Kom godt i gang TAG DEL. - den vellykkede inddragelse på TAGDEL.dk. vores samfund

Transkript

1 Kom godt i gang - den vellykkede inddragelse på TAGDEL.dk Denne manual er udformet til jer, som nu står foran at skulle bruge TAGDEL.dk som et værktøj til at inddrage jeres medlemmer, frivillige og andre borgere i udviklingen af jeres fremtidige aktiviteter. Vi mener, at man med fordel kan inddrage frivillige, medlemmer og andre i næsten alle aktiviteter. TAGDEL.dk skal netop gøre det lettere og mere værdifuldt for jer at inddrage og involvere jeres omverden mere. På TAGDEL.dk kan I få ideer og stor opbakning til udviklingen af eksisterende og nye projekter, kampagner, indsatsområder eller noget helt tredje. I kan efterfølgende nemt invitere brugerne til at tage fysisk del, når det nye projekt for alvor skal realiseres. TAGDEL.dk er et redskab, der øger engagementet og ejerskabet hos jeres frivillige og medlemmer, og samtidigt gør TAGDEL.dk det lettere for potentielle nye frivillige eller medlemmer at involvere sig i jeres sag og arbejde. Med andre ord er TAGDEL.dk en ramme for en ny form for frivillighed online. Denne manual vejleder jer i den vellykkede inddragelse på TAGDEL.dk. I vil blive guidet til at finde den aktivitet, I vil inddrage jeres frivillige, medlemmer og andre interesserede i samt, hvordan I kan kommunikere udfordringen ud til brugerne af platformen på en måde, som motiverer brugerne til at tage del i den. Hvis I står med spørgsmål af mere teknisk karakter, henviser vi til vores manual Introduktion til TAGDEL.dk - funktioner og muligheder. God læselyst TAGDEL.dk er for alle, der vil være med til at skabe bedre løsninger på samfundets udfordringer. Med en profil kan du bl.a.: oprette udfordringer, søge løsninger og organisere frivillige i aktiviteter. TAG DEL arbejder for, at flere bidrager til at løse samfundets små og store udfordringer. TAG DEL er, at vi alle bidrager med det vi kan til at løfte opgaver, der kommer samfundet og fællesskabet til gode. TAG DEL er uafhængig af politiske, religiøse og kommercielle interesser. Bag TAG DEL TAG DEL er udviklet og drives af KPH Københavns Projekthus. KPH er en forening og et projekthus for kulturelle og sociale iværksættere. TAGDEL.dk er udviklet i samarbejde mellem KPH og Aion ApS. Kontakt TAG DEL Stefan Schmidt Mail: [email protected] Tlf.: KPH Københavns Projekthus Enghavevej c, 2450 København S

2 Valg af aktivitet Det første I skal tage stilling til, når I vil bruge TAGDEL.dk er, hvilken aktivitet I vil inddrage TAGDEL.dk s brugere i. Det handler ikke om at genopfinde den dybe tallerken, men om at få øje på alle de muligheder for inddragelse, der er blandt jeres allerede planlagte aktiviteter. I kan for eksempel inddrage videreudvikling af jeres organisations sag, en høring i forbindelse med en større beslutning i jeres organisation, udvikling af en kampagne eller et arrangement, eller få brugernes ideer til, hvordan jeres hjemmeside kan blive mere brugervenlig? Brugen af TAGDEL.dk i tre faser Nu har I måske en idé om en aktivitet, I vil inddrage brugerne i, og vi vil nu give jer nogle gode råd til, hvordan I kan gribe selve inddragelsen på TAGDEL.dk an i tre faser: Udfordringen Inviter frivillige, medlemmer og interessenter Anerkend brugerne for deres bidrag og engagement 1. Udfordringen I det følgende kan I læse mere om, hvordan I opretter en udfordring. Ved oprettelse af en udfordring på TAGDEL.dk, skal der udfyldes to tekstfelter: Tekst - ramme og bevæggrunde for udfordringen Overskrift - selve udfordringen 1.1 Tekst - ramme og bevæggrunde for udfordringen Første skridt er at beskrive bevæggrunden for udfordringen. Hvorfor er det vigtigt at få løst jeres udfordring? Hvordan bliver verden et bedre sted, når udfordringen er løst? Dernæst skal I have defineret en ramme for udfordringen. En god øvelse er her at tænke på, hvad en ny medarbejder i jeres organisation har brug for at vide, for at kunne komme godt i gang med at løfte en opgave. Det opnås bl.a. ved at kommunikere klare rammer, som fx målsætning, budgetramme, mulighed for indflydelse, formål, tidsramme osv. Hvorfor vil I involvere brugerne? For en vellykket indsats på TAGDEL.dk er det en god idé at vide, hvad du vil have ud af den. Er målet idéudvikling, medejerskab til frivillige med henblik på senere at kunne rekruttere frivillige til opgaver af mere praktisk karakter eller noget helt tredje? Hvem vil I involvere? Hvem er det, I gerne vil have til at bidrage til jeres udfordring? Er det jeres allerede engagerede frivillige, alle brugere af TAGDEL.dk, eller måske samarbejdspartnere? Det handler kort sagt om at være bevidst om, at nogle målgrupper har brug for mere eller anden information end andre.

