Bilag 13.1 Anvendte regnskabsprincipper 107178-422269 Slettet: 4 Indsat: 4 Slettet: 5 Regnskabet aflægges i henhold til gældende lovgivning og efter de retningslinier, der er fastlagt af Velfærdsministeriet i Budget- og Regnskabssystem for kommuner. God bogføringsskik Selskabets bogføring foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik. God bogføringsskik kan beskrives som den praksis, der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for bogføringsområdet. Det er en forudsætning for god bogføringsskik, at reglerne i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner samt øvrige relevante forskrifter er fulgt. Regnskabsmaterialet omfatter de faktiske registreringer, herunder transaktionsspor, beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling, beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale, bilag og anden dokumentation, oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet, regnskaber og revision. Indregning af indtægter, udgifter og omkostninger Indtægter indregnes i såvel regnskabsopgørelse som resultatopgørelse i det regnskabsår, de vedrører, jf. transaktionsprincippet. Såvel i det udgiftsbaserede som omkostningsbaserede regnskab indregnes efterregulering af den modtagne a conto finansiering i det regnskabsår, den vedrører. Salgsindtægterne er medtaget i forhold til det opgjorte antal påstigere og den forventede indtægt pr. påstiger, således som den er opgjort i de takstfællesskaber, Movia deltager i. Driftsudgifter i regnskabsopgørelsen og omkostninger i resultatopgørelse indregnes i det regnskabsår, de vedrører, jf. transaktionsprincippet, forudsat at de er kendte for Movia inden udløbet af supplementsperioden. Supplementsperioden kan løbe til og med februar i det nye regnskabsår. Omkostninger til kontraktkørsel er opgjort i forhold til afholdte omkostninger til operatører samt de forventede reguleringer, der i henhold til kontrakterne vil finde sted. Slettet: entreprenør Anlægsudgifter indregnes i regnskabsopgørelsen i det/de regnskabsår, hvori anlægsudgiften er anskaffet/endeligt færdigopført og klar til anvendelse. I resultatopgørelsen afskrives der første gang på et aktiv i det regnskabsår, hvori anlægget tages i brug. Udgiftsbaseret regnskabsopgørelse Præsentation af Movias årsregnskab tager udgangspunkt i det udgiftsbaserede regnskab. Årsregnskabets primære funktion er at sammenholde regnskabet med budgettet, der er opgjort efter udgiftsbaserede principper. 1/9
Årsregnskabet indeholder en afrapportering af selskabets resultat og præsentation af selskabets væsentlige faglige resultater og aktivitetsniveau. Omkostningsbaseret resultatopgørelse Årsregnskabet indeholder overordnet en præsentation af det samlede regnskab, opgjort efter de omkostningsbaserede principper, fastlagt i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Formålet med resultatopgørelsen er at specificere årets resultat som indtægter fratrukket årets periodiserede ressourceforbrug. Opstillingsformen vil følge udgiftsregnskabet. Balance Omregning af fremmed valuta Transaktioner i fremmed valuta omregnes og optages på transaktionstidspunktet. Tilgodehavender, gæld og andre monetære poster i fremmed valuta omregnes til balancedagens valutakurs. Forskellen mellem balancedagens kurs og kursen på tidspunktet for tilgodehavendets eller gældens opståen indregnes i resultatopgørelsen under finansielle indtægter og omkostninger. Anlægsaktiver Aktiver indregnes i balancen, når aktivet forventes anvendt i mere end et regnskabsår, når aktivets værdi kan måles pålideligt, og når aktivet har en værdi, der svarer til eller er højere end den beløbsmæssige bagatelgrænse på 100.000 kr. Formateret: Overskrift 2 Tegn, Skrifttype: Ikke Fed Udgifter på over 100.000 kr., der medfører en væsentlig forbedring af et aktivs egenskaber eller en væsentlig