Referat af årsmøde i Zaxsez d. 29/3 2015 i Sjølunds hytte i Vordingborg Velkomst af formanden Indkaldelsen udsendt rettidigt konstaterede dirigenten Dagsorden: 1. Valg af referent og dirigent (sidstnævnte må ikke være medlem af bestyrelsen) Dirigent: Peter Larsen Referent: Jens Ole Suldrup(Skipper) 2. Valg af stemmetællere Frederik Hennild og Morten Stryhn Rahbek Lohse. 3. Formandens beretning (se bilag 1) Beretning af udsendt og kan under referatet. Der var ikke de store tilføjelser. Vi har fået støtte fra Trygfonden til indkøb af genoplivning På forespørgsel gennemgik formanden kort løbets og foreningens historie samt planenerne for fremtidens udvikling 4. Løbsledelsens beretning (se bilag 2) 5. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab (se bilag 3) Underskud på kr. 1165,32. Det er faktisk udmærket, men vi kan ikke fortsat lave underskud. Hvorfor betales der ikke divisionskontingent? Der er noget med måden vi er registreret på i Korpset. Regnskabet godkendt. 6. Behandling af indkomne forslag (se bilag 4) 2 forslag fra bestyrelsen(se under referat) Merete gav kort begrundelse for forslagene Begge forslag vedtaget enstemmigt. 7. Væsentlige beslutninger for foreningens fremtid (se bilag 5 udviklingsplan) Bestyrelsens ønsker at fortsætte med den nuværende plan med enkelte ændringer(se bilag) Udviklingsplanen godkendt 8. Fastsættelse af kontingent Bestyrelsen foreslår fastholdelse af det nuværende kontingent. Nuværende kontingent fortsættes uændret.
9. Godkendelse af budget Kassereren har lavet et oplæg til budget ud fra sidste regnskab og de udgifter og indtægter, der har været indtil d.d. 10. Fastsættelse af antal medlemmer i bestyrelsen Der foreslås 6 medlemmer og 2 suppleanter. Godkendt 11. Valg af formand På valg er Merete Stryhn Rahbek Lohse - genvalg. 12. Valg af kasserer (ikke på valg) 13. Valg af løbsleder På valg er Jonas Suldrup - genvalgt 14. Valg af medlemmer til bestyrelsen På valg er Sara Teglbjærg, ønsker ikke genvalg Annette Jørgensen foreslået valgt 15. Valg af suppleanter: På valg er Jens Ole Suldrup valgt, Frederik Hennild/ foreslået - valgt 16. Valg af revisor samt suppleant Revisor: Maria Spillemose Revisorsuppleant: Bent Rahbek Andersen 17. Valg af løbsledelse alle på valg Simon genvalg Morten ønsker ikke genvalg, posten genbesættes ikke. Joan genvalg Louise nyvalg Patrik - genvalg 18. Valg af repræsentanter til Svend Gønges Divisionsråd Jonas, Simon, Sara, Morten og Merete 19. Valg af repræsentanter til Det Danske Spejderkorps Korpsråd Merete og Morten 20. Eventuelt Bo Gyldenkerne fra Svend Gønges Division fortalte om divisionens arbejde med gruppeudvikling Referat godkendt d. 29/3 2015
Formand: Merete SR. Lohse Dirigent: Peter Larsen Formandens beretning Mit første år som formand for foreningen Zaxsez er gået. Da jeg sidste år blev valgt som formand, havde jeg ikke den ringeste anelse om, hvilke spændende udfordringer der ventede! Vi lagde året ud med en spændende evaluering af Zaxsez 2014, hvor løbsledelsen gjorde sig mange spændende erfaringer. I maj måned var vi inviteret på divisionsturnering af Svend Gønges Division, og med god hjælp fra Ilde Ibs Klan og Humleklanen fik vi stablet et lille team af friske folk på benene, så vi kunne lave et lille natløb for junior- og tropsspejdere. Det var en stor succes, og børnene var meget glade for oplevelsen. I juni måned afholdt vi Struktur- og KREAweekend i Stege på Møn, hvor der både blev tid til at være konstruktive, aktive og at få hygget og rystet os sammen i den nye løbsledelse og bestyrelse. Der blev lagt nogle rigtig gode grundsten til Zaxsez nye struktur, som bestyrelsen og løbsledelsen vil arbejde endnu mere på i det kommende år. Vi fandt også ud af at vi skal passe på med at blande tingene for meget sammen, og derfor blev der allerede på denne weekend planlagt to weekender i foråret 2015 en til gennemgang af vores struktur, regler for løbet og andre praktiske rammer, og en senere på foråret til den kreative løbsproces. I august fik Morten og jeg besøg i vores lille hus af repræsentanter fra løbsledelse og bestyrelse til et par gode arbejdsdage i sommersolen. Der blev arbejdet hårdt med rammerne for både løbs- og bestyrelsesarbejdet, men der var også tid til at nyde sommersolen og komme hinanden ved. I efteråret blev der afholdt to løbsweekender med gode resultater. Der blev samtidig evalueret på hvordan vi får optimeret løbsweekenderne, så der kommer endnu flere postansvarlige med, hvad indholdet på de forskellige weekender bør være og hvordan man kan gøre det vedrørende og vigtigt for de postansvarlige at møde op. Weekenderne er jo i virkeligheden en hjælp til dem selv, for det er på weekenderne de kan få svar på de mange spørgsmål, de måtte have, der er altid nogen andre kreative mennesker at sparre med, og humøret er i top og det er jo sjovere at arbejde, når man kan mærke, man er en del af noget større. I november blev der for første gang afholdt en kæmpe optællings- og sorteringsweekend på vores lager i Karise. Hele lageret blev endevendt og efterset, der blev talt op, noteret ned og sorteret i bund. Så for første gang i Zaxsez historie har vi faktisk nogenlunde styr på, hvad vi har på lageret! Samtidig blev der afholdt julefrokost for vores medlemmer. En rigtig hyggelig fest, vi startede sidste år, og som vi vil holde i hævd med forskelligt tema for weekenden fra år til år. I januar blev der afholdt en infoweekend om løbet, hvor de sidste ting kom på plads, og i februar kunne vi så i fællesskab afholde et rigtig flot Zaxsez 2015. Bestyrelsens opgave er at støtte op om løbsledelsens arbejde. Det forsøger vi blandt andet at gøre ved at have nogle udvalg, der tager sig af økonomien, driften af bl.a. vores lager, fundraising og meget andet. Derudover er det vores opgave at lave nogle sjove og udviklende arrangementer for jer medlemmer. Det er nemt at engagere sig i arbejdet hvis du møder op på vores weekender og har en interesse, er du altid velkommen til at melde dig til et udvalg. Udvalgene kører som udgangspunkt et år ad gangen, og så kan man vælge at trække sig eller fortsætte. Vi er til for løbsledelsen og for medlemmerne så kom endelig og fortæl os, hvilken retning du synes foreningen skal bevæge sig imod.
