ved fremmøde i retten 1 b. På hvilken sikret institution/retspsykiatriske afdeling den sigtede i varetægtssurrogat skal sidde efter grundlovsforhøret c. Hvorvidt der er behov for tolk, og hvilket sprog der tales 2 d. Eventuelle andre særlige forhold, som har relevans for afholdelsen af fristforlængelsen over videolink 3) På følgesedlen til den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling noterer mødende anklager straks efter grundlovsforhøret datoen, tidspunktet og den forventede længde for fristforlængelsen til brug for den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling og anklagemyndigheden. Følgesedlen til den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling følger transporten af den sigtede i varetægtssurrogat 4) Mødende anklager sørger for, at der bookes et videolokale i anklagemyndigheden på tidspunktet for fristforlængelsen i overensstemmelse med, hvad der er oplyst til sagens parter 5) Hvis det ikke er/har været muligt at finde et tidspunkt, hvor et relevant videolokale er ledigt, skal anklagemyndigheden undersøge mulige alternativer 6) Hvis der inden den kommende fristforlængelse sker ændringer i datoer, tidspunkter eller brug af videolokaler i anklagemyndigheden, giver anklagemyndigheden besked til retten og sender via sikker mail besked til den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling B. Retten 1) Ved varetægtssurrogat fastsætter retten under grundlovsforhøret en dato for, hvornår varetægtsfængslingen udløber og en eventuel fristforlængelse skal ske 2) Retten bestemmer herefter på eget initiativ eller på baggrund af anklagemyndighedens anmodning, om den kommende fristforlængelse skal afholdes over videolink 3) Afviser dommeren (anklagerens anmodning om) brug af videolink ved fristforlængelsen, skal dette begrundes 4) Retten hører den mødende anklager, forsvarer 3 og eventuel tolk om, hvorfra de forventer at give møde ved fristforlængelsen over videolink (fra en fjernende - og i givet fald hvilken - eller i retten). Hvis forsvareren ønsker at møde i retten, skal retten dels overveje, om dette er retssikkerhedsmæssigt forsvarligt, dels om der tillige skal bookes et videolokale 1 Hvis anklageren begærer sagen afholdt over video, er udgangspunktet, at anklageren møder via videolink i politikredsen 2 Udgangspunktet er, at tolken og forsvareren sidder samme sted 3 Det er forsvarerens eget ansvar at meddele retten om pågældende vil møde i retten eller på den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling sammen med sin klient og om forsvareren før og/eller under retsmødet ønsker at have en fortrolig samtale med sin klient via videolink. Ved forsvarerskift er det forsvarsadvokaterne selv, som er ansvarlige for at videregive relevant information 3
(afhøringslokale) i retten til brug for forsvarerens fortrolige samtale med sin klient. Retten noterer svarerne på sagen og booker eventuelt et videolokale (afhøringslokale) i retten til brug for forsvarerens fortrolige samtale med sin klient 5) I umiddelbar tilknytning til grundlovsforhøret finder retten på baggrund af drøftelse med den mødende anklager et tidspunkt for fristforlængelsen og reserverer/booker videoretsmødet i en retssal med videoudstyr 4. Retten skal samtidig vurdere varigheden for videoretsmødet. Tidspunktet og retsmødets forventede varighed noteres i retsbogen, som en praktisk oplysning til parterne 6) Retten underretter samtidig den mødende anklager om den fastlagte dato, det reserverede tidspunkt og den forventede varighed af den kommende fristforlængelse 7) Retten udsender retsbogen til anklagemyndigheden og forsvarer 5 med oplysning 6 om, at fristforlængelsen afholdes over videolink, datoen for fristforlængelsen, tidspunktet og den forventede længde, samt hvorfra sagens parter forventes at give møde 8) Det er herefter de enkelte parters ansvar at sikre, at retten får besked ved eventuelle efterfølgende ændringer i forhold til det oplyste C. Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling 1) Når følgeseddel fra grundlovsforhøret modtages af den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling bookes straks det videolokale, der skal bruges til fristforlængelsen af den sigtede i varetægtssurrogat. Lokalet skal bookes til den dato og det tidspunkt, der er oplyst på følgesedlen 7 2) Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling sender via sikker mail videonummeret på det lokale, der er booket til fristforlængelsen til anklagemyndigheden i den politikreds, hvor den sigtede i varetægtssurrogat skal fremstilles. Sammen med videonummeret oplyses også et telefonnummer, så retten kan komme i kontakt med den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling, hvis der er problemer med videoopkaldet på tidspunktet for fristforlængelsen 8. 3) Hvis der viser sig at være uoverensstemmelser eller andre problemer vedrørende bookingen af videolokalet, oplyser den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling straks anklagemyndigheden herom enten via sikker mail eller telefonisk 4) Hvis den kommende fristforlængelse ikke skal foregå via videolink, fremgår det af følgesedlen, at der skal ske personlig fremstilling 4 Ved booking af retssale med videoudstyr har fristforlængelsessager over videolink forrang i forhold til andre sagstyper 5 Hvis der er kommet ny forsvarer på til fristforlængelsen, skal den nye forsvarer selv oplyse retten om, hvorfra han ønsker at deltage i fristforlængelsen (hvis han ønsker andet end oplyst af den første forsvarer) 6 Der er oplyst standardtekster til retsbogen, som understøtter dette 7 Det er mødende anklager, der sørger for, at datoen, tidspunktet og den forventede varighed af selve videoretsmødet for fristforlængelsen fremgår af følgesedlen 8 Det er vigtigt, at telefonnummeret altid kan besvares og at vedkommende, der besvarer det, befinder sig i umiddelbar nærhed af det videolokale, hvorfra fristforlængelsen skal foregå 4
II. Før (ny) fristforlængelse A. Anklagemyndigheden Anklagemyndigheden skal i god tid før fristforlængelsen tjekke, om fristforlængelsen skal ske frivilligt på skriftligt grundlag eller ved retsmøde. Hvis fristforlængelsen skal ske ved retsmøde, skal anklagemyndigheden desuden vurdere om retsmødet fortsat kan eller skal afholdes via videolink eller ved personlig fremstilling i retten. Fremgangsmåden ved frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag Anklagemyndigheden følger den almindelige procedure for frivillige fristforlængelser og sletter anklagemyndighedens eventuelle bookninger af videolokaler, samt giver besked til den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling via datafølgeseddel og til retten, således at de også kan kan slette eventuelle bookinger af videolokaler Fremgangsmåden ved retsmøde 1) Anklagemyndigheden skal i god tid før fristforlængelsen tjekke, om der tidligere er anmodet om videofremstilling, ligesom anklagemyndigheden skal vurdere, om der er nye forhold af betydning for den tidligere beslutning om brug af videolink eller personlig fremstilling 2) Hvis der ikke tidligere er taget stilling til brug af videofremstilling, skal anklagemyndigheden anmode retten om at fremstille den sigtede i varetægtssurrogat via videolink, hvis forsvareren er indforstået med det, og det er juridisk og praktisk muligt Fremgangsmåden ved begæring om videofremstilling Hvis videofremstilling allerede er besluttet og booket i forbindelse med grundlovsforhøret eller tidligere fristforlængelse: 1) Anklagemyndigheden sender en anmodning om fristforlængelse 9 og sagens bilag til retten og forsvarer, således at parterne har modtaget materialet senest kl. 15.00 to arbejdsdage før fristforlængelsen 2) Anklagemyndigheden kontakter enten via telefon eller sikker mail den pågældende sikrede institution/retspsykiatriske afdeling for at sikre sig, at videolokale er booket og for at få det videonummer retten skal ringe op til Det forudsættes, at forsvareren, på baggrund af det modtagne materiale vedrørende fristforlængelsen, har talt med sin klient forud for retsmødet. Forsvareren har selvfølgelig fortsat mulighed for under retsmødet at tale fortroligt med sin klient, hvis det bliver nødvendigt, jf. afsnit IV, A Hvis videofremstilling ikke allerede er besluttet og booket i forbindelse med grundlovsforhøret eller tidligere fristforlængelse: 1) Anklagemyndigheden undersøger ved enten via sikker mail eller ved telefonisk kontakt, om der er ledige videolokaler på den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling og i 9 Der henvises til skemaet i anmodningen om fortsat fængsling i Rigsadvokatens meddelelse om langvarige varetægtsfængslinger (RM 6-2008) bilag 1 5
