F2 Godkendelser. Version 4.4

Transkript

1 F2 Godkendelser Version 4.4

2 Indholdsfortegnelse Generelt om F2 godkendelser... 3 Oversigt... 4 Oprettelse af godkendelse... 5 Skabelon... 5 Godkendelsesforløb... 6 Gem godkendelsesskabelon... 8 Godkendelsesoverblik... 9 Godkendelsesredskaber Abonnementer Igangsættelse og ændring af godkendelse Modtagelse af godkendelse Godkendelse og returnering Modtagelse af returnering Afslutning af godkendelse Preview muligheder Godkendelseshistorik og versionsstyring... 18

3 Generelt om F2 godkendelser Muligheden for at oprettet en godkendelse i F2 skal imødekomme behovet for at oprette og gennemføre godkendelser af produceret materiale. Scenarierne kan variere organisationer imellem, men godkendelser er et redskab til hurtigt og simpelt at få kvalitetssikret igangværende arbejde. Godkendelse anvendes i de tilfælde, hvor man har behov for at én eller flere personer godkender ens arbejde, eksempelvis en dagsorden til et møde. Alle har mulighed for at igangsætte en godkendelse, definere hvem der skal godkende og fristen for godkendelsen. En godkendelse tilknyttes en akt. Godkendelse indeholder samme funktionalitet som Forelæggelser, men der er foretaget tiltag og forbedringer for at imødekomme kundernes forskellige behov og ønsker. Brugere af forelæggelser vil genkende den generelle opbygning, mens oprettelse af skabeloner er et nyt tiltag. Formålet med følgende beskrivelse er, at vise godkendelsen anvendeles muligheder. I et godkendelsesforløb er der to forskellige roller: ansvarlig og godkender. Den ansvarlige er den person, der er ansvarlig for akten. Personen notificeres undervejs omkring de godkendelseshandlinger der foretages. Det skal bemærkes, at denne rolle kan overtages af en anden person undervejs. En godkender, er tilknyttet et trin i godkendelsesforløbet og har mulighed for at foretage godkendelseshandlingerne: Godkendelse og returnering. Alle godkendelser består af en række trin, hvor mange trin en godkendelse skal indeholde bestemmes ud fra det aktuelle behov.

4 Oversigt Godkendelser er en særlig søgeliste, som fremgår i Lister. Ved at klikke her, kan man nemt få et overblik over igangværende godkendelser i organisationen. Status Afventer godkendelse Godkendelsesforløb Figur 1: Godkendelsesoverblik Ønsker man udelukkende at se de godkendelser, hvor man selv er ansvarlig vælges vis primære søgefelter. Søgefeltet giver mulighed for, at lave søgninger på metadata, der er specielt relevant for godkendelser. Man har nu mulighed for at fremsøge godkendelser baseret på metadata. Hvis man skriver sit navn i feltet Ansvarlig fremgår kun de godkendelser, hvor vedkommende er ansvarlig. Vis primære søgefelter Navn indtastes Figur 2: Godkendelsesoverblik

5 Oprettelse af godkendelse Man arbejder i en akt, i dette tilfælde en dagsorden, og efter færdiggørelsen ønsker man at få den godkendt, eksempelvis af kollegaer der også skal deltage i mødet. I navigationslinjen på ens akt, er der en pil der klikkes ned på og her vælges Godkendelse. Pil ned Skabelon Figur 3: Valg af godkendelse Man skal nu vælge en skabelon for godkendelsen. Der er mulighed for at vælge en personlig skabelon (se her), en delt skabelon som er tilgængelig for hele organisationen (opsættes af Kundens administrator) eller en tom skabelon. I dette tilfælde vælges Nyt tomt godkendelsesforløb og herefter klikkes der OK. Delt skabelon Personlig skabelon Figur 4: Valg af skabelon Nu åbnes et tomt godkendelsesforløb. Metadata for godkendelsen udfyldes, Frist for godkendelsen angives med dato og klokkeslet. Hvis godkendelsen haster sættes der et flueben i feltet Haster. I feltet Beskrivelse angives en kort forklaring, som alle godkendere får adgang til at se.

