Pensioneringsprocessen for institutioner

Public Release PENSAB Pensioneringsprocessen for institutioner Indhold 1. Overblik over den samlede proces... 2 2. Start en pensioneringssag for en tjenestemand... 3 2.1 Udfyld pensionsskemaet... 3 2.2 Tilføj registerudskrift... 6 2.3 Afsend pensionsskema... 7 3. Tjenestemandens version af pensionsskemaet... 8 4. Godkendelse af pensionsskema modtaget... 11 4.1 Dokumentationskrav ved pensionering... 13 4.2 Manuel behandling af pensionsskemaet... 13 4.3 Afvis pensionsskema... 14 5. Tilføj eventuel øvrig dokumentation... 15 6. Igangsæt sag... 16 7. Afviste pensionssager... 17 8. Listen over pensionssager... 19 Denne vejledning beskriver processen for hvordan en pensionering af en tjenestemand gennemføres i PENSAB. Beskrivelsen omfatter den samlede proces, men der er primært fokus på den del af processen, hvor institutionerne har en rolle. Når en tjenestemand skal gå på pension, er der først en række formularer (dvs. pensionsskema og registerudskrift), som skal udfyldes og godkendes af tjenestemanden selv, inden man kan gå videre i processen. Disse formularer ligger elektronisk i PENSAB-systemet, og tjenestemanden kan ligeledes underskrive og godkende pensionsskemaet elektronisk på tjenestemandspension.dk. Landgreven 4, Box 2193 1017 København K T 3392 8000 E modstlon@modst.dk www.modst.dk Side 1 af 19

Public Release PENSAB 1. Overblik over den samlede proces 1. Udfyld pensionsskema: Når tjenestemanden skal pensioneres, skal institutionen starte med at gøre pensionsskemaet klar i PENSAB. 2. Tilføj registerudskrift: Registerudskriften skal tilføjes pensionssagen. 3. Afsend pensionsskema: Pensionsskemaet gøres tilgængeligt for tjenestemanden på tjenestemandspension.dk. 4. Giv besked: Dernæst skal der gives besked til tjenestemanden om, at han skal udfylde de supplerende oplysninger og underskrive elektronisk på tjenestemandspension.dk. 5. Modtag godkendt skema: Når tjenestemanden har godkendt skemaet og underskrevet elektronisk, får institutionen besked om dette via en Kontrol i PENSAB. 6. Tilføj evt. øvrige dokumenter: Hvis sagen kræver yderligere dokumentation, skal dokumenterne uploades i PENSAB. 7. Kontrollér oplysninger: Efterfølgende skal institutionen kontrollere oplysningerne og sørge for, at de korrekte dokumenter er vedlagt sagen. 8. Igangsæt sag: Når pensionssagen er gjort parat fra institutionens side, igangsætter institutionen sagen i PENSAB, og derved overdrages sagen til Statens Administration. 9. Tildel sag: Hos Statens Administration tildeles sagen en sagsbehandler, som gennemgår sagen og de vedlagte dokumenter. 10. Afvis evt. sag: Hvis Statens Administration finder, at pensionssagen ikke kan viderebehandles, fx pga. manglende eller ukorrekte oplysninger, vil sagen blive afvist. 11. Se afvist sag: Institutionen gøres opmærksom på afviste sager på forsiden af PEN- SAB, og der er desuden skrevet en note i PENSAB til institutionen om baggrunden for afvisningen. 12. Tilret evt. sag: Når en sag afvises, overdrages ansvaret for sagen igen til institutionen, som retter sagen til, og eventuelt tilføjer flere dokumenter, eller retter i oplysningerne. Tjenestemanden skal evt. godkende pensionsskemaet igen. Herefter sendes sagen igen til Statens Administration. 13. Lav pensionsberegninger: Når sagens oplysninger og dokumenter er på plads, laver Statens Administration pensionsberegningen med de relevante pensionstyper, og tilknytter beregningerne til pensionssagen. 14. Udfyld SP-oplysninger: Der udfyldes evt. supplerende oplysninger til brug i Udbetalingssystemet SP (herunder om ægtefælle og børn). 15. Godkend sag: Pensionssagen godkendes af Statens Administration og sendes til SP for udbetaling. Landgreven 4, Box 2193 1017 København K T 3392 8000 E modstlon@modst.dk www.modst.dk Side 2 af 19

