Teknik- og Miljøforvaltningen 27. februar 2017 Sagsnr.: 2016-0248025 Dokument:2016-0248025-5 Sagsbehandler Iben Carlsen Udbud af indsamling af dagrenovation med mobilsug i Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune Referat fra informations- og spørgemøde afholdt hos Københavns Kommune, Affald og Genbrug, Islands Brygge 37, 2300 København S, den 22. februar 2017 Affald og Genbrug Islands Brygge 37 2300 København S Telefon 3366 5800 Telefax 3366 7133 www.kk.dk
Deltagere Ole Larsen Kurt Christiansen Kim Hetner Klaus Egebo René Rud Mikkelsen Finn Nordahl Jacobsen Iben Carlsen Ilonka Domela Iver Munch Skadborg Cathrine Schultz-Qvist Henriette Post Dennis Tranholm Jensen City Renovation A/S City Renovation A/S City Renovation A/S M. Larsen Vognmandsfirma A/S RenoNorden A/S RenoNorden A/S Københavns Kommune Københavns Kommune Københavns Kommune Københavns Kommune Frederiksberg Kommune COWI A/S Indledning I tilknytning til udbud af indsamling af dagrenovation med mobilsug i Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune (TED nummer 2017/S 029-052025) blev der den 22. februar 2017, kl. 13.00 - kl. 15.00 afholdt et informations- og spørgemøde. Mødet blev afholdt hos Københavns Kommune, Affald og Genbrug, Islands Brygge 37, 2300 København S. Hermed foreligger referat fra mødet. Referatet er lagt ud på Københavns Kommunes hjemmeside www.kk.dk/udbud og der linkes til det fra Frederiksberg Kommunes hjemmeside ww.frederiksberg.dk/virksomhed/udbudog-indkob Dagsorden 1. Velkommen og kort gennemgang af dagsorden 2. Præsentation af udbuddet og ydelsen 3. Spørgsmål til udbudsmaterialet og ydelsen Referat Iben Carlsen bød velkommen til de fremmødte, og orienterede herefter om den udbudte tjenesteydelse, udbudsbetingelser herunder udvælgelses- og tildelingskriterier m.m. Dette foregik med udgangspunkt i det præsentationsmateriale, som Kommunerne havde udarbejdet. Præsentationsmaterialet er lagt ud på Kommunernes hjemmesider samtidig med dette referat, men som en særskilt pdf-fil. Efter præsentationen oplyste Iben Carlsen, at Kommunerne vil forsøge at besvare ubesvarede spørgsmål fra informations- og spørgemødet samt eventuelle skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet hurtigst muligt, således at dialogen op til tilbudsafgivelsen kan blive så effektiv som mulig. På mødet blev der stillet følgende spørgsmål. Side 2 af 10
1. Spørgsmål vedr. overtagelse af medarbejdere Hvad skal der ske med medarbejdere, der kører i Frederiksberg Kommune? Medarbejderne ses som en samlet pulje, uafhængigt af hvor de kører p.t. Alle medarbejdere vil blive overdraget i henhold til den kontrakt, der indgås med Københavns Kommune. 2. Spørgsmål vedr. overtagelse af medarbejdere Er det sikkert, at det antal medarbejdere, der er nævnt i udbudsmaterialet også er det antal der skal overtages? Antallet af medarbejdere er opgjort pr. 1.10.2016. Dette tal kan ændres frem mod kontraktstart, i takt med at ordningen udvides (jf. Kontraktens Bilag 1, pkt. 2). RenoNorden oplyste, at der allerede er ansat yderligere en mand. Der forventes særligt vækst i antallet af dockningssteder i Ørestad og Nordhavn. 3. Spørgsmål vedr. fyldning af mobilsugbilen Kan det oplyses, om de nuværende køretøjer først bliver fyldt op volumenmæssigt, eller er det den maksimale nyttelast (vægten), der opnås først? Der er ikke nogen dokumenterede erfaringer med dette. RenoNorden oplyste, at med det nuværende system vurderes bilen som fyldt, når der ikke kan suges mere. 4. Spørgsmål vedr. betjening af bilerne Er de nuværende mobilsugbiler betjent af én eller to mand? RenoNorden oplyste, at bilerne er betjent af én mand, men der køres i 2- holds skift. 5. Spørgsmål vedr. kontraktstart I forhold til anskaffelse og test af bilerne virker kontraktstart den 1. maj 2018 som problematisk. Kan tidspunktet udskydes? Kommunerne fastholder kravet til kontraktstart pr. 1. maj 2018. Side 3 af 10