anklagemyndigheden på tidspunktet for fristforlængelsen, således at fristforlængelsen kan afholdes over videolink 2) Anklagemyndigheden kontakter herefter forsvareren og hører, om forsvareren er indforstået med videofremstilling, samt hvorfra forsvareren i givet fald ønsker at deltage 3) Hvis forsvareren er indforstået med videofremstilling, booker anklagemyndigheden videolokale hos anklagemyndigheden og sender straks eller senest kl. 15.00 to arbejdsdage før fristforlængelsen en anmodning til retten om, at den kommende fristforlængelse foregår via videolink. Anmodningen skal indeholde oplysninger om, hvilke videonumre den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling og anklagemyndigheden benytter til videofremstillingen, samt hvorfra forsvareren og eventuel tolk ønsker at deltage, således at retten ved, hvortil der skal ringes op til under retsmødet 4) Anklagemyndigheden sender en anmodning om fristforlængelse 10 og sagens bilag til retten og forsvarer, således at parterne har modtaget materialet senest kl. 15.00 to arbejdsdage før fristforlængelsen Fremgangsmåden ved begæring om personlig fremstilling i retten Anklagemyndigheden følger den almindelige procedure for personlig fremstilling i retten og sletter anklagemyndighedens eventuelle bookning af videolokaler i anklagemyndigheden, samt giver telefonisk besked til retten og den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling, således at de kan gøre det samme i deres systemer. B. Retten Fremgangsmåden ved frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag Retten følger den almindelige procedure for frivillige fristforlængelser og sletter rettens eventuelle bookninger af videolokaler/retssal. (Re)vurdering af om fristforlængelsen skal afholdes over videolink 1) Retten modtager senest kl. 15.00 to arbejdsdage før fristforlængelsen en anmodning om fristforlængelse og sagens bilag fra anklagemyndigheden. Forsvareren modtager samme materiale fra anklagemyndigheden senest samtidig hermed 2) Retten skal ved modtagelsen af materialet tjekke, om der tidligere er truffet beslutning om videofremstilling, ligesom retten skal vurdere, om der er nye forhold i sagen, som har betydning for den tidligere beslutning om videofremstilling eller personlig fremstilling 3) Retten skal herefter vurdere om fristforlængelsen (eventuelt fortsat) skal afholdes via videolink eller ved personlig fremstilling i retten 4) Ændrer retten beslutningen om videofremstilling eller personlig fremstilling, skal dette fremgå af retsbogen, som i givet fald skal udsendes, så forsvareren og anklagemyndigheden straks får besked herom. 10 Der henvises til skemaet i anmodningen om fortsat fængsling i Rigsadvokatens meddelelse om langvarige varetægtsfængslinger (RM 6-2008) bilag 1 6
Fremgangsmåden ved beslutning omvideofremstilling Hvis videofremstilling allerede er besluttet og booket i forbindelse med grundlovsforhøret eller tidligere fristforlængelse: 1) Retten sikrer, at de nødvendige lokaler i retten er booket, og at anklagemyndighedens anmodning indeholder de nødvendige oplysninger om, hvilke videolokaler/numre den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling, anklagemyndigheden, forsvareren og eventuel tolk benytter til videofremstillingen, så retten ved, hvortil der skal ringes op under retsmødet, og hvem der eventuelt møder op i retten. Hvis videofremstilling ikke allerede er besluttet og booket i forbindelse med grundlovsforhøret eller tidligere fristforlængelse: 1) Retten bestemmer på baggrund af anklagemyndighedens (senere) anmodning om videofremstilling, om fristforlængelsen skal afholdes over videolink. 