Public Release 2. Start en pensioneringssag for en tjenestemand Når pensioneringssagen skal påbegyndes, skal du først udfylde dele af pensionsskemaet og tilføje en registerudskrift til pensionssagen. Dernæst skal du informere tjenestemanden via digital post og informere ham om, at han nu kan logge på tjenestemandspension.dk for at færdiggøre og godkende pensionsskemaet og registerudskriften. Tjenestemanden fremsøges i PENSAB-systemet og fanebladet [Pensioneringssag] vælges. På dette faneblad ses et grafisk overblik over hele pensioneringsprocessen og de forskellige trin, som skal udføres undervejs, inden pensionssagen endelig godkendes i Statens pensionssystem (SP). Man kan klikke på de grønne bokse i overblikket, men ikke de grå. De grønne bokse illustrerer, hvilke handlinger i processen som er mulige, hvorimod de grå er allerede udførte handlinger eller handlinger, som ikke er mulige på dette tidspunkt i processen, eller ikke tilgængelige for den bruger, som er logget ind. Institutionernes rolle i processen er at tilvejebringe den nødvendige dokumentation for pensioneringen og have kontakten til tjenestemanden i dette forløb, for derefter at overdrage sagen til Statens Administration (SAM), som efterfølgende udfører den endelige sagsbehandling af pensionssagen, herunder laver beregninger, godkender sagen og sender informationerne videre til SP. Figur 1 Her er tjenestemanden fremsøgt i PENSAB, og fanebladet [Pensioneringssag] er valgt. Pensioneringssagen er ikke påbegyndt. Pensionsskemaet kan udfyldes og registerudskriften kan tilføjes. 2.1 Udfyld pensionsskemaet Du skal starte med at udfylde pensionsskemaet. Landgreven 4, Box 2193 1017 København K T 3392 8000 E modstlon@modst.dk www.modst.dk Side 3 af 19

Klik på boksen [Udfyld pensionsskema]. Dette åbner [Pensionsskema], som er en trin-guide, der indeholder de oplysninger, som kan udfyldes af institutionen i forbindelse med pensioneringen af tjenestemanden. Tip: Trin-guiden er på i alt 4 sider, og du kan klikke frem og tilbage i trin-guiden, som du ønsker ved at klikke på [Næste] og [Forrige]. Du kan også vælge at gemme skemaet undervejs ved at klikke [Gem], for senere at vende tilbage til det. Eller helt at annullere dine indtastninger ved at klikke [Annuller]. Figur 2 Side 1 af pensionsskemaet. Datoen for fratrædelse er indtastet her. VIGTIGT: Oplysninger i pensionsskemaet, som er markeret med * er obligatoriske at udfylde. Tip:Hvis du er i tvivl om de enkelte spørgsmåls betydning i pensionsskemaet, er der til hvert spørgsmål en hjælpetekst, som fremkommer ved at klikke på Figur 3 Eksempel på en hjælpetekst ved spørgsmålet [Hvad skal Statens Administration beregne]. Side 4 af 19

Figur 4 Side 2 af pensionsskemaet. Bemærk, at hvis der svares Ja til spørgsmål om tjenestemanden er i den lukkede gruppe, vil man få vist yderligere spørgsmål, som skal besvares. Skalatrinnet er indsat automatisk fra tjenestemandens oplysninger i PENSAB. Figur 5 Side 3 af pensionsskemaet. Bemærk, at her har man svaret Ja til, at der er indgået aftale om seniorordning, hvorved der er kommet et ikon frem, og en tekst, hvor der mindes om dokumentationskravet i forbindelse med en senioraftale. Mærket står generelt ved de spørgsmål, hvor der er dokumentationskrav. Figur 6 Side 4 af pensionsskemaet, hvor oplysninger om arbejdsgiveren indtastes. Institutionsnavnet er sat ind automatisk. Når du har udfyldt oplysninger i pensionsskemaet, klikker du på [Godkend til tjenestemandspension.dk], hvilket gør skemaet klar til afsendelse. Bemærk, at du skal klikke på [Gem] for at beholde oplysningerne inden godkendelse, hvis du har påbegyndt processen med udfyldelse af pensionsskemaet. Side 5 af 19