6 Feltet Type er en drop-down menu, hvor der er 3 valgmuligheder: Til orientering, Til beslutning og Til godkendelse. Disse valgmuligheder leveres som standard, men Kunden kan selv definere og tilpasse disse. Der er herigennem mulighed for at angive formålet med godkendelsen. I dette tilfælde er det en dagsorden der skal Til godkendelse. Fastsættelse af frist Haster Type vælges Beskrivelse tilføjes Godkendelsesforløb Nu opsættes selve godkendelsesforløbet. Figur 5: Metadata udfyldes Der er ingen begrænsning for hvor mange trin en godkendelse skal bestå af, dette bestemmer personen der opsætter godkendelsen. Et trin kan let tilføjes, ved at klikke på Tilføj trin. Godkender på et trin påføres enten ved at skrive personens navn i Godkender feltet eller ved søge personen frem i sit partsregister På hvert trin er der mulighed for at sætte flueben i Begrænset synlighed. Dette medfører, at personen ikke kan se akten førend godkendelsen når personens trin. Godkender på et trin kan tildeles en frist, hvilket gøres i venstre side. Herigennem er det muligt, at give godkender på hvert enkelt trin en individuel frist. Dette er et redskab til at overholde den endelige frist. På hvert trin er det muligt at tilføje mere end én godkender, hvilket gøres ved at klikke på knappen i venstre side Tilføj godkender. Mere end én godkender på et trin kan være aktuelt i de tilfælde, hvor der er et behov for, at flere personer på samme niveau skal godkende. Her er der heller ikke en begrænsning på antallet af godkendere. Godkender på samme trin modtager godkendelsen samtidig og det er først når alle godkendere på trinet har godkendt, at forløbet videregives til næste trin. I feltet Kopi til kan man tilføje en person, der skal modtage en kopi af godkendelsen. Personen kan ikke arbejde i godkendelsen, men orienteres blot om godkendelsen. Ønsker man at fjerne en godkender, klikker man på x et der er på samme linje, som godkenderen er angivet.

7 Ønsker man at fjerne selve trinnet fra godkendelsen klikker man på x et ved siden af fristfeltet. Synlighed Tilføj navn Tilføj navn Adgang til partsregister Angiv frist Klik her for tilføjelse af trin Figur 6: Opsætning af godkendelsesforløb Fjern godkender fra trin Flere godkeder på samme trin Fjern trin

8 Gem godkendelsesskabelon Når de nødvendige trin er tilført godkendelsen, klikker man på Gem. Hvis opsætningen af godkendelsesforløbet anvendes mere end én gang, er der mulighed for at gemme forløbet ved at klikke på Gem som skabelon hvorefter skabelonen navngives og man klikker OK. Skabelonen er nu gemt som en personlig skabelon. Gem skabelon Tast navn på skabelon Bekræft/fortryd Figur 7: Gem skabelon

9 Godkendelsesoverblik Godkendelsen låses nu og er klar til udsendelse. Som ansvarlig har man mulighed for at tilknytte en bemærkning, som alle godkendere vil kunne se. Bemærkningen kan anvendes til eksempelvis at forklare, hvad det er der skal godkendes. Midtfor er der en grafisk fremstilling af godkendelsen. Den blå farve indikerer på hvilket trin godkendelsen er og initialerne viser hvem godkenderen er. Hvis man ønsker yderligere information om hvert trin, kan man få overblikket ved at klikke på pil ned yderst til højre ud fra hvert enkelt trin. Tilføj bemærkning Grafisk fremstilling Figur 8: Godkendelsesoverblik Se mere information

10 Godkendelsesredskaber I den øverste bjælke har man en række muligheder. Figur 9: Godkendelsesredskaber Ret godkendelsesforløb: Hvis man klikker her, er det igen muligt at redigere i forløbet. Godkendelseshistorik: Her kan alle involverede se status på godkendelsen. Eksporter godkendelse som PDF: Her klikker man, hvis man ønsker godkendelsesforløbet som en pdf-fil. Annuller godkendelsen: Her klikker man, hvis man ønsker midlertidig at standse godkendelsen. Godkendelsen slettes ikke og man har mulighed for på et andet tidspunkt, at genoptage forløbet. Slet godkendelsen: Hvis et godkendelsesforløb skal slettes skal man klikke her. Abonnementer: Her har man mulighed for, at tilføje personer der skal notificeres, når der på et trin foretages en godkendelseshandling: godkendelse eller returnering. Abonnementer Man gør en person til abonnent ved at klikke på Abonnementer og herefter Tilføj, hvorefter man enten skriver personens navn, eller vælger de relevante personer fra partsregisteret. Herefter klikker man på OK. Tilføj abonnent Skriv navn Bekræft/fortryd Partsregister Figur 10: Abonnementer

