Kultur- og Fritidsudvalget Referat fra ordinært møde 26-08-2009 15:00 Onsdag 26.08.2009 kl. 15:00 Mødelokale D1 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Evaluering af samarbejdsaftale 3 Budget 2009: Budgetrevision 3 på Kultur- og Fritidsområdet 5 Kultur- og Fritidsudvalgets politikområdebeskrivelser til budget 2010-2013. 8 Statistik, 2. kvartal 2009 Hørsholm Bibliotek 10 Hørsholm Musikforening søger om underskudsgaranti til to koncerter 12 Hørsholm Musikforening søger om 2009 støtte 14 Hørsholm Egns Museum: Regnskab og Årsberetning for 2008 16 Huset på Enghave 38 17 Bilagsoversigt 21 Fraværende Bemærkninger til dagsorden
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 56 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Rikke Lauman Jørgensen Meddelelser Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 Bibliotekschef Jannie Lehmann gav en status på implementeringen af bibliotekspolitikken Kommunen har fået en invitation til at blive breddeidrætskommune. Administrationen arbejder videre med at undersøge mulighederne Administrationen orienterede fra møde om etablering af mellemkommunalt eliteidrætsfællesskab kaldet Nordsjællands Elite Henvendelse fra Kokkedal Rideklub vedr. trafikken til Kokkedal Slot. Teaterbattleprojektet løber af stabelen d. 1. - 3. oktober med finale 3. oktober Strategiudviklingsprojekt iværksat på musikskolen Orientering om de forestående Kulturdage Orientering om status på etablering af skatebane. Sagen kommer på som dagsordenspunkt. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 2
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 57 Acadre sagsnr.: 09/212 Journalnr.: 20.01.01K02 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Elisabeth Boelskifte Evaluering af samarbejdsaftale Resume Hørsholm Kommune og Teaterforeningen Hørsholm Scenen indgik i oktober 2008 hhv. en samarbejdsaftale vedrørende teaterforestillinger i Trommen i perioden 2009-2011 samt en aftale om vilkår for Hørsholm Kommunes tilskud til Hørsholm Scenen. I aftalerne er formuleret bestemmelser om løbende evaluering af disse i form af møder mellem repræsentanter for Hørsholm Scenen og KFU. Dette punkt tager sigte på en evaluering af aftalerne efter det første halve år. Forslag Det foreslås, at KFU med indbudte repræsentanter fra Hørsholm Scenen evaluerer og drøfter de 2 indgåede aftaler. Sagsfremstilling Hørsholm Kommune og Teaterforeningen Hørsholm Scenen indgik i oktober 2008 gældende for perioden juli 2008 til juni 2011 hhv. en samarbejdsaftale vedrørende teaterforestillinger i Trommen samt en aftale om vilkår for Hørsholm Kommunes tilskud til Hørsholm Scenen. I aftalerne er formuleret bestemmelser om løbende evaluering af disse i form af møder mellem repræsentanter for Hørsholm Scenen og KFU. Bilag - Samarbejdsaftale mellem Trommen/Hørsholm Kommune - Aftale om tilskudsvilkår mellem Hørsholm Scenen og kommunen Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 17-06-2009 Punktet udsat til næste møde d. 26. august. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 3
Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 Teaterforeningen Hørsholm Scenen var med formand Jerry Ritz og næstformand Michael Michelsen inviteret til en dialog med udvalget om evaluering af aftalerne. Generelt var der tilfredshed med aftalerne, dog var der enighed om, at have skærpet opmærksomhed omkring evt. tidsfrister at revurdere teaterforeningens sideplacering i Trommens katalog til næste udsendelse at dialogen mellem parterne skal være mere direkte og målrettet, og ikke involvere det politiske niveau Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 4