3 Hvad får jeres brugere ud af det? For at få engageret brugerne i jeres udfordring på TAGDEL.dk, er det en god idé at overveje, hvad I mener, brugerne får ud af deres engagement i jeres udfordring og skrive om dette i jeres tekst. Det kan I for eksempel gøre ved at skrive: Nu har du mulighed for at være med til at definere/påvirke/udvikle vores kommende... Grad af involvering? Hvor meget indflydelse er I villige til at give? Hvis brugerne skal have lyst til at bidrage til jeres udfordring, er det vigtigt, at de oplever, at der er reel mulighed for indflydelse. Ressourcer? Hvor meget tid har I mulighed for at bruge? Der er en sammenhæng mellem, hvor meget tid, I bruger, og hvor meget I får igen fra brugerne. Derfor er det vigtigt, at du prioriterer tid alt afhængig af aktiviteten/udfordringen. 1.2 Overskrift - selve udfordringen Selve udfordringen skal formuleres kort og præcist på omkring 100 anslag. Vores klare erfaring er, at jo mere konkret udfordringen formuleres, des lettere er den at bidrage med løsningsforslag til. Her følger to eksempler på udfordringer med det samme formål, hvoraf den sidste er lettere at bidrage konstruktivt til, da den tager udgangspunkt i noget den enkelte bruger nemmere kan relatere til: Hvordan kan vi skabe et bedre klima? Hvad gør du i din hverdag for at spare på strømmen? Udfordringer kan handle om at finde løsninger på problemstillinger i alt fra det lokale nærmiljø til globale problemstillinger. I det følgende kan du se tre tænkte eksempler på udfordringer til inspiration. Sex og Samfund Hvordan kan vi lave en sjov og involverende kampagnevideo, der gør unge årige opmærksomme på faren ved ubeskyttet sex? Coop Hvad gør du for at mindske madspild i din hverdag? Husum (lokaludvalg) Hvad synes du temaet for Husum byfest skal være i år? Borger Hvordan kan vi renovere og udvikle vores fælles legeplads, så den bliver et samlingssted for alle i vores lokalområde og ikke kun børnefamilierne?

4 2. Inviter frivillige, medlemmer og interessenter Nu nærmer vi os tidspunktet, hvor jeres udfordring skal deles med brugerne på TAGDEL.dk. TAGDEL.dk inviterer automatisk oprettede brugere på TAGDEL.dk, der har interesse indenfor jeres udfordrings område. Det er dog også vigtigt, at I selv gør en aktiv indsats for at gøre opmærksom på muligheden for at bidrage til jeres udfordring. Det kan I gøre på flere måder. 2.1 Allerede engagerede frivillige Det er oplagt at starte med at invitere allerede engagerede frivillige og medlemmer af jeres organisation. Vores erfaring er, at frivillige er motiverede for at være med til at udvikle på konkrete udfordringer. I har sikkert allerede et billede af, hvem disse særligt engagerede er, og de kan med fordel kontaktes ved personlige henvendelser, såsom mail og telefonopkald. Hvis der er ressourcer til det, kan 5-10 udvalgte inviteres til et møde, hvor aktiviteten bliver præsenteret og diskuteret. Disse særligt engagerede vil ofte fungere som ambassadører og invitere andre med ind på platformen. Målrettede henvendelser virker! I kan desuden gøre opmærksom på jeres udfordring på TAGDEL.dk gennem kanaler som fx jeres nyhedsbrev, interne mailinglister og særligt Facebook, som du kan læse mere om i det følgende. 2.2 Facebook Jeres organisations followers på Facebook kan inviteres med et link direkte til jeres udfordring på TAGDEL. dk. En mulighed er at mere eller mindre bare tage udfordringen, som den er formuleret på TAGDEL.dk og copy/paste den over i en statusopdatering på Facebook. På den måde kan I med en minimal indsats på Facebook skabe liv og gøre det let for jeres followers på Facebook at tage del i jeres udfordring - det er kun et klik væk. 2.3 Kollegaer I kan inddrage kollegaer i udfordringen på TAGDEL.dk. Ved at invitere dem med, kan de i spektret fra flue på væg til aktiv deltagelse blive en del af processen. Derved tilbydes de indblik i udfordringer, som kan skabe udvikling og inspiration i tiden mellem møder samtidigt med, at de får indblik i, hvilke tanker og idéer jeres medlemmer og frivillige har. 2.4 Samarbejdspartnere Det kan også være en god idé at invitere udvalgte samarbejdspartnere. På samme måde som kollegaer kan samarbejdspartnere både bidrage til jeres udfordring og få indblik i jeres arbejde og inddragelse af brugere på TAGDEL.dk. Det kan være, at I samarbejder med et reklamebureau eller en webdesigner omkring et projekt, og at de både vil kunne bidrage til jeres projekt på TAGDEL.dk, samt have gavn af brugernes input til udfordringen i forbindelse med udviklingen af projektet.

