Referat af bestyrelsesmøde i Kajakklubben Strømmen Mødegruppe Bestyrelsen sæson 2009/10 Dato Torsdag den19. november 2009 kl. 18.30-21.30 Sted Klubhuset, Østre Hougvej 104 Indkaldte Deltagere Mogens K Hansen, MH Christian Alnor, CA Ketty Jensen, KJ (afbud) Tine Trane, TT (afbud) Dorte Nielsen, DN Jens Kragskov, JK (afbud) René Eriksen, RE Referent CA Referat opsættes 26. november 2009 1. Næste møde 5. januar 2010 2. Post og meddelelser Brugerrådet i havnen holdt møde 11/11: drøftet broen (tages op politisk i februar) og at kommunen muligvis vil spare pengene til at slå græs. Sea challenge Fyn møde 2/12 i Odense: hvem kan deltage? DKF ønsker at afholde kurser her: 24-25/4 (Hav-kursus) og 8+9/5 EPP3 prøve Hav + EPP3 tur prøve. Som udgangspunkt skal deltagerne have eget grej med. Hvis de skal låne kajakker skal det gå gennem Rene Eriksen - 300 kr. pr kajak. Vi har ingen tur-kajakker de må låne til entring. Vi vender tilbage vedrørende forplejning når vi kommer nærmere. Gældsbrevet vedr. lån til hal er underskrevet af kommunen. Jubilæumsbog A5-format teksten er færdig vi mangler at tage beslutning om billeder. Mogens og Kjeld og Karen laver den færdig. 3. opfølgning på referat 4. Arrangementer/ siden sidst: smøde: Jens forslag om flytning af både gøres færdig til generalforsamling. Vi beder udvalget informere om forslagene i rigtig god tid inden generalforsamlingen gerne nogle forslag på et overordnet niveau. På generalforsamlingen besluttes hvad der skal projekteres af en arkitekt. Svømmehal træning hav og tur: datoerne er på nettet og hænger i klubhuset. 14 personer sidste gang Der bliver ikke noget gymnastik i år. Vi skal være tidligere ude næste år evt. kombination af gymnastik og yoga. 5. Stævner 6. Kommende arrangementer Jubilæumsfesten 20/11: tilmeldt 75 pers. Reception 3/12 kl 15. Sponsorer, politikere, embedsmænd, æresmedlemmer, andre klubber i området inviteres. Alle medlemmer meget velkommen Juletamtam lørdag 5/12: gløgg og æbleskiver (CA køber ind) Nytårs-k-/tur 31/12 7. Ungdom Vi mangler en træner til de store unge. Er der nogen der er villige? Fx til at tage en træneruddannelse. 8. Nyt fra udvalg: Reparationsudvalg:KJ udvalget har gennemgået alle både kun få både skal sendes væk til større reparationer, så status er ikke så dårligt.
Turudvalg: Jørgen trækker sig fra udvalget det ser ud til at der ikke er interesse for fællesture arrangeret god tid i forvejen. Måske skal vi over til bestemte tidspunkter kan være mødetidspunkt (fx lørdag kl. 10) mere spontant opståede arrangementer som er indkaldt via hjemmesiden. Havkajak/RE: overvejer stadig hvilke pagajer der skal indkøbes. Ønsker et beløb på budgettet til nye både ca. 35-40.000 kr. oplæg til vores møde 5/1. Planlægger efterårstræf 2010. Instruktørudvalget spørges (af Ketty) hvilke ønsker de måtte have. Presse/MH: intet nyt. Bliver inviteret til reception. Mogens sender billeder inden. Sildenyt: Steen er ny redaktør. 1. Nummer er på gaden. Hurra. Husforvaltergruppe: JK Ikke større ændringer inden generalforsamlingen. Der ligger meget udstyr i kajakkerne så der mangler plads til opbevaring. Lav noget flytbart til en midlertidig løsning. Nogle ændringer foreslås på generalforsamlingen - oplæg 5/1. Klubaftener:KJ Husudvalg: JK Ungdomsudvalg: TT 9. Kassererer nyt Vi vil godt have en balance inkl. budgettal på vores konti start december på mail til bestyrelsens medlemmer. DN kontakter Gerda. Også om ansøgninger til kommunen til rengøring mv. Mogens flytter et større beløb til højrentekonto i Sparekassen, da vi ikke har akut brug for penge lige nu. Vi har først brug for penge når vi ved hvordan vi vil bygge om. 10. Orientering fra Dorte om medlemsstatus og opdatering af bådenes placering. 1: sliste: 226 medlemmer i alt (215 aktive + 11 ikke betalende, som laver arbejde for klubben). 2: Numre til portene bestilles gennem Hagberdt (fx på produktionsskolen). Ingen må lægge både ind eller flytte bytte uden først at have tjekket med Dorte. Dorte ajourfører fortegnelse over hvor de forskellige kajakker ligger. Der er god plads til at optimere hylderne, men vi laver ikke noget inden generalforsamlingen. 