Møde den: 24. september 2014 1443-340 Arts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Til stede: Sarah Barfoed (SB), Sissel Johansen (SRJ), Mette Dremstrup (MD), Sarah Barfoed (SB), Solveig Sannem (SOS), Søren Anker Andersen (SAA) Helle S. Steffensen (HSS) Fraværende: Mariann Holmslykke (MAR), Theresa Albøge Laursen (TAL) Gæster: Birgit Andersen 1. Godkendelse af dagsorden Drøftelse af oplæg fra Thomas Rathcke fra møde d. 13.aug. Udsættes til næste møde, da alle ikke var til stede. Dato: 03. oktober 2014 Ref: Hss UVA/EKA båndet prioriteringsmodel - dialog om notat. Udsættes til næste møde, da alle ikke var til stede. Side 1/6 2. Opfølgningspunkter Opfølgning på møde mellem UVA/EKA og Blackboard v/hss og SB HSS og SB havde følgende status med BB projektledere er i gang med at beskrive krav til den kommende version af BB. For at sikre at UVA/EKA s behov bliver tænkt ind i den kommende kravsafklaringsproces, laves der et kravsafklaringsmøde med repræsentanter for UVA/EKA. Lars Peter Enevoldsen faciliterer mødet for fællesprojektet. UVA/EKA båndet skal udpege repræsentanter (en fra hvert hovedområde), som kan deltage i kravsafklaringsmødet. Per Guldbæk Larsen indkalder til kravsafklaringsmøde. På BB oprettes et rum, hvor materiale fra mødet samt andet relevant materiale for UVA/EKA placeres. UVA/EKA båndet melder tilbage til Lars Peter, hvem der skal have adgang til dette rum. UVA/EKA udtrykte bekymring over, at Thomas Nielsen og studiesystemer ikke er en aktiv del af projektet. F.eks. er det vigtig at få afklaret, hvordan de studerende og VIP erne kommer over i BB. Båndet vil meget gerne have Thomas Rathcke med i den forestående kravsafklaring. I uge 39 holdes et mødet om dette, hvor følgende deltager Thomas Nielsen, Thomas Rathcke, SAA, SOS og SB. Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Århus C Tlf.: 89421111 Fax: 89421109
Nyt fra Thomas Nielsen vedr. AU IT Servicevinduer v/hss Side 2/6 Næste store servicevindue, som AU IT afholder, er planlagt til 15.-16. november 2014. Peter Blankholm vil gerne sikre, at dette stadig er gældende og i overensstemmelse med aftalen med UVA/EKA. Peter Blankholm har endvidere forslået følgende datoer for servicevinduer resten af 2014 og starten af 2015 2014: 15-16. november 27-28. december 2015: 31. januar-1. februar 18.-19. april 5.--6. september 14.-15. november Ovenstående blev ikke drøftet på mødet, så det blev besluttet at der skal ske en skriftlig tilbagemelding til HSS, som så laver en samlet tilbagemelding til Thomas Nielsen og Peter Blankholm. Alle bedes give HSS besked om ovenstående er ok senest mandag d. 29. sep. 3. Drøftelsespunkter Drøftelse og opfølgning på fremdriftsreformen v/birgit Andersen Birgit kom med følgende status på projektet: Fase 2 i F-reformprojektet hvad arbejdes der med lige nu? Kandidatspecialer det blev på mødet konkluderet, at der er behov for at genoptage det tidligere analysearbejde omkring kandidatspecialer via en F-reform arbejdsgruppe. SB og SAA samler de allerede eksisterende analyser/overvejelser, hvorefter SB og Louise Hauptmann drøfter gendannelse af en arbejdsgruppe om kandidatspecialer. Formålet med gruppen er at skabe nogle fælles rammer, som det derefter er op til den enkelte studieleder/dekan at tage i anvendelse. UVA/EKA stillede umiddelbart følgende spørgsmål: Hvilke typer af dispensationer kan der gives. Kan man tvangstilmelde de studerende, hvis de ikke har bestået 90 ECTS? Hvordan er dispensationsmuligheden for at specialet ikke afslutter uddannelsen?
