Stævnehåndbog Funktionsbeskrivelser
Stævneleder Ansvarsområder Finde og informere øvrige funktionsleder om deres ansvarsområder Udarbejdelse af telefonliste over alle hjælpere Udfærdigelse af indbydelse og instruktion Indhente skovtilladelse Varetage interessenter Finde stævnekontrollant + evt. Jury (alt efter stævnets størrelse og klassifikation) Sikre at stævnet bliver afholdt efter reglementet Funktionsledermøder Stævnepladslokalisering (I samarbejde med banelægger) Planer over stævneplads (inkl evt kort over stævneplads) Medaljer/præmieoverrækkelse Evt. Rangliste/ DOF koordinator: Johan Mac Lassen Doping Protestbehandling i samarbejde med stævnekontrollant/beregning/stævnekontor Erkendtligheder efter løbet Tjekke afmærkninger på dagen Modtage klarmeldinger fra de enkelte funktionsledere Brandslukning på dagen/løse uforudsete udfordringer (eller få nogen til det) Kontrollere mobildækning på stævneplads og tage forholdsregler, såfremt det ikke findes Planlægning af evalueringsmåde Medaljer Erkendtligheder
Indbydelse lavet og sendt til beregning til offentliggørelse Instruktion lavet og sendt til beregning til offentliggørelse (inkl GPS-koordinater på stævnplads) Funktionsledere fundet og informeret om ansvarsområder Skovtilladelse indhentet Stævnekontrollant fundet Stævneplads besigtiget med stævnekontrollant og evt funktionslederen for stævnepladsen Tjek af mobildækning på stævnepladsen Kort over stævneplads udarbejdet Planer for evt dopingkontrol Erkendtligheder indkøbt Afmærkninger på stævnepladsen tjekket Medaljer Aftale hvilke klasser som skal have medaljer med beregning Modtaget klarmeldinger fra de enkelte funktionsledere Klarmelding stævneplads Klarmelding start Klarmelding mål Klarmelding beregning Klarmelding kiosk Klarmelding børnebane Evt. klarmelding førstehjælp Evt. klarmelding børnepasning
Banelægning Ansvarsområder Aftal forløb med korttegner (deadlines m.m.) Aftal forløb med banekontrollant Banelægning i henhold til reglement (se DOF hjemmeside)(markerer forbudte områder på kort) Udtræk fra CONDES til indlæsning i EMIT i samarbejde med beregning og til brug ved printning af kort. Aftale deadline for levering med trykkeri. Koordinerer startintervaller og -tidspunkter for de enkelte klasser til beregning Udskrive, kopierer og udskære løse postbeskrivelser til start, se reglementet for størrelse (gerne 0,7) Pakning af kort Udsætning og inddragning af poster (husk manilamærker og husk at koordinere omkring startog målposter med hhv. startfunktionen og målfunktionen) Prøveløbsbaner ca. 2 dage før stævnet til beregning Sørge for udsætning af væskeposter i skoven (udpege ansvarlig) Kontrol af poster på løbedagen herunder det nødvendige antal forløbere, klarmelding til beregning senest 1 time før første start Fremskaffe/rekvirere nødvendigt materialer til funktionen Sørge for instruktion af hjælpere (pakning af kort, opsætning af poster, nedtagning af poster) Materialer tilbage til stævneplads/klubhus aftal med funktionsleder for nedtagning Ansvarlig for at alle kredsens postenheder leveres tilbage Kort Poststativer og skærme Løse postdefinitioner Dunke og stativer til vandposter i skoven Engangskrus Skraldeposer og stativer
Manillamærker (vandfast papir) med pløkke Liste med gældende postnumre Koordinering med banekontrollant Koordinering med korttegner Koordinering med banetrykning Koordinering med beregning Baner fra Condes til beregning Startintervaller og -tidspunkter for de enkelte klasser lavet Prøvebaner videregivet til beregning Posterne udsat (dagen før stævnet) Aftale med ansvarlig for væske Koordiner med postudsættere Manilamærker bundet over på poststativet ved udsætningen Løse postdefinitioner afleveret til startfunktionen Lånte postenheder afleveret tilbage Klarmelding til stævneleder