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 58 Acadre sagsnr.: 09/11758 Journalnr.: 00.30.10Ø09 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lars Heinrichsen Budget 2009: Budgetrevision 3 på Kultur- og Fritidsområdet Resume Der er gennemført budgetrevision 3 på Kultur- og Frtidsudvalgets område. Administrationen vurderer, at der kan tilbageføres hhv. 294.000 kr. i driftsbevillinger, samt en udskydelse af anlægsmidler på 0,9 mio. kr. fra 2009 til 2010. Adminstrationen har gennemført en opfølgning på de mål der blev vedtaget i forbindelse med vedtagelsen af budget 2009. Forslag Administrationen foreslår at Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, at tillægsbevillingen på -294.000 kr. i 2009 indgår i den samlede indstilling til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen at udskydelsen af anlægsbevillinger fra 2009 til 2010 på 0,9 mio. kr. godkendes målopfølgningen tages til efterretning Sagsfremstilling Administrationen gennemfører 3 budgetrevisioner i løbet af 2009. Formålet med budgetrevisionerne er bl.a. at tilpasse budgettet bevillingsmæssigt eller at tilpasse aktivitetsniveauet i forhold til ændringer i forbruget eller lovgivning. Administrationen har gennemgået forbruget i 2009 opgjort ultimo juni måned med henblik på at konkretisere allerede kendte afvigelser og forventede afvigelser mellem budget 2009 og forbruget. Disse afvigelser er nærmere gennemgået i bilag 1. Det samlede resultat i budgetrevision 3 er netto mindreudgifter på driften på 294.000 kr. i 2009, samt udskydelse af anlæg på 0,9 mio. kr. Budgeteffekterne i årene 2010-2013 vil indgå i det materiale, som administrationen udarbejder til 2. behandlingen i oktober måned. Administrationen har foretaget en foreløbig målopfølgning af de mål, der indgik som en del af budgetvedtagelsen for 2009. Det skal nævnes, at den endelige målopfølgning for 2009 sker i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Målopfølgningen fremgår af bilag 2. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 5
Budgetkorrektioner: Personaleafdelingen har foretaget en budgetgennemgang af pensionsforsikringspræmier for tjenestemænd. For Kultur- og Fritidsudvalgets område opreguleres budgettet med 136.000 kr. På KB d. 25/5-09 blev der bevilget 180.000 kr. til ekstraordinær økonomisk støtte til Hørsholm 79ers. Administrationen vurderer at beløbet kan finansieres indenfor det nuværende budget. Midlerne tilbageføres kassen. Kultur og Fritid har i 2006 afsat 250.000 kr. til indkøb af låsesystem i Rådhushallen. Der er i 2009 sat 2.1 mio. kr. af til renovering af Rådhushallen fra Idrætsparken, herunder indkøb af låsesystem, hvorfor Kultur og Fritids opsparede midler hertil kan tilbageføres kassen. Istandsættelsen af Rådhushallen påbegyndtes i sommerperioden 2009. En væsentlig del, renovering af gulvet udsættes til sommeren 2010 under hensyntagen til evt. tagrenovering. Der overføres 0,9 mio. kr. til 2010 Økonomi/personale Økonomi Forslaget forudsætter følgende bevilling (hele kr. / - betyder indtægt): Tillægsbevilling Drift/anlæg m.v. 2009 2010 2011 2012 2013 politikområde 60 Drift 43.000 0 0 0 0 politikområde 61 Drift -430.000 0 0 0 0 Politikområde 62 Drift 93.000 Politikområde 63 Anlæg -900.000 900.000 0 0 0 Drift -294.000 0 0 0 0 Ialt Anlæg -900.000 900.000 0 0 0 Total 1.194.000-900.000 0 0 0 Sagens tidligere behandling Sagen er ikke tidligere behandlet. Efter behandling i de stående udvalg samles bidragene til en samlet fremstilling i ØU og KB. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 6
Bilag - Budgetreguleringer KFU - Målopfølgning KFU Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 KFU kan anbefale administrationens forslag til budgetrevision 3. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 7