11. Forretningsorden og vedtægstændringer - Det vigtigste handler om eksklusionsbestemmelserne og hvem der er medlemmer, samt bestyrelsens konstituering. Når vi omlægger kontingentopkrævningen til 1 år falder behovet for at kunne smide folk ud på grund af kontingentrestance bort. Ideen i forslaget til nye vedtægter er, at generalforsamlingen består af medlemmer som var indmeldt (dvs. havde betalt) for året inden vi holder generalforsamling. Det har de gjort i marts/april og hvis de ikke betaler, så er de ikke medlemmer når vi kommer til december, og kan således ikke stemme på generalforsamlingen. Stemmeberettiget er desuden folk, der senest 31. januar har betalt hele det fulde kontingent for det år der lige er startet. På den måde vil generalforsamlingen bestå af alle de folk som har været aktive medlemmer hele det foregående år (og sikkert også vil være det i det kommende) og de nye, som har nået at betale for et medlemskab inden udgangen af januar. Men der er ikke behov for at melde folk ud af klubben som følge af kontingentrestance: man er simpelthen kun medlem hvis man har betalt sit kontingent. Og sådan en liste over medlemmer kan vi jo lave kort efter fristen for kontingentindbetaling i marts/april, og så naturligvis justere den med de navne, som kommer når folk betaler løbende.
- Den anden væsentlige ændring handler om bestyrelsens sammensætning. Bestyrelsen foreslår, at formanden vælges hvert år på generalforsamlingen, og at der derudover hvert år vælges 3 medlemmer, som sidder 2 år ad gangen. Bestyrelsen vælger selv hvem der er næstformand og hvordan de øvrige poster skal fordeles. Kassereropgaven er ikke nødvendigvis en post der bestrides af et bestyrelsesmedlem. - Vi skal have klarere regler for hvad der skal ske hvis foreningen opløses. MH kontakter forbundet for at få forslag til hvordan det kan formuleres. Endelig foreslår vi en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Forretningsordenen besluttes af bestyrelsen, men forelægges første gang generalforsamlingen til drøftelse. Der vedlægges dette referat et udkast til nye vedtægter, sådan som status er pt. Vi fortsætter drøftelsen af vedtægter på næste møde mhp. at have et forslag klar til generalforsamlingen. 12. Træpagajer Hagberdt har lagt stort arbejde i at renovere 6 træpagajer, som sælges for 400 kr. stykket. Henvendelse til Hagberdt. 13. Opgavefordeling= udsat til næste på næste bestyrelsesmøde. Er der flere opgave der kan listes op??? Vi har foreløbig denne liste. Fordelingen af opgaver tages op igen møde kontakt til webmaster kontakt til kommune kontakt til kasserer kontakt til bank opsætning af nøglebrikker udlevering af nøglebrikker overvågning af hjemmesiden med opdateringer af de ændringer der sker på vedtægter, se på om formuleringer til begynderinstruktion står klart og tydeligt etc. ajourføring af medlemsliste med roområder - ect. på hjemmeside statistik over antal indmeldte pakning af velkomstpakke til nyindmeldte i klubben, og hvad skal der være i pakken - er det ajourført husproplemer små reparationer husspørgsmål småopgaver på tavle bådeftersyn hvem har tjek på pagajer, veste, overtræk o.l. reparationer, indkøb af reparationsmaterialer i det hele taget? 14. Hjemmesiden Vi har en fornemmelse af at siden ikke bliver brugt nok i forhold til det arbejde der lægges i den. Der blev drøftet flg. forslag: et lukket rum for medlemmer: fx til kontakt til medlemmer navn og telefonnummer og e-mail, stævnelister under opbygning, turforslag osv. Der må gerne ligge lidt mere på forsiden se fx Ry roklubs hjemmeside. Bedre kalender så man kan se hvad der sker uden at man skal ind og klikke på en bestemt dato evt. kombineret med arrangementsliste på forsiden. Hvordan kan den blive mere anvendelig som elektronisk opslagstavle og kontaktflade for medlemmer? CA kontakter Lars er sket 22/11 og Lars undersøger hvordan man kan lave en Blog på hjemmesiden, som kan fungere som dialog-forum. Mere på næste bestyrelsesmøde. Bilag: foreløbigt forslag til vedtægtsændringer