6. Spørgsmål vedr. brændstof Har Kommunerne kendskab til erfaringer med brug af GTL, og hvordan er erfaringerne? Brændstoffet GTL er en paraffinolie og er et syntetisk og 100 % homogent dieselprodukt, der er lavet på naturgas i stedet for råolie. GTL forhandles af Shell. GTL kan hældes direkte på den eksisterende dieselvognpark. Kommunerne har fået oplyst, at der er en forventet merpris mellem Shell GTL og almindelig B7 diesel på 1,1 %. GTL har været testet i Holland i over 10 år på personbiler, lastbiler, arbejdsmaskiner samt små både og færger. Shell har aldrig oplevet nedbrud ved brugen af GTL. Volvo og Mercedes bus/truck har godkendt GTL, Scania har forhåndsgodkendt GTL og flere er på vej. GTL leveres endnu ikke til tankstationer i Danmark og vindende tilbudsgiver partner selv med Shell omkring levering og prissætning. Københavns Kommune kører pt. tests i samarbejde med Teknologisk Institut om NOx og partikeludledning fra GTL. Der bliver testet på fejemaskine, minitraktor, ladbil og mellemstor gravemaskine. De endelige testresultater forventes at foreligge i løbet af marts måned 2017. 7. Spørgsmål vedr. brændstof Produktet produceres i Qatar, hvordan forenes udbuddets krav til forhold omkring miljø- og arbejdsmiljømæssige samt krav til arbejdstagernes rettigheder og samfundsansvar med produktionsforholdene? Hvordan skal tilbudsgiver/renovatør forholde sig hvis produktet bliver politisk uønsket? Kommunerne har ikke kendskab til problematiske forhold vedr. produktionen af GTL (jf. Kontraktens Bilag 4.1 og 4.2). Hvis GTL bliver erklæret uegnet som drivmiddel, vil Kommunerne tillade, at der køres på konventionel diesel i en periode indtil en permanent løsning aftales. 8. Spørgsmål vedr. brændstof Kunne HVO eller andre alternative drivmidler være en mulighed til denne opgave? HVO bliver ofte iblandet palmeolie, så det forventes at certificeringen af HVO på sigt ændres, da land use kommer mere og mere i betragtning. Kommunerne ønsker derfor ikke at anvende HVO eller tilsvarende drivmidler. Side 4 af 10
9. Spørgsmål vedr. brændstof Er det tilladt med eget tankanlæg? Ja. 10. Spørgsmål vedr. vejning Chassisvejning kan give problemer ved steder hvor der holdes meget skævt. Er dette overvejet? Kommunerne vender tilbage med et svar i en senere svarskrivelse. 11. Spørgsmål vedr. vejning Hvad er formål med vejning? Det er alene et kontraktstyringsværktøj. Der er ikke planer om vægtbaseret afregning. 12. Spørgsmål vedr. vejning Ved chassisvejning skal sugeaggregatet formodentligt løftes af vægten før beholderen vejes. Kontaktede vægtproducenter oplyser, at det er problematisk hvis suge aggregatet vejes sammen med beholderen. Akselafstanden er afgørende for hvor mange vejeceller der skal monteres, 8 vejeceller i dette tilfælde. Dette gør, at kravet om en vægtnøjagtighed på 5 kg ikke kan opnås. Hvis vejning alene er et styringsværktøj kan kravene måske reduceres? Kommunerne vender tilbage med et svar i en senere svarskrivelse. 13. Spørgsmål vedr. tanksystemer Der er flere end de to tanksystemer som Kommunerne nævnte i præsentationen, og mere end to overordnede principper for mobilsug systemerne. Eksempelvis et såkaldt jordtank-system, der er mere sårbart end de nævnte. På besigtigelsesturen 23. februar 2017 vil de forskellige tanksystemer kunne besigtiges. Bl.a. jordtanksystemet. 14. Spørgsmål vedr. styresystemer Der er p.t. 2 tankleverandører med forskellige styresystemer, samt en tredje, der kan blive aktuel i kontraktperioden. Hvem stiller sty- Side 5 af 10