2) Anklagemyndighedens (senere) anmodning til retten om videofremstilling, skal være modtaget i retten senest kl. 15.00 to arbejdsdage før fristforlængelsen og indeholde oplysninger om, hvorvidt forsvareren er indforstået med videofremstilling, samt hvorfra forsvareren og eventuel tolk i givet fald ønsker at deltage. 3) Afviser dommeren anklagemyndighedens anmodning om brug af videolink ved fristforlængelsen, skal dette begrundes. 4) Hvis retten beslutter, at fristforlængelsen skal ske via videolink, skal retten sørge for, at fristforlængelsen berammes i en videoretssal. Beslutningen om video skal fremgå af retsbogen og udsendes, så forsvareren og anklagemyndigheden straks får besked herom. 5) Hvis forsvareren ønsker at møde op i retten, skal retten beslutte om forsvarerens ønske kan imødekommes. Retten skal tillige overveje, om der skal bookes et videolokale i retten til brug for forsvarerens fortrolige samtale med sin klient. 6) Retten giver forsvareren besked og booker eventuelt et videolokale (afhøringslokale) i retten til brug for forsvarerens fortrolige samtale med sin klient. 7) Retten sikrer, at de nødvendige lokaler i retten er booket, og at anklagemyndighedens anmodning indeholder de nødvendige oplysninger om, hvilke videolokaler arresten, anklagemyndigheden, forsvareren og eventuel tolk benytter til videofremstillingen, så retten ved, hvortil der skal ringes op under retsmødet, og hvem der eventuelt møder op i retten. Fremgangsmåden ved beslutning ompersonlig fremstilling i retten 1) Hvis retten beslutter, at fristforlængelse ikke kan ske via videolink, giver retten straks anklagemyndigheden og forsvareren besked herom, således at parterne kan iværksætte det fornødne, herunder sletning af videolokaler og bestilling af transport til arrestanten. 2) Ved personlig fremstilling i retten følger retten i øvrigt den almindelige procedure herfor. 7
C. Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling Fremgangsmåden ved frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag Hvis fristforlængelsen sker frivilligt, oplyser anklagemyndigheden den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling herom via datafølgeseddel, således at den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling kan slette eventuelle bookninger i sine systemer. Fremgangsmåden ved videofremstilling Ved videofremstilling skal den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling sørge for: 1) At den sigtede i varetægtssurrogat helt kort er informeret om, hvad der vil ske under videoretsmødet, og fortæller den sigtede i varetægtssurrogat, hvad pågældende skal gøre, hvis der opstår problemer og/eller når retsmødet slutter. Informationen til den sigtede i varetægtssurrogat sker via folder fra Domstolsstyrelsen, der kort i tekst og billeder beskriver proceduren for fristforlængelser over videolink. Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling kan tillige høre den sigtede i varetægtssurrogat om forsvareren har informeret om dette. 2) At videoudstyret i god tid inden videofremstillingen går i gang er tjekket. 3) At den sigtede i varetægtssurrogat bringes til det bookede videolokale og sidder klar foran skærmen forud for tidspunktet for fristforlængelsens begyndelse. 4) At skabet med videoudstyret er åbnet og videoudstyret er tændt (standby), således at der kan ringes op hertil. 5) At kontaktpersonen for den sigtede i varetægtssurrogat er hos den sigtede indtil retten laver videoopkaldet og tager fjernbetjeningen med sig, når kontaktpersonen forlader lokalet 6) At kontaktpersonen under fristforlængelsen opholder sig i umiddelbar nærhed af det videolokale, hvori den sigtede i varetægtssurrogat sidder Fremgangsmåde ved personlig fremstilling Hvis den sigtede i varetægtssurrogat har fået besked om, at fristforlængelse skal ske ved personlig fremstilling, følger den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling den almindelige procedure. 8
