Boligorganisationen Nygårdsparken Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde tilrettet efter kommentarer Onsdag den 30. juni 2010 kl. 19.00 I selskabslokalerne Højkær 41 B Dagsorden: 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab 1/1 31/12 2009... 6 4 Behandling af indkomne forslag... 9 4.1 Forslag om ændring af eksisterende vedtægter fra afdelingsbestyrelsen. 9 4.2 Forslag om godkendelse af nye vedtægter fra organisationsbestyrelsen.. 9 5 Valg af formand... 13 6 Valg af næstformand... 13 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 13 8 Valg af revisor... 15 9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 15 10 Valg af kredsdelegerede til BL... 16 11 Eventuelt... 16 Repræsentantskabet består af boligorganisationens medlemmer samt 6 medlemmer fra boligafdelingen (jf. boligorganisationens vedtægter 3, stk. 2). Deltagere fra repræsentantskabet: Jan Kollemorten, formand Anne Hartvig, næstformand Lars Borg Michael Buch Barnes Johnny Flindt Finn Dalhammer Henning Bergenholz Hanne Krogh Klaus Rasmussen Lone Winkler Dan Larsen Martin Hartvig (suppl. uden stemmeret) Leif Adamsen (Suppl. uden stemmeret, forlod mødet ved påbegyndelsen af pkt. 4) Øvrige deltagere: Bent Michelsen, driftschef, Domea Pia Christiansen, regionsdirektør, Domea Henrik Meden, jurist, Domea Kristine Jacobsen, regionskonsulent, Domea (Ref.) Domea Boligcenter København, den 9. august 2010
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Bent Michelsen fra Domea blev valgt som dirigent. Han takkede for valget og konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet, at dagsordenen levede op til vedtægterne samt at mødet var beslutningsdygtigt. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Jan Kollemorten fremlagde bestyrelsens årsberetning: Lad det være sagt med det samme; vi er på vej ud af den mest turbulente periode i Nygårdsparkens nyere historie. Vi har skiftet administrationsselskab og har haft stort fokus på at løfte administrationen af selskabet, men desværre har kontroverser og klagesager også kostet mange kræfter. Siden sidst har vi haft administrationen af Nygårdsparken i offentlig licitation. Ved denne licitation kom seks administrationsselskaber i betragtning og opgaven for organisationsbestyrelsen var blandt dem at finde det for Nygårdsparken mest fordelagtige tilbud. Blandt de prækvalificerede administrationsselskaber var vores gamle administrator Almenbo, der igen gik i Klagenævnet for udbud med et krav om at få udbuddet annulleret. Denne klage fik dog ikke opsættende virkning på udbuddet og udbuddet blev gennemført. Klagenævnets afgørelse er kommet her i foråret 2010, og den faldt ud til fordel for Boligorganisationen Nygårdsparken, vi blev dog pålagt at betale 10.000 kr. til Almenbo, idet Ankenævnet fandt, at Lejerbo kunne have haft fordele i forbindelse med udbuddet. Ingen af parterne ønsker at gå videre med afgørelsen. Formålet med udbuddet var at finde det for Nygårdsparken mest fordelagtige tilbud og organisationsbestyrelsen gennemgik samtlige tilbud særdeles grundigt, inden valget faldt på Domea. Aftalen løber over fire år med option på endnu et år. Med denne Side 2 af 17
aftale sparer vi ca. 500.000 kr. om året, dvs. såfremt aftalen løber tiden ud, har Nygårdsparken sparet ca. 2,5 millioner kroner. D. 4. januar forsøgte afdelingsbestyrelsen at vælge et nyt repræsentantskab og en ny organisationsbestyrelse, med den dagsorden, at det nye repræsentantskab omgående skulle indsætte Almenbo som administrator. Organisationsbestyrelsen valgte at gå til Beboerklagenævnet i Brøndby Kommune for at få afgjort, hvilket af de nu to repræsentantskaber og to organisationsbestyrelser, der tegnede selskabet. Domea havde overtaget administrationen pr. 1. januar 2010 og stod i en vanskelig situation, det er vanskeligt for en administrator at servicere har to bestyrelser for en organisation, når man samtidig ikke er ønsket som administrator hos den ene. Vi fik for en periode en låst situation hvor Domea gik på knivsæggen, men takket været tilbageholdenhed fra begge organisationsbestyrelser gik det endda. Beboerklagenævnets afgørelse faldt ud til fordel for de allerede siddende forsamlinger. Udover hvad der ovenfor er nævnt, har der i foråret og forsommeren 2010 været flere klagesager for organisationsbestyrelsen at arbejde med. Dette drejer om en sag, vi har haft forelagt Tilsynet med almene boliger, vedrørende indkøb af træ foretaget af afdelingsbestyrelsen. Her finder Tilsynet ikke hjemmel til at afdelingsbestyrelsen på egen hånd kan indgå aftaler eller handler. Vi har ligeledes modtaget en regning fra Kuben på rådgivning givet til afdelingsbestyrelsen. Denne regning er det lykkes Domea at få halveret med henvisning til, at Kuben har handlet forkert ved at indgå en aftale med afdelingsbestyrelsen. Endelig har vi modtaget afregning på advokathonorar fra Advodan på ydelser, som vi ikke umiddelbart mener at have forpligtet os til, og Nygårdsparkens advokat har derfor bedt Advodan om at redegøre for forholdet og indbragt sagen for Advokatklagenævnet. Det forløb har ikke blot lagt beslag på de mentale kræfter hos organisationsbestyrelsen, det har også kostet økonomiske ressourcer. Indtil videre mere end 370.000 kr., og den sidste regning er sandsynligvis ikke set endnu. Som status er lige nu, er de sidste efterdønninger af forløbet i form af ovennævnte sager forhåbentligt snart afsluttet. Organi- Side 3 af 17
sationsbestyrelsen ser frem til dette, så vi igen kan fokusere på en positiv udvikling af Boligorganisationen Nygårdsparken. Som nævnt tog Domea over som administrationsselskab 1. januar 2010. Der er ingen tvivl om, at vi dermed har fået en dygtig og effektiv administration som fuldt ud kan leve op til de opgaver og krav, som kommer til almene boliger nu og i fremtiden. Det er bestyrelsens opfattelse at beboerne ligeledes er glade og tilfredse med Domea. Nygårdsparken skylder BL, specielt Claus Pedersen og Bjarne Zetterström, tak for hjælp og støtte i den forløbne periode. Det har været lærerigt at få lov til at være med i et EU -udbud. Vores administrator gennem 2009, Lejerbo, og Kurt Kristensen skylder vi tak, vi har fået en ordentlig behandling hele vejen igennem, også selvom vi forlod dem. Domea vores nye administrationsselskab skal også have tak, I vidste ikke hvad I gik ind til, men I har klaret det fantastisk. Det er tydeligt, at I først og fremmest arbejder for beboerne, det gør os fortrøstningsfulde. Afslutningsvis vil jeg gerne takke medlemmerne af organisationsbestyrelsen, suppleanter og repræsentantskab for den forløbne periode 2009-2010. Alle ønskes en god sommer. Henning Bergenholz bemærkede, at formanden gik meget hurtigt hen over udgiften på 370.000 kr. til advokatregninger og rådgivning. Det bemærkedes videre, at det er organisationsbestyrelsen, der egenhændigt har bestilt de ydelser, uden at tale med repræsentantskabet om det, og at afdelingsbestyrelsen ikke har haft noget med udgiften at gøre. Jan Kollemorten svarede, at han har en udtalelse fra en advokat om, at afdelingsbestyrelsen og Almenbo har samarbejdet om at få udbuddet standset. Udgiften udspringer af, at Almenbo har anlagt en række sager, så organisationsbestyrelsen har måttet hyre juridisk bistand til at håndtere. Jan Kollemorten mente således, at afdelingsbestyrelsen har været medvirkende til at regningen er blevet så stor. Jan Kollemorten spurgte Henning Bergenholz, om han ville fastholde, at der aldrig har været samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og Almenbo. Henning Bergenholz svarede, at det havde han aldrig sagt, og protesterede mod at Jan Kollemorten forsøgte at tørre regningen af på afdelingsbestyrelsen. Side 4 af 17
Jan Kollemorten udbad sig et svar fra Henning Bergenholz på hvorvidt det var korrekt, at afdelingsbestyrelsen og Almenbo har samarbejdet om at standse et lovligt EU-udbud samt samarbejdet om at Almenbo skulle overtage administrationen trods lovligt indgået kontrakt med anden part. Jan Kollemorten anførte, at det koster at få en advokat til at tilbagevise sagerne og at boligorganisationen ikke ville have haft de advokatregninger, hvis ikke afdelingsbestyrelsen havde prøvet at omgås reglerne. Derfor mente Jan Kollemorten, at det var forkert at påstå, at organisationsbestyrelsen havde smidt 370.000 kr. ud på ingenting. Henning Bergenholz bemærkede, at det undrede ham, at organisationsbestyrelsen havde haft brug for advokater til hjælp, når nu Jan Kollemorten var så klog. Jan Kollemorten fandt denne bemærkning useriøs. Lone Winkler mente, at det var organisationsbestyrelsen, der havde optrådt useriøst i ikke at ville gå af, selvom beboerne ville have Almenbo som administratorer. Hun mente endvidere, at organisationsbestyrelsen havde siddet beboernes ønske og valg overhørigt, da de blev stemt ud i september 2008. Lars Borg bemærkede, at han sammen med