Udlåns- og driftsaftale Farimagsvej 16, 4700 Næstved Frivilligcenter Næstved flytter i juli 2017 ind i den kommunale ejendom på Farimagsvej 16, 4700 Næstved. Ejendommen skal endvidere danne rammen om De sociale Foreningers Hus. Formålet med denne aftale om udlån af ejendommen er at beskrive ansvarsfordelingen mellem Frivilligcentrets bestyrelse og Næstved Kommune. Ud over denne Udlåns- og driftsaftale i forhold til ejendommen er der udarbejdet en aftale for 2017-2020 mellem Frivilligcenter Næstved og Næstved Kommune i forhold til Frivilligcentrets egen opgavevaretagelse mv. Udlånsaftalen er en aftale mellem undertegnede som ejer af ejendommen også kaldet udlejer: Næstved Kommune Rådmandshaven 20 4700 Næstved v/repræsentant fra Center for Trafik og Ejendomme, Team Ejendom Og medundertegnede som låner af ejendommen også kaldet lejer: Frivilligcenter Næstved Farimagsvej 22 (indtil 1. maj 2017) 4700 Næstved Side 1 af 6
1. Beskrivelse af ejendommen Fordeling og ansvar Ejendommen på Farimagsvej 16 består af i alt 704 m2 i tre plan. Fordelt på 252m2 i stueplan, 200m2 på 1 sal og 252m2 i kælderplan. Fordeling Frivilligcenter Næstved råder over kontorlokaler i stueetagen, ét mødelokale på 1. sal samt depotrum i kælderen svarende til i alt 1/3 del af huset. Derudover kan Frivilligcentret anvende foreningslokalerne til aktiviteter, efter samme principper som foreninger, dog uden yderligere betaling. De resterende lokaler udlånes til foreninger efter de principper og aftaler, som udarbejdes af Frivilligcenter Næstved og Frivilligrådet i fællesskab. I praksis skal der skabes et sammenhængende og åbent hus til gavn og glæde for de sociale foreninger og aktive borgere inden for det sociale område. Frivilligrådet og Frivilligcentrets bestyrelse arbejder sammen om at finde en hensigtsmæssig organisering med stor inddragelse af frivillige i forhold til De sociale Foreningers Hus, der imødekommer de ønsker, som foreningerne har i forhold til at skabe et aktivt og levende foreningshus. En endelig organisering forventes at være på plads inden udgangen af 2017. Frivilligcenter Næstved har det overordnede ansvar for den daglige drift af hele huset. Adgang til De sociale Foreningers Hus Det vil blive etableret et elektronisk adgangssystem til De sociale Foreningers Hus, der gør det muligt at få adgang til mødelokaler og fælles faciliteter uden for Frivilligcenter Næstveds åbningstid. Booking af lokaler Lokalerne i De sociale Foreningers Hus udlånes pt. til foreninger og frivillige grupper via det bookingsystem, som Frivilligcenter Næstved pt. anvender. Side 2 af 6
2. Driftsudgifter i forhold til ejendommen Den årlige husleje for Frivilligcenter Næstved fastsættes til 0 kr. Frivilligcenter Næstveds andel af driftsudgifterne fastsættes til 150.000 kr. årligt. Næstved Kommune har fortløbende afsat 200.000 kr. årligt til drift af ejendommen. Der er således afsat i alt 350.000 kr. til den årlige drift af hele ejendommen. Disse midler skal dække følgende udgifter: el, vand, varme, renovation, trådløst netværk, løsøreforsikring, grønne områder, is og snerydning, eftersyn af adgangssystem, serviceaftale køkken, rengøring, rengøringsmidler, vinduespudsning samt et afsat beløb til indvendig vedligeholdelse af ejendommen. Frivilligcenter Næstved har ansvaret for afregningen af driftsudgifterne samt overholdelse af driftsbudgettet. Der oprettes en særskilt kontoplan i kommunen til det samlede afsatte driftsbudget, og Frivilligcenter Næstved fremsender regninger til Næstved Kommune for driftsudgifter af ejendommen. Frivilligcenter Næstved opretter sig hos forsyningsselskaberne og afregner forbrug direkte hertil. Der kan aftales, at der fremsendes á conto afregning, så Frivilligcentret sikres likviditet. Frivilligcentret udarbejder et årligt driftsregnskab, der fremsendes til Næstved Kommune i første kvartal i det efterfølgende år. Såfremt budgettet ikke er overholdt, udarbejder Frivilligcenter Næstved en redegørelse med begrundelser i forhold til budgetoverskridelsen. Redegørelsen fremsendes sammen med årsregnskabet fra Frivilligcentret. På baggrund af dette vil det blive vurderet, om budgetrammen skal korrigeres, eller om merforbruget skal fratrækkes i det efterfølgende års 18-tilskud til Frivilligcentret. Da det er uvist hvor høje driftsudgifter, der er på ejendommen, evalueres aftalen med Næstved Kommune og Frivilligcenter Næstved efter 1 års drift. 3. Forsikring af ejendommen Ejendommen er bygningsforsikret af Næstved Kommune. Alle skader skal anmeldes til Næstved Kommune, Center for Trafik og Ejendomme, Team Ejendom. Frivilligcenter Næstved tegner en løsøreforsikring for hele ejendommen. 4. Anvendelse af ejendommen Ejendommen skal anvendes til Frivilligcenter Næstved og De sociale Foreningers Hus og må ikke uden Næstved Kommunes skriftlige samtykke anvendes til andet formål. Frivilligcenter Næstved må ikke uden Næstved Kommunes samtykke foretage ændringer af ejendommen. Det gælder også, selv om Frivilligcenter Næstved selv afholder udgiften til ændringer. Ved enhver bygningsmæssig ændring skal Center for Trafik og Ejendomme, Team Ejendom inddrages. Side 3 af 6