forlængelse af et aktivs levetid, aktiveres sammen med det pågældende aktiv og afskrives over den nye levetid. Udgifter til mindre reparationer og lign., som ikke har en væsentlig indflydelse på aktivets levetid eller egenskaber i øvrigt, udgiftsføres i det regnskabsår, hvori de afholdes. Finansielt leasede aktiver indregnes og måles på tilsvarende vis som aktiver, der ejes af Movia. For finansielle leasingkontrakter opgøres kostprisen til laveste værdi af dagsværdien af aktivet og nutidsværdien af de fremtidige leasingydelser. Ved beregning af nutidsværdien anvendes leasingaftalens interne rentefod som diskonteringsfaktor eller en tilnærmet værdi for denne. Der optages grupperede aktiver i balancen i det omfang, grupperingen overstiger minimumsbeløbet for aktivering. Grunde og bygninger Grunde og bygninger anskaffet før 1. januar 1999 optages til seneste offentlige vurdering, mens grunde og bygninger anskaffet efter 1. januar 1999 optages til kostpris. Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet til anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til brug. Der foretages lineære afskrivninger over den forventede brugstid, baseret på følgende vurdering af aktivernes forventede brugstider: 2/9
Grunde Bygninger Indretning af lejede lokaler Afskrives ikke 50 år 10 år Tekniske anlægsaktiver og biler samt Anlæg under opførelse Materielle anlægsaktiver måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger. Materielle anlægsaktiver under opførelse måles til de samlede afholdte omkostninger på balancetidspunktet. For rejsekortsystemet omfatter afholdte anlægsomkostninger også renter på lånefinansieringen i anlægsperioden. Der afskrives ikke på anlægsaktiver under opførelse. Når aktivet er færdigmeldt og taget i brug, overføres den samlede værdi til materielle anlægsaktiver, hvorefter afskrivning påbegyndes. For egenfremstillede aktiver omfatter kostprisen direkte udgifter til materialer, komponenter og underleverandører. Der foretages lineære afskrivninger over den forventede brugstid, baseret på følgende vurdering af aktivernes forventede brugstider: Tekniske anlæg og biler Anlæg under opførelse 3-7 år Afskrives ikke Fortjeneste og tab ved afhændelse af materielle anlægsaktiver opgøres som forskellen mellem salgsprisen med fradrag for salgsomkostninger og den regnskabsmæssige værdi på salgstidspunktet. Fortjeneste eller tab indregnes under fællesudgifter. Immaterielle aktiver Væsentlige udviklingsprojekter aktiveres til anskaffelsespris. Interne udviklingsprojekter udgiftsføres i takt med projektets færdiggørelse. Patenter til stoppesteder værdiansættes ikke. Der foretages lineære afskrivninger over den forventede brugstid, baseret på følgende vurdering af aktivernes forventede brugstider: Udviklingsprojekter Patenter 3-10 år Afskrives ikke Finansielle anlægsaktiver Kapitalandele, som Movia har medejerskab til, indgår i balancen med den andel af virksomhedernes indre værdi, jf. senest foreliggende årsregnskab, som svarer til Movias ejerandel. Formateret: Overskrift 2 Omsætningsaktiver Varebeholdninger og forbrugsmaterialer Råvarer, hjælpematerialer og biprodukter samt varer indkøbt til Movias eget brug udgiftsføres i takt 3/9
med, at udgifterne afholdes. På områder, hvor varebeholdninger udviser væsentlige udsving fra år til år, og hvor værdien er over kr. 1.000.000, medtages varebeholdninger i balancen opgjort til kostpris eller dagspris, hvor denne er lavere. Der foretages nedskrivninger for eventuel ukurans. Grunde og bygninger til videresalg Grunde og bygninger til videresalg omfatter aktiver, hvor der er truffet beslutning om salg, og aktivet ikke længere anvendes direkte i produktionen. Der foretages ikke afskrivninger på bygninger til videresalg. Grunde og bygninger til videresalg optages til den seneste offentlige vurdering, såfremt anlægget er købt før 1.1. 