Beregning Ansvarsområder Modtage og inddatere løbstilmeldinger fra klubberne Orientere banelægger om antal tilmeldte på de enkelte baner Foretage lodtrækning efter modtagne oplysninger om startintervaller og starttidspunkter for klasserne Modtage og inddatere bane-, klasse- og postoplysninger fra banelægger Organiser kørsel af beregnervogn Etablering af beregnerkontoret, demontering og oprydning efter stævnet Modtage og inddatere evt. ændringer på løbsdagen fra stævnekontor og starten(brik-, navne-, baneændringer) I samarbejde med stævnepladschefen og hans folk: Opstilling af beregnervognen Fremskaffe / rekvirere nødvendigt materiale til funktionen Aflæse brikker og udlevere mellemtider Inddrage lejebrikker Etablere et backup-system til brug, hvis EMIT/EResults går ned, herunder tidssynkronisering af disse Sørge for hjælpere og instruktion af disse Udskrive startlister (klassevis, klubvis og kronologisk) Udskrive labels til backupkort (både bane og klasse skal fremgå af backupkortet) Kontrol af backupkort, hvis påkrævet Træffe afgørelse om udgåede og diskvalificerede løbere i ukomplicerede sager, ellers inddrages stævneleder som kan videre inddrage stævnekontrollant ved behov. Forestå resultatformidlingen - Resultatlister udskrives løbende til opsætning på resultattavlen Kontrol af at alle løbere er kommet i mål Udskrive resultatliste over medaljetagere og øvrige 1, 2 og 3 ere i ungdomsklasserne til brug ved præmieoverrækkelsen. Indlægge indbydelse, instruktion, startliste og resultatliste (inkl. split-browser) på Odense OK s hjemmeside
Glemte sager anføres i den endelige resultatliste oplysning fås hos stævnepladschefen Beregnervognen (og kørsel af vognen) Benzin til kompressor Printer Papir Computere Udstyr til beregning Lamineringsmaskine inkl. lamineringslommer Klipsemaskiner inkl. klips Løbstilmeldinger fra klubberne inddateret Banelægger orienteret om antal tilmeldte på de enkelte baner Lodtrækning foretaget Bane-, klasse- og postoplysninger inddateret Opstilling af beregnervognen Etablere et backup-system til brug, hvis EMIT går ned Computere og netværk oppe at køre ved mesterskaber skal det opstilles og fungere dagen før Orientere banelægger om antal tilmeldte på de enkelte baner Foretage lodtrækning efter modtagne oplysninger om startintervaller og starttidspunkter for klasserne Startlister udskrevet (klassevis, klubvis og kronologisk) Labels til backupkort udskrevet (både bane og klasse skal fremgå af backupkortet) Kontrol af backupkort, hvis påkrævet Materialer fremskaffet Etablering af et backup-system til EMIT Hjælpere instrueret Klarmelding til stævneleder
Start Ansvarsområder Fremskaffe/rekvirere nødvendigt materiale til starten (Se materialelisten) Kontrol af lånebrikker (inkl. organisering af udlevering) Sørge for hjælpere og instruktion af disse Instruere hjælper til begynderbaner ( bane 7 & 8 ) Afvikling af starten efter reglementet i samråd med stævneleder Kommunikere med banelægger om evt. specielle ønsker til starten(skjult start e. lign) Udlevere brikker / backupkort til løberne ved indkald til boks 1 Kontrol af starttidspunkt foretages i boks 3 Informere om at brikken lægges i startstativet 10 sek. før start og fjernes i startøjeblikket Aflevere brikker/backupkort for ikke startende løbere til beregning. Evt. brystnr. Nedtagning af start efter