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 59 Acadre sagsnr.: 08/26155 Journalnr.: 00.30.10S02 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Marianne Caglayan Kultur- og Fritidsudvalgets politikområdebeskrivelser til budget 2010-2013. Resume På Økonomiudvalgets møde den 4. september 2008 blev det tilkendegivet, at fagudvalgene ønskede at få lejlighed til at komme med bemærkninger til politikområdebeskrivelserne inden den endelige godkendelse i Økonomiudvalget. Forslag Administrationen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget gennemgår politikområdebeskrivelserne: 60 Kultur/Hørsholm Bibliotek, 61(Folkeoplysning) Kultur og Fritid, 62 Musikskolen og Trommen, 63 Hørsholm Idrætspark. Bemærkninger vil blive medtaget til Økonomiudvalgets møde den 3. september 2009 med henblik på godkendelse af politikområdebeskrivelserne. Sagsfremstilling Politikområdebeskrivelserne indgår i publikationen "Mål og Økonomi" og er KOmmunalbestyrelsens redskab til at kommunikere budgetresultat til borgerne og andre interessenter. Politikområdebeskrivelserne indeholder politiske må, økonomiske rammer, udviklingstendenser og udfordringer på områderne. Jfr. den politiske tids- og arbejdsplan godkendt af Økonomiudvalget, beshandles politikområdebeskrivelserne politisk i fagudvalgene, Økonomiudvalget og i KOmmunalbestyrelsen i to tempi: 1. Afsnit 1. Politikområdet, 3. Serviceniveau og 5. Perspektiver på området fremlægges fagudvalgene i august og er efterfølgende med til 1. behandling af budgettet i Økonomiudvalget og i Kommunalbestyrelsen. 2. Afsnit 2. Nye mål i 2010 og 4. Økonomi udarbejdes efter den endelige budgetvedtagelse og sendes herefter til orientering i økonomiudvalget. Eventuelle bemærkninger fra fagudvalgene vil blive medtaget til Økonomiudvalgets møde den 3. september 2009, hvor beskrivelserne skal godkendes. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 8
Bilag - Politikområdebeskrivelse 60 Hørsholm Bibliotek - Politikområdebeskrivelse 61 Folkeoplysning - Politikområdebeskrivelse 62 Musikskolen og Trommen - Politikområdebeskrivelse 63 Hørsholm Idrætspark Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 Godkendt med et par enkelte rettelser. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 9
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 60 Acadre sagsnr.: 09/12698 Journalnr.: 21.00.00G00 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Jannie Lehmann Statistik, 2. kvartal 2009 Hørsholm Bibliotek Resume Biblioteket fremlægger og kommenterer tal for borgeres, erhvervsliv og institutioners benyttelse og for aktiviteterne for 2. kvartal 2009. Forslag Administrationen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Biblioteket har trukket statistikker på områderne: Besøgstal, antal udlån, webreserveringer, fjernlån og antal afviklede arrangementer/udstillinger. 2. kvartal udmærker sig ved at være tredje kvartal i træk, hvor der er fremgang og positive tal. Benyttelsen og aktivitetsniveauet stiger forsat. Antal af udlån er steget 6% i forhold til andet kvartal 2008, her er ikke medregnet fornyelser (forlængelse af lån). På de øvrige målbare parametre er også positive tal, undtagen antal besøgende hvor faldet er 1% i forhold til andet kvartal 2008. Stigningen kan dels være et resultat af den målrettede faglige formidlingsindsats og dels et udtryk for at de initiativer og aktiviteter bibliotekspolitikken har udstukket, bliver brugt og efterspørges. De månedlige temaer, hvor der formidlingsmæssigt fokuseres på eksponering af et emne i stueetagen, er en stor succes. Børnebiblioteket er forsat velbesøgt af daginstitutioner og dagplejere, dels leger og læser børnene og dels findes materialer frem som biblioteket efterfølgende bringer ud til institutioner og dagplejere. Over 800 borgere har deltaget i læsekredse, biblioteksintroduktioner, lektiecafér, Eventyrtimer mv. i andet kvartal 2009. Disse aktiviteter faciliteres og forberedes af personalet og er efterspurgte ydelser. Brugere og borgere tager vel i mod de faglige og formidlingsmæssige tiltag og tilbud og bruger deres lokale bibliotek. De låner materialer, de søger selv information, de får vejledning og kompetencer, de leger og lærer, de laver lektier, de læser dagens aviser eller orienterer sig de nyeste tidsskrifter. Det er ikke muligt at trække brugen af de vituelle ydelser og tilbud fra bibliotekets hjemmeside for andet kvartal, derfor er disse ikke kommenteret. Bilag - Revideret statistik for 2. kvartal 2009 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 10
Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 KFU tog orienteringen til efterretning. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 11
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 61 Acadre sagsnr.: 09/13332 Journalnr.: 20.20.00Ø00 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Charlotte Hoff-Clausen Hørsholm Musikforening søger om underskudsgaranti til to koncerter Resume Hørsholm Musikforening søger om støtte (underskudsgaranti) til afholdelse af to koncerter med András Schiff i Trommen i Hørsholm. Forslag Kultur og Fritid anbefaler, at Kultur- og Fritidsudvalget støtter Hørsholm Musikforening med en underskudsgaranti på 2 x 15.000 kr. Sagsfremstilling Hørsholm Musikforening søger om støtte (underskudsgaranti) til afholdelse af to koncerter med en af verdens førende pianister, den ungarske pianist András Schiff. Hørsholm Musikforening har engageret András Schiff til to koncerter i januar 2010 og januar 2011, hvor András Schiff vil fremføre Johann Sebastian Bachs "Das wohltemperierte Klavier" bind 1 & 2. Værkets samlede spilletid er 4 timer og 15 minutter, så derfor opføres værket over to koncerter. Det bliver første gang, at András Schiff opfører værket i Danmark. Omkostningerne ved at engagere András Schiff er så store, at Hørsholm Musikforening planlægger at koncerterne bliver betalingskoncerter med et budget i balance. Men af hensyn til Musikforeningens medlemmer og almindelige virksomhed søger Musikforeningen om underskudsgaranti i tilfælde af, at der ikke opnås udsolgt sal. Musikforeningen søger underskudsgaranti hos flere, og et evt. underskud vil blive fordelt ligeligt blandt garantistillerne. Hørsholm Musikforening har p.t. modtaget underskudsgaranti fra Forstædernes Bank på 2 x 15.000 kr. Hørsholm Musikforening søger Hørsholm Kommune om underskudsgaranti på i alt 30.000 kr fordelt på 15.000 kr. pr. koncert. Kultur og Fritid anbefaler, at Kultur- og Fritidsudvalget støtter Hørsholm Musikforenings to koncerter med en underskudsgaranti på 2 x 15.000 kr. Økonomi/personale Budget og finansieringsplan for Hørsholm Musikforenings to koncerter med András Schiff. Udgifter 2 x honorar (inkl. moms af agentprovision) kr. 250.000 2 x leje af flygel kr. 30.000 Annoncering, direct mail kr. 15.000 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 12
I alt kr. 295.000 Indtægter 2 x 240 billetter á kr. 440 kr. 211.200 118 billetter til begge koncerter á kr. 800 kr. 94.400 I alt kr. 305.600 Budgettet er baseret på 2 x udsolgt hus og vil i så fald føre til et overskud på kr. 10.600 Der tilstræbes underskudsgaranti fra 3-4 sponsorer/fonde. Der er foreløbig opnået underskudsgaranti fra Forstædernes Bank A/S med 2 x kr. 15.000. Hørsholm Kommune gør det muligt at afholde koncerterne i Trommen. Bilag - Ansøgning, budget samt information om Hørsholm Musikforening Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 KFU godkendte underskudsgaranti på 2x15.000 kr., som finansieres via Kultur- og fritidspuljerne for 2010 og 2011. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 13