1999. Anlæg købt efter denne dato optages til anskaffelsessum tillagt forbedringer og fradrag for tidligere afskrivninger. Forefindes ingen offentlig vurdering, optages aktiverne til valuar vurdering. Vurderingen foretages af eksterne valuarer. Tilgodehavender Tilgodehavender værdiansættes til nominel værdi, der foretages nedskrivning til imødegåelse af forventet tab, såfremt det vurderes, at der er risiko for, at tilgodehavendet ikke kan betales. I regnskabet vil det fremgå, hvor meget der er udgiftsført som konstaterede tab, samt hvor meget der er hensat til tab. I henhold til kasse- og regnskabsregulativet skal disse poster godkendes af bestyrelsen. Eventuelle væsentlige tabsrisici, der ikke kan opgøres, omtales under eventualforpligtelser. Tilgodehavender, der forfalder til betaling efter 1 år, indregnes som langfristede tilgodehavender under omsætningsaktiver. Periodeafgrænsningsposter Periodeafgrænsningsposter, indregnet under aktiver, omfatter afholdte omkostninger vedrørende efterfølgende regnskabsår. Hensættelser Hensatte forpligtelser medtages kun hvis beløbet er over en bagatelgrænse på 100.00 kr. Pensionsforpligtelser Et begrænset antal af Movias medarbejdere er tjenestemandsansatte. Movia har endvidere indgået pensionsaftaler med visse personalegrupper. Kapitalværdien af pensionsforpligtelsen er beregnet aktuarmæssigt ud fra forudsætninger fra Velfærdsministeriet. Minimum hvert 5 år foretages en aktuarmæssig beregning af pensionsforpligtelsen vedrørende tjenestemænd. Velfærdsministeriet har fastlagt en pensionsalder på 62 år og en grundlagsrente på 2 %. Formateret: Overskrift 2 Formateret: Brødtekst Formateret: Skrifttype: Arial, 10 pt Bevægelsen af denne hensættelse føres via balancekontoen Andre hensatte forpligtelser Fratrædelsesbeløb ved udløb af åremålsansættelser optages til nominel værdi i overensstemmelse med de indgåede aftaler. 4/9
Omkostninger til miljøforpligtelser og garantiforpligtelser indregnes alene, når Movia som følge af en tidligere begivenhed har en retlig eller faktisk forpligtelse, og det er sandsynligt, at indfrielse af forpligtelsen vil medføre et forbrug af Movias økonomiske ressourcer. Formateret: Overskrift 2 Langfristede gældsforpligtelser Leasinggæld Finansielt leasede aktiver indregnes i anlægskartoteket og afskrives. Den kapitaliserede leasingforpligtelse indgår under finansielle forpligtelser. Kortfristede gældsforpligtelser Periodeafgrænsningsposter indregnet under forpligtelser omfatter modtagne betalinger vedrørende indtægter i de efterfølgende år. Skyldige omkostninger tager udgangspunkt i transaktionsprincippet og omfatter leverede varer eller ydelser, hvor faktura først fremkommer til registrering efter regnskabsårets afslutning eller betaling først sker efter regnskabsårets afstemning. Balanceposten Mellemregning mellem årene opgøres netto, og medtages således udelukkende under passiverne. Feriepengeforpligtelsen vedrørende tjenestemandsansatte, medarbejdere ansat på tjenestemandslignende vilkår og funktionæransatte beregnes af den ferieberettigede løn. Finansiering Principper for opgørelse af det udgiftsbaserede regnskab er udgangspunkt for opgørelse af de poster, der skal finansieres af kommuner og regioner. Alle Movias nettoudgifter skal finansieres af kommuner og regioner. Bestyrelsen kan dog vedtage, at særlige udgifter finansieres af kassebeholdningen og dermed ikke fordeles til finansiering på kommuner og regioner. Som en del af fordelingsregnskabet opgøres også investeringer, som skal finansieres af kommuner/regioner. I det omfang investeringer er lånefinansierede eller mellemfinansieret over kassebeholdningen, medregnes investeringerne dog først ved betaling af afdrag. Renteudgifter på HUR-lån udgiftsføres når de tilskrives og finansieres af regionerne