Merete SR. Lohse Formand for foreningen. Løbsledelsens beretning I år har vi oplevet en stor udskiftning i løbsledelsen, og ud er gået Merete og ind er kommet, Patrick, Anette og Joan. Det har været en stor omvæltning at skifte løbsleder, men også en spændene udfordring. For at får arbejdet til at passe bedre til den nye løbsledelse har vi i det foregående år arbejdet efter ny struktur i løbsledelsen. Denne ny struktur er lavet af løbsledelsen efter gammel model, men med mere klare rolle fordelinger og bedre definerede opgaver. Vi besluttede i løbsledelsen at udarbejde arbejdsbeskrivelser med opgaver til de forskellige roller i løbsledelsen samt de teams (KQ Crew, Kort, Teknik mm.) Der hører under rollerne. Dette arbejde vil snarest muligt være afsluttet og klar til overlevering til den nye løbsledelse. Zaxsez har valgt at engagere sig i Divisionssommerlejren i Svend Gønges division som afholdes i år. Vi leverer til lejren Teknikhold, Samaritter samt deltager i planlægningen af hejkerne. Vi har i året afholdt 3 weekender relateret til Zaxsez 2015 (samt 1 i 2015). Disse weekender forløbet med planlægning af årets løb, og har haft forskellige niveauer af deltagelse fra de Postansvarlige, men generelt har vi set langt de fleste af de postansvarlige på én af weekenderne. Ud over weekender har løbsledelsen for det meste afholdt et møde om måneden for at samle op på hvor langt vi hver især var nået, dette har givet os bedre føling med hinanden og ting som vi evt. har overset. VI vil slutte af med at sige tak til alle for engagementet det foregående år, og for flere af os ser vi frem til endnu et år med spændene udfordringer i løbsledelsen. Spejderhilsen Zaxsez Løbsledelse Jonas Suldrup Løbsleder Zaxsex
Forslag til vedtægtsændringer F1: Ændring af kommunalt tilhørsforhold Der ønskes en ændring i foreningens vedtægter, således at Zaxsez hjemkommune bliver Vordingborg Kommune. 1 stk. 3 ønskes derfor ændret til: Foreningens hjemkommune er Vordingborg Kommune. Forslagsstillere: Bestyrelsen F2: Vedtægtsændring Der ønskes en ændring i vores vedtægter vedr. hvem der kan optages som medlemmer. 3 stk. 1 ønskes derfor ændret til: Som medlemmer optages personer, der har interesse i eller ønsker at støtte foreningens aktiviteter. Efterfølgende stykke slettes. Forslagsstillere: Bestyrelsen Bilag 5 Udviklingsplan Bestyrelsen ønsker at fortsætte med den hidtidige udviklingsplan på nær følgende ændringer: et om sociale tiltag i foreningen slettes, da vi efterhånden har fået etableret nogle gode arrangementer for vores medlemmer, som gerne skulle udvikle sig til en tradition. sez udviklings- og visionsweekend. Mål: at udarbejde et bedre og mere skarpt formål med foreningen i forhold til medlemmerne i foreningen. Handlingsplan 2015/2016 Gennemskuelig struktur gennem større samarbejde Der er efterhånden mange, der gerne vil bidrage til både et godt Zaxsez-løb, men også et godt foreningsliv. Derfor udvikler bestyrelse og løbsledelse i fællesskab en weekend, hvor de sammen arbejder målrettet med at udvikle Zaxsez som forening og institution ved at kigge på de mere langsigtede visioner for Zaxsez. Udviklings- og visionsweekenderne skal omhandle foreningens struktur, udvalgsarbejdets tilrettelæggelse samt samarbejdet mellem bestyrelsen og løbsledelsen. Derved håber vi at vores foreningsarbejde kan blive endnu mere meningsfyldt og samarbejdet. Rekruttering og uddannelse af postansvarlige Arbejdet med at rekruttere flere postansvarlige har båret frugt, og til løbet i 2015 var der for første gang ikke problemer med at finde de postansvarlige, der skulle bruges. Vi vil nu påbegynde udviklingen af uddannelse og træning for vores postansvarlige, således at endnu flere postansvarlige får lettere ved at lave større og vildere oplevelser for vores deltagere. Fortsættelse af arbejdet med vores formål
Arbejdet med vores formål for medlemmer fortsætter i foråret 2015, hvor vi håber at kunne finde en bedre formulering af vores formål til foreningsmedlemmerne