Udlejer indestår for, at det lejede ved lejeaftalens indgåelse lovligt kan anvendes til det aftalte formål. Efterfølgende myndighedskrav i forbindelse med lejers brug af det lejede er udlejer uvedkommende. Alle arbejder skal udføres i overensstemmelse med offentlige forskrifter og reglementer, påbud fra offentlige myndigheder og krav fra forsyningsvirksomheder mv. Har Frivilligcenter Næstved foretaget ændringer, installationer mv. i ejendommen, tilhører installationerne mv. Næstved Kommune, medmindre der i den konkrete situation indgås anden aftale. Frivilligcenter Næstved har den fulde vedligeholdelsespligt af de pågældende installationer mv. Næstved Kommune har som ejer af ejendommen ret til at få eller skaffe sig adgang til ejendommen, når forholdene kræver det. Frivilligcenter Næstved har ret til at foretage skiltning på ejendommen, i det omfang det er sædvanligt efter områdets og ejendommens art. Udformningen og placeringen skal opfylde offentlige forskrifter og myndighedskrav og må ikke være til gene for ejendommen, dens brugere, brugere af omliggende ejendommene eller øvrig skiltning på ejendommen. Det skal tilstræbes, at bygningen fremtræder med et ensartet præg. Ved lejeforholdets ophør er Frivilligcenter Næstved forpligtiget til at fjerne skiltningen. Side 4 af 6
5. Vedligeholdelse og renholdelse af ejendommen Vedligeholdelsespligt Lejer har den fulde indvendige vedligeholdelsespligt. Vedligeholdelsespligten omfatter også fornøden fornyelse. Lejers vedligeholdelsespligt omfatter følgende: a) maling, hvidtning og tapetsering af indvendige overflader b) indvendige gulve og gulvbelægninger c) maling af vinduesrammer indvendigt og indvendigt træværk i øvrigt d) udvidelse og ændringer i installationer og fast inventar af enhver art, herunder vvs-installationer og elinstallationer e) hårde hvidevarer, alle udgifter i forbindelse hermed f) lyskilder af enhver art, alle udgifter i forbindelse hermed g) tyverialarm, alle udgifter i forbindelse hermed h) EDB-installationer, alle udgifter i forbindelse hermed i) vandhaner og blandingsbatterier, alle udgifter i forbindelse hermed j) håndvaske og toiletter, alm. vedligehold heraf k) rensning af afløb og vandlåse l) rensning og slamsugning af afløbsledninger og brønde m) indvendige bygningsdele, herunder også låse, nøgler, beslag og dørhåndtag n) brandmateriel, alle udgifter i forbindelse hermed o) hærværk, alle udgifter i forbindelse hermed p) skadedyrsbekæmpelse: myrer, bier og hvepse q) graffiti, alle udgifter i forbindelse hermed r) rensning af tagrender og nedløb Udlejer har den udvendige vedligeholdelsespligt af ejendommens klimaskærm samt reparation og udskiftning af tekniske installationer, herunder vvs, el og afløb- og kloakledninger. Udlejers vedligeholdelsespligt omfatter også samtlige lovpligtige service og eftersyn, herunder ABDL-anlæg, elevatoranlæg mv. Udlejers udvendige vedligeholdelsespligt omfatter ligeledes belysningsanlæg på bygning og parkeringsplads. Udearealer inkl. inventar, belægning, flisearealer, hegn mv. samt beplantning vedligeholdes af lejer. Vintervedligeholdelse udføres ligeledes af lejer. Renholdelse mv. Rengøring og vinduespudsning anses som en del af driften (se afsnit om drift). Ejendommen og udearealer skal til enhver tid fremstå i pæn og renholdt stand. Side 5 af 6
6. Aftale i forhold til indflytning, opsigelse og fraflytning Aftalen gælder fra den 1. juli 2017 Udlånsaftalen følger Driftsaftalen mellem Næstved Kommune og Frivilligcenter Næstved, hvor Næstved Kommune yder økonomisk tilskud til Frivilligcenter Næstved. Den nuværende Driftsaftale gælder for perioden 2017-2020. Såfremt lejer ønsker at opsige lejemålet kan dette ske med 3 måneders varsel. Lejer skal aflevere det lejede i samme stand som ved indflytningen. Der foretages indflytningssyn, når istandsættelsen er færdig. Indflytningssyn foretages af repræsentant fra Center for Trafik og Ejendomme, Team Ejendom og Frivilligcenter Næstved. Det lejede skal af lejer på fraflytningsdagen afleveres fuldstændig rengjort. Er dette ikke tilfældet, vil rengøring blive foretaget for lejers regning. Senest ved fraflytningstidspunktet skal lejer aflevere samtlige nøgler til låse i døre og lignende. Dette gælder også nøgler til låse, som lejer har isat. Afleveres nøglerne ikke som anført, vil udskiftning af låse ske for lejers regning. Ved afleveringsforretningen udfærdiges en fortegnelse ( afleveringsrapport ) over, hvilke vedligeholdelsesarbejder mv. der skal udføres for at bringe det lejede i aftalt stand. Fortegnelsen underskrives af begge parter. Alle aftaler, der ændrer eller supplerer denne kontrakt, skal være skriftlige for at være bindende. Næstved den / - 2017 Næstved Kommune Næstved Kommune Frivilligcenter Næstved XXX Bruno Lind Bestyrelsen Center for Trafik og Ejendomme Direktør Side 6 af 6