Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv 2 3700 Rønne www. bo42.dk mail: bo42@bo42.dk tlf.: 5695 1942 Bestyrelsen Referat 2013/03 Bestyrelsesmøde, afholdt den 23. april 2013, kl. 17.00 Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Tina Andersen (TA), Britta Hammer Sonne (BHS), Per Carlo Nilsson (PCN), Finn Henriksen (FH), Grete Sonne (GS), Evy Pauck (EP), og Morten Bech (MB) samt uden stemmeret Stine Hellesen (SH), forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Fraværende: Flemming Thorsen (FT) Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Godkendelse af årsregnskaber. 4. Revisionsprotokollat. 5. Repræsentantskabsmøde, herunder dagsorden og øvrig forberedelse. 6. Frivillighedspolitik i Bo42. 7. Ansøgning om tilskud hos RealDania i kampagnen Det gode Boligliv. 8. Udkast til ny struktur for råderetskataloger i Bo42. 9. Oplæg til nye vedtægter for Bo42. 10. Oplæg til omdannelse af Bo42 s Selskabslokaler. 11. Bestyrelseshonorar. 12. Bornholms Grundejerforening, drøftelse af eventuelt medlemskab. 13. Repræsentantskabsfest 2013. 14. Afdeling 1, Landbyggesagen; status og det videre forløb. 15. Salg af el til lejerne. Orienteringspunkter: 16. Formanden orienterer. 17. Forretningsføreren orienterer. 18. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. Der var ingen kommentarer til ovenstående dagsorden. Der var ingen punkter under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referatet nr. 2013 02 blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. side 1 af 6
3. Godkendelse af årsregnskaber. EF gennemgik kort årsregnskabet for 2012 for boligorganisationen. Bo42 har i 2012 haft et overskud på kr. 710.000, hvilket er meget tilfredsstillende. Pr. 31. december 2012 havde boligorganisationen en egenkapital på kr. 23.728.000 og en balance på kr. 100.865.000. Årsregnskabet for 2012 for boligorganisationerne blev enstemmigt godkendt. EF fremlagde overordnet årsregnskaberne for 2012 for afdelingerne. Der er ingen afdelinger med underskud eller akkumulerede underskud i 2012. EF orienterede om afdelingernes lejeniveau og opsparing. De samlede henlæggelser til planlagt vedligeholdelse er steget, hvormed den gennemsnitlige henlæggelse er steget fra kr. 472 pr. m 2 til kr. 522 pr. m 2. Der er enkelte afdelinger, hvor saldoen for henlæggelser til planlagt vedligeholdelse er for lille og afdelinger, hvor saldoen er i underkanten. Årsregnskabet for 2012 for afdelingerne blev enstemmigt godkendt under forudsætning af, at de efterfølgende godkendes af de respektive afdelingsbestyrelser. 4. Revisionsprotokollat. HH fremlagde revisionsprotokollat siderne 33-40 af 21. marts 2013. Revisionsprotokollat blev forelagt og underskrevet. 5. Repræsentantskabsmøde, herunder dagsorden og øvrig forberedelse. HH fremlagde udkast til dagsordenen til repræsentantskabsmødet. Dagsordenen blev drøftet. Bestyrelsen har Frivillighedspolitik i Bo42, Vedtægtsændring og Omdannelse af Bo42 s Selskabslokaler, som forslag til emner til behandling under punktet indkomne forslag. Bestyrelsen indstiller til genvalg af Bornholms Revision. Udkast til dagsorden blev enstemmigt godkendt. Det blev enstemmigt besluttet, at bestyrelsen indstiller PCN til dirigent på repræsentantskabsmødet. Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at bestyrelsen indstiller til genvalg af Bornholms Revision. 6. Frivillighedspolitik i Bo42. HH fremlagde arbejdsgruppens udkast til Frivillighedspolitik i Bo42, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Arbejdsgruppen har udarbejdet et nyt udkast på baggrund af de indkomne ønsker og forslag fra bestyrelsen. Efter drøftelser blev udkastet til Frivillighedspolitik i Bo42 enstemmigt godkendt. Det blev endvidere enstemmigt vedtaget at BHS og administrationen bemyndiges til at foretage eventuelle redaktionelle ændringer forud for udsendelsen til repræsentantskabet. side 2 af 6