tidspunkt for sidste lovlige start Materialer tilbage til stævneplads/klubhus aftal med funktionsleder for nedtagning Startposter (Aftal med banelægger hvem der medbringer startposter!) Orientere beregning om evt. udlevering af lånebrikker, som ikke var bestilt (Navn på løber samt briknummer). Gerne i løbet af stævnet hvis muligt via mobiltelefon eller budbringer. Startbanner Bord og evt. stole Telt Tov eller snitzling til afmærkning af startbokse Kasser til løbskort mærket med bane- og klasse Evt. materiale til afmærkning af hvilke baner, der skal i højre eller venstre side af startboksen
Instruktion og kort til ophængning i boks Startliste i kronologisk orden (skaffes hos beregner) til ophængning Lånebrikker / backupkort (husk nogle ekstra brikker) Elastik-hjælper til backupkort Løbskort (som altid skal være under opsyn) Materialer til ophæng af løbskort/startliste/instruktion Løse postbeskrivelser (fås af banelægger) Materiale til ophæng af løse postbeskrivelser Ure (startur og fremkaldeur) Skiltet: Når din starttid vises her, går du i boks 1 Nuller-enhed / Prøvepost Ekstra startlister til fremkald/tjek af løbere Afmærkning og opstilling af starten skal være klar senest kl 09.00. Afmærkning fra stævneplads til start Opstilling af startbokse og telt Etablering af 4 startbokse, kortkasserne står i boks 4 Løse postbeskrivelser forefindes i boks 2 (kun til løbere med holder) Opsætning af instruktion, startliste og kort ved start Opsætning af kort i startboks Synkronisering af start- og målure i samarbejde med beregning. Husk for en sikkerhed skyld at afstemme egne ure med starturet. Sæt fremkaldeuret 4 min frem (eller samme antal minutter som der er båse) Startlister til fremkald/tjek af løbere Instruktion af hjælpere Instruere hjælper til begynderbaner ( bane 7 & 8 ) Klarmelding til stævneleder
Mål Ansvarsområder I samarbejde med stævnepladschefen og hans folk: Fremskaffe / rekvirere nødvendigt materiale til funktionen Etablering af målsluse og mål Evt. Inddrage kort Afmærkning fra sidste post til mål Opsætning af resultattavle Ophængning af resultater på stævnepladsen i samarbejde med beregning Sørge for hjælpere og instruktion af disse Demontering og oprydning efter stævnet Kontrol af holdere på resultattavlen Opsætning af resultattavle i samarbejde med funktionsleder for stævneplads Evt. Telt Evt. Bord /stole Evt. kasser til brugte kort Afmærkningsmateriale Evt. målbanner Målposter (aftales med banelægger, hvem der tager dem med) Sniztling fra mål til aflæsning Resultattavle aftal med funktionsleder for stævneplads, hvem der tager den med Kontrol af resultattavle, at holdere virker, at der er rigtig bane/klasseinddeling på Kasser og skilte til inddragelse kort Afmærkning fra sidste post til mål Etablering af målsluse og mål
Klarmelding til stævneleder Stævnekontor Ansvarsområder Besvare spørgsmål fra løbsdeltagere Salg af åbne baner Modtage ændringer af briknumre og besked herom til beregning og start Behandle spørgsmål om fejlklip og evt. protester i samarbejde med beregning Hvis spørgsmål om fejlklip m.v. ikke løses i mindelighed, skal stævneledelsen inddrages for at træffe en afgørelse Hvis der er utilfredshed med stævneledelsens afgørelse modtages klagen på særlig blanket Sørge for hjælpere og instruktion af disse Opsætning og indretning af stævnekontor, evt. telt Kort med åbne baner til salg (eller printer til løbende udskrift) Kort med alle poster og brikkontrolprikkort til at vise løbere hvor de har klippet galt Megafon til kåring af vindere m.m. Sedler til beregning og start om salg af åbne baner, ændring af briknummer m.v. Blanketter til modtagelse af protester (findes på DOF s hjemmeside under blanketter) Evt. telt Stole Bord Byttepenge Lånebrikker til åbne baner Evt. førstehjælpsudstyr, hvis der ikke er et regelret førstehjælpetelt på pladsen Telt med indhold opsat