den øvrige organisationsbestyrelse var blevet pålagt af det daværende repræsentantskab at gennemføre et EU-udbud på administration, da det daværende repræsentantskab ikke kunne nå til enighed om at fusionere med Brøndby Boligselskab. I den forbindelse blev der indgået en muligvis tvivlsom midlertidig kontrakt med Lejerbo. Lars Borg bemærkede videre, at når en afdelingsbestyrelse bliver væltet, er der intet der tilsiger, at repræsentantskabet er blevet væltet, eller at tidligere trufne beslutninger skal omgøres. Organisationsbestyrelsen fortsatte altså med at gennemføre den opgave, man var blevet pålagt. Videre bemærkede Lars Borg, at han, sammen med den øvrige organisationsbestyrelse, i sommeren 2009 fik et brev fra Advodan om, at han ville blive stillet personligt ansvarlig for de regninger, der forelå pga. ulovligt indgået aftale med Lejerbo, på trods af, at han som organisationsbestyrelsesmedlem har lov til at indgå et EU-udbud. Det var først på daværende tidspunkt, at organisationsbestyrelsen følte sig nødsaget til at inddrage en advokat. Slutteligt opfordrede Lars Borg til, at man stoppede med mudderkastningen og så fremad. Henning Bergenholz begærede punktet lukket. Jan Kollemorten udbad sig en orientering fra afdelingsbestyrelsen om den sag, organisationsbestyrelsen havde fremlagt for tilsynsmyndigheden i Brøndby Kommune vedrørende afdelingsbestyrelsens indkøb af træ. Blandt andet ønskede Jan Kollemorten redegjort for, hvorfor man i bestyrelsen havde valgt at indkøbe en så dyr træsort, som han fandt var tilfældet. Henning Bergenholz redegjorde for, at man i afdelingsbestyrelsen havde haft to muligheder, og af disse havde valgt den billigste og mest vedligeholdelsesfri. I øvrigt mente Henning Bergenholz at afgørelsen fra Brøndby Kommune skulle tolkes som et frafald af kritikpunkterne i sagen. Side 5 af 17
Martin Hartvig bemærkede, at han havde fundet den samme træsort billigere. Henning Bergenholz svarede, at afdelingsbestyrelsen havde indhentet kontroltilbud og taget det billigste. Jan Kollemorten ønskede svar på, hvorfor afdelingsbestyrelsen havde foretaget indkøbet uden om administrationen. Henning Bergenholz svarede, at man havde været i kontakt med Lejerbo. Jan Kollemorten ønskede derudover svar på, hvorfor man havde valgt at købe hos en forhandler i Jylland og få træet fragtet, når der lå mange trælasthandlere i nærheden. Henning Bergenholz svarede hertil, at fragten havde været gratis. Jan Kollemorten konstaterede, at afdelingsbestyrelsen var imod ham, alene af den grund at han ikke brød sig om Almenbo. Hanne Krogh bemærkede, at ikke alle så ens på det og bakkede op om henstillingen fra andre repræsentantskabsmedlemmer om at ophøre med mudderkastningen. Jan Kollemorten beklagede, at han havde omfattet hele afdelingsbestyrelsen i sin bemærkning. Jan Kollemorten ønskede Henning Bergenholz kommentar til, at direktøren for Almenbo foran Klagenævnet for udbud angiveligt skulle have udtalt, at Almenbos tilbud på administrationen af Nygårdsparken var afgivet på skrømt. Henning Bergenholz svarede, at han ikke kunne indestå for, hvad direktøren for Alembo havde sagt. Lars Borg konstaterede, at alt dette nu var fortid. Dirigenten skar på dette tidspunkt igennem og forhørte sig hos repræsentantskabet om man kunne tage organisationsbestyrelsens beretning til efterretning. Beretningen blev taget til efterretning med 9 stemmer for og 2 imod. 3 Godkendelse af årsregnskab 1/1 31/12 2009 Boligorganisationens samt afdelingens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet. Regnskabet vedlægges som bilag 2 Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab for perioden 1/1 31/12-2009. Referat: Pia Christiansen redegjorde for Boligorganisationen Nygårdsparkens årsregnskab 2009 samt budget 2010 modtaget fra Lejerbo. Det Side 6 af 17