5 3. Anerkend brugerne for deres bidrag og engagement Når I har oprettet en udfordring på TAGDEL.dk og inviteret brugere til at bidrage, er det vigtigt at være opmærksom på brugernes aktivitet og anerkende brugerne for deres bidrag. Inden brugerne kan anerkendes, skal i afklare, hvem der er ansvarlig for denne del af processen, en art community manager. Det kan være en medarbejder, men det er også muligt at inddrage en frivillig til denne indsats, som en af de særligt engagerede. Her følger nogle gode tips til den ansvarlige. Vær til stede under hele processen - planlæg at logge ind en gang om dagen (online presence) Vær selv aktiv - opret et bidrag til udfordringen (leading by example) Anerkend, anerkend, anerkend Kernen i TAGDEL.dk er på mange måder, at platformen facilliterer en kreativ proces online. Stort set alle vellykkede kreative processer er kendetegnet ved ping pong mellem deltagerne - at brugerne lytter til hinanden og forholder sig konstruktivt til og bygger videre på hinandens input og ideer. Støt brugernes bidrag Ligesom alle andre brugere kan I med knappen Støt med et klik støtte jeres brugeres bidrag til udfordringen. Udbyg brugernes bidrag Ligesom alle andre brugere kan I med funktionen Udbyg i et tekstfelt bidrage med udbygninger til jeres brugeres bidrag til udfordringen. Statusopdatering Det er jer, der skaber rammerne for udviklingen. Hvis I føler, at udviklingen er ved at bevæge sig ud af en tangent, som ikke er hensigtsmæssig, kan I guide udviklingen på sporet igen ved at bruge statusopdaterings-funktionen. Med statusopdaterings-funktionen kan I skrive en kort besked, som alle brugerne kan se, og I kan på den måde gøre brugerne opmærksomme på, hvordan de kan bidrage mere konstruktivt. I kan fx skrive: Det er virkelig fedt, at så mange har bidraget med vilde og langsigtede input og ideer til, hvordan vi kan løse vores udfordring. Vi har dog brug for flere ideer, som er lettere at realisere indenfor den korte tidsramme. I kan også vælge at bruge statusopdaterings-funktionen til en mere generel anerkendelse af brugernes bidrag og engagement, som fx Tak for alle de gode bidrag til vores udfordring. Vi er vildt begejstrede for jeres engagement og glæder os til snart at kunne invitere jer til en workshop. Anerkend særligt aktive Sidst, men ikke mindst slår vi igen et slag for de særligt engagerede. Sørg for at de ved, at deres indsats bliver værdsat - både på platformen, men måske også via personlige henvendelser - en anerkendende mail eller telefonopkald kan være meget motiverende.

6 Tilbud om rådgivning Vi vil gerne tilbyde jer yderligere hjælp, hvis I har brug for det. Workshop - den vellykkede inddragelse Vi kan bl.a. tilbyde en tre timers workshop, hvor vi med udgangspunkt i jeres aktiviteter, frivillige, medlemmer og behov klæder jeres organisation på til at få mest muligt ud af TAGDEL.dk. Workshoppen vil med andre ord gå i dybden i forhold til: Introduktion til TAGDEL.dk - funktioner og muligheder Valg af aktivitet(er) Identificering og formulering af udfordring - den gode udfordring Inddragelse af frivillige, medlemmer og andre interessenter Vi tilbyder også andre workshops, for eksempel workshops om community management og motivation af brugere på TAGDEL.dk. På TAGDEL.dk er det brugerne, der skaber løsningerne på jeres udfordringer. Denne workshop har fokus på at udstyre jer med konkrete redskaber til at få aktive og engagerede brugere på TAGDEL.dk. For mere information om workshops og andre måder, hvorpå vi kan hjælpe jeres organisation med at få mest muligt ud af TAGDEL.dk, kontakt Stefan Schmidt ([email protected]). Med denne manual håber vi, at I er blevet inspirerede og har fået et konkret billede af, hvad TAGDEL.dk kan, og hvad I vil bruge platformen til. Med venlig hilsen TAG DEL Få mere information på vores hjemmeside og find TAG DEL på facebook. Projektet er støttet af Det Obelske Familiefond og VELUX FONDEN i samfinansiering med VILLUM FONDEN