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 62 Acadre sagsnr.: 09/15687 Journalnr.: 18.00.00G01 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Signe Pedersen Hørsholm Musikforening søger om 2009 støtte Resume Hørsholm Musikforening søger i lighed med de foregående sæsoner om støtte til 4 koncerter i Trommen. Musikforeningen afholder derudover en ekstra koncert, som de forventer at Trommen afholder udgifterne til. Da dette ikke er tilfældet, foreslår administrationen, at støttebeløbet er for afholdelse af 5 koncerter. Pris pr. afholdt koncert er på kr. 7.000 og det samlede støttebeløb er på kr. 35.000. Forslag Administrationen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget imødekommer ansøgningen med kr. 35.000 kr. til afholdelse af 5 koncerter i Trommen. Sagsfremstilling Hørsholm Musikforening har tradition for at afholde en række klassiske koncerter i Trommen hver sæson. Repertoiret ved disse koncerter er et supplement til det repertoire Trommen kører. Foreningen har i sæsonen 2009-2010 planlagt i alt 8 koncerter og en ekstrakoncert: 1. Den Danske Strygekvartet (Hørsholm kirke), d. 31. aug. 2009 2. Eskær Trio & Lee Morgan (Trommen), d. 6. okt. 2009 3. Sjællands Symfoniorkester (Trommen), 3. nov. 2009 4. Jakob Kullberg (Hørsholm Kirke), 24. nov. 2009 5. Altenberg Trio (Trommen), 28. jan. 2010 6. Jens Elvekjær (Trommen), 24. feb. 2010 7. Engegard Kvartetten (Hørsholm kirke), 8. mar. 2010 8. Andrea Pellegrini og Leif Greibe (Trommen) 9. András Shiff (Trommen), 8. jan. 2010 Udgifter til koncert med Sjællands Symfoniorkester (Trommen), 3. nov. 2009, afholdes af foreningen. Foreningen afholdte i alt 11 koncerter i sæson 2008-2009, heraf 1 ekstrakoncert. Økonomi/personale Pris til Trommen pr. afholdt koncert er på kr. 7.000 og det samlede støttebeløb er på kr. 35.000. Foreningen fremsender deres regnskab for sæson 2008-2009 hurtigst muligt. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 14
Bilag - Ansøgning - Kulturelle aktiviteter udenfor bibliotekerne 2009 Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 KFU imødekom ansøgningen med 35.000 kr. fra Kultur- og fritidspuljen. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 15
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 63 Acadre sagsnr.: 09/15656 Journalnr.: 19.03.00G00 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Peter Skjøt-Rasmussen Hørsholm Egns Museum: Regnskab og Årsberetning for 2008 Resume Hørsholm Egns Museums regnskab og årsberetning fremlægges. Forslag Administrationen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender regnskab, revisionsprotokollat og årsberetning 2008. Sagsfremstilling Hørsholm Egns Museum har fremsendt revisionsfirmaet Deloittes Årsrapport og revisionsprotokollat for 2008, samt Budget og regnskabskema for indberetning til Kulturarvsstyrelsen som fremlægges på mødet samt Museumsinspektørernes Årsberetning 2008. Kontakt sekretariatet for Kultur og Fritid, såfremt regnskabet ønskes tilsendt forud for mødet. Revisionsfirmaet har ingen forbehold over museets regnskab. Bilag - Revisionsprotokollat til årsrapport 2008.pdf - Budget og regnskabsskema For indberetning til Kulturarvsstyrelsen - Årsberetning 2008.pdf Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 KFU tog orienteringen til efterretning. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 16
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 64 Acadre sagsnr.: 07/1931 Journalnr.: 82.16.00Ø50 Sagsforløb: KFU - ØU - KB - Åben sag Mødedato: 26.08.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Peter Skjøt-Rasmussen Huset på Enghave 38 Resume Hørsholm og Omegns Jagtforening (HOOJ) har d.12.05.2009 fremsendt brev til Hørsholm Kommune, hvori de oplyser, at de ikke ser mulighed for at købe ejendommen Enghave 38. I stedet foreslår foreningen, at kommunen overdrager brugsret og indvendig vedligeholdelse samt vedligeholdelse af udenomsarealerne (græsslåning, havearbejde ect.) til foreningen. I tilfælde af, at foreningen opsiges ønsker foreningen at få tilbagebetalt de dokumenterede omkostninger til renovering. På baggrund af HOOJ s forslag til renovering, har