resystemer til rådighed, så det er muligt at tømme sugesystemer fra de forskellige tankleverandører. Det er Renovatørens ansvar at PLC erne er udstyret med de korrekte programmer. I dag har Kommunerne kendskab til to forskellige systemer, som findes på de forskellige tanke i entreprisen. 15. Spørgsmål vedr. styresystemer Hvad menes der med åbne og lukkede systemer. Iben Carlsen uddelte på spørgemødet beskrivelser fra Niras af de to styresystemer. Disse beskrivelser ligger i en særskilt fil på Københavns Kommunes hjemmeside: www.kk.dk/udbud 16. Spørgsmål vedr. støj Hvorfor er støj med under kriteriet miljø? Det beror på definitionerne i miljøbeskyttelsesloven. 17. Spørgsmål vedr. støj Overholder de nuværende biler støjkravene i dette udbud? RenoNorden oplyste, at der er lavet forsøg med det nuværende materiel, som viste en støjbelastning på 78 db. Det målte resultat er meget afhængigt af affaldssammensætning og nærmiljø på forsøgstidspunktet. Iben Carlsen præciserede, at minimums krav til støj er stillet i forhold til indsamlingsmateriellets teoretiske og ikke målte støjniveau. Producentens oplysninger er gældende i forhold til dokumentation af at minimumskravet er overholdt. 18. Spørgsmål vedr. egenkontrol Egenkontrol hvad skal omfanget være - og hvor ofte? Hvilket indhold vil Kommunerne især lægge vægt på? Vægtningen af kvalitet på 10 % er ikke stor nok til, at det kan betale sig at lave nye procedurer/rutiner på området. Kommunerne vender tilbage med svar i en senere svarskrivelse. 19. Spørgsmål vedr. antal af biler Det er påfaldende, at antallet af biler ikke er medtaget i evaluerin- Side 6 af 10
gen, da det er afgørende for flere af kriterierne som miljø- og støjbelastninger, driftssikkerhed mm. Kommunerne fastholder evalueringskriterierne jf. Udbudsbetingelserne pkt. 12 ff. 20. Spørgsmål vedr. bemanding Hvorfor er der ikke stillet krav om 1-holdsdrift. Det hænger ikke sammen med fokus på støj, at der accepteres 2-holdsdrift. Igen er vægtningen af prisen så afgørende, at det er svært at benytte 1- holdsdrift. Det er den vindende tilbudsgiver, der bestykker såvel biler som mandskab, så opgaven kan udføres med den ønskede kvalitet. 21. Spørgsmål vedr. vejesedler Bilag 1, side 4, punkt 2.2. Hvorfor skal vejesedler fra modtageanlæggene opbevares? Kan kravet frafaldes? Kommunerne vender tilbage med et svar i en senere svarskrivelse. 22. Spørgsmål vedr. brændstofs forbrug Hvor meget diesel bruges der i dag pr. ton affald, der indsamles? RenoNorden oplyste, at der i dag anvendes ca. 16 l diesel pr. ton affald 23. Spørgsmål vedr. affaldssammensætning Er der sorteret papir og pap ud? Ja, der er i begge kommuner krav om, at borgerne skal udsortere disse fraktioner. RenoNorden oplyste, at der alligevel kan opstå problemer som følge af papir- og eller pap i dagrenovationen. 24. Spørgsmål vedr. lørdagstømning Bilag 1, side 6 Skal der fast udføres tømninger på lørdage? Tømninger om lørdagen hverken må/skal udføres som faste tømmedage. Faste tømninger skal udføres på hverdage (mandag-fredag) også på Side 7 af 10
helligdage. Lørdagstømninger skal påregnes udført, hvis tømninger om fredagen ikke er udført korrekt eller der har været hindringer. 25. Spørgsmål vedr. løse genstande Bilag 1, punkt 3.1.4 Hvilke eventuelle mindre løse genstande skal/må renovatøren flytte, hvis de spærrer for dockningsstedet. Det er problematisk med eksempelvis cykler. Kan det defineres nærmere? Renovatøren skal fjerne blade eller mindre genstande som mobilsugchaufføren med rimelighed kan håndtere alene fx blade, cykler, klapvogne eller lign. 26. Spørgsmål vedr. dokumentering af tømning Bilag 1, punkt 3.1.5 Det fremgår, at renovatøren skal sikre, at de enkelte tanke tømmes fuldstændigt. Hvordan sikres og dokumenteres det? Det kan umiddelbart kun dokumenteres, ved at chaufføren går ned og tager et billede, hvilket ikke er ønskværdigt. Udsvingene på tankindholdet formodes at variere i en sådan grad, at