Megafon testet Kort til salg eller printer Sedler til beregning og start (husk skriveredskaber) Protestsedler Liste over funktionslederes mobilnumre i hvert fald beregning og starter indtastet i mobilens adresseliste Startlister, instruktion og kort ophængt på stander på stævneplads Skiltning til stævnekontor Klarmelding til stævneleder
Ansvarsområder/ Stævneplads Stævnepladsen skal være klar dagen før stævnet Indretning af stævneplads (snitzling må først opsættes på dagen) Skiltning på pladsen Opsætning af stander til instruktion, kort og startliste på stævnepladsen Etablering af tavle til ophængning af resultater (opsættes af mål-folket, de informeres derfor om placering) Etablering af strøm i nødvendigt omfang Etablering af primitiv omklædning for damer/herrer og toiletter, ingen bad Etablering af telt til hjælpere Indkøb og udskænkning af saft og vand i mål samt etablering og tilsyn med væskeposter i skoven Fremskaffe det materiale, som de øvrige funktioner har bestilt Sørge for hjælpere og instruktion af disse Efter stævnet koordination af oprydning rengøring af området Under stævnet: Funktionsleder for at tingene på stævnepladsen glider, herunder evt. tømning af affaldssække, supplering med toiletpapir på toiletterne, reetablering af afmærkninger, opfyldning af væskeposter i skoven efter aftale med banelægger Nødvendigt materiale til etablering af stævneplads Saft Vand Dunke eller lign. med hygiejnisk plastposeindsats Bægre Træholder + bord til udskænkning Affaldssække Affaldsstativer
Toiletpapir Strømaggregat Materialer bestilt fra øvrige funktioner Indretning af stævneplads (snitzling må først opsættes på dagen) Informere funktionsleder for mål om hvor resultattavlen skal opsættes Skiltning på pladsen Etablering af strøm i nødvendigt omfang Etablering af primitiv omklædning for damer/herrer og toiletter, ingen bad Indkøb og udskænkning af saft og vand i mål samt etablering og tilsyn med væskeposter i skoven Fremskaffe det materiale, som de øvrige funktioner har bestilt Sørge for instruktion af hjælpere Klarmelding til stævneleder
Parkering Ansvarsområder Afmærkning fra parkering til stævneplads og fra offentlig vej til parkering (afmærkning klar senest 2 timer før første start, se i instruktionen hvor afmærkning til parkeringspladsen skal være) Sørge for parkering på anvist område Sørge for at parkering sker så til- og frakørsel kan ske hurtigt og problemfrit (Fordel til højre og venstre, evt. 2 rækker af gangen så kun hver fjerde bil parkerer ved siden af hinanden) Fremskaffe/rekvirere nødvendigt materiale til funktionen Sørge for evt. tilladelser og hjælp fra Politi og/eller Hjemmeværn Sørge for hjælpere og instruktion af disse(2-4 stk.) Evt. p-afgift? Beredskab i forhold til vejrlig (sikring af køreveje med flis eller lign. alternativ parkering) Oprydning af parkeringspladsen Sniztling Pæle Gule veste Evt. tilladelser fra myndigheder Evt. samarbejdsaftale med Hjemmeværn og/eller Politi Afmærkning til stævneplads Afmærkning til parkeringsplads Opsætning af sniztling (14 18 meter mellem sniztlinger) Kort over parkeringsplads Markering af rækker Instruktion af hjælpere