III. Under og umiddelbart efter fristforlængelse A. Anklagemyndigheden Hvis fortsat fængsling ny fristforlængelse 1) Ved fortsat varetægtssurrogat anmoder anklagemyndigheden om, at den kommende fristforlængelse foregår via videolink, og mødende anklager undersøger, hvornår anklagemyndighedens videolokaler er ledigt på dagen for den fastsatte fristforlængelse. 2) Anmodningen om at foretage fristforlængelsen via videolink, skal indeholde oplysninger om: a. Hvorvidt anklagemyndigheden forventer at deltage over videolink eller ved fremmøde i retten 11. b. På hvilken sikret institution/retspsykiatriske afdeling den sigtede i varetægtssurrogat skal sidde efter fristforlængelsen c. Hvorvidt der er behov for tolk, og hvilket sprog der tales 12 d. Eventuelle andre særlige forhold, som har relevans for afholdelsen af fristforlængelsen over videolink. 3) På følgesedlen til den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling noterer mødende anklager straks efter retsmødet datoen, tidspunktet og den forventede længde for fristforlængelsen til brug for den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling og anklagemyndigheden 13 4) Anklagemyndigheden sender straks efter retsmødet følgesedlen til den sikrede institution/retspsykiatriske afdelings funktionspostkasse via sikker mail. 5) Mødende anklager sørger for, at der bookes et videolokale i anklagemyndigheden på tidspunktet for fristforlængelsen i overensstemmelse med, hvad der er oplyst til sagens parter. 6) Hvis det ikke er/har været muligt at finde et tidspunkt, hvor det relevante videolokale er ledige, skal anklagemyndigheden undersøge mulige alternativer 7) Hvis der inden den næste fristforlængelse sker ændringer i datoer, tidspunkter eller brug af videolokaler i anklagemyndigheden, opdaterer anklagemyndigheden eventuelle ændringer i anklagemyndighedens systemer og giver den sikrede institution/retspsykiatrisk afdeling besked herom via sikker via sikker mail og til retten. Ved løsladelse 1) Efter rettens løsladelse af den sigtede i varetægtssurrogat noterer mødende anklager løsladelsen på følgesedlen til brug for anklagemyndigheden og arresten 2) Anklagemyndigheden sender straks efter retsmødet følgesedlen til den sigtede institution/retspsykiatriske afdelings funktionspostkasse via sikker mail 11 Hvis anklageren begærer sagen afholdt via videolink, er udgangspunktet, at anklageren også møder via videolink i politikredsen 12 Udgangspunktet er, at tolken og den sigtede i varetægtssurrogat skal sidde samme sted 13 Følgesedlen ligger i POLSAS og kan sendes elektronisk via sikker post til den relevante sikrede institution/retspsykiatriske afdeling 9
3) Anklagemyndigheden sørger for, at løsladelsen bliver opdateret i anklagemyndighedens systemer B. Retten Hvis fortsat fængsling ny fristforlængelse 1) Ved fortsat fængsling fastsætter retten under retsmødet en dato for, hvornår varetægtsfængslingen udløber og en eventuel ny fristforlængelse skal ske. 2) Retten bestemmer herefter på eget initiativ eller på baggrund af anklagemyndighedens anmodning, om den næste fristforlængelse skal afholdes over videolink. 3) Afviser dommeren (anklagerens anmodning om) brug af videolink ved fristforlængelsen, skal dette begrundes. 4) Retten hører den mødende anklager, forsvarer 14 og eventuel tolk om, hvorfra de forventer at give møde ved fristforlængelsen over videolink (fra en fjernende - og i givet fald hvilken - eller i retten). Hvis forsvareren ønsker at møde i retten, skal retten dels overveje, om dette er retssikkerhedsmæssigt forsvarligt, dels om der tillige skal bookes et videolokale (afhøringslokale) i retten til brug for forsvarerens fortrolige samtale med sin klient. Retten noterer svarerne på sagen og booker eventuelt et videolokale (afhøringslokale) i retten til brug for forsvarerens fortrolige samtale med sin klient. 5) I umiddelbar tilknytning til retsmødet finder retten på baggrund af drøftelse med den mødende anklager et tidspunkt for den næste fristforlængelse og reserverer/booker videoretsmødet i en retssal med videoudstyr 15. Retten skal samtidig vurdere varigheden for videoretsmødet. Tidspunktet og retsmødets forventede varighed noteres i retsbogen, som en praktisk oplysning til parterne. 6) Retten underretter samtidig den mødende anklager om den fastlagte dato, det reserverede tidspunkt og den forventede varighed af den kommende fristforlængelse. 