Du kan se i boksen [Udfyld pensionsskema], at der er kommet et flueben. Det betyder, at pensionsskemaet er udfyldt og klart til afsendelse. Men du kan først klikke på boksen [Afsend pensionsskema], når du også har tilføjet en registerudskrift til pensionssagen. 2.2 Tilføj registerudskrift Klik på boksen [Tilføj registerudskrift], hvilket åbner en lille boks, hvori du skal taste datoen for registerudskriften. Du skal taste datoen for, hvornår tjenestemanden går på pension. VIGTIGT: Det er altid pr. den 1. i måneden, at en tjenestemand pensioneres. Figur 7 Registerudskriften dannes automatisk og tilknyttes sagen. Når du klikker [OK], laver PENSAB registerudskriften automatisk. Der er nu kommet et flueben i boksen [Tilføj registerudskrift], så man nemt kan se, at denne del af processen er udført. Registerudskriften er tilføjet i listen over dokumenter, som du kan se, når du klikker på boksen [Tilføj/Vis dokumenter], hvilket ses herunder. Side 6 af 19

Figur 8 I vinduet [Dokumenter] vises alle sagens dokumenter. Her kan registerudskriften ses. Du åbner et dokument ved at klikke på., og sletter et dokument ved at klikke på. Registerudskriften åbnes således ved at klikke på. 2.3 Afsend pensionsskema Når både pensionsskemaet og registerudskriften er klar til tjenestemanden, klikker du på [Afsend pensionsskema], hvilket gør dokumenterne tilgængelige på tjenestemandspension.dk, hvor tjenestemanden skal udfylde sin del af skemaet og godkende med sit NemID. Det er ikke muligt at klikke på [Afsend pensionsskema] førend både registerudskrift og pensionsskema er gjort klar til afsendelse. Tip: Det er underordnet i hvilken rækkefølge, at du udfører [Udfyld pensionsskema] og [Tilføj registerudskrift]. Figur 9 Når du klikker på [Afsend pensionsskema], får du en bekræftelse på, at skemaet er sendt til godkendelse hos tjenestemanden. Side 7 af 19

VIGTIGT: Informationen om, at dokumenterne ligger klar på tjenestemandspension.dk gives ikke automatisk til tjenestemanden. Du skal selv sørge for, at han får informationen, fx via digital post. 3. Tjenestemandens version af pensionsskemaet Tjenestemanden skal nu udfylde sin del af pensionsskemaet. Når pensionsskemaet er afsendt fra institutionen, fremkommer der hos den pågældende tjenestemand et nyt faneblad [Pensionering] på tjenestemandspension.dk, som tjenestemanden skal klikke på for at komme til pensionsskemaet og registerudskriften, som du har sørget for at gøre klar til ham. Tip: Den version af skemaet, som tjenestemanden ser, når han logger på tjenestemandspension.dk er anderledes end den version som du ser, idet han skal svare på de supplerende spørgsmål i skemaet. Nedenfor er det vist, hvordan skemaet ser ud for tjenestemanden. Det giver dig mulighed for at guide en tjenestemand, som måtte have brug for hjælp til at udfylde og godkende skemaet. Figur 10 Når pensionsskemaet er afsendt fra institutionen, fremkommer der et nyt faneblad [Pensionering] på tjenestemandspension.dk, som tjenestemanden skal klikke på for at komme til pensionsskemaet og registerudskriften, som du har sørget for at gøre klar til ham. Side 8 af 19

Figur 11 Ved at klikke på henholdsvis [Vis registerudskrift] og [Udfyld pensionsskema] kan tjenestemanden se sine oplysninger og færdiggøre pensionsskemaet. Ved at klikke på [Udfyld pensionsskema], åbnes pensionsskemaet og her skal tjenestemanden svare på spørgsmål om civilstand og børn, skattekort og eventuel borgmesterpension. Figur 12 Side 1 af pensionsskemaet, som det ser ud for tjenestemanden. Har tjenestemanden tidligere været separeret eller skilt, skal dette oplyses, hvorved der vises et mærke ud for spørgsmålet og en tekst om, at pensionsmyndigheden skal have en kopi af separations- eller skilsmissepapirer. Figur 13 Side 2 af pensionsskemaet. Tjenestemanden skal afgive oplysninger om borgmesterpension og skattekort. Side 9 af 19