administrationen i samarbejde med Ejendomsservice og Indkøb, udarbejdet en liste over de mest nødvendige renoveringsbehov. De nødvendige renoveringsbehov, som beløber sig til i alt 425.000 kr,.er det beløb som administrationen foreslår, at HOOJ skal kompenseres for når kommunen inddrager Enghave 38. Forslag Administrationen anbefaler, at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter og beslutter, hvorvidt udvalget ønsker at indstille til Økonomiudvalget, at kommunen: 1) Overdrager brugsret til Enghave 38 til HOOJ Nedsætter et udvalg, hvis formål det er at udarbejde en renoveringsog vedligeholdelsesplan der tager udgangspunkt i absolutte nødvendig indvendige renoveringsbehov specificeret ved Ejendomsservice og Indkøb. Indgår tilbagekøbsaftale på op til 425.000 kr., for dokumenterede omkostninger til renovering, med HOOJ. 2) Kommunen fortsætter med at tilbyde HOOJ midlertidig råderet på eksisterende vilkår, eller stiller andet lokale til rådighed i form af et klasseværelse eller tilsvarende. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 17
Sagsfremstilling Ejendomsservice og Indkøb har sammen med Kultur og Fritid gennemført et bygningssyn af huset med henblik på udarbejdelse af en plan for en absolut nødvendig vedligeholdelse. Denne plan er mindre omfattende end den foreslået af HOOJ, og viser et behov for invendig renovering af huset til udgifter på omkring 425.000 kr. ex. moms. Ved renovering og ombygning skal en række nye isoleringskrav opfyldes, hvorfor Ejendomsservice og Indkøb vurderer, at en renovering af huset bliver så omkostningstung, at en nedrivning og genopbygning af huset formentligt vil være mere rentabel. Kultur og Fritid anbefaler, at såfremt Kommunalbestyrelsen indvilliger i, at kommunen overdrager brugsret og indvendig vedligeholdelse, udarbejdes en brugsretsaftale mellem Hørsholm Kommune og foreningen, hvor forhold vedrørende opsigelse, tilbagebetaling af dokumenterede udgifter til renoveringsarbejde og plan for renoverings- og vedligeholdelsesaktiviteter beskrives. Brugsretsaftalen skal således indeholde retningslinier for nedsættelse af et renoverings- og vedligeholdelsesudvalg med deltagelse af Hørsholm Kommune og HOOJ. Der er på nuværende tidspunkt ikke afsat midler til indvendig vedligeholdelse i kommunens budget. Renovering udover 425.000 kr, sker for HOOJ s egen regning, og kan ikke tilbagekræves hos kommunen. Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på møde den 26. september 2007 at tilbyde HOOJ midlertidig råderet over huset (188 m2) på Enghave 38. Råderetten er i en begrænset periode, da Hørsholm Kommune ikke har fastlagt de fremtidige planer for huset og de omkringliggende områder. I 2008 blev der truffet beslutning om at istedet for at give HOOJ brugsret til ejendommen Enghave 38, skulle salg af ejendommen til foreningen overvejes. Salget skulle ske på tilsvarende vilkår som salg af ejendommen Enghave 40 til Folehavegruppen. I forhold til beslutninger, så indgår sagen under orientering til KFU den 27.02. 2008 "der arbejdes på en permanent løsning" og d.02.04.2008 "at KFU og ESI har holdt møder med HOOJ hvor de er blevet forelagt muligheden for at købe huset". Som følge af det forestående salg er der ikke blevet udarbejdet en brugsretaftale mellem Hørsholm Kommune og foreningen. Kultur og Fritid gør opmærksom på, at HOOJ har fået råderet over huset på Enghave 38 i en begrænset periode. Derudover gør administrationen opmærksom på, at i følge Folkeoplysningsloven skal kommunen stille ledige egnede lokaler til rådighed for folkeoplysende foreninger. Der er imidlertid ikke krav om, at en forening skal have sit eget klubhus. Der er ialt 807 medlemmer i HOOJ, hvoraf 540 er mellem 25-65 år, og bosiddendende udenfor Hørsholm Kommune. I alt er der 157 medlemmer mellem 25-65 år bosiddende i Hørsholm