7) Retten udsender retsbogen til anklagemyndigheden og forsvarer 16 med oplysning 17 om, at fristforlængelsen afholdes over videolink, datoen for fristforlængelsen, tidspunktet og den forventede længde, samt hvorfra sagens parter forventes at give møde. 8) Det er herefter de enkelte parters ansvar at sikre, at retten får besked ved eventuelle efterfølgende ændringer i forhold til det oplyste. Ved løsladelse 1) Ved løsladelse anmoder retten den sigtede i varetægtssurrogat om at kalde efter kontaktpersonen, så kontaktpersonen kan overvære løsladelsen. 14 Det er forsvarerens eget ansvar at meddele retten om pågældende vil møde i retten eller på den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling sammen med sin klient, og om forsvareren før og/eller under retsmødet ønsker at have en fortrolig samtale med sin klient via videolink. Ved skift af forsvarer er det forsvarsadvokaterne selv, som er ansvarlige for at videregive relevant information mv. til hinanden - og evt. rette myndigheder ved ændringer 15 Ved booking af retssale med videoudstyr har fristforlængelsessager via videolink forrang i forhold til andre sagstyper 16 Hvis der er kommet en ny forsvarer på til fristforlængelsen, skal den nye forsvarer selv oplyse retten om, hvorfra han ønsker at deltage i fristforlængelsen (hvis han ønsker noget andet end oplyst af den første forsvarer) 17 Der er udarbejdet standardtekster i retsbogen, der understøtte dette 10
2) Når der kontaktpersonen fra den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling er synligt til stede, oplyser dommeren over video at arrestanten løslades. 3) Retten følger derudover den almindelige procedure for løsladelse af arrestanter. C. Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling Ved fortsat fængsling ny fristforlængelse 1) Ved fortsat fængsling og i forbindelse med retsmødets afslutning kalder den sigtede i varetægtssurrogat på kontaktpersonen, der befinder sig uden for videolokalet for at blive lukket ud af lokalet og ført tilbage til sit værelse 2) Hvis den næste fristforlængelse skal foregå via videolink orienterer anklagemyndigheden i umiddelbar tilknytning til retsmødet den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling om dette. Det sker via sikker mail, hvortil følgeseddel med datoen, tidspunktet og den forventede varighed af det næste videoretsmøde sendes. 3) Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling tjekker ved modtagelsen af følgesedlen oplysningerne og booker straks det videolokale, hvorfra fristforlængelsen skal foregå. 4) Hvis der viser sig at være uoverensstemmelser eller andre problemer vedrørende bookingen af videolokalet, oplyser den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling straks via sikker mail eller telefonisk anklagemyndigheden herom. 5) Hvis den kommende fristforlængelse ikke skal foregå via videolink, fremgår det af følgesedlen, at der skal ske personlig fremstilling. 6) Hvis der inden den næste fristforlængelse sker flytning af den sigtede i varetægtssurrogat eller andre ændringer af betydning for den næste fristforlængelse oplyser den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling straks enten via sikker mail eller telefonisk anklagemyndigheden herom. Ved løsladelse 1) Efter anmodning fra retten kalder den sigtede i varetægtssurrogat efter kontaktpersonen, så kontaktpersonen kan overvære dommerens løsladelse af den sigtede i varetægtssurrogat. Kontaktpersonen tager hurtigst muligt plads i videolokalet for at overvære dommerens løsladelse af den sigtede i varetægtssurrogat. 2) Anklagemyndigheden sender straks efter retsmødet følgesedlen til den sikrede institution/retspsykiatriske afdelings funktionspostkasse via sikker mail. 3) Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling dobbelttjekker, at beskeden om løsladelse sker i overensstemmelse med sikkerhedsprocedurerne inden løsladelsen. 4) Selve løsladelsen følger herefter den normale løsladelsesprocedure. 11
