Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Opgang Blok E Telefon 48 20 50 00 Direkte Fax 48 20 57 99 Region Hovedstadens CVR/SE-nr: 29190623 4. februar 2014 Bilag 2 Økonomistyring og tid 1 Grundlag Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (2. juli 2012) og administrationsgrundlag. Udmøntning af kvalitetsfondsmidlerne til investeringer sker i henhold til aftalen mellem regeringen og Danske Regioner om økonomien for 2010 og Bek nr 905 af 09/07/2010, Bekendtgørelse om regional medfinansiering af kvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur i 2010, fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Heraf fremgår, at regionerne skal oprette en øremærket deponeringskonto for hvert projekt omfattet af et tilsagn fra statens kvalitetsfond. 2 Orientering Midlerne udbetales i henhold til en fastlagt udbetalingsprofil i tilsagnet til kontoen i regionen og er betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinansiering i henhold til tilsagnet. Regionens hensættelser foretages med 1/12 hver måned af regionens årlige hensættelse på en forholdsmæssig andel af 1.018 mio. kr. (11-pl). Midlerne frigives fra de særlige konti i takt med, at udgifterne afholdes. Frigivelsen sker kvartalsvist forud for udgifternes afholdelse på baggrund af et forventet forbrug i det pågældende kvartal. Forrentning af deponerede midler tilskrives de pågældende deponeringskonti. Forrentningen af de deponerede midler anvendes til delvist kan bidrage til at finansiere den løbende pris- og lønregulering af projekterne. 3 Operationalisering 3.1 Kontoplan I det følgende beskrives krav til anvendelse af kontoplan i forbindelse med investeringsprojekterne. Disse krav fremkommer som følge af budget- og regnskabssystem for regioner og som følge af regionens behov for budgettering og bogføring i en ensartet struktur.
Konteringsregler i budget- og regnskabssystem for regioner og krav fra centrale myndigheder Den økonomiske registrering ved projektgennemførelsen skal tilrettelægges i henhold til de statslige krav som stilles i Budget- og regnskabssystemet for regionerne. Fra statslig side stilles krav om, at alle investeringsudgifter registreres på grupperingsniveau under dranst 3 (anlæg) med anvendelse af nedenstående opdeling: 010 Anlægstilskud 020 Køb/salg af jord 030 Køb/salg af bygninger 040 Ejendomme 050 Anskaffelser, inventar, apparatur Udgifterne registreres ved anvendelse af den autoriserede artsinddeling. Der autoriseres omkostningssteder på funktion 1.10.01 Sygehuse til de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter på dranst 3 anlæg. Formålet med omkostningsstedet er at sikre, at det fremgår hvor mange midler, der i årets løb er anvendt på hvert kvalitetsfondsprojekt. 3.2 Kontonummerstruktur Ved budgettering og registrering af udgifter i forbindelse med investeringsprojekterne anvendes en fælles kontostruktur med henblik på at skabe ensartet budgettering og bogføring og mulighed for ensartet opfølgning på tværs af investeringsprojekterne. Kontostrukturen indgår i byggestyringsløsningen i regionens økonomisystem SAP. Det forudsættes, at disse grupper anvendes ved budgettering og registrering. 3.3 Fakturahåndtering Behandlingen af regnskabsbilag skal tilrettelægges i overensstemmelse med Region Hovedstadens krav, herunder kasse- og regnskabsregulativet, og således, at bilagsgangen fra varemodtagelse til arkivering og genfinding af bilag sker effektivt og korrekt. Al bilagsbehandling foretages elektronisk i overensstemmelse med lov nr. 1203 af 27.12.2003 om offentlige betalinger. Fakturahåndtering i Region Hovedstaden indgår i forretningsgang for regionens økonomisystem. Bilag 2 Økonomi og tid Side 2 af 7
3.4 Udbetalingsgrundlag For rådgiverydelser der udbetales som honorar efter byggeudgift, jf. aftalen mellem Region Hovedstaden og totalrådgiveren, foretages udbetaling for ydelser efter en betalingsplan. For andre rådgiver- og entreprenørydelser udbetales rater efter præsterede ydelser. Betaling efter præsteret ydelse foregår ved at leverandøren ved udgangen af hver måned sender en a conto begæring med anmodning om betaling af de arbejdsydelser, materialeleverancer og leverancer, som er præsteret i den foregående måned. Der vedlægges et detaljeret bilag baseret på den i sin tid udarbejdede tilbudsliste. Der foretages på baggrund af den fremsendte a conto begæring en kontrol af, at der faktisk er præsteret de ydelser og leverancer, som der udbedes betaling for. Bygherren foretager denne kontrol af rådgiverydelser. Totalrådgiveren foretager denne kontrol af entreprenørydelser. 3.5 Indeksering Investeringsbevillinger og frigivelser meddeles i et givet pris- og lønniveau. For projekter med foreløbigt tilsagn fra statens kvalitetsfond er tilsagnsrammen tildelt i regionernes pris- og lønniveau 2009 eller svarende til byggeomkostningsindeks 120,5 (angivet i tilsagnsskrivelse fra ekspertpanelet). Den samlede ramme for kvalitetsfondsprojekterne prisreguleres således svarende til regionernes pris- og lønregulering, som fremgår af de årlige økonomiaftaler mellem regionerne og regeringen. Efterregulering fremgår af økonomisk vejledning udarbejdet af Danske Regioner. For kvalitetsfondsprojekter vil der ved prisregulering af aftaler og udbud samt budgetter anvendes byggeomkostningsindekset for boliger (Danmarks Statistik). Dette indeks afspejler prisudviklingen i byggeriet og er den anerkendte prisreguleringsmetode i byggeriet. Til at imødekomme en eventuel afvigelse mellem prisreguleringen af projektets samlede ramme og byggeomkostningsindekset for boliger afsættes en reserve til at imødekomme denne usikkerhed. Dette er nærmere beskrevet i paradigme for styringsmanual og controllingmanual. 4 Disponeringsbeføjelser Bilag 2 Økonomi og tid Side 3 af 7
På de følgende er vedlagt udkast til dokumenttekst vedrørende overdragelse af disponeringsbeføjelser. Bilag 2 Økonomi og tid Side 4 af 7
Til: Projektledelsen Liste over personer med disponeringsbeføjelser (projektdirektør) for (projekt) dokumenterer hermed, at følgende personer kan overdrages disponeringsbeføjelser indenfor de nævnte tids- og beløbsmæssige grænser Navn Funktion Beløb Tidsrum Projektdirektør Byggestyregruppen Bilag 2 Økonomi og tid Side 5 af 7
Til: Projektledelsen Overdragelse af disponeringsbeføjelser Hermed overdrager (projektdirektør) følgende disponeringsbeføjelser til... (navn) i perioden fra og med dd. mm. åååå til og med dd. mm. åååå. Disponeringsbeføjelserne er indenfor de nedenfor angivne økonomiske rammer Aftale Rådgiveraftaler Leverandøraftaler Entrepriseaftaler Øvrige aftaler Disponeringsbeføjelse max DKK (ekskl. moms) (navn) Projektdirektør Bilag 2 Økonomi og tid Side 6 af 7