Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Onsdag den 24. juni 2015, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse...3 3 Efterretningssager...3 4 Landsbyggefondsmidler m.v.... 5 5 Renoverings-/Byggesager... 5 6 Nybyggeri...7 7 Høje Kolstrup... 7 8 Foreningsanliggender... 8 9 Bestyrelsesanliggender...8 10 Orientering fra nedsatte udvalg... 12 11 Medlemsanliggender... 13 12 Love og cirkulærer... 13 13 Beboeranliggender...14 14 Personaleforhold lukket punkt... 14 15 Håndværkergården...16 16 Afdelingsanliggender...16 17 Fælleskurser... 17 18 Eventuelt... 17 19 Andet...17 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Ingen Side 2 af 19
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 04.05.2015 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse Godkendt og underskrevet. 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse 2.1 Revisonsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol. BILAG - Revisionsprotokol Status nødlidende afdelinger under udarbejdelse. Der er afholdt møde angående samme den 18.06.2015 (JPW, PHS, JPD) 3 Efterretningssager 3.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 3.2 Restancelister BILAG Orientering om restancelister maj 2015 BILAG Restance i procent 3.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2015 maj 2015 Side 3 af 19
3.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere 2015 3.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB juni 2015 3.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål juni 2015 Annoncering ledige boliger: Der annonceres pt. ikke for ledige boliger. 3.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 01.06.2015 01120 - Frueløkke - åbent hus i slut aug./ start sep. * 01128 - Sandved - åbent hus - *oplæg fra administrationschefen. Generelt - der udarbejdes en "Udlejningsannonce" Status for den sociale - vicevært.(lp) Er sygeplejeskolen startet? kan vi annoncerer der? (LP) 3.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - 13.04.2015 - Teknisk afdeling BILAG Status igangværende byggesager Side 4 af 19
4 Landsbyggefondsmidler m.v. 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 4.2 Afdeling 15 Petersborg 29-55 Nyt gårdanlæg og faldstammer. Ny projekt skal udarbejdes senere på året. 4.3 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling 5 Renoverings-/Byggesager 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej 1 års gennemgang er afholdt. Fejl og mangler udbedres august 2015. Skema C er under udarbejdelse. Side 5 af 19
5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej 107-137 Udskiftning af tagbelægning. Renoveringsprojekt er færdig. Aflevering den 26.06.2015. Der er reklamation over tage på de første opgange. 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Udskiftning døre og vinduer. Døre og vinduer opstart i uge 25 og færdig i uge 37. Indstilling Til orientering 5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Skema A er indsendt til Aabenraa Kommune. Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune. Indstilling Side 6 af 19
6 Nybyggeri 6.1 Campus - Aabenraa Der er i samarbejde med Kuben Management udarbejdet en forhånds tilkendegivelse til Aabenraa Kommune, om at AAAB kan være interesseret i at opføre, op mod 30-40 nye ungdomsboliger / små familieboliger ved det nye Campus område. Materialet er indsendt inden 01.02.2015, som var sidste frist for indgivelse af forhåndstilkendegivelse i 2015. (gentagelse). Rådgivningsydelser for et eventuel byggeriers første faser drøftes med Kuben - august 2015. 7 Høje Kolstrup 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup Status vedrørende ny boligsocial ansøgning. BILAG Status vedrørende boligsocial ansøgning. 7.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. Side 7 af 19
8 Foreningsanliggender 8.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Kort orientering ved formanden. 8.2 8. kreds Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) den 2 og 3. oktober 2015, Scandic Kolding. 9 Bestyrelsesanliggender 9.1 Evaluering af generalforsamling 2015 Generel tilfredshed med generalforsamlingen. 9.2 Konstituering af organsisationsbestyrelsen Bestyrelsen konstituerer sig med valg af næstformand. Inge Jørgensen blev genvalgt som foreningens næstformand. Side 8 af 19
9.3 75 år 2016 Historie er en almen boligorganisation, der blev stiftet den 12. september 1941. Der blev tegnet ialt 26 medlemmer. Det første byggeri blev vedtaget på foreningens generalforsamling den 20. januar 1942. Planlægningsudvalg: Søren Duus, Inge Jørgensen, Jimmy Povlsen, Mogens Jensen, Jens Peter Davidsen, Kirsten Petersen, Lillian C. Wind. Mandag den 12. september 2016, kl. 13.00 kl. 15.00, Guldbjergparkens Festsal. Reception for samarbejdspartnere, leverandører, AAAB organisationsbestyrelse, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Fredag den 16. september 2016, kl. 18.00 kl. 24.00, Sønderjyllandshallen, Foyé. Festaften for beboere, organisationsbestyrelsen og personale Humlehaven (alle), ejendomsfunktionærer, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Til orientering. 9.4 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. BILAG Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. 9.5 Fleksible udlejningsregler Fleksible udlejningsregler - aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. BILAG Forespørgsel Bolig til internationale studerende. BILAG Fleksible udlejningsregler aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. Side 9 af 19
Aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark blev godkendt. Aabenraa kommune skal godkende endeligt.(lp) 9.6 Beredskabsplan BILAG Beredskabsplan 9.7 Fornyelse af energimærkninger BILAG Fornyelse af energimærkninger Der var enighed om at udskyde fornyelse indtil det skønnes at denne kan bibringe noget nyt. 9.8 Indflytter liste til afdelingsbestyrelsesformænd På afdelingsbestyrelsesseminar er ytret ønske om indflytterliste i afdelingen, til brug for velkomstblomst. Afdelingsbestyrelsesformænd, ejendomsfunktionærer og håndværkere får tilsendt indflytterliste hver 14. dag ved Birgit Andreasen, Humlehaven. Til orientering Side 10 af 19
9.9 Annoncering JV og Ugeavisen Annoncering i magasin i forbindelse med DHL-stafetten - JV og Ugeavisen (LP) BILAG Mail fra Helle Bleeg, Jyske Vestkysten BILAG - DHL-stafetten Til orientering Bestyrelsen takkede nej til tilbudet.(lp) 9.10 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo 2015. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse 10.06.2015) BILAG Status vedrørende Aabenraa Kommunes dagtilbudsstruktur Til orientering 9.11 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Varmepriserne vil ikke stige for den kommende sæson. Side 11 af 19
9.12 Intet 9.13 Kontortider ejendomsfunktionærer Tiderne rettes "tilbage" med en halv time om formiddag og en halv time om eftermiddagen. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2015: 09.2015 - elektronisk udgave 10.2015 - elektronisk udgave 12.2015 - elektronisk udgave 2016: 02.2016 - papir, varsling AAAB, SAB og SB 04.2016 - elektronisk udgave 06.2016 - papir, varsling KB, TB og TAB 09.2016 - elektronisk udgave 10.2016 - elektronisk udgave 12.2016 - elektronisk udgave Side 12 af 19
Valg til redaktionsudvalg. Nuværende: Poul Jensen Genvalg. 11 Medlemsanliggender 11.1 Intet 12 Love og cirkulærer 12.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader 2015 Hjælp til økonomisk rådgivning i almene boliger. 2115 Ændring af sideaktivitetsbekendtgørelsen og driftsbekendtgørelsen vedrørende erhvervsarealer, fælleslokaler, socialøkonomiske virksomheder og oprettelse af nye boligorganisationer og institutioner. 2215 Debat om frit valg på kabel-tv området. 2315 Boligorganisationernes indbetaling til diverse fonde i landsdækkende overenskomster. 2415 Arbejdsklausul og vejledning 2515 Støtte til energihandlingsplaner 2615 Almen energisparemodel 2715 Boligorganisationernes fremtidige indberetning (og betaling) til diverse fonde i de landsdækkende overenskomster. 2815 Hjælp til at bringe lokale virksomheder i spil. Side 13 af 19
12.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 670 Indberetning af ledige boliger pr. 1. april 2015 671 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig låneindberetning boligorganisattioner, kommuner, regioner og selvejende institutioner. 672 Årsberetning 2014 673 Radonsikring og renovering bør gå hånd i hånd. 674 Forvaltnings Klassifikation kontplan, bygningsdelstavle og folder 675 Indberetning af ledige boliger maj 2015 676 Indberetning af ledige boliger pr. 1. juni 2015 677 Den forbedrede boligportal, danmarkbolig.dk 678 Ny selvbetjeningsløsning til ansøgning om trækningsret og overgang til NemID for flere løsninger. 679 Nyt regulativ om særlig driftsstøtte (kapitaltilførsel m.v.). 680 Tilskud til boligsocial indsats i udsatte boligafdelinger nyt regulativ. 681 Renoveringsstøtteordningen nyt regulativ. 13 Beboeranliggender Intet at referere. 14 Personaleforhold lukket punkt 14.1 Administration Til orientering Side 14 af 19
14.2 Teknisk afdeling 14.3 Arbejdsmiljøgruppe Til orientering 14.4 Samarbejdsudvalg Til orientering 14.5 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB HSU udvalget: Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: torsdag den 10. september 2015, kl. 15.00, Humlehaven. Side 15 af 19
Til orientering 15 Håndværkergården 15.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt 15.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). 16 Afdelingsanliggender 16.1 Afdelingsmøder 2015 Opfølgning på afdelingsmøder 2014 BILAG Statistik for fremmøde afdelingsmøder 2015 BILAG Status - afdelingsmøder 2015 Side 16 af 19
16.2 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser Markvandring i afdelinger den 10.06.2015 - organisationsbestyrelsen, inspektør. BILAG dagsorden/program Afventer referat. 17 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den 01.10.2015 - Scandic Sønderborg Budgetkursus xxxdag den xx.xx.2016 Sted:? 18 Eventuelt 19 Andet 19.1 Kalender Trine D. Lenz (elev) og Helle Ahrenkiel (elev) er udlært pr. 31.08.2015. Side 17 af 19
19.2 Næste møde(r) Godkendt møderække 2015: Onsdag den 24.06.2015 kl. 16.30 Mandag den 24.08.2015 kl. 16.30 Onsdag den 11.11.2015 kl. 16.30 Lørdag den 05.12.2015 Sted? Kl.? fælles juleafslutning AAAB + KB Fælles juleafslutning arrangeres i år af AAAB Mandag den 14.12.2015 kl. 16.30 fællesmøde AAAB + KB Forslag til møderække 1. halvår 2016 Onsdag den 10.02.2016 kl. 16.30 Onsdag den 27.04.2016 kl. 16.30 revisor/årsregnskab Onsdag den 22.06.2016 kl. 16.30 Drøftelse af formiddagsmøder. 5. sep. 2015 - udflugt for personaleforeningen Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Forslag til dato for afholdelse af generalforsamling 2016: Torsdag den 26.05.2016 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den 15.12.2015, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS. Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den 10.03.2016 kl. 17.00, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den xx.06.2016 kl. 16.00 Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (referat udarbejdes af inspektør) Side 18 af 19
Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 21. maj 2016 Aabenraa, / 2015 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant http://webzone.salus-bolig.dk Side 19 af 19