IV. Under videofremstillingen Sagen afholdes som et normalt retsmøde bortset fra, at én eller flere af sagens parter møder i retten over videolink. Sagens parter sidder ved retsmødets begyndelse klar i de aftalte videolokaler og/eller i retten. A. Retten Forhold som retten skal være særlig opmærksom på ved videofremstilling: Sikrer, at der er tale om de rigtige videolokaler, præsentation, identifikation mv. 1) Retten skal umiddelbart inden retsmødet tjekke, at det af sagen (anklagemyndighedens anmodning) fremgår, hvortil alle videoopkald skal foretages. 2) Retten skal først ringe op til anklagemyndigheden, og som det første høre, om der er sket ændringer i forhold til det tidligere oplyste om den sigtede i varetægtssurrogat (og eventuelt andres) placering i videolokalerne. 3) Når retten ringer den sigtede i varetægtssurrogat op, bør dommeren som det første introducere sig selv, og dernæst få bekræftet identiteten på den sigtede i varetægtssurrogat. 4) Retten skal meddele den sigtede i varetægtssurrogat, hvem der er til stede i retssalen, og spørge den sigtede i varetægtssurrogat, om pågældende ønsker at se et oversigtsbillede af retssalen. 5) Retten bør tjekke, om kameraernes preset-indstillingerne passer til parternes placering, antal og størrelse. Hvis det ikke er tilfældet, skal disse justeres. Vejledning ommulighed for fortrolig samtale mellem forsvarer og arrestant 1) Hvis forsvarer og den sigtede i varetægtssurrogat ikke sidder i samme lokale, skal retten under eller umiddelbart før retsmødet give forsvareren besked om, at forsvareren har mulighed for at tale fortroligt med sin klient, hvis det er eller bliver nødvendigt. 2) Retten skal tillige under selve retsmødet, spørge den sigtede i varetægtssurrogat, om pågældende er bekendt med denne mulighed. God retsledelse ved brug af video 1) Dommeren skal være ekstra opmærksom på at løfte hovedet og kigge ind i kameraerne, når der er mulighed for dette. Det virker voldsommere på video, når dommeren bøjer hovedet og kigger ned i papirerne under (hele) retsmødet, end når parterne er samlet i retssalen. 2) Man skal så vidt muligt søge at skifte kameravinkel/kameraposition afhængig af hvem, der taler, så de rigtige personer ses i via videolink. 12
V. Andet, herunder særligt forhold, der vedrører booking af videolokaler og ændringer undervejs i forbindelse hermed Den sigtede i varetægtssurrogat flyttes til en anden sikret institution/retspsykiatrisk afdeling/arrest 1) Den sikrede institution/retspsykiatriske afdeling giver anklagemyndigheden besked om flytningen af den sigtede i varetægtssurrogat. 2) Anklagemyndigheden giver den nye sikrede institution/retspsykiatriske afdeling besked om at booke et videolokale til brug for den kommende fristforlængelse. Den nye sikrede institution/retspsykiatriske afdeling giver anklagemyndigheden sender via sikker mail det videonummer, der skal benyttes til næste fristforlængelse. Hvis den sigtede i varetægtssurrogat flyttes til en arrest booker anklagemyndigheden videolokalet i arresten. 3) Inden fristforlængelsen giver anklagemyndigheden retten besked om flytningen, samt hvilke (opdaterede) videolokaler den nye sikrede institution/retspsykiatriske afdeling/arresten og anklagemyndigheden benytter til videofremstillingen, således at retten ved, hvortil der skal ringes op til under retsmødet. 4) Forsvareren er selv ansvarlig for at meddele retten, hvor forsvareren vil sidde, hvis forsvareren ikke ønsker at sidde sammen med sin klient efter flytning. 5) Hvis der ikke er et ledigt videolokale i det nye sikrede institution/retspsykiatriske afdeling/arrensten på tidspunktet for den kommende fristforlængelse, skal anklagemyndigheden undersøge mulige alternativer, se nedenfor. Hvis det ikke er muligt at booke et ledigt videolokale på den nye sikrede institution/retspsykiatriske afdeling/arrest, kan anklagemyndigheden overveje to alternativer Videofremstilling kan foregå via en anden nærliggende arrest eller politistation, hvor der er et ledigt videolokale på tidspunktet for fristforlængelsen. Videofremstilling må foregå ved personlig fremstilling 18. Anklagemyndigheden skal huske at give retten besked om eventuelle ændringer og slette tidligere bookede videolokaler. Anklagemyndigheden skal huske at afbestille eventuel transport til retten. 18 Hvis den sigtede i varetægtssurrogat skal til retten, skal anklagemyndigheden som udgangspunkt også, jf. retsplejelovens 748 b. 13