fordelt mellem de to regioner, 50% i forhold til fordelingen af buspåstigere og 50% i forhold til fordelingen af buskøreplantimer. Renteudgifter på rejsekort-lånet aktiveres og udgiftsføres i takt med ydelser på lånet. Fordeling af finansiering af ydelser på rejsekort-lånet er ikke afklaret. Regnskabsprincipper for busområdet Slettet: renter og Slettet: Fordelingen af finansieringen af renter og afdrag er ikke besluttet. For 2007 anvendes som foreløbigt princip, at renter Slettet: og fordeles Slettet: Der er ingen afdrag på lån i 2007. Billetindtægter opgøres som Movias andel af det samlede billetsalg i de 3 takstområder. Heri modregnes eventuelle tab på debitorer. Billetindtægter fordeles på buslinjerne efter relevante fordelingsnøgler. I takstområde Syd baseres fordelingen på registrerede rejser i buspos-systemet. I takstområde Vest baseres fordelingen på billetundersøgelse 2003. I takstområde Hovedstaden baseres fordelingen dels på de to årlige rejsehjemmelundersøgelser, dels på passagertal opregnet fra tællebus-systemet. Billetindtægter i Ho- Slettet: sområdet 5/9
vedstadsområdet omfatter også lokalbanerne, som har særligt tælleudstyr. Andre indtægter, som vedrører busserne, henføres så vidt muligt til den aktuelle buslinje. Andre indtægter, der ikke kan henføres direkte til buslinjer, fordeles på alle buslinjer efter køreplantimer. Udgifter til busoperatører registreres på kontraktnummer eller direkte på buslinjer. Timeafhængige udgifter registreret på kontrakter fordeles på buslinjer ift. antal køreplantimer. Bus- og chaufførafhængige udgifter registreret på kontrakter fordeles på buslinjer ift. antal busser. Opgørelse af busser pr. linje pr. kontrakt tager udgangspunkt i, at myldretidskørsel er driveren for antallet af busser. Der beregnes således ikke en busandel på natbusser. Andre operatørudgifter fordeles på buslinjerne efter køreplantimer. Ud over operatørudgifter fordeles følgende udgifter, kaldet rutespecifikke udgifter, på buslinjer med den nedenfor angivne fordelingsnøgle. Hvor det er muligt, registreres de rutespecifikke udgifter dog direkte på enten buslinje eller kommune, og fordeles dermed ikke efter nedentående fordelingsnøgler. Slettet: entreprenør Slettet: entreprenør Slettet: Sideskift Slettet: entreprenør Slettet: : Udgift Fordelingsnøgle Provision Busindtægter Rutespecifikke EDB omkostninger A-bus IT Tale- og dataradio, Hovedstaden på A-busserne i takstområde Hovedstaden Slettet: sområdet Tale- og dataradio, Næstved for busser der anvender Næstved Terminal Boomerangkort i takstområde Syd Chaufførlokaler Stoppesteder Information Busudstyr Rejsehjemmel Busindtægter Anden drift busser Udgifter flyttet til administration Slettet: Anden drift busser Udgifter flyttet til administration er en teknisk ompostering fra rutespecifikke udgifter til administration. Beløbets størrelse besluttes ved budgetvedtagelsen. 6/9
Nettounderskuddet på buslinjer fordeles efter følgende principper: Lokale buslinjer, der kun kører i én kommune, finansieres af denne kommune 107178-422269 Lokale busser, der kører i mere end én kommune fordeles mellem kommunerne efter den såkaldte modificerede TRM-model. TRM står for Transportministeriet, og navnet hentyder til, at modellen er en modificeret udgave af en tidligere model udarbejdet af Transportministeriet. Slettet: Hvor det er muligt registreres de rutespecifikke udgifter dog direkte på enten buslinje eller kommune, og indgår dermed ikke i ovenstående fordeling. Modificeret TRM-model fordeler nettotilskuddet til en buslinje på de involverede kommuner ud fra to data-sæt: vogntimer og pendling. Vogntimer er bustimeforbrug fordelt på kommuner for hver buslinje, der opgøres for hele året i produktionssystemerne. Pendlingen er opgjort som boligarbejdsstedspendling af Danmarks Statistik for senest tilgængelige