ser ganske fornuftigt ud, med et lille underskud på 196.767 kr., der skyldes kontorholdudgifter på baggrund af de sager, som netop var blevet diskuteret under bestyrelsens beretning. Underskuddet dækkes af egenkapitalen. Dispositionsfonden var pr. 31/12/2009 på 2.305.000 kr., dette mente Pia Christiansen ikke var svimlende, men det så fint ud. Pia Christiansen bemærkede videre at udgifterne til forretningsførelse i 2010 ville blive lavere samt at forrentningen ville blive anderledes. Jan Kollemorten ønskede at vide mere præcist, hvad underskuddet skyldtes. Pia Christiansen svarede, at det var konteret kontorhold. Jan Kollemorten spurgte, om dette var advokatudgifter, og dette bekræftede Pia Christiansen. Regnskabet for Boligorganisationen Nygårdsparken 2009 inkl. budget 2010 blev enstemmigt godkendt af repræsentantskabet. Pia Christiansen fortsatte med at fremlægge årsregnskab 2009 inkl. budget 2010 for afdeling Nygårdsparken og bemærkede indledningsvist, at der var grund til bekymring. På de faste udgifter var der en klar overskridelse på ejendomsskatter på ca. 300.000 kr. Pia Christiansen var usikker på, om dette ikke skyldtes, at man ikke havde nået at få den procentvise opskrivning med fra Brøndby Kommune. Derudover var der små budgetoverskridelser på vand, renovation og forsikringer, der tilsammen gav en overskridelse på 100.000 kr. Pia Christiansen fortsatte med de variable udgifter, hvor der på kto. 114, renholdelse, og kto. 115, almindelig vedligeholdelse, var samlede overskridelser på over 400.000 kr. I og med at Domea ikke havde været med inde over i 2009, var det ikke muligt for Pia Christiansen at sige, hvad der nøjagtigt var sket. Pia Christiansen henledte derudover opmærksomheden på, at der var brugt 884.239 på istandsættelse ved fraflytning. Dermed var alle henlæggelser brugt og mere til, og det var bekymrende. Der var nu underskud på kontoen. I alt gav regnskabet et underskud på i alt 1,1 mio. kr., hvilket ledte til et akkumuleret merforbrug på 1.452.073 kr. Johnny Flindt ønskede at vide hvad kto. 119, diverse udgifter, dækkede over. Pia Christiansen svarede, at det var afdelingsbestyrelsens konto, der bl.a. dækkede abonnement på beboerbladet, afdelingsfester, advokatomkostninger. Johnny Flindt ønskede at vide hvad 15.000 kr. i honorar dækkede over. Pia Christiansen måtte her henvise til afdelingsbestyrelsen idet hun ikke var klar over det. Side 7 af 17
Jan Kollemorten spurgte ind til kto. 118, drift af møde og selskabslokale, og hvorfor, der ikke var indtægter på denne konto. Lone Winkler svarede, at der havde været indtægter, men de var ikke sat ind på kontoen i 2009, da de skulle bruges til udgifter til nyt udstyr. Når dette var anskaffet ville det resterende beløb blive sat på kontoen. Johnny Flindt pegede på, at der allerede var sat 75.000 kr. af til disse indkøb i 2010 og at dette i sig selv var et pænt beløb. Lone Winkler havde ikke kendskab til, at der skulle være sat penge af. Pia Christiansen forklarede, at de 75.000 kr. er et rådighedsbeløb. Det er vigtigt at føre kasserapport over både indtægter og udgifter, så det er muligt at dokumentere, at der er styr på det. De rapporterede indtægter vil derefter kunne tages ud igen via rådighedsbeløbet. Finn Dalhammer spurgte ind til udgifterne til renholdelse. Man havde tidligere skåret ned på bemandingen for at spare på løn, så det undrede ham, at udgiften blev så høj, at det svarede til at hver mand tjente omkring 400.000 kr. årligt. Pia Christiansen henviste til, at der havde været en langtidssygemeldt medarbejder. Derudover var der også udgifter til pension, samt lønnen var steget ifølge overenskomsten. Medarbejderne i Nygårdsparken tjente ikke mere, end hvad man gjorde andre steder. Anne Hartvig bemærkede, at hende bekendt var de årlige udgifter alt inklusive til en gennemsnitslig fabriksarbejder omkring 390.000 kr., så beløbet passede meget godt. Henning Bergenholz kommenterede på de høje udgifter til fraflytninger og forklarede, at man i 2009 havde haft mange fraflytninger af beboere, der havde boet i lejemålet i rigtig mange år, og at dette var løbet op. I første halvdel af 2010 havde man til gengæld været under normen. Johnny Flindt henledte afdelingsbestyrelsens opmærksomhed på, at afdelingsbestyrelsen tidligere havde forkastet et budgetforslag for i stedet at udarbejde et budget, der var barberet med 4-500.000 kr. Det var disse indtægter fra huslejeforhøjelser, man manglede nu. Pia Christiansen redegjorde for, at organisationsbestyrelsen havde besluttet at dække de 452.073 kr. af afdelingens underskud fra dispositionsfonden. Det øvrige underskud skulle udlignes over budgettet over 5 år. Dette underskud ville blive indarbejdet i driftsbudgettet for 2011 og fremefter. Finn Dalhammer påpegede, at det var underligt at kto. 115, almindelig vedligeholdelse, var overskredet, da det var meget usædvanligt at man overskred en driftskonto. Anne Hartvig mente, at dette kunne have noget at gøre med, at man havde fået skiftet alle følere i opgangene. Pia Christiansen foreslog, at Domea undersøger overskridelserne på kto. 115, og indskrev i referatet, hvad der er årsag til disse. Side 8 af 17