Vedtægter for Kajakklubben Strømmen Forslag til ændringer til bestyrelsesmødet 19/11 2009 skrevet med rødt 1 Foreningen har hjemsted i Middelfart og har til formål er at virke til kajaksportens fremme. 2 Foreningen er medlem af Dansk Kano og Kajak Forbund (DKF) og Fyns kajakkreds. DKF er et specialforbund under Dansk Idræts Forbund. 3 Klubben optager aktive og passive medlemmer. Optagelse sker ved udfyldelse af klubbens optagelsesskema, som fås ved henvendelse til bestyrelsen eller på klubbens hjemmeside. Optagelse er først bindende for klubben efter vedtagelse på et bestyrelsesmøde når kontingentet er betalt. Ved optagelse af unge under 18 år som medlem af foreningen kræves forældres eller værges skriftlige samtykke. Aktive medlemmer under 12 år optages kun i forbindelse med forældres eller værges indmeldelse. Passive medlemmer får nedslag i kontingent, har ikke stemmeret på generalforsamlingen, er ikke valgbare til bestyrelsen og har ikke ret til at benytte klubbens kajakker udstyr. Roning kan kun ske i begrænset omfang og efter aftale med bestyrelsen. Bestyrelsen kan beslutte gæsters vilkår og evt. betaling for adgang til benyttelse af klubbens faciliteter. 4 Det er hvert enkelt medlems pligt at overholde klubbens love, ordensregler og sikkerhedsbestemmelser, samt de regler klubbens medlemskab af andre organisationer medfører. Vedtægter, ordensregler og sikkerhedsbestemmelser fremgår af hjemmesiden. Overtrædelse af klubbens vedtægter mv. kan medføre eksklusion af klubben. Bestyrelsens beslutning om eksklusion kan indbringes til behandling på den næstfølgende generalforsamling, hvor det ekskluderede medlem har taleret under dette punkt. 5 Æresmedlemmer vælges af den til enhver tid siddende bestyrelse. Spørgsmål om valg af æresmedlemmer, kan ikke gøres til genstand for diskussion på generalforsamlingen. 6 Aktive medlemmer og æresmedlemmer har ret til at opbevare én (1) egen båd i bådehuset, hvis der er ledig plads. Er der ikke plads, vil medlemmet blive sat på venteliste til først kommende ledige bådplads. Ved ophør af aktivt medlemskab eller eksklusion skal båden fjernes senest pr. udmeldelses/eksklusions datoen. Sker dette ikke, meddeler bestyrelsen ved anbefalet brev den udmeldte/ekskluderede det, med en frist på ikke under 14 dage til at fjerne båden. Det skal fremgå af meddelelsen om fjernelsen, at båden, såfremt den ikke fjernes rettidigt, efter fristens udløb vil blive henlagt for ejerens egen regning og risiko uden for bådehuset uden yderligere ansvar for klubben. Disse regler gælder også ved kontingentrestance. 7 Indmeldelsesgebyr for aktive seniorer Kontingent fastsættes for ét år ad gangen på den ordinære generalforsamling i februar måned. Kontingentet for aktive medlemmer opkræves 1 gang årligt i april måned med betalingsfrist 31/3.(starter i 2010) Kontingent for passive medlemmer opkræves 1 gang årligt i april måned.(starter fra april 2010) 8 Udmeldelse kan kun ske skriftligt til klubbens kasserer eller bestyrelsen. Der refunderes ikke kontingent for den resterende del af året. Samtidig kræves det, at medlemmet har betalt kontingent for den periode, hvori udmeldelsen sker. Ved kontingentrestance ud over én måned, efter sidste betaling, kan bestyrelsen ekskludere et med-
lem, og når mindst 2/3 af bestyrelsen har stemt herfor. Ethvert medlem der ekskluderes, har ret til at få sin sag behandlet på den førstkommende generalforsamling, og har samtidig ret til at forsvare sig på denne. Ved genindmeldelse indenfor ét år efter udmeldelse, betales fuldt kontingent for den udmeldte periode, samt fuldt kontingent for den første hele periode. (Note til bestyrelsen 19/9: Denne 8 kan evy indgå i nr 7. Begrundelse for ændringen er, at man kun er medlem når man har betalt kontingent. Fristen for kontingentbetaling fremgår af opkrævningen og af den efterfølgende rykker. Vi ekskluderer altså ikke medlemmer fordi de ikke betaler kontingent for et nyt år vi stryger dem af medlemslisten efter at vi har rykket dem så længe som vi mener vi skal/vil. Det vil være den til enhver tid siddende bestyrelse der afgør hvornår der er rykket nok. Bestemmelsen om udmeldelse ( 8) er møntet på medlemmer som ønsker at udtræde af foreningen i løbet af et år de har betalt for.) 9 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed i alle foreningens anliggender, og er, når den er lovligt indkaldt, til enhver tid beslutningsdygtig. Den ordinære generalforsamling skal afholdes én gang årligt i februar måned, og den skal indkaldes med mindst 3 ugers varsel. Forslag som ønskes behandlet på en