Figur 14 Side 3 af pensionsskemaet. Alle oplysninger er samlet på denne side, og giver tjenestemanden et overblik, inden han godkender endeligt ved at klikke på [Godkend pensionsskema]. Side 10 af 19

Figur 15 Tjenestemanden får en bekræftelse på, at pensionsskemaet er underskrevet og sendt til pensionsmyndigheden. Hvis tjenestemanden ønsker at gemme og/eller printe registerudskriften og pensionsskemaet efter, at han har godkendt det, kan dette gøres ved at klikke på henholdsvis [Vis registerudskrift] og [Vis pensionsskema]. Dette åbner en pdf-fil for hver af dokumenterne, som kan gemmes lokalt på tjenestemandens egen PC og printes ud, hvis det ønskes. 4. Godkendelse af pensionsskema modtaget Når tjenestemanden har godkendt pensionsskemaet vil der i PENSAB være fremkommet et flueben i boksen [Godkendelse modtaget], så det er tydeligt, at skemaet nu er godkendt. Endvidere bliver boksen [Igangsæt sag] grøn og klikbar, se nærmere beskrivelse under afsnit 6. Figur 16 Når tjenestemanden har godkendt pensionsskemaet på tjenestemandspension.dk, dannes der en kontrol, så institutionen bliver gjort opmærksom på det. Når pensionsskemaet er udfyldt af tjenestemanden og vedkommende har godkendt skemaet på tjenestemandspension.dk, bliver der automatisk dannet en kontrol i PENSAB under [Kontrol] med kontroltypen [Pensioneringsskema], så institutionen bliver gjort opmærksom på, at tjenestemanden har godkendt skemaet, så man kan komme videre i processen. Tip: Brugeren er [Tjenestemandspension.dk], dvs. at man kan også søge på [Bruger] for at fremfinde netop denne type kontroller. Side 11 af 19

VIGTIGT: Husk at godkende kontrollen, da Statens Administration ellers ikke kan notere på sagen ved en evt. afvisning. Ved at klikke på [Vis tjenestemand] navigeres der til tjenestemandens oplysninger i PENSAB, hvorfra sagen kan viderebehandles ved enten at igangsætte sagen eller tilføje flere dokumenter, som er krævede eller relevante for sagen, inden sagen igangsættes. Dette er beskrevet i det følgende. Figur 17 Det godkendte pensionsskema er nu modtaget i PENSAB, og institutionen kan overdrage sagen til Statens Administration. Det godkendte skema kan ses ved at klikke på [Tilføj/Vis dokumenter]. I vinduet som åbnes, vises registerudskriften og det godkendte pensionsskema indeholdende både de oplysninger som institutionen og tjenestemanden selv har tastet ind. Klik på under [Handling] for at åbne pensionsskemaet og kontrollere oplysningerne. Side 12 af 19

Figur 18 Dokumentet Ansøgning om tjenestemandspension kan se i vinduet [Tilføj/Vis dokumenter]. Vigtigt: Inden pensionssagen igangsættes hos Statens Administration, er det institutionens ansvar at kontrollere pensionssagen, herunder oplysningerne i pensionsskemaet og at de korrekte og krævede dokumenter, som sagen måtte omfatte, er lagt ind på sagen under [Tilføj/vis dokumenter]. 4.1 Dokumentationskrav ved pensionering Følgende beskriver de forskellige dokumenter som kræves ved en pensionsansøgning, samt hvorvidt de er obligatoriske. Pensionsansøgning Rådighedsløn Åremålsansættelse = True Afskedsårsag en af: 05 Svagelighed 06 Kvalificeret svagelighed 07 Tilskadekomst 019 Anden utilregnelighed Hvis ja til lukket gruppe Hvis nej til lukket gruppe og andet beregningsskalatrin er udfyldt Tilkøbt Pensionsalder Seniorordning Separeret eller Skilt Dokumenttype, der skal vedhæftes Godkendelse af stillingsnedlæggelse Åremålsaftale Helbredsnævn Helbredsnævn Helbredsnævn Afskedsskrivelse Lønseddel Aftale (ej obligatorisk) Tilkøb Seniorordning Skilsmisse (ej obligatorisk) 4.2 Manuel behandling af pensionsskemaet Hvis tjenestemanden ikke har mulighed for at underskrive elektronisk på tjenestemandspension.dk, fx af personlige årsager, eller fordi vedkommende ikke har NemID, er det nødvendigt at håndtere pensionsskemaet som en manuel proces. Når dette er tilfældet, skal pensionsskemaet udfyldes som tidligere beskrevet, men i stedet for at sende skemaet til godkendelse hos tjenestemanden på tjenestemandspension.dk, klikkes på [Dan udskrift], som danner en pdf-fil, som du kan printe ud, og sende pr. mail/brev til tjenestemanden, som underskriver manuelt. Tjenestemanden skal returnere skemaet til institutionen, Side 13 af 19