Kommune. Administrationen har i juni 2007 undersøgt mulighederne for at leje lokaler på Arboretet i Hørsholm og på Sjælsmark Kaserne, men på daværende tidspunkt var bygningerne ikke ledige. Administrationen har i februar 2008 på ny forespurgt om muligheden for at leje lokaler på Arboretet og fået oplyst, at alle bygninger ved Arboreret enten er i brug eller forventes at komme i brug i nær fremtid, hvorfor Bygningsafdelingen på Det Biovidenskabelige Fakultet ikke kan leje bygningerne til Hørsholm Kommune. Grundet usikkerhed omkring fremtidig brug af arealerne ved Sjælsmark Kaserne, kan Ejendomsservice og Indkøb ikke anbefale, at Hørsholm Kommune indleder aftaler om leje af bygningerne ved kasernearealet. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 18
Økonomi/personale Liste fra Ejendomsservice og Indkøb - Nødvendige renovations- og vedligeholdelsesaktiviteter på Enghave 38 - Gasbeton huset Malerarbejder maling af vægge og paneler 300 m2 70.000 Maling af vinduer indvendigt 11stk 20.000 maling af lofter 15.000 Gulvarbejder Ny linoleum 155 m2 100.000 Betonarejder Ophugning af gulvet i pejsestuen og udlægning af nyt beton lag 60 m2 120.000 Tømrerarbejder Akustik lofter brandklasificeret loft i pejserummet 60 m2 39.000 El El installationer eftergås 22.500 Håndværksarbejder i alt 386.500 Uforudseteudgifter 10 % 38.500 i alt 425.000 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 19
I forbindelse med eventuel overdragelse af brugsret til Enhave 38, søges der bevilling på 425.000 som skal fungere som tilbagebetalingsgaranti til HOOJ. Bevillingsskema Tillægsbevilling Politikområde: 61 Politikområde: Drift/anlæg m.v Renovation og vedligehold Indeværende år Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Overslagsår 3 425.000 kr 0 0 0 I alt 425.000 kr 0 0 0 Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde: Politikområde: I alt 0 0 0 0 Sagens tidligere behandling På møde i Kultur- og Fritidsudvalget den 26. september 2007 besluttede udvalget, at HOOJ midlertidig råderet over huset på Enghave 38. Bilag - Hørsholm og omegns jagtforening - forslag til løsningsmodel for HOOJ husets fremtid - Enghave 38 - Indvendige arbejder - Overslag ov indv vedligehold.xls Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 26-08-2009 Udsat med henblik på en belysning af en "Marineforeningsmodel" samt administrativ dialog med foreningen om modellen. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 20
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 57 Åben Samarbejdsaftale mellem Trommen/Hørsholm Kommune 1006556 57 Åben Aftale om tilskudsvilkår mellem Hørsholm Scenen og kommunen 1006558 58 Åben Budgetreguleringer KFU 1027894 58 Åben Målopfølgning KFU 1027645 59 Åben Politikområdebeskrivelse 60 Hørsholm Bibliotek 1013568 59 Åben Politikområdebeskrivelse 61 Folkeoplysning 1013571 59 Åben Politikområdebeskrivelse 62 Musikskolen og Trommen 1013541 59 Åben Politikområdebeskrivelse 63 Hørsholm Idrætspark 1013572 60 Åben Revideret statistik for 2. kvartal 2009 1023289 61 Åben Ansøgning, budget samt information om Hørsholm Musikforening 1017181 62 Åben Ansøgning 1029088 62 Åben Kulturelle aktiviteter udenfor bibliotekerne 2009 1029269 63 Åben Revisionsprotokollat til årsrapport 2008.pdf 1029117 Budget og regnskabsskema For indberetning til 63 Åben Kulturarvsstyrelsen 1029112 63 Åben Årsberetning 2008.pdf 1029122 Hørsholm og omegns jagtforening - forslag til løsningsmodel for 64 Åben HOOJ husets fremtid 1002947 Enghave 38 - Indvendige arbejder - Overslag ov indv 64 Åben vedligehold.xls 1027473 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 26-08-2009 Side 21
Kultur- og Fritidsudvalgets møde 26-08-2009 Isabella Meyer (C) Formand Henrik Klitgaard (R) Næstformand Thorkild Gruelund (C) Hanne Lommer (A) Anne Ehrenrich (V) Kultur- og Fritidsudvalget 26-08-2009 Side 22