Da Domea ikke har modtaget relevante bilag fra tidligere administrator, er det pt. ikke muligt at specificere overskridelserne nærmere. Det fremgår dog af referater af møder mellem afdelingsbestyrelsen og ejendomsinspektøren at man løbende har forsøgt at holde udgifterne nede. Dette blev godtaget af forsamlingen. Årsregnskabet 2009 samt budget 2010 for afdeling Nygårdsparken blev enstemmigt godkendt. 4 Behandling af indkomne forslag Følgende forslag er indkommet til behandling på mødet: 4.1 Forslag om ændring af eksisterende vedtægter fra afdelingsbestyrelsen Forslag til ændringer i eksisterende vedtægter fra afdelingsbestyrelsen vedlagt. Eftersendt dagsordenen er et forslag om uddybning og afstemning af de eksisterende vedtægters 9, stk. 4. 4.2 Forslag om godkendelse af nye vedtægter fra organisationsbestyrelsen På baggrund af lov nr. 208 om nye regler for almene boligselskaber pr. 1. januar 2010 og Socialministeriets bekendtgørelse nr. 506 af 10. maj 2010 om ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. har Domea udarbejdet vedlagte forslag til vedtægtsrevision. Alle tilføjelser/ændringer er markeret med understregning. Referat: Henrik Meden bemærkede, at de eksisterende vedtægter ikke lever op til nuværende regler. Dvs. at hverken repræsentantskabet eller Domea kan læse ud af vedtægterne, hvilke regler, der rent faktisk gælder. Henrik Meden opfordrede derfor til at indstille til afdelingsmødet, at vedtage nye vedtægter med udgangspunkt i forslaget udarbejdet af Domea tilrettet med de fremlagte ændringsforslag. Henning Bergenholz anførte, at han gerne ville starte med punktet om uddybning og afstemning af 9, stk. 4. Pia Christiansen bemærkede, at hvis Henning Bergenholz ønskede at vide, om repræsentantskabet med baggrund i 9, stk. 4 kan afsætte den siddende organisationsbestyrelse, så var dette muligt. Henning Bergenholz bad derefter den siddende bestyrelse om at gå af. Dirigenten forespurgte, om Henning Bergenholz stillede et mistillidsvotum til den siddende organisationsbestyrelse. Dette bekræftede Henning Bergenholz. Lars Borg ønskede en afklaring af, om repræsentantskabet stadig ville være beslutningsdygtigt i tilfælde af at organisationsbestyrelsen gik. Side 9 af 17
Dirigenten mente, at dette ville være tilfældet, da det så foreløbigt blot ville betyde, at hele organisationsbestyrelsen på nær den kommunalt udpegede repræsentant ville være på valg senere på mødet. Henning Bergenholz anførte, at man i så fald ikke er beboervalgt og ikke har noget mandat. Lars Borg anførte, at han var valgt til organisationsbestyrelsen af repræsentantskabet efter først at være blevet valgt af beboerne og at han derfor stadig mente, at han havde mandat fra beboerne til at sidde i repræsentantskabet. Michael Buch Barnes, Martin Hartvig og Pia Christiansen blev foreslået som stemmeudvalg og godkendt af forsamlingen. Stemmesedler blev delt rundt og dirigenten bad de stemmeberettigede om at stemme enten for et mistillidsvotum eller imod et mistillidsvotum. Dirigenten sikrede sig, at der ikke var tvivl om hvorledes afstemningen skulle foregå, og man gik derefter til afstemningen. Resultatet af afstemningen blev 6 stemmer for et mistillidsvotum, 4 stemmer imod et mistillidsvotum og 1 blank stemme. Dirigenten bemærkede, at dette betød, at Boligorganisationen Nygårdsparken pt. ikke havde nogen organisationsbestyrelsesmedlemmer udover Michael Buch Barnes, det kommunalt udpegede medlem. Dirigenten spurgte, om Henning Bergenholz var tilfreds med afklaringen af vedtægternes 9, stk. 4, og om mødet kunne fortsætte i henhold til dagsordenen. Dette var Henning Bergenholz indstillet på. Afdelingsbestyrelsen omdelte vedtægter med de allerede fremsendte ændringsforslag indarbejdet. Dette omdelte dokument ville Lars Borg ikke tage stilling til, da han ikke havde haft forudgående lejlighed til at gennemlæse dette. Michael Buch Barnes ville heller ikke forholde sig til det omdelte, men blot til det, der var udsendt forud for mødet. Henrik Meden bad forslagsstiller Henning Bergenholz om at uddybe, hvad han mente med det første forslagspunkt vedr. fusion. Henning Bergenholz uddybede, at det skulle forstås som, at samtlige beboere skulle tildeles en skriftlig stemme og at 2/3 skulle stemme for, før en fusion kunne gennemføres. Lars Borg bad om en klarlæggelse af, om det skulle være 2/3 af samtlige berettigede stemmer eller 2/3 af afgivne stemmer. Henning Bergenholz præciserede, at det skulle være 2/3 af samtlige berettigede stemmer, altså en urafstemning. Dirigenten foreslog, at da det stillede forslagspunkt ikke forelå som entydigt på dette område, skulle man nu blot stemme om hvorvidt forsamlingen mente, at var en god idé at spørge beboerne om fusion på en urafstemning, hvorefter juristen kunne udarbejde et forslag til præcis formu- Side 10 af 17