7. Ansøgning om tilskud hos RealDania i kampagnen Det gode Boligliv. EF fremlagde udvalgets udkast til ansøgning til RealDania og ønskeseddel til forbedringer af de fysiske rammer i selskabs/fælleslokaler. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. BHS orienterede kort om processen og status på udvalgets arbejde. Den boligsociale medarbejder Peter Søndergaard har været tovholder for udvalget, hvor arbejdet har været præget af en del fravær fra udvalgets medlemmer. Det tidsbegrænsede boligsociale projekt ophørte den 31. marts 2013, og status på ansøgningen er, at de økonomiske rammer mangler at blive afklaret og tilføjet i ansøgningen. EF indstiller til at det foreliggende udkast godkendes, og at administrationen assisterer med at klarlægge de økonomiske rammer for projektet. Indstillingen blev enstemmigt vedtaget. Det blev ligeledes enstemmigt besluttet at sende udkastet til høring i afdelingsbestyrelserne i de afdelinger, hvor lokalerne er beliggende; Højvangsparken, Midgården og Søndergården. Det blev endvidere enstemmigt besluttet at indsendelse af ansøgningen til RealDania forudsætter at der opnås opbakning fra de 3 berørte afdelingsbestyrelser. 8. Udkast til ny struktur for råderetskataloger i Bo42. HH fremlagde udkast til ny struktur for råderetskataloger i Bo42, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Formålet med den nye struktur er at forenkle råderetskatalogerne, og give lejerne mulighed for størst mulig fleksibilitet. Udkastet er udarbejdet som en oversigt over henholdsvis forbedrings- og forandringsarbejder. Der indgår ikke nærmere beskrivelse og detaljerede krav til de enkelte arbejder. For enkelte arbejder vil der være behov for at Særlige krav overholdes. Der vil være mulighed for at få råderetsvejledning (RV) på nogle arbejder. Beslutningskompetencen for hvilke arbejder, der skal kunne udføres som råderetsarbejder uden for boligen i de enkelte afdelinger, ligger hos afdelingsmødet. Der er således alene tale om en ny standard, som afdelingsbestyrelserne opfordres til at tage udgangspunkt i ved fremlæggelse på afdelingsmøderne. Udkast til ny struktur for råderetskataloger i Bo42 blev enstemmigt godkendt. 9. Oplæg til nye vedtægter for Bo42. EF fremlagde bekendtgørelse om normalvedtægter, oplæg af 4. juni 2013 til nye vedtægter for Bo42 samt bilaget Antal repræsentanter. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF gennemgik kort baggrunden og væsentligste ændringer. Redaktionelt er der behov for tilpasning til eksisterende lovgivning, hvor der tages udgangspunkt i den nyeste normalvedtægt for en almen boligorganisation, hvori der er foretaget adskille sprogmæssige tilpasninger. Derudover er der lagt op til indholdsmæssige ændringer, såsom reduktion af antallet af afdelingernes repræsentanter, og reduktion af antallet af bestyrelsesmedlemmer. side 3 af 6