11 Igangsættelse og ændring af godkendelse Når man er klar til at starte godkendelsesforløbet klikker man på Start. Godkendelsen igangsættes Figur 11: Igangsættelse af godkendelsesforløb Godkendelsesforløbet er nu igangsat og godkendelsen er ikke længere hos den ansvarlige, men hos godkender på det første trin. Ud fra navnet på den ansvarlige fremgår det hvornår godkendelsesforløbet er startet og hvilken kommentar personen har tilknyttet. Det trin hvor godkendelsen er markeret med en mørkere blå farve og det fremgår ud for personens navn, at han/hun er Nuværende godkender. Idet godkendelsesforløbet er igangsat er det ikke længere muligt at slette godkendelsen, det er derfor ikke muligt at klikke på Slet godkendelsen. Den ansvarlige har imidlertid forsat mulighed for at klikke på Ret godkendelsesforløb. Det er dog kun muligt, at rette forløbet for fremtidige godkendere. Yderligere kan den ansvarlige trække godkendelsen tilbage, ved at klikke på den blå pil. Ændring af godkendelsesforløb Godkendelsen kan ikke slettes Tilbagetrækning af godkendelse Nuværende godkender Information om igangsættelse Figur 12: Ændring af godkendelsesforløb

12 Modtagelse af godkendelse Godkender på det aktuelle trin modtager i sin indbakke en notifikation om godkendelsen. Tommelfingeren symboliserer, at der er tale om en godkendelse. Kører man musemarkøren over ikonet fremgår det, hvem der har oprettet godkendelsen, hvornår godkendelsen er oprettet og hvem der afventes godkendelse fra. Den gule farve på tommelfingeren betyder at der er under syv dage til frist. Var tommelfingeren grøn er der over syv dage til frist. Er tommelfingeren rød, er fristen overskredet. Ikonet af den blå pil der vender ned i en bakke betyder, at godkendelsen afventer en handling fra modtager. Godkendelse er modtaget Godkendelse mangler Figur 13: Modtagelse af godkendelse Når godkenderen dobbeltklikker åbnes akten. Her fremgår dagsordenen, mulige vedhæftede filer og generel metadata. Ved at klikke på Godkendelse øverst oppe, får godkender adgang til selve godkendelsen. Her åbnes godkendelsen Figur 14: Åbning af godkendelse

13 Godkendelse og returnering Godkenderen har nu to muligheder: Godkend eller Returner. Hvis man ønsker at godkende vælges handlingen Godkend og det er muligt at tilføje en bemærkning. Herefter klikker man Godkend hvilket betyder, at godkendelsen nu er tilgængelig på næste trin. Omvendt, hvis personen ikke mener det fremsendte (dagsordenen) kan godkendes vælges Returner. Det er nu muligt at vælge, hvem godkendelsen skal returneres til og hvordan det videre forløb skal være. Returner til: Her kan man vælge hvilket trin godkendelsen skal returneres til, her kan man vælge alle de trin der er gået forud ens eget trin. Anbefaling om videre forløb: Her er der tre valgmuligheder for hvordan forløbet skal hånderes fremadrettet: Alle Fornyet godkendelse på alle mellemliggende trin: Vælges denne startes godkendelsesforløbet forfra og skal igen igennem alle trin. Mig Godkendelse genoptages hos mig: Vælges denne springes de trin over, der går forud for personens eget trin. Næste Jeg godkender betinget og godkendelse genoptages efter mig: Vælges denne genoptages godkendelsesforløbet efter det pågældende trin, der returnerer godkendelsen. Hvis trinnet er det sidste i forløbet, opnår godkendelsen status som endelig godkendt. Ved returnering har godkenderen mulighed for at tilknytte en Bemærkning, der indikerer, hvorfor godkendelsen returneres og hvad der skal rettes. Godkenderen kan tilføre en bemærkning og klikker herefter på Gem og Returner og godkendelsen er nu returneret. Godkend/Returner Bemærkning Returner til trin Det videre forløb Gem Returner Figur 15: Godkendelse og returnering

14 Modtagelse af returnering Godkendelsen er nu returneret til, i dette tilfælde, den ansvarlige. I den ansvarliges indbakke fremgår godkendelsen og en nedadvendt tommelfinger indikerer, at godkendelsen er returneret. Godkendelse returneret Figur 16: Modtagelse af returnering Den ansvarlige dobbeltklikker på akten og klikker herefter på Godkendelse. Her kan personen se, at andet trin Afventer revidering og der er en kommentar om, hvad der skal redigeres. Af feltet Næste godkender anbefales det, at næste godkenderen er godkendere på andet trin, men det er muligt for den ansvarlige, at vælge et trin før andet trin. Valg af godkender Status Rettelse Genoptagelse af godkendelse Figur 17: Genoptagelse af godkendelse Når de nødvendige rettelser er foretaget, klikker den ansvarlige på Genoptag og godkendelsesforløbet igangsættes igen. Godkendelsen sendes direkte til godkender på andet trin og godkender på første trin springes derfor over.