lering, som repræsentantskabsmødet senere kunne mødes og stemme om. Dette forslag om at stemme om princippet nu og den endelige formulering senere tilsluttede forsamlingen sig. Ligeledes tilsluttede alle sig, at beboerne ved fusioner fremover skulle høres ved urafstemning. Pia Christiansen bemærkede, at selv hvis repræsentantskabsmødet på denne måde tog stilling til samtlige af afdelingsbestyrelsens fremsatte ændringsforslag, ville boligorganisationens vedtægter stadig ikke være lovlige ifølge gældende regler. Jan Kollemorten foreslog, at man skulle tage udgangspunkt i de lovlige vedtægter udarbejdet af Domea og tilrette disse. Dette tilsluttede Henning Bergenholz sig. Lars Borg var enig med Jan Kollemorten og Henning Bergenholz. Med hensyn til næste forslagspunkt konstaterede Henrik Meden, at den ønskede ændring i de eksisterende vedtægters 3, stk. 2 ville være i strid med lovgivningen. Jan Kollemorten foreslog, at man stoppede med at justere i forhold til de eksisterende vedtægter og nedsatte et udvalg, der skulle arbejde videre med at få de ønskede ændringer tilpasset det nye vedtægtsforslag. Dirigenten anførte, at dette krævede, at Henning Bergenholz trak forslaget om ændringer i de eksisterende vedtægter tilbage. Dette gjorde Henning Bergenholz. Michael Buch Barnes opfordrede til, at mødet godkendte de nye standardvedtægter, således at boligorganisationen var indstillet på at der skulle være lovlige gældende vedtægter. Derefter kunne man så lave ændringsforslag og fremlægge nye vedtægter på afdelingsmødet. Dan Larsen forespurgte, om det var nødvendigt ifølge loven at have en organisationsbestyrelse. Henrik Meden svarede, at det var det. Hanne Krogh spurgte, om det er nødvendigt at have alle tre instanser repræsentantskab, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse. Lars Borg mente, at man kan vælge ikke at have en afdelingsbestyrelse. Dette var Henrik Meden enig i. Dirigenten henledte forsamlingens opmærksomhed på, at der havde indsneget sig en fejl i det af Domea udarbejdede vedtægtsforslag. I 6 stk. 2 skulle der stå 6 repræsentanter for hver afdeling i stedet for 5, da flertallet af repræsentantskabsmedlemmerne fremover skal være valgt på afdelingsmødet. Side 11 af 17
Henning Bergenholz mente ikke at have tilstrækkelig forhåndsviden om det forud for mødet udsendte forslag til nye standardvedtægter til at han kunne vedtage dem. Lars Borg bemærkede, at han personligt havde stor respekt for det arbejde, der var lagt bag forslaget til nye standardvedtægter, selvom han desværre ikke havde været med i arbejdet. Lars Borg havde tidligere brugt lang tid på at sætte sig ind i, hvad der er gældende lov, og forhørt sig hos en jurist og kunne på den baggrund bakke op om forslaget fra Domea til nye vedtægter. Lars Borg foreslog, at man derfor skulle blive enige om at tage udgangspunkt i det fremsendte forslag og lave ændringer ud fra dette, og at man nedsatte et udvalg til at inkorporere de af Henning Bergenholz fremsatte forslag, der var mulige ifølge gældende lovgivning. Michael Buch Barnes rådede repræsentantskabet til at tage en jurist og en referent med i vedtægtsudvalget, og at man i øvrigt skulle have forslaget klar til forelæggelse for afdelingsmødet i september. Henning Bergenholz understregede, at han trak sit forslag på betingelse af, at det af afdelingsbestyrelsen omdelte vedtægtsforslag samt de indsendte ændringspunkter indgik i vedtægtsudvalgets arbejde. Pia Christiansen gjorde opmærksom på, at en jurist og referent fra Domea ville blive afregnet efter medgået tid. Jan Kollemorten foreslog at kommunen i stedet kunne hjælpe med en jurist. Anne Hartvig mente ikke, at kommunen havde ressourcerne eller niveauet til dette arbejde. Michael Buch Barnes mente, at man skulle bruge Domeas jurist, da Domea hidtil havde vist sig som en dygtig administrator, der tillige på forhånd kendte Nygårdsparken og vedtægtsforslaget. Hanne Krogh mente, at man skulle