som efterfølgende skal uploade det underskrevne dokument i PENSAB på lige fod med de andre dokumenter. Er tjenestemanden død, så udfyldes pensionsskemaet og sendes til den ansøgne ægtefælle/børn, som underskriver og returnerer skemaet, hvorefter institutionen uploader og gemmer filen med typen [Ansøgning om tjenestemandspension (ansøgning)]. Figur 19 Hvis pensionsskemaet skal behandles manuelt, klikkes der på [Dan udskrift] og skemaet kan printes ud eller vedhæftes fx i en mail. VIGTIGT: Ved ægtefællepension skal dødsdatoen indtastes ind i PENSAB (under supplerende oplysninger). Figur 20 Ved ægtefællepension skal dødsdatoen lægges ind under supplerende oplysninger i PENSAB. 4.3 Afvis pensionsskema Du kan få brug for at afvise pensionsskemaet, fx ved indtastningsfejl i pensionsskemaet det kan være institutionen eller tjenestemanden selv, som har indtastet ukorrekte oplysninger. Måske bliver du kontaktet af tjenestemanden, som oplyser dig om, at han ikke kan godkende skemaet, pga. oplysninger i skemaet, som han mener, er forkerte. Måske har Statens Administration afvist pensionssagen og gjort institutionen opmærksom på, at der skal ændres i pensionsskemaet. Se nærmere beskrivelse af arbejdsgangen for SAM s afvisning af pensionssagen under afsnit 7. I disse situationer skal du klikke [Afvis pensionsskema]. Dette bevirker, at skemaet ikke længere er tilgængeligt på tjenestemandspension.dk. Side 14 af 19

Derefter klikker du igen [Udfyld pensionsskema], hvilket åbner pensionsskemaet med de oprindelige indtastninger, som du nu har mulighed for at rette. På sidste side (side 4) i pensionsskemaet, klikker du igen [Godkend til tjenestemandspension.dk], hvilket gør den nye version af skemaet tilgængelig for tjenestemanden. VIGTIGT: Det er dit ansvar at oplyse tjenestemanden om, at den nye version af skemaet ligger klar på tjenestemandspension.dk, og skal godkendes igen. 5. Tilføj eventuel øvrig dokumentation Når en pensionssag kræver, at der vedlægges øvrig dokumentation, fx kopi af afgørelse fra helbredsnævnet ved sygdom eller kopi af afskedsskrivelse ved uegnethed eller utilregnelighed, åremålsaftale og/eller lønseddel, skal det ske elektronisk i PENSAB. VIGTIGT: Al nødvendig dokumentation skal vedhæftes inden sagen sendes til Statens Administration, da sagen ellers ikke kan igangsættes. Se derfor efter dette mærke ud for de forskellige spørgsmål i pensionsskemaet. For at tilføje øvrig dokumentation til pensionssagen, skal du klikke på boksen [Tilføj/vis dokumenter], hvorefter du kan tilføje de ønskede dokumenter til sagen. Figur 21 I vinduet [Dokumenter] kan du uploade dokumenter, som er krævede eller relevante for pensionssagen. Du skal vælge den korrekte dokumenttype for det dokument, som du er i færd med at uploade, fx Dokumentation fra helbredsnævn (Helbredsnævn). Når du har valgt dokumenttypen, skal du vælge dokumentet, som du har gemt fx på dit lokale drev ved at klikke på [Vælg]. Når dokumentet er valgt, skal du klikke [Gem] for at gemme dokumentet på pensionssagen. Herefter vil dokumentet være vist i listen over dokumenter. Side 15 af 19