15 Godkender på andet trin modtager det tilrettede dokument og har igen mulighed for at klikke Returner eller Godkend. Godkend Figur 18: Endelig godkendelse Godkend vælges og godkendelsesforløbet er nu afsluttet. Figur 19: Endelig godkendelse

16 Afslutning af godkendelse Den ansvarlige kan nu i sin indbakke se, at godkendelsen er afsluttet. Dette fremgår i form af en tommelfinger der vender op ad og er markeret med et grønt flueben. Kører man musemarkøren henover tommelfingeren fremgår det, at godkendelsen er afsluttet og endelig godkendt. Endelig godkendelse Figur 20: Afslutning af godkendelse Preview muligheder Som nævnt indledningsvis er der i Lister mulighed for at klikke på Godkendelser, hvorefter samtlige godkendelser fremgår. Ved at klikke en enkelt gang på en godkendelse fremgår der nu et preview af godkendelsen. Hvis man ikke har opsat ens indstillinger til at vise preview, gøres dette ved at klikke på Indstillinger, Layout, Preview, Højre/Nederst. Når man klikker på den ønsket godkendelse, vises akten automatisk i preview. Vis Akt Valg af preview Figur 20: Preview akt

17 Det er også muligt, at klikke på Godkendelse hvilket betyder, at det nu er godkendelsesforløbet der vises i preview. Vis Godkendelse Figur 21: Preview godkendelse Ønsker man at komme direkte ind på godkendelsen og se forløbet dobbeltklikker man på Godkendelsen. Dobbeltklik for direkte adgang Figur 22: Direkte adgang

18 Godkendelseshistorik og versionsstyring På godkendelsen kan man ved at klikke på Godkendelseshistorik, få et overblik af godkendelsesforløbet i en drop-down menu. For hver handling, der er foretaget i forløbet, er der en linje der viser dato, klokkeslæt og forløb. Den blå markering viser godkendelsesforløbet: Af godkendelseshistorikkens første trin fremgår det, at godkenderen er MB (blå markering). I højre side ses alle de dokumenter, der er tilføjet. Godkendelseshistorik/Forlad godkendelseshistorik Godkendelseshandling Version Godkender Figur 23: Godkendelseshistorik trin 1 Af godkendelseshistorikkens andet trin fremgår det, at godkenderen er TA (blå markering). I højre side ses det, at der er dannet en ny version af akten version 2. Som Kunde har man i sin opsætning mulighed for at vælge, at der automatisk genereres en ny version, hvis en anden end den ansvarlige foretager ændringer i akten. Godkender Ny version Figur 24: Godkendelseshistorik trin 2 Nyt dokument

19 Af godkendelseshistorikkens tredje trin fremgår det, at godkendelsen er returneret fra godkender på trin 2 til den ansvarlige (blå markering). Returneret til ansvarlig Figur 25: Godkendelseshistorik trin 3 Af godkendelseshistorikkens fjerde trin fremgår det, at godkendelsen igen er hos godkender på sidste trin i forløbet, TA (blå markering). Bemærk, at godkender på trin 1 (MB) er sprunget over. Dette er sket, da godkender på trin 2 har valgt dette som anbefaling om videre forløb. Godkendelse sendes direkte til godkender på trin 2 Figur 26: Godkendelseshistorik trin 4

20 Af godkendelseshistorikkens femte trin fremgår det, at godkendelsen er godkendt af alle (lyseblå farve angiver dette) og derfor er endelig godkendt. Godkendt på alle trin Figur 27: Godkendelseshistorik trin 5 Godkendelseshistorikken giver hurtigt et overblik af godkendelsesforløbet og det er let at se, de forskellige versioner af godkendelsen og hvordan dokumenterne har ændret sig. Ønsker man at se den første version, vælges det første trin i forløbet. Her er det muligt, at åbne dokumenterne og se dem i den oprindelige version. Ønsker man at se den endelige version, vælger man den sidste handling i forløbet. Her kan man igen bladre dokumenterne igennem og se hvordan de er ændret fra den oprindelige til den endelige version. Herigennem er det muligt at se og åbne de forskellige dokumentversioner og det er nemt at få et styringsoverblik. Vi håber meget du og din organisation vil få stor glæde, af de mange muligheder, der er tilgængelig ved anvendelse af godkendelser. Rigtig god fornøjelse.