Implementeringsvilkår for forretningspartnere, som skal være involveret i BSCI monitoreringsprocessen (producenter) 1 I. Indledning Til dette dokuments formål henviser producenter til den forretningspartner i forsyningskæden for en BSCI-deltager, som fremstiller varer (fødevarer eller andre varer) eller producerer råmaterialer, og som er blevet omfattet af BSCI monitoreringsprocessen, som resultat af BSCI-deltagerens eller forretningspartnerens due diligence. Denne beslutning kan komme direkte fra BSCI-deltageren eller indirekte gennem en BSCIdeltagers forretningspartner. BSCI-deltagere forbeholder sig retten til at inkludere eller ekskludere producenten i monitoreringsprocessen til enhver tid som følge af deres egne definitioner af risici. Ved at underskrive disse implementeringsvilkår accepterer producenter værdierne og principperne i BSCI adfærdskodekset og forpligter sig til at træffe de rimelige og passende foranstaltninger til at overholde principperne i BSCI adfærdskodekset på deres egne faciliteter. Derudover vil de involvere deres væsentlige forretningspartner til at handle på ansvarlig vis. 1 Copyright 2014 tilhørende FTA Foreign Trade Association, Bruxelles Implementeringsvilkår BSCI forretningspartnere, der skal monitoreres offentligt dokument V. 1/2014 1/5
II. Forpligtelse til socialt ansvarlig forretningsdrift 2.1. Når de påtager sig de forpligtelser, der er udstukket i BSCI adfærdskodekset, samarbejder producenter med BSCI-deltagere og fortsætter en konstruktiv og åben dialog med deres interessenter om anvendelse af BSCI adfærdskodekset. 2.2. Producenter kommunikerer aktivt deres accept af BSCI adfærdskodekset til hele deres virksomhedsorganisation og til deres forretningspartnere. Producenter vil opslå BSCI adfærdskodekset på det lokale sprog på et let tilgængeligt sted. 2.3. Producenter bekræfter, at de har læst og forstået BSCI adfærdskodekset og relevante implementeringsbetingelser, og de forpligter sig til at bestræbe sig på at opnå fuld overholdelse af kodekset, i det omfang de har indflydelse herpå. 2.4. Producenter har de nødvendige procedurer og ressourcer til at opfylde deres forpligtelser vedrørende BSCI adfærdskodekset og sikre en fortsat fremskridt med hensyn til dets implementering. 2.5. Producenter kræver, at deres betydelige forretningspartnere bestræber sig på at opnå fuld overholdelse af BSCI adfærdskodekset og træffer, i det omfang de har indflydelse herpå, rimelige foranstaltninger, der er nødvendige for at gøre BSCI adfærdskodekset gældende for deres egne forretningspartnere. 2.6. Producenter anerkender, at det, hvis de ikke følger værdierne og principperne i BSCI adfærdskodekset og/eller overtræder nogle af disse implementeringsvilkår, er tilstrækkelig grund for BSCI-deltagere eller relevante forretningspartnere til at afbryde deres forretningsrelationer med en signatur producent. Bevisbyrden i denne situation påhviler BSCIdeltagere eller forretningspartnere som relevant. III. Integrering af socialt ansvar i virksomhedskulturen 3.1. Producenter bør etablere gode ledelsespraksisser, der involverer medarbejderne og deres repræsentanter i sund udveksling af oplysninger om forhold på arbejdspladsen. 3.2. Producenter skal indføre politikker og procedurer for at sikre overholdelse af principperne i BSCI adfærdskodekset og passende beskyttelse af medarbejdere. 3.3. Producenter skal tage specifikke skridt til at gøre medarbejdere bekendt med deres rettigheder og ansvar, især overfor de mest udsatte grupper (f.eks. vandrende arbejdere). 3.4. Producenter skal opbygge tilstrækkelig kompetence blandt ledere og medarbejdere med henblik på at integrere BSCI adfærdskodekset i deres virksomhedskultur. 3.5. Produktions-, HR og andre relevante afdelinger (eller personer) skal oplæres og opmuntres på en måde, der gør det muligt for dem at bidrage til integration af principperne for ansvarlig forretningsdrift i virksomhedskulturen. V. 1/2014 2/5
IV. Samarbejde og bemyndigelse på deres egne faciliteter og i forsyningskæden 4.1. Producenter deltager i træning af og støtter deres egne medarbejdere med henblik på at sikre de nødvendige færdigheder til at opnå og følge principperne i BSCI adfærdskodekset. 4.2. Producenter søger en konstruktiv og åben dialog med deres medarbejdere og medarbejderrepræsentanter vedrørende deres ansvar for at overholde principperne i BSCI adfærdskodekset. 4.3. Producenter søger en konstruktiv og åben dialog med betydelige forretningspartnere vedrørende deres evne til at overholde BSCI adfærdskodekset og hjælpe dem med at opfylde disse forventninger. V. Due diligence på deres egne faciliteter og i deres forsyningskæde 5.1. Producenter forpligter sig til at handle agtpågivent med hensyn til (a) at vurdere deres virksomheds faktiske og potentielle ugunstige indvirkninger i forhold til værdierne og principperne i BSCI adfærdskodekset, (b) identificere punkter i deres egne faciliteter og deres forsyningskæde, hvor der er den største risiko for at disse negative indvirkninger kan forekomme og (c) reagere på disse med det mål at forhindre og/eller håndtere dem i overensstemmelse med BSCI adfærdskodekset. 