undlade en referent for at spare lidt på regningen og at en af udvalgets medlemmer kunne fungere som referent. Anne Hartvig mente, at udvalget kunne starte med at udarbejde et forslag og derefter bede juristen se på dette, for at spare på udgifterne til jurist. Dirigenten spurgte, om forsamlingen var enige om at lade et udvalg arbejde videre med forslag, der derefter ville blive sendt til Henrik Meden til juridisk gennemgang. Dette var der enighed om i forsamlingen. Jan Kollemorten foreslog, at man afventede nedsættelse af et udvalg til efter afholdelse af valgproceduren. Dirigenten spurgte, om nogen var imod dette, det var ikke tilfældet. Side 12 af 17
5 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog orientering til efterretning. 6 Valg af næstformand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at næstformand for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. Næstformanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger næstformand for organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Repræsentantskabet tog orientering til efterretning. 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. Formand, næstformand og yderligere 2 bestyrelsesmedlem vælges af repræsentantskabet, mens 1 medlem udpeges af Brøndby kommune. Brøndby kommune har udpeget Michael Buch Barnes til bestyrelsen for perioden 1. januar 2010 til 31. december 2013. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Jan Kollemorten Formand Repræsentantskab 2011 Johnny Flindt Medlem Repræsentantskab 2011 Lars Borg Medlem Repræsentantskab 2010 Anne Hartvig Medlem Repræsentantskab 2010 Michael Buch Barnes Medlem Kommunen 2013 Johnny Hansen Suppleant Organisationsbestyrelsen 2010 Martin Hartvig Suppleant Organisationsbestyrelsen 2010 Med Domea som forretningsfører. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 bestyrelsesmedlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år, samt eventuelt 2 suppleanter. Referat: Dirigenten påpegede, at kun Michael Buch Barnes, der er udpeget af kommunen, ikke var på valg og at der altså skulle vælges 4 bestyrelsesmedlemmer. Side 13 af 17
Lars Borg spurgte, om det var korrekt forstået, at repræsentantskabet også efter mødet uanset udfaldet af valget ville bestå af afdelingsbestyrelsen samt Michael Buch Barnes, Jan Kollemorten og Johnny Flindt. Dirigenten bemærkede, at dette ikke ville være tilfældet. Der ville blive tomme pladser, hvor nye medlemmer skulle stemmes ind på afdelingsmødet. Jan Kollemorten mente, at der ville være 4 tomme pladser i repræsentantskabet. Pia Christiansen bemærkede, at repræsentantskabet skulle bestå af afdelingsbestyrelsen på 6 beboervalgte personer plus 5. Af disse resterende 5 var det kun Michael Buch Barnes, der ikke var på valg efter mistillidsvotumet. Dirigenten bemærkede, at de 4, der havde fået mistillidsvotum godt kunne stille op igen. Jan Kollemorten bemærkede, at det vist ikke tjente noget formål, når repræsentantskabet netop havde stemt dem ud. Martin Hartvig bemærkede, at det ikke var sikkert, at det var alle medlemmer af den udstemte organisationsbestyrelse, som der var mistillid til. Jan Kollemorten bad om en timeout på 5 minutter til lige at mødes i enrum med de øvrige tre afgåede organisationsbestyrelsesmedlemmer samt suppleanten. Dette blev bevilliget og repræsentantskabsmødet blev suspenderet i 5 minutter. Da timeouten var overstået, bad dirigenten om at få opstillet 4 kandidater til organisationsbestyrelsen. Lone Winkler, Henning Bergenholz, Klaus Rasmussen og Dan Larsen blev opstillet. Anne Hartvig ønskede opklaret hvad der ville ske med de ledige pladser, der ville blive I repræsentantskabet, da 3 af de 4 opstillede nu gik fra at være afdelingsvalgte til at være valgt af repræsentantskabet. Dirigenten anførte, at så måtte de tre suppleanter til repræsentantskabet træde til indtil der kunne vælges nye repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet. Det viste sig, at én suppleant allerede var i brug. Lars Borg bemærkede, at han var valgt som 2. suppleant til repræsentantskabet. Dette stillede Henning Bergenholz sig uforstående overfor. Dirigenten spurgte forsamlingen, om der var flere kandidater til organisationsbestyrelsen. Side 14 af 17