Beredskab ved dårligt føre (alternativ parkering/stabilisering af køreveje/slæbeassistance) Klarmelding til stævneleder Børnebaner Ansvarsområder Banelægning af rød hånd bane Fremskaffe/rekvirere nødvendigt materiale til funktionen Sørge for instruktion af hjælpere Sørge for indkøb af præmier/diplomer Poster Skærme Telt Bord + stole Skilte med rød hånd/snitzling Afmærkning til børnebanen Frugt/slik til gennemførte løbere Evt. printer til EMIT strimmel Evt. diplomer til gennemførte Opsætning af bane Opsætning af røde hænder Opsætning af telt Afmærkning fra stævneplads Diplomer/præmier lavet/købt
Klarmelding til stævneleder Revideret d.: 04/11-2013
Førstehjælp Ansvarsområder Hjælp ved dopingkontrol Førstehjælp Henvise evt. skadede løbere til OUH s skadestue Overblik over kørselsvej for redningskøretøjer Nedtagning og oprydning af førstehjælp efter stævnet. Plastre/forbindinger inkl. steristrips Panodil Lidokaingel til lindring af hvepsestik/brændenælder støttebind Isposer Saltvand/sterilt vand til skylning af sår Bord + stole Liggeunderlag/briks Vand til afvaskning Telt Hjertestarter(kreds-traileren) Evt. solcreme Opsætning og indretning af telt Aftalt sted til dopingkontrol Få GPS-koordinater og adresse til evt. ambulance fra stævneleder Gennemgang af materiale mht. holdbarhed, renhed osv. Evt. indkøb af medicin Klarmelding til stævneleder
Kiosk Ansvarsområder I samarbejde med stævnepladsfunktionsleder og hans folk: Opstilling af kiosk Fremskaffe / rekvirere nødvendigt materiale til funktionen Skaffe kagebagere Mad og drikke til hjælpere Sørge for hjælpere og instruktion af disse Demontering og oprydning efter stævnet, aftal med funktionsledere for nedtagning, hvordan og hvor han ønsker de samlede materialer Aftale med stævneleder tidspunkter for hjælpermad, info til hjælpere om selv at medbringe kaffe til først på dagen Telt Borde og stole (evt. plastikdue til borde) Indkøb/pakning af Kaffe Kaffemaskine inkl. holder til filter Sodavand Servietter Engangsservice Frugt Slik Ingredienser til Pastasalat Grill? Boller
Byttepenge Prislister Forlængerledninger Elkedel Håndsprit Engangshandsker Vand/sæbe og klude til aftørring af borde Evt. brødkniv til rundstykker Vand til at drikke/lave kaffe og the af Telt Borde Stole Strøm Kage Pastasalat Ophængning af prisliste Morgenmad til hjælpere Frokost til hjælpere Kaffe/the/kakao Klarmelding til stævneleder
Nedtagning og oprydning Ansvarsområder Nedtagning efter stævnet i samarbejde med folk fra de enkelte funktioner Aftale med funktionsledere for de øvrige funktioner, om de selv tager materialer med til klubhuset eller stævnepladsen Få oplysninger fra funktionslederen for stævneplads om evt. specielle hensyn, lån af materialer, fif til pakning osv. Intet medbringes(dog evt. værktøj), men alt der er aftalt tages med tilbage til klubhuset og sættes på plads i god stand, så det er klar til brug næste gang Evt. ødelagte materialer repareres eller der laves aftale om, hvem der gør det Aftalt med start hvor meget hjælp de har brug for til aflevering af materialer til klubhuset Aftalt med kiosk hvor meget hjælp de har brug for til aflevering af materialer til klubhuset Aftalt med mål hvor meget hjælp de har brug for til aflevering af materialer til klubhuset Aftalt med beregning hvor meget hjælp de har brug for til aflevering af materialer til klubhuset Aftalt med banelægger hvor meget hjælp de har brug for til aflevering af materialer til klubhuset Aftalt med førstehjælp hvor meget hjælp de har brug for til aflevering af materialer til klubhuset Aftalt med parkering hvor meget hjælp de har brug for til aflevering af materialer til klubhuset Materialer pakket og afleveret i klubhuset