5.2. Producenter indhenter og vurderer pålidelige informationer om deres egen virksomhed og forretningspartneres ansvarlige adfærd og gemme den nødvendige dokumentation som bevis på, at de handlede med agtpågivenhed. De søger yderligere oplysninger om tilgrundliggende årsager til alle uoverensstemmelser med principperne i BSCI adfærdskodekset og tager den nødvendige korrigerende handling. 5.3. Producenter kræver, at deres forretningspartnere regelmæssigt rapporterer til dem vedrørende deres fremskridt med hensyn til implementering og/eller overholdelse af BSCI adfærdskodekset samt effektiviteten af deres respons på ugunstig indvirkning på de værdier og principper i BSCI adfærdskodekset, hvor de kan have været involveret. 5.4. Producenter skal etablere eller deltage, i det omfang det er muligt, i effektive klagemekanismer på driftsniveau for at reagere overfor enkeltpersoner (især deres medarbejdere) og grupper, som er ugunstigt berørt af deres aktiviteter. V. 1/2014 3/5
VI. Informationsstyring 6.1. Producenter rapporterer nøjagtigt til BSCI-deltagere vedrørende deres implementeringsplan og fortsatte forbedring for deres egen virksomhed, samt effektiviteten af alle reaktioner på ugunstig indvirkning på værdier og principper i BSCI adfærdskodekset, som de kan have været involveret i. 6.2. Producenter søger at forstå bekymringerne hos potentielt berørte interessenter, fra hvem de kan blive nødt til at søge råd, og rådfører sig eksternt med pålidelige, uafhængige eksperter. Dette omfatter regeringer, den civile sektor og medarbejderrepræsentanter med henblik på at bekræfte effektiviteten af deres implementeringsproces. 6.3. Producenter forpligter sig til straks at informere BSCI-deltageren så vidt muligt om enhver forsømmelse fra deres egen side og/eller deres forretningspartnere, især underleverandører, som de bliver bekendt med, og som kan medføre en ugunstig indvirkning på værdierne og principperne i BSCI adfærdskodekset. VII. Monitorering af fremskridt 7.1. Producenter overvåger, at BSCI adfærdskodekset overholdes af dem selv og deres forretningspartnere, der er involveret i produktionsprocessen, baseret på en udviklingsorienteret tilgang. 7.2. Producenter anerkender vigtigheden af at have tillidsfyldte forhold og vil ikke være involveret i forfalskning af oplysninger, især dokumentbeviser, der er relevante for monitorering af deres præstation mht. overholdelse af BSCI adfærdskodekset. 7.3. Producenter indvilliger i, at individuelle revisorer, der arbejder på vegne af eller på anden vis repræsenterer et revisionsfirma, der udfører BSCI revisioner, kan indsamle de nødvendige dokumentbeviser. Dette omfatter men er ikke begrænset til billeder af deres produktionsfacilitet(er) samt kopier af forretningsdokumenter, der er relevante for revisionen. 7.4. Producenter indvilliger i, at fortrolige interviews med medarbejderrepræsentanter og medarbejdere valgt frit af revisorer kan udføres uden indflydelse fra producentens side. 7.5. Producenter indvilliger i, at alle revisionsoplysninger vil blive registreret i BSCIplatformen. Denne platform gør det muligt at dele revisionsrapporterne blandt BSCIdeltagere. 7.6. Producenter indvilliger i, at oplysninger indsamlet på deres faciliteter under BSCIrevisionen kan deles med tredjeparter (i) såfremt dette sker inden for rammeværket for BSCI, (ii) såfremt sådan overførsel er nødvendig for bestemmelserne i eller på vegne af FTA/BSCI-relaterede aktiviteter, og/eller (iii) tredjeparterne indvilliger i at behandle de tilvejebragte oplysninger med den yderste respekt og kun til det formål, der er relevant for sagen. 7.7. Producenter indvilliger i, at BSCI-revisorer kan blive underkastet et overvågningsbesøg, når de udfører BSCI-revisionen på deres facilitet. Overvågningsbesøg V. 1/2014 4/5
har til formål at sikre kvaliteten af revisorer/revisorfirmaer, der udfører BSCI-revisioner. De har derfor ingen indvirkning på producenters præstation eller revisionsresultater og indebærer ingen yderligere omkostninger for producenten. Producenter indvilliger i at, hvis anmodet herom, deres BSCI sociale revision vil omfatte et overvågningsbesøg, og at de yderligere revisorer vil blive tilladt adgang til faciliteten. 7.8. Producenter indvilliger i, at deres facilitet og produktionsområder kan underkastes undersøgelsesforanstaltninger inden for rammerne af BSCI integritetsprogrammet som for eksempel men ikke begrænset til overvågningsbesøg, gentagne revisioner og tilfældige ikke-annoncerede kontrolbesøg. Hvis resultater af tilfældige ikke-annoncerede kontrolbesøg afviger fra det tidligere revisionsresultat, vil producenten afholde hele udgiften til det tilfældige ikke-annoncerede kontrolbesøg. Underskrift på virksomhedens vegne Underskriftsdato Virksomhedens navn Personens navn V. 1/2014 5/5