Dette var ikke tilfældet. Lone Winkler, Henning Bergenholz, Klaus Rasmussen og Dan Larsen blev dermed valgt som ny organisationsbestyrelse sammen med Michael Buch Barnes. Lars Borg forespurgte dirigenten, om de 4, der ikke længere var med, måtte forlade mødet. Dette gav dirigenten lov til. Lars Borg, Jan Kollemorten, Anne Hartvig og Johnny Flindt forlod derefter mødet. Dirigenten foreslog, at formanden blev valgt for to år (på valg 2012) og næstformanden for et år (på valg i 2011). Henning Bergenholz blev opstillet som formand for organisationsbestyrelsen og valgt uden modkandidater. Lone Winkler blev opstillet som næstformand for organisationsbestyrelsen og valgt uden modkandidater. Michael Buch Barnes bemærkede, at det ville være klogt af den nye bestyrelse at invitere nogle af de afgåede bestyrelsesmedlemmer til at deltage i arbejdet med. Pia Christiansen efterlyste en opdateret liste over, hvem der nu var med i repræsentantskabet når der blev gjort brug af suppleanter osv. 8 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. Statsautoriseret Revisionspartnerselskab er p.t. revisor. Organisationsbestyrelsen indstiller at BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab ny vælges som revisor. BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab er Domeas faste samarbejdspartner med henblik på revision af boligorganisationerne. BDO vandt seneste udbud af opgaven på prisbillighed og kender tillige arbejdsgangene omkring opgaven. Standardpriserne i Domeas ydelseskatalog forudsætter således, at Domeas faste samarbejdspartner vælges som revisor. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab som revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab blev enstemmigt nyvalgt som revisor. 9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Side 15 af 17
De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Nygårdsparken Boligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 3 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Referat: Beslutningen udsættes til repræsentantskabet atter er fuldtalligt. 10 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Nygårdsparken kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælge de delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at vælge de delegerede. Referat: Beslutningen udsættes til repræsentantskabet atter er fuldtalligt. 11 Eventuelt Referat: Henning Bergenholz orienterede om, at man dagen efter skulle have møde med driftschef Mona Bojko fra Domea vedr. faldstammeprojekt. Pia Christiansen bemærkede, at sagen var blevet fremstillet for organisationsbestyrelsen, og at denne havde godkendt eventuelt at dække de 480.000 kr., hvilket betød at projektet kunne sættes i gang. Pia Christiansen foreslog at Domea skulle udsende forslag til mødeplanlægning. Dan Larsen bemærkede at der ikke skulle planlægges møder for organisationsbestyrelsen. Pia Christiansen understregede, at man ikke lovligt kunne slippe for at have en organisationsbestyrelse. Side 16 af 17
Hanne Krogh forespurgte, om man kunne invitere repræsentantskabet med til organisationsbestyrelsesmødet. Pia Christiansen svarede, at dette kunne man godt, det ville dog formelt set blive som observatører uden stemmeret. Michael Buch Barnes understregede, at der skal være en organisationsbestyrelse, der er ansvarlig for afdelingens økonomi, og at man bliver nødt til at operere ud fra, at der skal være mulighed for at varetage dette forsvarligt. Han foreslog derfor, at der blev afholdt organisationsbestyrelsesmøde en gang i kvartalet. Pia Christiansen ville forsøge at få planlagt det første møde til lige efter afdelingsmødet, dvs. i perioden fra slutningen af september til midten af oktober. Der blev nedsat et vedtægtsudvalg bestående af Henning Bergenholz, Dan Larsen og Klaus Rasmussen. Hanne Krogh foreslog, at man skulle bede Anne Hartvig og Lars Borg om at deltage. Pia Christiansen lovede, at Domea ville fremsende notat fra juristen vedr. vedtægtsændringer snarest. Det blev kort diskuteret at afvikle afdelingsbestyrelsen. Lone Winkler ønskede en forklaring på, at der stod afdelingerne i vedtægterne, når der i Nygårdsparken kun er én afdeling. Dirigenten påpegede at formålet med boligorganisationen ifølge vedtægterne bl.a. var at opføre boliger, og dette skal resten af vedtægterne tage højde for. Mødetidspunkt for vedtægtsudvalg blev bestemt til d. 20. juli klokken 18.30. Herefter konstaterede dirigenten, at der ikke var yderligere indlæg under eventuelt og erklærede mødet for afsluttet. København d. 22.07.2010 Bent Michelsen, dirigent Brøndby d. Henning Bergenholz, formand for repræsentantskabet Side 17 af 17