vægten fra det enkelte dockningssted er uegnet til at vurdere om tanken er tom. Det er usikkert, hvad styresystemerne fra Dansk Skraldesug og Envac kan i forhold til at logge data. Det kræver et logsystem på bilen. Formuleringen er så skrap, at der skal regnes en risiko ind i tømningsprisen. Som det er formuleret nu, er det ensidigt renovatørens ansvar Hvor går grænsen for hvad der skal dokumenteres skal sugesystemet på bilen tjekkes for at det er dokumenteret. En bedre formulering kunne være, at renovatøren skal sandsynliggøre, at der er tømt? Hvis systemet melder om en normal tømning og der ikke kommer affald på sidste sug, så regnes det for fuldstændigt tømt. Vægtsystemet kan hjælpe med at sandsynliggøre denne vurdering. Hvis den forprogrammerede cyklus er kørt, så kan en udskrift af dette fra styresystemet bruges som dokumentation. Dokumentationen skal sendes til den pågældende kommune på forlangende. Kommunerne vender tilbage med et mere uddybende svar i en senere svarskrivelse. Side 8 af 10
27. Spørgsmål vedr. tømninger Hvad er fordelingen mellem almindelige og udvidede tømninger? Kommunerne estimerer at ca. 15-20 % af samtlige tømninger er udvidede tømninger. RenoNorden oplyser, at det kan variere meget, særligt ved indog udflytning på kollegier og at tømningstiden for et anlæg derved vil svinge meget. 28. Spørgsmål vedr. udvidede tømninger Krav til dokumentation af udvidede tømninger er skrappe. Særligt at adressen ikke må forlades inden indberetningen er lavet. Dette kan være til unødig gene for trafikken og kan anstifte tilspidsede situationer. Kan formuleringen ændres, så der tages højde for dette? Kommunerne ændrer kravet til: Senest 30 minutter efter forsøgt tømning, skal renovatøren melde ind i Kommunernes IT-system. 29. Spørgsmål vedr. årsagskoder Er der årsagskoder til forskellige typer af udvidede tømninger? Der vil senest ved kontraktstart være etableret relevante årsagskoder i kommunernes IT-systemer. 30. Spørgsmål vedr. beholdertømning Bilag 1, punkt 3.1.6 Hvad menes der med beholdertømninger? Hvis anlægget er defekt eller andre forhold, der gør at anlægges ikke kan tømmes med mobilsug, kan det være nødvendigt at Kommunerne stiller almindelige affaldsbeholdere ud som nødforanstaltning. Antallet af tanktømninger, som over en 5-årig periode, har måttet gennemføres som beholdertømninger har været mindre end 1 % (jf. Bilag 1, pkt. 3.1.6) 31. Spørgsmål vedr. kontrol af rør og skakte. Kravene vedr. manuel kontrol af rør og skakte er problematiske, da det ikke er praktisk muligt at udføre det. Der kan ikke skaffes adgang til systemet for kontrol, og de enkelte systemer kan være udbredt over et stort geografisk område. Der er typisk kun et spjæld samt røradgang lige ved tanken og der er ikke adgang til det yderligere system. At suge op i skakten er ikke praktisk muligt. Låger må ikke kunne Side 9 af 10
åbnes når der suges der er sket uheld med dette. Sikkerhedsanordning, der skal forhindre sugning i skakt, skal afbrydes før der kan suges i skakten. Kun servicefirmaer kan i dag gøre noget ved skakte og rør. Kan kravet frafaldes eller evt. ændres til at renovatøren skal udføre en ekstra tømmecycklus? Kommunerne ændrer teksten til: Efter stop eller nedbrud på tankene, skal der gennemføres 2 sugecykler. 32. Spørgsmål vedr. bod De anførte tærskelværdier for hvornår der udløses bod giver ikke mening, da antallet af tømninger er så lavt at grænsen i praksis bliver 0. Kommunerne fastholder formuleringerne vedr. bod. Afslutning Mødet blev afsluttet klokken 15.00. På grund af mængden af spørgsmål, afholdes der et ekstra informations- og spørgemøde tirsdag den 28. februar 2017 klokken 13.00 til 15.00. Mødet bliver afholdt hos Københavns Kommune, Affald og Genbrug, Islands Brygge 37, 2300 København S. Side 10 af 10