generalforsamling skal indgives til bestyrelsen skriftligt mindst 14 dage før generalforsamlingen. Dagsorden for generalforsamlingen skal offentliggøres ved opslag i klubhuset og på hjemmesiden mindst 8 dage før og indeholde samtlige sager, som skal behandles, bilagt regnskab ect. Enhver sag som ikke er offentliggjort mindst 8 dage før kan ikke behandles på generalforsamlingen. Stemmeret på generalforsamlingen har ethvert aktivt medlem, som har været indmeldt de seneste 3 måneder før generalforsamlingen. indmeldt ved udgangen af det foregående kalenderår, eller som har betalt fuldt kontingent for indeværende kalenderår senest 31. januar. Valgbare på generalforsamlingen er ethvert aktivt medlem med stemmeret. (Note til 9: ændringen sigter på at lade alle de som vi regner med også vil betale kontingent i marts være stemmeberettigede og valgbare selv om kontingentåret egentlig er udløbet. Samtidig giver vi plads til de nye medlemmer som er meget opsatte på at deltage i foreningens liv deltage i generalforsamlingen, hvis de har betalt kontingent senest 31. januar. Det er næppe mange.) 10 Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes når mindst 1/3 af foreningens aktive medlemmer indgiver skriftlig begæring herom til bestyrelsen med angivelse af emnebehandlingen. 11 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent og stemmetællere 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. 3. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab 4. Bestyrelsens planer samt budget for det kommende år. 5. Fastsættelse af kontingent. 6. Indkomne forslag 7. Valg af formand 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer jf. 13. 9. Valg af revisorer 10. Eventuelt. 12 Generalforsamlingen vælger sin dirigent, som ikke må være medlem af bestyrelsen, til at lede forhandlingerne. De af dirigenten trufne afgørelser skal på forlangende af blot ét medlem sættes under til afstemning. Afstemninger om eksklusion skal være skriftlige. Generalforsamlingens beslutninger skal indføres i en protokol(beslutningsreferat). Protokollen underskrives af dirigenten. Har en generalforsamling truffet afgørelse i en sag, kan denne ikke på ny forebringes på samme generalforsamling. 13 Foreningens Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og består af 7 medlemmer, der skal repræsentere foreningen i alle forhold under ansvar overfor generalforsam-
lingen. Bestyrelsen vælges og sammensættes efter følgende regler: Formanden vælges for ét år ad gangen. Næstformand, kassererer og 4 medlemmer vælges for 2 år ad gangen og afgår på skift. I lige år vælges: I ulige år vælges: Kassererer Næstformand De øvrige 6 medlemmer vælges for to år ad gangen således, at der hvert år er 3 medlemmer på valg ud over formanden. Bestyrelsen vælger af sin midte en næstformand, der træder i stedet for formanden når denne er forhindret. (Note: kasserer-posten kan varetages af et bestyrelsesmedlem eller af en person udenfor bestyrelsen.) Bestyrelsen fordeler opgaverne imellem sig i henhold til en forretningsorden, der er vedtaget af bestyrelsen, og i henhold til de mål og handlingsplaner, som bestyrelsen har fået tilslutning til på generalforsamlingen. I tilfælde af vakance Hvis der i løbet af en bestyrelsesperiode opstår en vakance fordi et medlem vælger at udtræde af bestyrelsen, supplerer bestyrelsen sig selv. Folk mer, der indtræder i bestyrelsen ved vakance, kommer automatisk på valg på førstkommende generalforsamling, eventuelt med en valgperiode på 1 år. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig når mindst 4 medlemmer er til stede, heriblandt formand eller næstformand. Bestyrelsens beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Bestyrelsen fører forhandlingsprotokol og skal offentliggør dagsorden for og referat af bestyrelsens møder ved opslag i klubben og på hjemmesiden informere om møders afholdelse og de på møderne trufne beslutninger. 14 På den ordinære generalforsamling vælges 2 revisorer samt 1 revisorsuppleant. Revisorerne vælges for 2 år ad gangen, og de afgår på skift. Revisorerne skal mindst 1 gang årligt lave uanmeldt kasseeftersyn, samt hvert år senest 14 dage før den ordinære generalforsamling lave revision af foreningens regnskaber med driftsregnskab og status. Revisorerne har til enhver tid ret til kontrol af regnskaber samt beholdninger. 