finansår på budgetlægningstidspunktet for det aktuelle regnskabsår. Modificeret TRM-model opererer i et antal trin (udlægninger); svarende til antallet af kommuner langs linjen Første trin beregner den underskudsdel (målt ved et antal vogntimer i forhold til linjens samlede vogntimetal), der skal betales af kommunen med mindste driftsandel. I første trin/udlægning fordels kun et antal timer, svarende til 2*det mindste timetal for kommunerne, der opfattes som "den del af driften, der er fælles for kommunen med mindste driftsandel og de øvrige kommuner. Dette timetal opdeles i et antal delelementer, svarende til denne kommunes pendlingsrelationer til hver af de øvrige kommuner. Fordelingen sker efter kommunens samlede ind- og udpendling til hver af de andre kommuner (som % af kommunens samlede ind- og udpendling til de øvrige kommuner). Hvert delelements vogntimetal fordeles nu efter forholdet mellem udpendlingen fra kommunen til den aktuelle nabokommune og den modsat rettede pendling. De vogntimetal, der fremkommer ved hver af de parvise sammenligninger, sammenlægges til et totalt vogntimetal pr. kommune, som regnes fordelt i det aktuelle trin. De fordelte vogntimer fratrækkes kommunernes totale vogntimetal på linjen, og de resterende vogntimer overføres til andet trin, hvor kommunen med mindst drift nu ikke indgår. I andet trin gentages beregningerne som beskrevet under første trin, men med en kommune mindre, og en ny kommune med mindste driftsandel. Efter hvert trin frasorteres en kommune, og beregningen gentages med reduceret vogntimetal og pendlingsmatrix for de resterende kommuner. I sidste trin betaler den tiloversblevne kommune de resterende vogntimer fuldt ud. De enkelte kommuners tildelte vogntimetal fra hvert trin summeres til et "pendlingsvægtet vogntimetal", der ikke svarer til linjens faktiske driftsomfang, men blot anvendes som fordelingsgrundlag for linjens samlede underskud. Linjens underskud betales af kommunerne i samme procentvis forhold som de summerede vogntimer Regionale busser der kun kører i én region finansieres af denne region. Slettet: 7/9
Regionale busser, der kører i to regioner, fordeles mellem regionerne efter den modificerede TRMmodel som beskrevet ovenfor. Hver regions bidrag findes ved at summere den beregnede nettofinansiering for de kommuner, der ligger i regionen for den aktuelle buslinje. Regnskabsprincipper for Flextrafik Indtægter og udgifter i Flextrafik fordeles efter tre forskellige modeller: Slettet: to Udgifter i Flextrafik, Rute fordeles således, at udgiften til hver vognmand fordeles ligeligt på de kunder vognmanden betjener. Hver kunde er tilknyttet en betalingskommune. Den ved afregningen beregnede fordeling på kommuner registreres direkte på kommuner i regnskabssystemet. For PASS systemet, som administrerer handicapkørselsordningen i takstområde Hovedstaden indtil 31/10-2008, fordeles indtægter og udgifter efter hovedstadskommunernes antal tilmeldte til handicapordningen pr. 1. juli i regnskabsåret. Indtægter og udgifter fordeles efter denne model for hele regnskabsåret. I Planet systemet som administrerer handicapkørsel, kørsel under den åbne ordning og kommunale ordninger i resten af Movias område samt siddende patientbefordring, fordeles indtægter og udgifter for hver tur efter fordelingsnøgler, der udtrykker belastningen på de involverede kommuner/regioner. For handicapkørsel, kommunale ordninger og siddende patientbefordring er der en entydig sammenhæng mellem kunden og kommunen/regionen. For åben ordning finansierer den kommune, hvor turen starter. Den beregnede fordeling på kommuner/regioner i Planet systemet registreres direkte på kommuner/regioner i regnskabssystemet. For et mindre antal ture i Planet systemet, som ikke har tilknyttet en kommune som betalingspart, sker en fordeling på alle