UVA/EKA mener, at tilmelding og kontrakt skal adskilles, men Louise Hauptmann har beskrevet det modsat. Disse modsatrettede holdninger skal udredes. UVA/EKA bemærkede endvidere at spørgsmålet om kandidatspecialer skal behandles hurtigst muligt, hvis det skal bruge til dette års specialer. Kan dette ikke lade sig gøre haster det ikke så meget, da beslutningerne så først skal bruges til næste år. Side 3/6 Summer University F-projektgruppen v/christian Koch Ramsing og Louise Hauptmann deltager d. 25. sept. 2014 i et møde med IC Forskning og Talent. Der er et fagligt spor og et administrativt spor i afklaringsarbejdet. Hvad kan AU anvende det tredje semester til, og under hvilke rammer? Hvilket semester hører Summer University til? Berit Eika vil blive inddraget i en dialog. Skæve studerende Christian Koch Ramsing arbejder på en ny opgørelse/et oplæg om skæve studerende, ca. 7.300 (fra STÅindberetningen). En procentvurdering hvor er dumpeprocenten høj, samt hvor er der mange studerende. Der var en dialog om, hvornår i uddannelsen forsinkelsen sker. SOS fortalte ARTS har forsøgt at opstille nogle hypoteser for, hvornår forsinkelser indtræffer, men det har ikke været muligt at verificere hypoteserne via talmaterialet. SB fortalte, at HE vil bruge årgange og stamhold, det vil være styrende for tilmeldingerne. UVA/EKA var enige om, at det centrale er tilmeldingerne. SB fortalte at der var en tværgående arbejdsgruppe i gang med at se på dette. Gruppen består af Morten Bak Josefsen, Bjarke Parner, Thomas Rathcke, Mette Qvist Jensen, Birgitte Schrøder, Jens Gerner-Schmidt og SB. Der var enighed om at Orla Hoppe skal inddrages i denne gruppe og at der skal ske en intern koordinering. SB følger op med Birgit Andersen. Gæstefag en arbejdsgruppe igangsættes under arbejdsgruppen Tilmelding til 30/60 ECTS på førstkommende arbejdsgruppemøde (torsdag d. 2. oktober 2014). Fælles frister AUs fælles studieadministrative årshjul bør revurderes i forhold til Fremdriftsreformens impact. De tre administrative bånd - SNUK, UVA/EKA, VEST samt Optagelsen v/jette Loll Pedersen - bedes bidrage med denne opgave. BAN fremsender særskilt info herom.
Øvrige emner se den udsendte tilbagemelding på sagsfremstillinger fra d. 23. sep. 2014. Side 4/6 Øvrig projektstatus Den overordnede projektplan for implementering af Fremdriftsreformen på AU er under opdatering i forhold til fase 2 overgangsåret 2014/15. Når planen er blevet opdateret, kan båndene fortløbende læse overordnet status på de enkelte emner her. Status vil være at finde på SharePoint. UVA/EKA efterspurgte om det var muligt at lave en område om fremdriftsreformen på Sagsbehandlerportalen, da det ville være nemmere for medarbejdere at finde informationer det. Birgit Andersen tager dette ønske med tilbage til F-projektgruppen. Arbejdsgruppemødet på mandag d. 29. sept. 2014 (flyttet til d. 2. okt. 2014) har tilbagemelding på sagsfremstillinger på dagsordenen. Dette drøftedes derfor ikke nærmere på båndmødet. Opsamling efter workshops d. 11. + 15. sept. jf. mail pr. 19. sept. 2014. Opsamlingen er udbygget til en intern opgaveliste m/tovholdere og deadline. Information i relation til de enkelte punkter vil komme via Tina Andreasen Bjerrums supportmeddelelser (Medarbejderservice). SU og nedskrivning af ramme som følge af før startmerit. Mads Ask Olesen (SU kontoret) vil komme med en udmelding til de tre bånd. Rammer for erfa-møder jf. mail pr. 22.09.2014. SB opsummerede udkommet af et møde afholdt d. 18. september 2014 med deltagelse af koordinatorer og båndordførere fra de tre bånd. Initiativet til erfa-møder ligger hos de tre ordførere. F-projektet vil i øvrigt bestræbe sig på (via BAN) at udforme målrettet info, dvs afhængig af modtagerne afdelingsledere / superbrugere. UVA/EKA kom med følgende tilføjelser til F-gruppen Informationer fra projektgruppen skal komme via Birgit Andersen. Båndet ønsker at Birgit og andre fokuspersoner deltager på båndmøder med status. Formen i dette kan/skal udvikles. Orla Hoppe skal komme før STADS workshops og orientere båndet om de væsentligste ting. Det gør det nemmere for Afsnitslederne at sende medarbejdere til workshop.