15 Regnskabsåret er kalenderåret. Driftsregnskab og status forelægges underskrevet af revisorerne ved den ordinære generalforsamling. 16 Forandringer i disse vedtægter kan kun ske på den ordinære en generalforsamling, med det antal fremmødte der er til stede og og når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. (Note til 16: Det er nødvendigt også at kunne lave vedtægtsændringer på ekstraordinære generalforsamlinger.) 17 I tilfælde af opløsning, indsættes foreningens midler i det af klubben benyttede pengeinstitut, og kan kun anvendes til start af en ny kajakklub, når tilladelse hertil er givet af den ved opløsningen siddende bestyrelse (Note: hvad er meningen med denne regel?). Foreningen kan ikke ophæves, når mindst 5 stemmeberettigede medlemmer er for dens beståen. (Note til 17: Hvis klubbens midler ved opløsning ikke anvendes til start af en ny kajakklub overgår midlerne til?????? MH undersøger hvad der praksis. Forslag skal stilles til generalforsamlingen februar 2010.) Således vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling den 7. februar 2009. 13 februar 2010. Bilag: Forslag til forretningsorden for bestyrelsen november 2009
Bilag til vedtægter for Kajakklubben Strømmen. Bestyrelsens forretningsorden. Forslag nov. 2009 1: Bestyrelsens opgaver Bestyrelsen har blandt andet flg. opgaver: Forvaltning af klubbens økonomi, herunder: o at være ansvarlig overfor generalforsamlingen og Middelfart Kommune for klubbens økonomiske drift o at udarbejde budget og regnskab o at føre løbende kontrol med forbruget af klubbens midler Udarbejdelse af strategier og udviklingsplaner for klubben Beslutninger om indretning og anvendelse af klubbens lokaler, herunder fordeling af bådpladser mv. i klubben Arrangementer for klubbens medlemmer Repræsentere klubben overfor andre kajakklubber, DKF, DIF og offentlige myndigheder 2: Bestyrelsens sammensætning og fordeling af ansvarsområder Bestyrelsen består af 7 medlemmer, heriblandt en formand og en næstformand. Bestyrelsen konstituerer sig med en næstformand og fordeler herudover opgaver og ansvarsområder. Klubben tegnes af formanden. I sager, der indebærer væsentlig gældsætning af klubben tegnes klubben dog af formand og næstformanden i forening og efter forudgående beslutning i bestyrelsen. Formanden kan i hastesager træffe beslutning på bestyrelsens vegne. Beslutninger truffet i hastesager forelægges snarest muligt og senest ved næste bestyrelsesmøde for bestyrelsen. Næstformanden kan handle på vegne af formanden ved dennes forfald eller efter aftale med formanden. 3: Mødernes afholdelse Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig når mindst 4 medlemmer er til stede, heriblandt formand eller næstformand. Der afholdes mindst 5 møder årligt. Bestyrelsens beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Bestyrelsens møder følger en dagsorden, der er udsendt mindst 5 dage forud for mødet. Dagsorden offentliggøres samtidig på hjemmesiden og ved opslag i klubhuset. Referatet af bestyrelsens møder skal tjene til information for medlemmerne og skal derfor orientere fyldestgørende om de trufne beslutninger. Referatet offentliggøres ved opslag i klubben og på hjemmesiden. Formanden kan i særlige tilfælde pålægge medlemmerne af bestyrelsen tavshedspligt. Det kan være tilfældet i personsager eller i sager hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere. Bestyrelsen kan vælge at træffe beslutning om sager efter skriftlig kommunikation i stedet for på et møde. I sådanne tilfælde orienteres om beslutningen i det næstkommende mødereferat. 4: Uddelegering af ansvarsområder til udvalg mv. Bestyrelsen kan beslutte at uddelegere beslutningskompetence i særlige sager til udvalg eller enkeltpersoner. Dette kan for eksempel ske i forbindelse med frigivelse af begyndere til eget roområde. Der skal i sådanne tilfælde være udarbejdet et klart kommissorium for vedkommende (udvalg), der er offentliggjort på hjemmesiden og ved opslag i klubben. Det skal ligeledes tydeligt fremgå hvem der kan træffe beslutning. Bestyrelsen kan ikke uddelegere ansvar for beslutning om sager, der indebærer væsentlig gældsætning af klubben.