kommuner i forhold til antallet af ture i alle kommunerne, der er omfattet af Planet systemet. Slettet: h Slettet: sområdet Slettet: en Slettet: og Slettet: og Slettet: Ture uden tilknyttet kommune fordeles på alle kommuner i forhold til det samlede antal gennemførte ture pr. kommune. Administrative udgifter til Flextrafik omfatter udgifter afholdt i afdelingen for Flextrafik samt en forholdsmæssig andel af kundecenteret. Andelen af kundecenteret beregnes i forhold til driftsudgifterne i kundecenteret. Det vil sige, at der ikke beregnes en andel af udviklingsomkostningerne. Flextrafiks andel af kundecenterets driftsudgifter beregnes som andelen af besvarede Flextrafik-kald i call-centeret i forhold til de samlede betjente kald i call-centeret. Administrative udgifter afholdt i direkte forbindelse med siddende patientbefordring fordeles på regionerne i forhold til antal passagerer.desuden betaler regionerne en aftalt overhead, der omposteres fra Flextrafiks generelle administrative udgifter. Administrative udgifter afholdt i direkte forbindelse med Flextrafik Rute finansieres af de kommuner der anvender Flextrafik Rute i forhold til de registrerede driftsudgifter. Desuden betaler kommunerne der anvender Flextrafik Rute en aftalt overhead, der omposteres fra Flextrafiks generelle administrative udgifter. Øvrige administrative udgifter vedrørende Flextrafik fordeles først på de to områder Hovedstaden og Syd/Vest.i forhold til antal passagerer. For hovedstadsområdet fordeles administrationsudgifterne på kommunerne efter hovedstadskommunernes antal tilmeldte til handicapordningen pr. 1. juli i regnskabsåret. For resten af Movias område, fordeles de administrative udgifter på kommunerne i forhold til antallet af ture i de tre ordninger handicapkørsel, åben ordning og kommunale ordninger.. Slettet: finansieres 100% af region Sjælland Slettet: Slettet: 3 ordninger handicapkørsel, åbne ordninger og kommunale ordninger Slettet: ture. Administrative udgifter for handicapkørsel fordeles på kommuner efter to forskellige principper. Slettet: handicapkørsel i Slettet: for åben ordning og for kommunale ordninger 8/9
Regnskabsprincipper for baneområdet Slettet: B Indtægter og udgifter på baneområdet registreres så vidt muligt direkte pr. region. Der er følgende undtagelser: Udgifter til HL A/S registreres samlet. Udgifter til HL A/S vedr. infrastrukturafgift fordeles mellem de to regioner i forhold til fordelingen af togsætkilometer. Øvrige udgifter til HL A/S fordeles mellem de to regioner i forhold til fordelingen af banekilometer. Slettet: bane Slettet: togsæt Banedriftsudgifter og kvalitetsbonus til Lokalbanen A/S registreres samlet og fordeles mellem de to regioner i forhold til fordelingen af togsætkilometer. Leasingudgifter til Lokalbanen A/S fordeles ligeledes mellem de to regioner i forhold til fordelingen af togsætkilometer, dog er der i 2008 kun leaset tog til lokalbanens strækninger i Nordsjælland. Der er således ikke leaset tog til Østbanen, som ligger i Region Sjælland. Dermed fordeles leasing i 2008 100% til Region Hovedstaden. Slettet: 7 Slettet: 7 Regnskabsprincipper fællesudgifter Fællesudgifter omfatter administration, personale, tjenestemandspensioner, renter og afdrag på lån. Administration, personale og renter fordeles mellem de to regioner således, at 50% af udgifterne fordeles på regionerne i forhold til fordelingen af buspåstigere i regionerne, og 50% af udgifterne fordeles i forhold til fordelingen af buskøreplantimer. Tjenestemandspensioner, som vedrører pensionerede tjenestemænd fra lokalbanerne, finansieres 100% af Region Hovedstaden. Øvrige tjenestemandspensioner fordeles mellem de to regioner, 50% i forhold til fordelingen af buspåstigere og 50% i forhold til fordelingen af buskøreplantimer. Der er ingen afdrag på lån. Slettet: i 2007. 9/9