Reglen om, hvornår et mindretal kan kræve at godkendelse af afdelingens driftsbudget skal ske ved urafstemning, forslås ændret til mindst 50 % af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere mod nuværende 25 %, således at beslutning sker træffes ved simpelt flertal. Der var enighed om ændring af vedtægterne dog gav reduktion af antallet af bestyrelsesmedlemmer og afdelingernes repræsentanter anledning til nærmere drøftelse og en separat afstemning. Det blev med 7 stemmer FOR, 0 stemmer IMOD og 1 stemme HVERKEN FOR ELLER IMOD besluttet, at der i vedtægtsudkast indarbejdes et reduceret antal afdelingsrepræsentanter. Det blev med 4 stemmer FOR, 3 stemmer IMOD og 1 stemme HVERKEN FOR ELLER IMOD besluttet, at der i vedtægtsudkast indarbejdes et uændret antal bestyrelsesmedlemmer på 9 personer. Det blev herefter enstemmigt besluttet, at bestyrelsen indstiller forslag om vedtægtsændring, med uændret antal bestyrelsesmedlemmer, til godkendelse på repræsentantskabsmødet. 10. Oplæg til omdannelse af Bo42 s Selskabslokaler. EF fremlagde bilaget Beboerhus tilskud og udvalg, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Nuværende bidrag vil ikke kunne holdes uændret efter ophør af det boligsociale projekt, og en væsentlig stigning i lejepriser umuliggør udlejning. Formålet med forslaget er at få ensartet drift og regler i alle 3 fælleshuse samt billigere drift ved at den varetages af frivillige, og administrationen kun varetager de økonomiske funktioner. Dette vil give væsentlig lavere lejepriser for såvel alle i Bo42 som eksterne. Det skal være gratis at bruge lokalerne i forbindelse med beboeraktiviteter. Forslaget indebærer at Bo42 s Selskabslokaler ophører som selskabslokaler pr. 31. december 2013 og overgår til et beboerhus for alle i Bo42, og benævnes Bo42 s Beboerhus eller mere mundret Beboerhuset. Pr. 1. januar 2014 overgår driften af Beboerhuset til frivillige, svarende til nuværende ordning i Valhalla og Søndergårdens Selskabslokale, hvor driften varetages af afdelingsbestyrelsen. Alle afdelinger i Bo42 yder et årligt tilskud til driften af fælleslokaler. I 2014 udgør tilskuddet et beløb, der svarer til kr. 35 pr. lejemål pr. måned. Beløbet indgår i driftsbudgetter fra 2015. Fordelingen vil ved dog regnskabsmæssigt allerede ske i 2014. Der var ønske om at næstformand indgår som født medlem af det stående aktivitetsudvalg. Forslaget blev enstemmigt godkendt og indstilles til godkendelse på repræsentantskabsmødet. 11. Bestyrelseshonorar. EF fremlagde Bestyrelseshonorar, 2012, muligheder og Bestyrelseshonorar 2013. Forslag til ny fastsættelse af bestyrelseshonorar er udarbejdet i henhold til tidligere beslutning og er et beregnet honorar over 3 år, som tager udgangspunkt i det i loven fastsatte maksimum. Forslaget lægger op til en ændring af tidligere ligelig fordeling af bestyrelseshonoraret, idet formanden bibeholder løsning med bærbar pc, antivirus og internetforbindelse. Derudover stilles der ipads, mobilbredbånd, Bo42-mail og webmail til rådighed for alle bestyrelsesmedlemmer. Det samlede beløb det første år overstiger maksimum, og forslaget forudsætter derfor et engangstilskud fra dispositionsfonden. Forslaget til ny fastsættelse af bestyrelseshonorar blev enstemmigt godkendt. side 4 af 6
12. Bornholms Grundejerforening, drøftelse af eventuelt medlemskab. EF fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Det blev enstemmigt besluttet, at vi for nuværende ikke søger optagelse i Bornholms Grundejerforening. 13. Repræsentantskabsfest. HH fremlagde budget for repræsentantskabsfest, der var udsendt sammen med indkaldelsen. De økonomiske rammer er uforandrede med et samlet budget på kr. 30.000. HH foreslog, at administrationen finder et sted i Rønne til afholdelse af repræsentantskabsfesten, hvilket blev enstemmigt vedtaget. 14. Afdeling 1, Landsbyggesagen; status og det videre forløb. EF fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Vi har rykket Lejerbo for status i renoveringssagen, da vi ikke modtaget orientering om status siden nyhedsbrevet i januar 2013. Lejerbo har meddelt, at der er aftalt møde med Landsbyggefonden torsdag den 25. april 2013. Det blev enstemmigt besluttet at afvente en tilbagemelding fra Lejerbo efter mødet i Landsbyggefonden. 