Figur 22 Ved at klikke [Vælg] kan du uploade et dokument fra dit eget filsystem. Herefter klikker du [Gem] for at gemme dokumentet på pensionssagen i PENSAB. Tip: Så længe sagen ikke er igangsat hos Statens Administration, kan du tilføje nye dokumenter, samt slette og erstatte med andre dokumenter. Du sletter et dokument ved at klikke på ud for dokumentet. Du har altid mulighed for at fremfinde pensionssagen og åbne dokumenter, også selvom sagen er overdraget til Statens Administration. VIGTIGT: Når du efterfølgende igangsætter sagen hos Statens Administration, kontrollerer PENSAB-systemet, at de krævede dokumenter er vedlagt pensionssagen, såfremt den aktuelle pensionssag kræver det i forhold til de indtastninger, som du og tjenestemanden har indtastet om hans sag. Det er således ikke muligt at igangsætte pensionssagen hos Statens Administration, hvis de krævede dokumenter ikke er vedlagt pensionssagen. Dog kontrolleres der ikke om eventuelle skilsmissepapirer er vedlagt. 6. Igangsæt sag Du er nu klar til at igangsætte sagen hos Statens Administration. Når pensionsskemaet er godkendt af tjenestemanden, er boksen [Igangsæt sag] grøn og du kan nu klikke på [Igangsæt sag], hvorved Statens Administration overtager ansvaret for sagsbehandlingen af pensioneringen. Side 16 af 19

Figur 23 Sagen er nu igangsat hos Statens Administration. VIGTIGT: Statens Administration kan afvise sagen, hvorved institutionen igen får overdraget ansvaret for pensionssagen. Det vil typisk være fordi, der mangler dokumenter og/eller, der er ukorrekte oplysninger i pensionsskemaet. Afvisningen kan også være begrundet i, at sagen er indsendt for langt tid før pensioneringsdatoen eller hvis dato for pensionering er skæv, fx den 15. eller den 20. En tjenestemand kan kun pensioneres pr. den 1. i måneden. Dette gælder dog ikke for opsatte pensioner. Læs mere om, hvordan du ser, at sagen er afvist i afsnit 7. 7. Afviste pensionssager Hvis Statens Administration har afvist sagen, vil du få det vist på forsiden af PENSAB i boksen [x pensionssager er afvist]. Side 17 af 19

Figur 24 På forsiden af PENSAB gøres du opmærksom på, hvis en eller flere af dine pensionssager er blevet afvist. Ved at klikke på det grå område med teksten [x pensionssager er afvist], ledes du til listen over den eller de pensionssager, som du har adgang til og som er afvist. Tip: Du kan også klikke i menuen [Pensionssager], hvorved listen åbnes med samtlige pensionssager for din institution, se nærmere beskrivelse i afsnit 8. Figur 25 I dette tilfælde er én af sagerne blevet afvist af Statens Administration. Klik på Klik på og se detaljer for, hvornår afvisningen og ændringer er foretaget på pensionssagen., og du ledes direkte til tjenestemandens pensionssag. Information om, hvorfor sagen er afvist og hvad du evt. skal gøre i den forbindelse vil være beskrevet under fanebladet [Tjenestemandsoplysninger] bjælken [Noter]. Se et eksempel nedenfor. Side 18 af 19

Figur 26 Eksempel på en note, som Statens Administration har indsat som begrundelsen for afvisningen af pensionssagen. Når du har foretaget ændringerne på sagen, så skal du igen gå ind på Pensioneringssagen og klikke [Igangsæt sag], så Statens Administration er klar over, at de nu kan viderebehandle sagen. 8. Listen over pensionssager Under menuen [Pensionssager] kan du se alle pensionssager, som du har adgang til. Du har mulighed for at fremsøge sager på: Status (Igangsat, Behandles, Rettet, Afvist, Godkendt, Godkendt uden SP) Sagsbehandler CPR.nr Dato fra og Dato til Du kan vælge [Medtag godkendte pensionssager], hvis det ønskes. Klik på [Søg] for at filtrere listen i forhold til dine søgekriterier. Figur 27 Her vises listen over pensionssager, som brugeren, der er logget ind, har adgang til. Side 19 af 19