Hvordan ønsker UVA/EKA at arbejde med fremdriftsreformen fremover? Kan vi formulere et udkast til en forventningsafstemning med hinanden og med fællesadministrationen? v/sb (15 min) SB ville gerne diskutere om båndet har fået sagt til F-projektgruppen, hvad båndet har brug for. Samtidig stillede SB spørgsmålstegn ved, om UVA/EKA har fået snakket om, hvordan de var i trit med hinanden på tværs af hovedområderne. Side 5/6 Der kom følgende overvejelser frem: SAA fortalte, at der på ST er lavet en fremdriftsgruppe, som mødes på ugebasis, hvor der bliver fulgt op på processen. Det er en meget praktisk gruppe. SOS fortalte, at uddannelsesudvalget på ARTS har nedsat en styregruppe bestående af uddannelseschef, afsnitsleder, Prodekan for videnudveksling (ansvarlig for fremdrift) og Mette Qvist Jensen. Der er udarbejdet en PID, som danner grundlag for gruppens arbejde. Alle temaer er i PID en, og de bliver gennemgået hver 3 uge. Her bliver det på baggrund af uddannelsesudvalgets prioriteringer af emner besluttet, hvad og hvordan der skal arbejdes videre med temaerne. SOS fremhæver, at det er et godt forum for samarbejdet mellem det faglige og det administrative. Dog mangler der en håndtering af beslutninger på driftsområdet. SOS lægger PID på fælles drev til inspiration til de andre. SB nævnte, at HE ikke har en proces på plads. Forventninger til fællesadministrationen: UVA/EKA efterlyser en fælles tværgående opsamling i backoffice. Hvordan sker det i backoffice og hvordan sikres sammenhængen f.eks. mellem STADS udvikling og AU behov? UVA/EKA mener, at der er behov for at få klædt Orla Hoppe og de øvrige forretningskonsulenter på til at specificere ønsker og krav. Der blev truffet følgende beslutninger: Der skal være mulighed for at bringe fremdrift op på båndmøder mhp. videndeling, men hvis der er behov for sparring hovedområderne imellem skal det ske uden for UVA/EKA møderne. HSS og SB laver et excelark til opsamling af punkter, der ønskes behandlet. På den måde fastholdes skriftligheden på fællesdrev samt videndeling på møder. UVA/EKA vil gerne have Thomas Nielsen med på næste møde for at drøfte samarbejdet. HSS følger op.
4. Orientering fra Det tværgående bånd for uddannelse Seneste møde i Uddannelsesbåndet (9/9-14) Fortsat snak om kommissorie IA status herpå SMU (studiemiljøundersøgelse) Kommende arrangementer i studielederforum Mødekadence går fra hver 14. dag til hver 3. uge og møderne ændres fra to til tre timer Næste møde er 7/10. Side 6/6 Afskaffelse af supplering Styrelsen har åbnet for dialog, dvs. at der kan ændres på tolkning, men der sker ingen tilbagerulning. Det betyder, at vi formentlig kan tage 2015-optaget med. Der arbejdes på formuleringer, som skal på AUs hjemmeside. Dimensionering Det forventes, at ministeriet udsender principper for model for dimensionering om et par uger. Vi regner med, at det vil have effekt på sommeroptaget 2015. 5. Erfaringsudveksling/aktuelle spørgsmål til afklaring fra HO (15 min) SAA orienterede om, at Mads Ask Andersen og Ole Lidegaard fra SU have været på besøg hos ST. De kom og fortalte bredt om SU til alle i AU Studier på ST. Der var stor mødedeltagelse. Mødet varede et par timer. SAA anbefaler det til de andre. Det var godt at få delt generel viden om, hvad der kan påvirke de studerendes SU. 6. Eventuelt Næste møde er onsdag d. 8. oktober.