15. Salg af el til lejerne. EF fremlagde vor standardskrivelse og allonge på køb af el i forbindelse med opladning af el-scooter, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Fremgangsmåde er fastsat efter forudgående drøftelse i bestyrelsen. Bestyrelsen behandlede sagen efter 2 lejeres henvendelse til Bo42. Sagen kan ikke håndteres anderledes, da alle bestemmelser og forretningsgange er fulgt til punkt og prikke. Opfatter modtagerne tilbuddet negativt og uetisk, er det optimale at lejernes henvises til at købe strøm direkte hos et elselskab, når denne mulighed foreligger. Det indstilles således til at nuværende aftaler opsiges til ophør pr. 1. januar 2014 og lejerne henvises til at indgå aftale med et elselskab. Indstillingen blev enstemmigt vedtaget. 16. Formanden orienterer. HH oplyste, at bestyrelsen for 2. kreds afholder møde på Bornholm den 24. - 25. maj 2013. I den forbindelse vil Bo42 være vært for en rundvisning i vore boligafdelinger og et orienteringsmøde den 25. maj 2013. Orienteringen blev taget til efterretning side 5 af 6
17. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at vi endnu engang har været nødt til at aflyse bestyrelsesmøde i Kystparkens Grundejerforening grundet afbud fra repræsentant fra Afdeling 20. Grundejerforeningens vedtægter foreskriver at afvikling af bestyrelsesmøder kræver deltagelse af alle medlemmerne. Der er brugt mange ressourcer, og det er oplyst overfor bestyrelsen i Kystparkens Grundejerforening at vi pr. 1. januar 2014 ser os nødsaget til kræve grundbeløbet for administration af en afdeling. Bestyrelsen i Kystparkens Grundejerforening står frit for at finde en alternativ løsning, herunder en opløsning af grundejerforening. at der er indkaldt til afdelingsmøde i Svaneke den 14. maj 2013. Punkter på dagsordenen er bl.a. etablering af 1 fællesvaskeri og individuel afregning af vand til forsyningsselskabet. Bornholms Forsyning har efterfølgende meddelt forbehold for indgåelse af aftale om denne ordning, hvorfor vi kan være nødsaget til at trække forslaget, medmindre der findes en anden løsning. at vi har fået godkendt byggeansøgning om at få tilbageført 3 lejemål til boliger i Afdeling 11. Der er indgået aftale med Døgnplejen om betaling af byggesagsgebyrerne, da der er tale om lejemål, som de tidligere har disponeret over. I forbindelse med byggeansøgningen har Teknik & Miljø stillet krav om etablering af røgalarmanlæg med elektronisk batteri backup. Etableringen af røgalarmanlæg er sat på dagsordenen til afdelingsmødet i Østersøparken, da etableringen vil indebære en lejeforhøjelse. at vi har modtaget underretning fra Rafn og Søn ApS om at SKAT er i gang med at behandle vores indsigelser over ejendomsvurderinger. Når sagerne er færdigbehandlet, vil vi modtage en samlet oversigt over konsekvenserne ved ændring af ejendomsvurderingerne. Orienteringen blev taget til efterretning 18. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. EF orienterede om at projektstyregruppen for det boligsociale projekt er nedlagt, som konsekvens af, at projektet er ophørt pr. 31. marts 2013. Bestyrelsesmedlemmerne havde ingen punkter til orientering. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste bestyrelsesmøde afholdes den 21. maj 2013. Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl. 19.53. Formanden takkede for god ro og orden. Rønne, den 21. maj 2013 Bestyrelsen: side 6 af 6